文/青島市市南區(qū)拆遷服務(wù)中心 呂玉潔

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淺談多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

文/青島市市南區(qū)拆遷服務(wù)中心 呂玉潔

【摘要】計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及改變了人們的生活方式，也在檔案管理中得到大量的應(yīng)用和普及。解決了檔案管理中的許多問題。多媒體在檔案信息化建設(shè)過程中得到廣泛的應(yīng)用。本文將就在檔案信息化過程中應(yīng)用多媒體技術(shù)的必要性、應(yīng)用過程中產(chǎn)生的問題等進(jìn)行分析，明確其在檔案信息化過程中應(yīng)用的相關(guān)事項(xiàng)。

【關(guān)鍵詞】多媒體技術(shù)；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅速發(fā)展，人類進(jìn)入信息化和現(xiàn)代化的時(shí)代，各領(lǐng)域、各行業(yè)中對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣。檔案管理工作也逐步進(jìn)行信息化建設(shè)，檔案的信息化是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)以數(shù)字化建設(shè)為核心對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)、管理以及提供服務(wù)。將實(shí)體保管為重點(diǎn)的檔案管理模式向以檔案數(shù)字化為社會(huì)提供服務(wù)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。多媒體技術(shù)在檔案信息化過程中被廣泛應(yīng)用于處理文字、圖形、聲音、圖像等檔案信息，并建立具有信息聯(lián)系的交互性計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過人為干預(yù)使計(jì)算機(jī)在處理信息時(shí)更人性化。

一、檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)用多媒體技術(shù)的必要性

（一）檔案信息化的必然結(jié)果。計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，給檔案帶來了新的生命，檔案在種類、載體、方式、管理技術(shù)以及檔案的應(yīng)用等方面都有極大的變化。隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，信息量迅速膨脹，信息的收集、整理加工、傳遞方式已不能滿足檔案領(lǐng)域的發(fā)展以及人們的需求。檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化、信息化已成為檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢。然而檔案管理信息化過程中工作效率低、工作人員文化程度等都影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。多媒體技術(shù)具有直觀性強(qiáng)、信息量大、傳播速度快，形式多樣易被接受等特點(diǎn)。對(duì)檔案的信息化發(fā)展具有極大的輔助作用。多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提高了檔案管理、開發(fā)、檔案信息利用的能力。用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段最大化的發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，促進(jìn)了檔案管理模式、管理技術(shù)和方法的轉(zhuǎn)變。所以，在檔案信息化過程中應(yīng)用多媒體技術(shù)是檔案管理發(fā)展的必然要求。

（二）多媒體技術(shù)的應(yīng)用簡化工作流程，提高檔案信息建設(shè)管理的水平和效率。多媒體技術(shù)的應(yīng)用可以簡化檔案管理的工作流程和工作效率。應(yīng)用多媒體技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描、分類、匯總，能夠極大地降低工作人員的工作量，縮短工作時(shí)間，降低工作人員的工作壓力，簡化了檔案管理的程序步驟。同時(shí)，工作人員使用多媒體技術(shù)對(duì)文件記性篩選、分類、歸檔、儲(chǔ)存，可以保證檔案資料的完整性和全面性。通過多媒體技術(shù)，用戶可以直接下載或打印文字、圖像、視頻、音頻等檔案資料，同時(shí)便于工作人員跨部門、跨地域提取檔案信息，大大減少工作人員的工作量，提高工作效率。

（三）檔案信息存儲(chǔ)方式多樣化。多媒體技術(shù)為檔案信息的儲(chǔ)存提供了新的選擇。檔案信息，包括文字、影像、音像等資料，而傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方式，只限于紙張，無法直觀、自然、動(dòng)態(tài)地描述檔案內(nèi)容，檔案信息化的發(fā)展，使得其對(duì)儲(chǔ)存方式、儲(chǔ)存容量的要求提高。同時(shí)多媒體技術(shù)能夠提供較大的儲(chǔ)存空間、先進(jìn)的存儲(chǔ)方式，還能夠完整地保存動(dòng)態(tài)資料。

（四）信息檢索便捷、高效。應(yīng)用掃描、智能分類、智能檢索等多媒體技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)用戶簡單、快捷、方便地檢索不同的檔案資料，保證用戶快速獲得具體的資料信息。

二、多媒體技術(shù)在檔案信息化過程中的應(yīng)用

（一）應(yīng)用多媒體技術(shù)建立檔案信息庫。構(gòu)建集準(zhǔn)備系統(tǒng)、數(shù)字化子系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)字化信息輸出系統(tǒng)于一身的完整檔案信息處理系統(tǒng)，將檔案的加工制作聯(lián)系在一起形成一個(gè)有條不紊的系統(tǒng)的工作流程，控制信息的各種處理，這對(duì)于檔案信息化建設(shè)是十分重要的。

（二）用于檢索程序的編制。實(shí)現(xiàn)檔案信息化首要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)目錄信息數(shù)字化。首先需要將檔案、專題等各類資料的目錄錄入計(jì)算機(jī)，并制作完善的檢索體系；其次，建立檔案著錄標(biāo)引并實(shí)現(xiàn)電子檢索，進(jìn)行檔案自動(dòng)化管理。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案資源進(jìn)行歸類整理，有利于發(fā)揮計(jì)算機(jī)的檢索功能。

三、多媒體技術(shù)存在的問題及對(duì)策

（一）檔案信息保護(hù)設(shè)施不完善。隨著檔案信息數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，大量的用戶檔案信息被泄露，甚至是被人為地進(jìn)行買賣，導(dǎo)致客戶個(gè)人資料泄露，通過網(wǎng)上購買個(gè)人信息進(jìn)行犯罪的案件也越來越多，造成企業(yè)、個(gè)人，甚至是國家的財(cái)產(chǎn)損失。而且檔案系統(tǒng)本身也存在著漏洞，導(dǎo)致各種組織或個(gè)人，可以輕易獲得檔案信息。面對(duì)這些檔案信息危機(jī)，我國需要建立動(dòng)態(tài)的信息安全保障系統(tǒng)，不斷地進(jìn)行技術(shù)、管理體制的改變和創(chuàng)新，提高人員的信息保護(hù)理念和能力。保護(hù)檔案資源安全，保障人民的財(cái)產(chǎn)安全。

（二）保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的安全。知識(shí)產(chǎn)權(quán)就像信息的數(shù)字化一樣，沒有固定的形式，依附于外物存在。檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，由于檢索的便捷化，給網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)也帶來了便利。網(wǎng)上無論是小說、攝影設(shè)計(jì)等方面的知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為層出不窮。檔案信息是證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有者的有效證據(jù)。面對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為，國家應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的法律對(duì)網(wǎng)上的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)宣傳知識(shí)產(chǎn)權(quán)自我保護(hù)的知識(shí)，使得人人知法懂法守法。

（三）規(guī)范檔案管理的原則。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須建立完善的檔案管理規(guī)范、原則和法律法規(guī)，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。我國的檔案信息化建設(shè)較晚，各個(gè)地方部門的管理規(guī)范原則沒有統(tǒng)一，導(dǎo)致在檔案管理、提取等方面有很大的不便。實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范性，可以使檔案的保管、傳遞、檢索等有序，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

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