文/鐵道警察學(xué)院 郭俊霞

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淺析高校檔案管理的信息化

文/鐵道警察學(xué)院 郭俊霞

【摘要】高校檔案信息管理是對現(xiàn)代高校信息資源的有效管理和合理分配，是高校信息資源現(xiàn)代化的重要組成部分。而傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)水平明顯滯后于時代的發(fā)展，針對高校檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題，進(jìn)一步適應(yīng)信息時代的發(fā)展，高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要在監(jiān)督管理、資金設(shè)備投入、開展在線檢索和提高人員素質(zhì)四個方面進(jìn)行改善，從而實現(xiàn)高校檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；信息化；高校信息資源現(xiàn)代化

一、高校檔案管理現(xiàn)狀和存在問題

（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀。為了加強(qiáng)高等學(xué)校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，2008年9月1日頒布施行了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，該辦法由教育部和國家檔案局共同制定。文件要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，對高校檔案信息化建設(shè)提出了要求。我國高校檔案管理信息化正是在這一社會背景下提出來。

（二）信息爆炸加大了高校檔案管理的難度。自高校擴(kuò)招以來，無論是學(xué)生的學(xué)籍檔案，還是教師、職員的人事檔案等，都呈現(xiàn)井噴現(xiàn)象，增加了信息收集、信息甄別、信息編輯存檔和信息利用的難度。同時對高校檔案信息的需求不斷增加，對高校檔案的利用效率要求也在不斷提高。

（三）檔案的特殊性制約了檔案管理信息化。檔案信息的內(nèi)向性和原始記錄性，決定了檔案信息開發(fā)利用不能像圖書期刊那樣，毫無限制的將全文信息資源采用傳統(tǒng)閱讀和現(xiàn)代遠(yuǎn)程信息技術(shù)手段有償或無償?shù)靥峁┙o他人利用。在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，一部分檔案資源實現(xiàn)了共享和個人的自由利用，但是各校的網(wǎng)絡(luò)化程度不同，檔案信息的可利用程度差別很大。這種差別主要是由于技術(shù)上的原因造成的。因為各校所采用的檔案管理軟件及其設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，大部分的高校通過電子身份分類、實名登錄等方式對本校的網(wǎng)絡(luò)信息包括檔案資源的利用者設(shè)置了不同等級的門禁。這一方面確實有效地加強(qiáng)了檔案的保密性，但同時也可能降低檔案的共享性和利用率。

（四）資金和設(shè)備投入不足，管理手段落后。除了檔案的特殊性制約了檔案管理的信息化，高校在檔案的資金和設(shè)備上投入不足，也造成了信息化建設(shè)的缺陷。傳統(tǒng)的檔案管理方法存在效率較低、準(zhǔn)確性不高、資源共享較為困難等問題，其制約著檔案管理工作的開展。但是由于大多數(shù)學(xué)校建設(shè)資金不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)一直沒有實質(zhì)的進(jìn)展。相關(guān)的信息化設(shè)備十分有限,制約了信息化的發(fā)展。隨著現(xiàn)代高校各項事業(yè)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校中普遍應(yīng)用，這對檔案管理工作提出了新的要求。

（五）檔案管理人員素質(zhì)不高。因為許多高校的檔案管理人員并不是檔案專業(yè)人才，有些入職后沒有接受系統(tǒng)化的檔案管理專業(yè)理論，普遍存在著學(xué)歷層次偏低、專業(yè)技能缺乏、年齡結(jié)構(gòu)高等現(xiàn)象。而信息化的檔案管理卻需要一定的文化底蘊和專業(yè)的檔案管理知識，并熟練運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些都是傳統(tǒng)的“資料保管員”式的檔案管理人員所不具備的。

二、高校檔案管理信息化策略

（一）加強(qiáng)監(jiān)督管理,保證信息質(zhì)量和信息安全。檔案信息需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。高校檔案信息化加強(qiáng)了檔案部門與外部間的聯(lián)系，但安全問題成為目前高校檔案管理工作進(jìn)程中不容忽視的問題。高校檔案部門要提高信息安全意識，加強(qiáng)對計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全，同時要加強(qiáng)對電子文件的管理，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)要確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，?yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，掌握好開放、控制的尺度。

（二）增加資金投入力度，加快檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化。增加資金投入力度，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立電子化檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保證。為了加快高校信息化建設(shè)的進(jìn)程，就要改變現(xiàn)有檔案管理設(shè)備落后的局面，增加資金和設(shè)備的投入，尤其是要加強(qiáng)檔案信息化硬件的建設(shè)。針對不同的檔案形式增設(shè)相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備。

（三）開展檔案信息在線檢索服務(wù)。在檔案信息數(shù)據(jù)庫中，比較常見的檢索方式有：全文檢索、多媒體檢索、聯(lián)機(jī)檢索、光盤檢索等。高校檔案館可將宜公開的檔案信息放到校園網(wǎng)檔案館網(wǎng)站后臺數(shù)據(jù)庫中，設(shè)置多途徑檢索通道，以全文信息或目錄信息形式方便用戶開展檢索。其中聯(lián)機(jī)檢索對檔案信息化的要求最高，聯(lián)機(jī)檢索是利用專門的檔案網(wǎng)站作為平臺，它擁有數(shù)量豐富的后臺檔案信息數(shù)據(jù)庫支持，并可開展在線網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。在美國的原始資料房、檔案信息查找者等都是比較成熟的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索網(wǎng)站。相比而言在我國，這種技術(shù)應(yīng)用還不多。高校檔案館的信息化必須走合作共建之路，共同建立一批功能強(qiáng)大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫。只有共享共用高校檔案信息，才能使得高校檔案信息運用充分。

（四）加強(qiáng)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人才隊伍建設(shè)。只有提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能適應(yīng)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。高校要充分利用多種教育培訓(xùn)途徑，加大對在職檔案人員的培訓(xùn)力度。要加強(qiáng)對檔案人員的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等各方面知識的培訓(xùn)，提高檔案人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高領(lǐng)導(dǎo)干部信息化知識水平，培養(yǎng)既精通檔案業(yè)務(wù)又能熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才。

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