摘要：隨著我國(guó)信息化社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，社會(huì)生活各方面工作都在向著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展。社會(huì)企業(yè)辦公自動(dòng)化的發(fā)展已經(jīng)改變了傳統(tǒng)辦公室的辦公特點(diǎn)，電子文案檔案化管理是社會(huì)企業(yè)的必然選擇，它與傳統(tǒng)檔案管理不同。醫(yī)院的主要信息載體是醫(yī)院檔案信息資料，這也是醫(yī)院管理的重要組成成分。本文主要對(duì)電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理在醫(yī)院檔案管理中存在的區(qū)別進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別；醫(yī)院檔案

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會(huì)企業(yè)廣泛推廣和使用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對(duì)電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點(diǎn)的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開(kāi)發(fā)應(yīng)用出來(lái)的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來(lái)看，它是利用電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理、歸納和分類(lèi)的一種形式，這種辦公自動(dòng)化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動(dòng)化和社會(huì)化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。

醫(yī)院檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)保存，存儲(chǔ)成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行分類(lèi)和整理存儲(chǔ)到磁盤(pán)中，在必要的情況下要對(duì)其進(jìn)行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對(duì)使用者進(jìn)行確認(rèn)，然后為檔案部門(mén)提供方便的信息內(nèi)容查詢(xún)途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點(diǎn)

電子文件檔案是在社會(huì)生活中不斷發(fā)展起來(lái)的，它是指通過(guò)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)和分類(lèi)。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書(shū)等。

電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲(chǔ)到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤(pán)、磁盤(pán)等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對(duì)其進(jìn)行利用時(shí)，就可以利用電腦等設(shè)備對(duì)它進(jìn)行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個(gè)特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀(guān)，醫(yī)護(hù)人員不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱。而對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱時(shí)，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時(shí)，需要通過(guò)人工進(jìn)行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時(shí)，會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時(shí)間、空間以及距離等問(wèn)題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場(chǎng)地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)需要防磁性能條件比較強(qiáng)[2]。

3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時(shí)需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行整合、編碼和分類(lèi)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進(jìn)行編輯的過(guò)程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤更改起來(lái)比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)編碼，操作起來(lái)比較節(jié)省時(shí)間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過(guò)程中可以不留痕跡的對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行修改，這樣就會(huì)使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過(guò)程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行身份和信息驗(yàn)證，減少在傳輸過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，以此來(lái)確保檔案文件的真實(shí)準(zhǔn)確性[3]。

3.2在歸檔時(shí)間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時(shí)間上比較單一，需要系統(tǒng)的時(shí)間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對(duì)其進(jìn)行隨時(shí)歸檔，還可以對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置歸檔日期，在某一時(shí)期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)自動(dòng)整合和分類(lèi)，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時(shí)歸檔性，能夠減少文件漏歸等問(wèn)題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類(lèi)、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類(lèi)和編目過(guò)程中，需要工作人員進(jìn)行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對(duì)檔案文件進(jìn)行分類(lèi)和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過(guò)程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案信息的檢索和查詢(xún)，進(jìn)而減少檔案工作人員的勞動(dòng)時(shí)間。

3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲(chǔ)室，檔案工作人員需要對(duì)檔案管理存儲(chǔ)室進(jìn)行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲(chǔ)到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤(pán)中由相關(guān)工作人員進(jìn)行保管和整理，占用空間小保存時(shí)間久[4]。

3.5在查詢(xún)使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢(xún)使用時(shí)，需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行翻閱查找，查閱的過(guò)程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢(xún)和使用時(shí)，它只需要檔案工作人員注冊(cè)相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進(jìn)行登陸就可以對(duì)檔案文件進(jìn)行查閱和使用。

4 結(jié)論

綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來(lái)看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢(shì)，但是電子檔案在管理過(guò)程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對(duì)其進(jìn)行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。

參考文獻(xiàn)：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2011，09：43.

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[3]張麗萍.電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2011，01：36-37.

[4]岳銳.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].黑龍江科技信息，2011，01：131.

編輯/羅茗柯