文/河南省南陽文化藝術(shù)學(xué)校 趙明霞

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電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

文/河南省南陽文化藝術(shù)學(xué)校 趙明霞

【摘要】進(jìn)入新世紀(jì)后，我國社會經(jīng)濟(jì)獲得高速發(fā)展，信息化特征不斷凸顯，在社會各個領(lǐng)域中電子檔案的運(yùn)用范圍不斷擴(kuò)大，日常管理和辦公是其主要的服務(wù)對象。電子檔案所獨(dú)有的優(yōu)勢，讓日常工作更加輕松和便捷。筆者在本文中首先分析了中專學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，然后研究了在中專學(xué)校檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用，以期更好地促進(jìn)中專學(xué)校檔案的管理工作。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；中專；檔案管理；應(yīng)用

進(jìn)入新世紀(jì)后，科學(xué)技術(shù)獲得極大地發(fā)展，在社會各界各領(lǐng)域中科學(xué)技術(shù)有廣泛的使用，就當(dāng)前中專學(xué)校檔案管理而言，很多學(xué)校使用的檔案管理方式比較傳統(tǒng)。電子檔案是學(xué)校多種工作中形成的多種類型且具有較高使用價(jià)值的電子文件以及管理過程中使用軟件沉淀的相關(guān)數(shù)據(jù)。其有多種多樣的形式，如電子報(bào)表、圖紙、聲像等等，由于具有顯著地優(yōu)勢，在各種管理工作中扮演著重要的角色。筆者在本文中首先分析了中專學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，然后研究了在中專學(xué)校檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用。

一、中專學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）工作量過大。就中專學(xué)校的當(dāng)前情況而言，每一年需要進(jìn)行更改的檔案數(shù)據(jù)有很多，如遷入、記錄等，檔案的變動量甚至超過千萬，同時存在各種干擾因素，檔案變化不良量大而且煩瑣，具有顯著的跨區(qū)域特性，我們需要投入大量的人力、物力進(jìn)行維護(hù)、保存等。

（二）信息科技的提升，我們需要進(jìn)一步提升電子檔案管理的信息化程度。作為一種效率高、方便的處理方式，在中專學(xué)校檔案管理中并沒有把信息技術(shù)的多項(xiàng)優(yōu)勢充分發(fā)揮。還有很多中專學(xué)校檔案的主要形式為紙質(zhì)檔案，僅僅在交換、檢索等一些輔助環(huán)節(jié)上，電子檔案發(fā)揮部分作用，和新世紀(jì)背景下教育教學(xué)的實(shí)際發(fā)展需求相比，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法難以滿足其需求。當(dāng)前中專學(xué)校的電子檔案管理所處的階段為初期，很多工作人員對自動化軟件熟悉程度有待加深，也就意味著在中專學(xué)校檔案管理中，電子檔案管理并沒有把其優(yōu)勢充分發(fā)揮。

（三）檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)程度有待進(jìn)一步提升。不同學(xué)校存在不同的情況，這就導(dǎo)致制定的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性較差，有的學(xué)校之間制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度相互抵觸，從整體上提升國內(nèi)中專學(xué)校檔案管理水平勢在必行。

二、電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化電子檔案及網(wǎng)絡(luò)的安全性。實(shí)際上，借助網(wǎng)絡(luò)對電子檔案進(jìn)行傳輸?shù)臅r候安全性難以保障，也就意味著安全風(fēng)險(xiǎn)無時不在，對此，我們要重視起來，使用多種有效的措施提高其安全性，其主要方法為：周期性檢查、更新、升級、維護(hù)相關(guān)軟硬件，定期的檢測、維護(hù)和清理相關(guān)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，同時還應(yīng)該設(shè)置專職的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督人員，對近些年存檔的文件定期的檢查，及時備份和更新比較重要的文件，同時，應(yīng)該重視身份證驗(yàn)證建設(shè)等等，通過多種手段和措施，把傳輸、貯存、運(yùn)作電子檔案過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低。不僅如此，運(yùn)用電子檔案的時候，需要具有嚴(yán)格的步驟要求，必須嚴(yán)格要求各種操作行為，不能自己下載和改變，以便于其安全性能的提升。

（二）完善相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范操作流程。

1.強(qiáng)化工作人員的安全操作意識以及職業(yè)道德建設(shè)，重視培訓(xùn)工作，保障檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)以及管理技能進(jìn)一步提升，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作中的規(guī)范和要求，提升電子檔案應(yīng)用操作的熟練度，以便于在計(jì)算機(jī)接受和管理的時候更加熟練，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的電子檔案管理操作。

2.在實(shí)施管理具體電子檔案的時候，需要進(jìn)一步科學(xué)地完善相關(guān)制度，以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，提升電子檔案管理的科學(xué)性。如：歸檔制度、保密制度等等，讓電子檔案在管理的過程中不斷提升安全程度。

3.實(shí)際工作的時候，應(yīng)該致力于保障構(gòu)建管理制度以及操作標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，統(tǒng)一各單位的儲存格式、處理方式，進(jìn)一步完善和規(guī)范檔案的收集、使用和保管等環(huán)節(jié)，最大限度地降低保管過程中的兼容性問題，以免實(shí)際工作中出現(xiàn)各種漏洞，提升電子檔案管理的水平和質(zhì)量。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式。在中專學(xué)校從事檔案管理的人員要深入挖掘館藏資源，重視加工、處理等環(huán)節(jié)，然后有效結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等技術(shù)，在高質(zhì)量、個性化服務(wù)理念的指引下，在保障安全的基礎(chǔ)上共享電子資源。同時，保存電子文件的時候需要以壓縮文件的格式儲存，也可以使用光盤進(jìn)行貯存，不管使用何種操作模式，都應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況加以確定并統(tǒng)一，作為檔案管理工作者應(yīng)該具有較強(qiáng)的服務(wù)意識，本著“以人為本”的服務(wù)原則，強(qiáng)化服務(wù)水平的提升，以便于保障學(xué)校檔案更好地服務(wù)于學(xué)校的管理、教師的工作和學(xué)生的學(xué)習(xí)。科學(xué)的構(gòu)建服務(wù)體系，更好地向用戶提供各種所需的服務(wù)。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，在中專學(xué)校檔案管理工作中，電子檔案管理扮演著重要的角色，發(fā)揮著重要的作用。作為管理中專學(xué)校檔案的人員，我們應(yīng)該對新歷史背景下電子檔案管理中存在的問題、出現(xiàn)的新情況進(jìn)行總結(jié)、分析、研究并創(chuàng)新，不斷優(yōu)化電子檔案的管理方式和形式，出臺科學(xué)的操作流程和相關(guān)制度，讓電子信息更加安全更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

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