（ 隆化縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 068150）

[摘 要] 文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作之一。做好文書檔案管理工作是提升機(jī)關(guān)單位行政效率的重要前提。因?yàn)槲臅鴻n案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展相關(guān)業(yè)務(wù)工作的重要記載，所以對(duì)于文書檔案的管理必須要堅(jiān)持準(zhǔn)確、及時(shí)與安全的基本原則。在牢牢把握文書檔案管理基本原則的基礎(chǔ)上，借鑒有關(guān)文書檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合保障局文書檔案管理工作實(shí)際，淺顯論述保障局文書檔案管理工作的一些策略。

[關(guān) 鍵 詞] 保障局；文書檔案；管理策略

[中圖分類號(hào)] G273 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）06-0167-01

文書是指機(jī)關(guān)單位在工作活動(dòng)中使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)并具有特定格式的文字材料，是機(jī)關(guān)單位開展工作的重要紐帶。因此，文書管理是各個(gè)機(jī)關(guān)單位管理工作的重要組成部分。準(zhǔn)確、及時(shí)、安全管理文書是文書管理工作的基本原則。文書管理主要包括發(fā)文管理、收文管理和文書保存等三個(gè)方面。下面圍繞文書保存，即文書檔案管理工作，結(jié)合保障局文書檔案管理工作的實(shí)際情況，簡(jiǎn)略論述保障局文書檔案管理工作的一些策略。

一、規(guī)范化——做好文書檔案管理工作的根本基礎(chǔ)

準(zhǔn)確性是機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作的主要原則之一。因此，為確保文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性，就必須要對(duì)文書檔案工作進(jìn)行規(guī)范化的管理。規(guī)范化管理文書檔案是做好文書檔案管理工作的根本基礎(chǔ)。結(jié)合保障局文書檔案管理工作實(shí)際，規(guī)范化管理文書檔案主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：（1）甄別文書，即根據(jù)文書的內(nèi)容確定文書是否具有保存價(jià)值。此項(xiàng)工作非常重要，一定要謹(jǐn)慎對(duì)待。文書管理工作者要嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的有關(guān)規(guī)定，甄別挑選出一些不具有保存價(jià)值的文書，經(jīng)過一定的審批手續(xù)，審批通過后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。（2）分門別類，即根據(jù)文書的內(nèi)容對(duì)文書進(jìn)行分類。按照《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公務(wù)處理辦法》的規(guī)定，公文種類主要分為10類15種，即命令（令），決定、決議，指示，布告、公告、通告，通知，通報(bào)，報(bào)告、請(qǐng)示，批復(fù)，函，會(huì)議紀(jì)要等。文書管理工作者要嚴(yán)格按照這些種類對(duì)具有保存價(jià)值的文書進(jìn)行分類管理。（3）立卷歸檔，即將文書裝訂成冊(cè)并及時(shí)移交檔案部門管理。文書管理工作者要將各種各類文書按照一定的時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，并記錄在案。裝訂過程一定要仔細(xì)認(rèn)真，不可將文書檔案倒裝、錯(cuò)裝。

二、科學(xué)化——做好文書檔案管理工作的必然要求

及時(shí)性是機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作的主要原則之一。因此，為確保文書檔案管理工作的及時(shí)性，就必須要對(duì)文書檔案工作進(jìn)行科學(xué)化的管理?？茖W(xué)化管理文書檔案是做好文書檔案管理工作的必然要求。在立足保障局文書檔案管理工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，要從以下幾個(gè)方面對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理：（1）編排電子目錄，即在規(guī)范化管理文書檔案的基礎(chǔ)上，編排出與其相配套的完整的電子目錄。文書檔案管理工作人員在編排電子目錄的時(shí)候，必須要做到文書的標(biāo)題完整、收發(fā)時(shí)間準(zhǔn)確、處理方式以及歸檔位置記載清晰等。（2）備份電子文檔，即做好文書電子文檔的保存與備份工作。文書檔案管理工作人員首先要將文書電子文檔進(jìn)行規(guī)范分類，然后要把這些文書檔案的電子文檔存放到指定計(jì)算機(jī)中的指定位置。最后，為防止因計(jì)算機(jī)故障造成電子文檔丟失，要認(rèn)真細(xì)致地做好電子文檔的備份工作。

三、制度化——做好文書檔案管理工作的重要保障

安全性是機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作的主要原則之一。因此，為確保文書檔案管理工作的安全性，就必須要對(duì)文書檔案工作進(jìn)行制度化的管理。制度化管理文書檔案是做好文書檔案管理工作的重要保障。結(jié)合保障局文書檔案管理工作實(shí)際，制度化管理文書檔案應(yīng)從以下幾方面著手：（1）制定保障局文書檔案管理工作人員崗位職責(zé)。崗位職責(zé)要從提升文書檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平，規(guī)范文書檔案管理行為，確保文書檔案管理工作安全等方面做出詳細(xì)的規(guī)定。崗位職責(zé)的制定要力爭(zhēng)做到全、細(xì)、實(shí)，要具有明確的導(dǎo)向性和較強(qiáng)的可操作性。（2）制定保障局文書檔案管理工作細(xì)則。工作細(xì)則要從文書檔案歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、卷宗管理以及檔案利用等方面做出細(xì)致的規(guī)定。工作細(xì)則重在“細(xì)”，即力爭(zhēng)要涉及保障局文書檔案管理工作的方方面面，努力做到面面俱到。另外，工作細(xì)則也必須要有明確的導(dǎo)向性和較強(qiáng)的可操作性。文書檔案管理工作細(xì)則要在實(shí)施過程中不斷完善，做到與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)然，除此之外，為了確保文書檔案管理工作的安全性，還可以對(duì)這些制度做一些相應(yīng)的補(bǔ)充，如保障局文書檔案安全保密規(guī)定、保障局文書檔案借閱與調(diào)用規(guī)定等。

綜上所述，在保障局文書檔案管理過程中，要在嚴(yán)格遵循文書檔案準(zhǔn)確、及時(shí)和安全原則的基礎(chǔ)上，引導(dǎo)與督促文書檔案管理工作人員對(duì)保障局文書檔案進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的管理。通過規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的管理文書檔案，為實(shí)現(xiàn)全面提升保障局行政工作效率目標(biāo)暢通渠道。簡(jiǎn)言之，對(duì)保障局文書檔案要實(shí)施“三化”管理，借此實(shí)現(xiàn)提效目標(biāo)。

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