文/福建省立醫(yī)院科研處 鄭富豪

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基于醫(yī)院科研檔案電子信息化建設(shè)的幾點思考

文/福建省立醫(yī)院科研處 鄭富豪

【摘要】本文從檔案電子信息化定義出發(fā)，闡述了檔案電子信息化的特點和意義、探討檔案電子信息化建設(shè)的要點和注意事項，闡明了檔案電子信息化系統(tǒng)構(gòu)建是未來醫(yī)院科研檔案管理發(fā)展的必由之路，對于推動醫(yī)院科研檔案持續(xù)發(fā)展和合理利用具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案；電子信息化；構(gòu)建；保密；思考

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等形式的科技資料，是科研活動的真實記錄，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。

一、醫(yī)院科研檔案電子信息化特點及意義

檔案電子信息化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比較，具有以下特點：

（一）儲存空間小。檔案電子信息儲存較傳統(tǒng)紙質(zhì)空間儲存相比較而言，需要空間較小，能夠按分門別類的將不同類型的檔案整理歸納。

（二）檔案電子信息化提高科研人員的利用率。檔案電子信息化，科研人員可以利用歸納整理好的檔案，通過軟件系統(tǒng)，根據(jù)自己在系統(tǒng)中的權(quán)限獲取自己所需檔案方面的信息。

（三）檔案電子信息化提高了科研檔案管理人員的工作效率?？蒲袡n案信息化后，科研管理人員可以利用檔案電子信息平臺及時發(fā)布相關(guān)科研檔案信息，同時根據(jù)科研人員享有的權(quán)限以及科研人員需求，及時為他們提供所需要的檔案信息?？蒲泄芾砣藛T所有的檔案管理行為在電腦系統(tǒng)上就能完成，很大地提高了工作效率。

（四）電子信息化體現(xiàn)了科研項目的過程管理，為成果產(chǎn)出服務(wù)。科研檔案電子信息化能夠很好體現(xiàn)科研項目的過程管理。從課題申報、課題評審、課題立項、課題執(zhí)行、課題驗收結(jié)題到科研課題論文成果申報等一系列過程，通過檔案電子信息化對各個階段的科研檔案督促科研人員及時將相關(guān)信息和資料上傳到系統(tǒng)；檔案電子信息化強化了科研項目執(zhí)行的監(jiān)督，更好地做好了科研項目的過程管理，而科研項目過程管理極為重要，良好的科研過程管理為科研實驗的質(zhì)量、科研論文產(chǎn)出提供良好保障。

二、構(gòu)建電子信息化要點

（一）做好科研檔案信息化工作需做好軟件建設(shè)和硬件準(zhǔn)備。構(gòu)建電子化信息檔案需要做好軟件建設(shè)和硬件準(zhǔn)備。需要將傳統(tǒng)的檔案電子化，做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作。

（二）構(gòu)建檔案電子信息系統(tǒng)要注意規(guī)范化編碼。構(gòu)建檔案電子信息系統(tǒng)要注意規(guī)范化編碼。電子信息化需要將規(guī)范科研檔案電子化，制訂相應(yīng)的檔案管理規(guī)范化準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)定一定的格式和編碼；規(guī)范化編碼便于醫(yī)院內(nèi)部各個軟件系統(tǒng)的兼容和協(xié)同，同時規(guī)范化編碼也便于電子檔案的開發(fā)和利用；這樣也有利于醫(yī)院內(nèi)部整合資源；提高工作效率和決策效率，減少了溝通和交流環(huán)節(jié)。

（三）科研檔案電子信息化需開發(fā)系統(tǒng)不能的功能。構(gòu)建科研檔案電子信息化，需要完善數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和功能；電子檔案管理系統(tǒng)需要以下幾個功能：

1.錄入功能。錄入功能是指及時將新歸檔的科研檔案錄入整理到系統(tǒng)中，錄入功能是實現(xiàn)電子檔案信息化的基礎(chǔ)功能，也是實現(xiàn)電子檔案查詢和檢索的前提。

2.查詢和檢索功能。檔案電子信息化后要做到檔案的分類管理，同時將設(shè)計查詢和檢索功能；

3.導(dǎo)入功能。電子信息化要設(shè)計導(dǎo)入功能，將一些科研檔案批文、論文等能及時導(dǎo)入系統(tǒng)中去。

4.跨數(shù)據(jù)檢索功能。完善的科研檔案電子化需要能將醫(yī)院科研檔案信息系統(tǒng)將圖書館數(shù)據(jù)庫建立聯(lián)合檢索功能，科研人員能夠利用醫(yī)院科研檔案信息系統(tǒng)以及醫(yī)院圖書館數(shù)據(jù)庫資源在同一平臺上實現(xiàn)跨庫檢索，為科研人員提供一站式服務(wù)，更好地滿足科研人員的需求。

（四）兼容和擴(kuò)展特性。醫(yī)院檔案電子信息化系統(tǒng)要注意系統(tǒng)的兼容性和擴(kuò)展性。系統(tǒng)的兼容性是指科研檔案管理系統(tǒng)要與醫(yī)院其他行政職能部門所擁有的系統(tǒng)兼容。如與醫(yī)院人事管理系統(tǒng)、醫(yī)務(wù)系統(tǒng)都能比較好的協(xié)同，這些系統(tǒng)可以作為醫(yī)院大系統(tǒng)的子系統(tǒng)，作為大系統(tǒng)的一個部分為臨床科研人員，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。對于擴(kuò)展特性，電子信息系統(tǒng)應(yīng)具有擴(kuò)展特性；即隨著科研人員對科研檔案需求不斷提高，有些尚未實現(xiàn)的功能可以隨著科研人員探索以及科研檔案事業(yè)的發(fā)展而不斷完善。

三、構(gòu)建電子信息化的注意事項

（一）注意知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，做好權(quán)限分級準(zhǔn)入。在檔案信息化過程中，要注意知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，一些不宜公開的科研檔案成果應(yīng)設(shè)置保密功能。同時在構(gòu)建檔案電子信息系統(tǒng)中要做好權(quán)限設(shè)置工作，根據(jù)不同職稱、級別以及人員類型設(shè)置不能的權(quán)限。如需特別的檔案資料，超出權(quán)限的應(yīng)向管理員提出申請并說明理由。

（二）做好資源整合和部門協(xié)調(diào)工作，提高效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。電子信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中要注意系統(tǒng)的兼容性，要整合各種資源，注意與其他各相關(guān)行政職能部門所擁有系統(tǒng)的兼容性，以提高工作效率，為科研人員提供全方位服務(wù)，同時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

（三）電子信息化要注意科研人員的需求，做好用戶體驗和評價。科研人員在運用科研檔案資源的過程中，個體化差異是比較大的?？蒲泄芾砣藛T尤其是檔案管理人員應(yīng)該嘗試從科研人員需求出發(fā)，提供定制服務(wù)功能。

總而言之，醫(yī)院科研檔案電子信息化建設(shè)意義重大，在建設(shè)過程中要把握以上幾個方面，為醫(yī)院行政部門和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為廣大醫(yī)院科研人員服務(wù)，提高醫(yī)院科研檔案利用水平，加快醫(yī)院科研成果產(chǎn)出，促進(jìn)醫(yī)院科研工作良好有序發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫鳳英.基于電子化的醫(yī)院科研檔案管理[J].中國管理信息化,2015,18(1):203-204.