文/山東省高密市社會保險事業(yè)管理中心 鐘明娟

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人事檔案信息化管理存在的挑戰(zhàn)和策略

文/山東省高密市社會保險事業(yè)管理中心 鐘明娟

【摘要】近年來，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域均得到廣泛應(yīng)用，對人們的生活方式影響極大。為了順應(yīng)時代的發(fā)展，事業(yè)單位的人事管理不斷向信息化管理推進。檔案管理采用信息化管理方式，極大提高了檔案管理的質(zhì)量水平。本文主要探究信息化管理在人事檔案存在的挑戰(zhàn)，并提出相關(guān)的解決策略，以期促進人事檔案的信息化管理。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；對策

企業(yè)在人事管理活動中，會產(chǎn)生人事檔案。人事檔案內(nèi)容主要包括個人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獲得獎項以及工作績效等，多以個人的姓名為檔案名稱。人事檔案是企業(yè)事業(yè)單位進行人力資源管理的重要資源，是國家檔案完整性的必要基礎(chǔ)。檔案管理具有重要的作用，在信息時代背景下，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，能夠提高資源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的應(yīng)用與發(fā)展。

一、人事檔案信息化管理的作用

（一）促進檔案信息時效性的提高，推動制度的革新。在傳統(tǒng)的人事管理工作中，多采用實體管理方式，這種方式在信息的搜集以及整理上比較困難，后期的檔案編排管理也需要人工完成。而人事檔案管理的信息化，能夠顯著提高檔案管理的質(zhì)量水平和工作時效性，能夠推動企事業(yè)單位人事制度的不斷改革，首先是從思想層面更新員工的理念，在人才選拔工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠明顯提高選拔的效率。同時，在考核機制中有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠不斷提高人力資源的管理水平，提高人才創(chuàng)新積極性。通過實時性的信息更新，能夠?qū)崿F(xiàn)對員工的有效監(jiān)督，進而有助于改善員工的工作積極性。

（二）不斷改善紙質(zhì)檔案的保護水平，提高資源利用率。人事檔案是企事業(yè)單位中應(yīng)用比較多的一種檔案形式，在員工考核、人事調(diào)動等環(huán)節(jié)中具有重要的應(yīng)用作用。人事檔案的信息化管理為用人單位提供了有效的查詢途徑，能夠不斷改善人事檔案管理水平，同時可以有效減少紙質(zhì)檔案所面臨的損壞。信息化管理提供了一個有效的查詢方式，可以從數(shù)據(jù)庫中很快查詢到所需要信息，進而能夠提高工作的效率，降低資源的管理成本，提高資源的利用率。

二、信息化管理在人事檔案存在的挑戰(zhàn)

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善。人事檔案的信息化管理，能夠顯著提高人事檔案的管理水平，需要高水平的信息技術(shù)作支持，因此，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施配備。部分單位檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備，存在嚴(yán)重不足，功能種類比較匱乏，嚴(yán)重制約著信息化管理水平的發(fā)展。

（二）未形成有效的監(jiān)督制度。在不少企事業(yè)單位中，尚未建立起有效的監(jiān)督制度，未形成有效的認(rèn)識，在人事檔案信息化管理工作實施中，出現(xiàn)不少差錯，不利于工作的有效實施。部分檔案管理人員并未認(rèn)識到人事檔案信息化管理的重要性，也沒有合理運用法律監(jiān)督等方式，提高檔案管理的安全性，使得實際的檔案管理監(jiān)管工作中存在有阻礙作用。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善。部分企事業(yè)單位的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善，由于不了解認(rèn)識檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的具體內(nèi)容，因此在數(shù)據(jù)庫的具體建設(shè)中，數(shù)據(jù)信息的完整性比較低，或者信息數(shù)據(jù)的后期維護工作存在差錯等問題時有發(fā)生。同時，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中還有不少安全風(fēng)險，例如計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等多種網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，未形成有效的風(fēng)險防范機制。

（四）檔案管理存在重錄入輕管理現(xiàn)象。在人事檔案的信息化管理中，常常會出現(xiàn)重錄入輕管理現(xiàn)象，數(shù)據(jù)管理普遍流于形式，未能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)存在更新不及時、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。另外檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響到檔案信息化管理的正確實施與否，不少檔案管理人員缺少必要的專業(yè)知識，不具備所需的計算機操作技術(shù)，不利于人事檔案信息化管理的有效實施。

三、人事檔案信息化管理的改善對策

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在企事業(yè)單位中，管理者應(yīng)該重視人事檔案管理工作，加大對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)水平?；A(chǔ)設(shè)施的完善程度是信息化管理實施的必要前提，同時也是基本的技術(shù)載體，企事業(yè)單位應(yīng)該在加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的同時，不斷促進基礎(chǔ)設(shè)施的維護，同時不斷促進檔案信息化管理的優(yōu)化。

（二）建設(shè)完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，有效應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建出完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，同時利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實時監(jiān)測與維護，不斷促進數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化。企事業(yè)單位應(yīng)該針對人事檔案進行分類處理，并根據(jù)信息內(nèi)容進行主題分組，以便提高檔案信息的及時處理速度。

（三）推進數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平。在人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，應(yīng)該保證人事檔案內(nèi)容的完整性基礎(chǔ)上，構(gòu)建內(nèi)部檔案信息管理平臺。通過對相關(guān)設(shè)備穩(wěn)定程度以及性能的實時監(jiān)測，促進數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平的提高，進而不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建出高效的數(shù)據(jù)庫服務(wù)系統(tǒng)，提供多種人事檔案管理功能。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。采用多種培訓(xùn)方式，不斷促進管理人員素質(zhì)水平的提高。企事業(yè)單位應(yīng)該積極舉行相關(guān)的培訓(xùn)活動，同時針對培訓(xùn)效果，制定相應(yīng)的考核機制，提高企事業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)積極性。企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該樹立起正確的檔案管理意識，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)，提高自身的管理水平。

四、結(jié)束語

信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，對人們的生活方式造成了較大的影響。事業(yè)單位的人事管理不斷向信息化管理推進，提高了檔案管理的質(zhì)量水平，具有重要的應(yīng)用價值，相關(guān)人士應(yīng)該積極探索有效改進策略，不斷促進檔案信息化管理水平的提高。

【參考文獻】

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