摘要：做好社會保險檔案管理工作，對于加快推進建立覆蓋全民的社會保障體系，保證社會保險制度健康運行，真正實現為參保人員“記錄一生、服務一生”的目標，具有十分重要的意義。 本文分析了社會保險業(yè)務檔案管理的現狀，闡述了該業(yè)務檔案管理的重要性，針對如何提高養(yǎng)老保險等社會保險業(yè)務檔案管理水平的問題進行深入研究，結合本次研究和筆者的實踐經驗，最終提出了多種提高社會保險業(yè)務檔案管理水平的途徑。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；管理水平

1社會保險業(yè)務檔案建立的重要性

社會保險是社會化大生產的必然產物，而且它必將隨著經濟的發(fā)展不斷壯大。社會保險業(yè)務檔案是各級經辦機構在辦理社會保險收、支、管全過程中所形成，并被保存起來以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準確反映一個參保對象從辦理參加養(yǎng)老保險手續(xù)到終止養(yǎng)老保險關系，其間所能享受到的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等待遇。隨著社會保險制度改革從局部試點到全面推開，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數、參保單位不斷上升。社會保險業(yè)務的特殊性決定了社會保險業(yè)務要有章可循，有法可依，可追溯、可修改，修改要保留改動軌跡，這就要求我們必須要建立和規(guī)范保險業(yè)務檔案。

2社會保險業(yè)務檔案管理工作存在的問題

（1）社會保險業(yè)務檔案管理水平參差不齊。由于我國各地區(qū)之間存在著較大的經濟水平差異，這就影響到了各地區(qū)社會保險業(yè)務檔案管理的配套設施建設程度不一。根據筆者對于部分地區(qū)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的調研，發(fā)現部分發(fā)達省份由于經濟基礎雄厚，對養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的資金投入較大，建立了專業(yè)的檔案管理場所和其他基礎設施，使養(yǎng)老保險業(yè)務檔案得到了很好的保存和利用。但是部分省份或地區(qū)經濟發(fā)展較為落后，對養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的投入也比較少，因而這些檔案沒有得到很好地保存，這對提升社會保險業(yè)務檔案管理水平是極其不利的。

（2）缺乏相應的規(guī)章制度。 在某些單位，由于缺乏相應的規(guī)章制度，從方便工作出發(fā)，采取由業(yè)務科室分散保管社會保險業(yè)務檔案的方式，造成了檔案不能統(tǒng)一管理。在某些地方，檔案工作還由社會保險經辦機構的業(yè)務人員承擔，由于缺乏專業(yè)培訓，從而致使檔案管理工作相關環(huán)節(jié)不能系統(tǒng)銜接，造成檔案管理的混亂。

（3）早期檔案歸檔缺乏具體標準依據。為方便工作查閱需要，在政府社會保險業(yè)務檔案管理辦法出臺之前，我們按險種及其業(yè)務的關聯(lián)性，分別對各崗位形成的社會保險業(yè)務材料進行了自行裝訂與整理，因缺乏具體的標準依據，整理的材料與現行的材料歸檔要求有一些出入，主要表現在歸檔材料整理方面，如排列順序不一致、缺少案卷目錄、備考表及順序編號等，對確保檔案的證實性、完整性以及按要求存檔影響較大，在整理過程中是否僅編制備考表或復制相關資料進行必要的補充，使其較為符合規(guī)范和相關標準。

3提高社會保險業(yè)務檔案管理途徑

（1）統(tǒng)一規(guī)范整檔，根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全縣社保經辦機構業(yè)務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。

（2）嚴把閱檔關，檔案入庫后，閱檔是不可避免的，如何閱檔，我認為應堅持以下原則： ⑴閱檔應在全程電子監(jiān)控下進行，并進行全程錄音錄像，電子程序不可修改。 ⑵閱檔應有專門的閱檔室，閱檔人必須在檔案管理人的可視監(jiān)控范圍內借閱。 ⑶檔案原則上不得外借，確需外借應對檔案借出前全部掃描，歸還時逐一比對。⑷建立閱檔登記制度，為有必要的人提供掃描件并加蓋檔案管理部門專用章。

（3）嚴把銷檔關，檔案不能只進不出，如果不能銷毀再大的檔案室也不能承受。依據檔案法要求，檔案保管分永久保管和一定年限保管，對永久保管的檔案要定期檢查和電子維護，對有保管年限的檔案，在達到保管年限后進行銷毀，銷毀檔案按銷毀制度進行，依一定程序辦理。

（4）健全機制，形成制度化管理。遵照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》和《中華人民共和國檔案法》的相關規(guī)定，制定社會保險業(yè)務檔案的管理機制，實現制度化管理。依據行業(yè)特點和工作實際，明確社會保險業(yè)務檔案分類原則，建立分類制度：按照專業(yè)類別分為：業(yè)務檔案、人事檔案、文書檔案、會計檔案、科技檔案等；按照載體形式分為：文字檔案、電子檔案、圖片檔案等。無論哪一類型的檔案，都應當制定管理制度。例如，不同類型檔案的歸檔制度、統(tǒng)計制度、保管制度、保密制度、查閱利用制度等，從而將不同類別和不同載體的檔案在統(tǒng)一制度下進行統(tǒng)一管理。

（5）利用現代化科技，強化管理手段。隨著我國社會的快速發(fā)展，保險事業(yè)也有了長足的進步，社會保險的范圍不斷擴大，因而造成了保險檔案的種類和數量大幅增加，因此，我們要不斷完善檔案管理方法，將紙質檔案管理和電子檔案管理相結合，創(chuàng)新管理模式和管理方法。另一方面，要加強檔案管理的數字化建設，更加快速有效地提供檔案查詢服務。

（6）加強學習，檔案工作人員應加強學習，樹立自主學習、終身學習的觀念，特別是應當組織建立多元化的學習機制，既要有業(yè)務學習，也要有文化學習。只有不斷努力提高自身的文化素養(yǎng)和專業(yè)技能，才能不斷提高自身的檔案管理能力。

總之建立開展并完善社保業(yè)務檔案管理工作恰逢其實，我們要在模范遵守檔案法的基礎上，制定和細化社會保險業(yè)務檔案管理制度，增強管理效率；提升社會保險業(yè)務檔案管理者的從業(yè)素質和管理水平；強化社會保險業(yè)務檔案管理者的服務意識；利用現代化科技，強化管理手段等。使社會保險業(yè)務檔案管理工作健康有序開展起來。

參考文獻

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（作者單位：承德縣社會保險事業(yè)管理局）