◎張康玲
社會化媒體發(fā)展在檔案管理中的重要性
◎張康玲
移動互聯(lián)網(wǎng)的新時代背景下,社會化媒體顯現(xiàn)出與傳統(tǒng)媒體較大的差異性優(yōu)勢,在以微博、微信、博客為象征的社會化媒體應用下,在社會各個領(lǐng)域產(chǎn)生了顛覆性的影響,給人類社會帶來了包容性、開放性、互動性的新型環(huán)境,在這個氛圍之中,我們看到社會化媒體在檔案管理中的應用與發(fā)展,需要關(guān)注社會化媒體在檔案管理中的應用現(xiàn)狀,剖析其涵義,促進檔案信息管理的良性持續(xù)發(fā)展。
互聯(lián)網(wǎng)正在以驚人的速度迅速波及社會各個領(lǐng)域,社會化媒體在這個技術(shù)背景下應運而生,它以其開放的、包容的特征引發(fā)了社會的劇烈變革,并在檔案信息化管理中擔當了重要的角色和作用,為了規(guī)避負面影響,需要對社會化媒體檔案管理實施有效的管理,在開放的、共享的環(huán)境中,在互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的社會化媒介之下,檔案管理可以扭轉(zhuǎn)原有的管理模式,由傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏橘|(zhì)共存的管理模式,從而,提升檔案管理效率。
社會化媒體與傳統(tǒng)媒體不同,它提供了最大限度的開放性空間,可以容納最多的用戶,便于社會用戶之間的參與和溝通,在這個平臺上,信息得以交流和交換,互聯(lián)網(wǎng)成為了個人的媒體形式,實現(xiàn)了信息的口耳相傳向網(wǎng)絡傳遞的轉(zhuǎn)變,并且呈現(xiàn)出豐富多彩的文本、圖像、音視頻等內(nèi)容。以微博和微信為代表的新媒體,可以最大化地實現(xiàn)全時空的瀏覽、信息分享和傳播,具有以下幾個基本特征:
碎片化。網(wǎng)絡信息環(huán)境可以提供碎片化的信息交流和共享,在社會化媒體平臺之下,人們可以利用碎片化的時間進行信息閱讀和分享,在自主地對信息進行篩選的整合過程中,可以實現(xiàn)信息的最大價值。
全民參與化。在社會化媒體環(huán)境下,顯現(xiàn)出全民參與的氛圍和環(huán)境,具有濃郁的草根性,貼近生活,可以實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f和反饋。
交互性。在社會化媒體之中,注重信息的大眾交流和傳遞,顯現(xiàn)出雙向傳播的特征,進而模糊社會化媒體和大眾之間的界限,促進信息的快速、雙向傳播和共享。
社交化。社會化媒體可以不受時間和空間的限制,具有開放性的特征,在這個平臺中,不僅可以增強個人形象,而且可以顯示出個人在社區(qū)中的地位和作用,其社交化特點也表現(xiàn)為現(xiàn)實社會中的社交關(guān)系以及虛擬網(wǎng)絡中的社交關(guān)系,它雖然沒有較大的影響力和公共關(guān)注度,然而,對于用戶而言,卻存在極大的歸屬感和社交粘性。
檔案管理是對檔案文件和信息進行整合性的規(guī)劃、開發(fā)和服務利用,并有較多的管理內(nèi)容,諸如:檔案文件的收集和整理、檔案的修繕、檔案資料的集成與存儲等,為了提升檔案管理的效率,要對檔案管理工作進行簡化,并將檔案管理工作區(qū)分為實體管理和網(wǎng)絡管理方式,其中:檔案的實體管理主要是指檔案館和資料室的管理,并對其中的檔案資料進行分類、整理和編輯。檔案的網(wǎng)絡管理主要是線上的管理,是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之下的檔案數(shù)據(jù)管理,要建立數(shù)字檔案管理庫,進行線上的檔案信息瀏覽和選擇。
現(xiàn)有的檔案管理工作存在一些問題,主要表現(xiàn)為以下幾個方面:
檔案管理的重視度不夠。企業(yè)大多將目光集聚在生產(chǎn)經(jīng)營和效益之上,對于檔案管理的關(guān)注度不足,認為檔案管理工作就是簡單的抄寫、分類整理和保管等內(nèi)容,是工作性質(zhì)較為簡單的初級工作。在現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術(shù)融入企業(yè)之中時,社會化媒體也進入了企業(yè)的檔案管理,一些管理者還存在意識上的偏差,認為社會化媒體只是檔案管理的填充和輔助,并沒有真正改變檔案管理的工作性質(zhì),沒有較大的價值。
檔案管理專業(yè)能力欠缺。由于檔案管理工作的重視度不夠,檔案管理的專業(yè)人才也顯現(xiàn)出匱乏的現(xiàn)象,專業(yè)的檔案管理人員配備不足,檔案管理者的業(yè)務能力不夠全面,這在極大的程度上制約了社會化媒體在檔案管理中的價值發(fā)揮,不利于構(gòu)建數(shù)字化檔案管理架構(gòu)。
檔案管理條件不佳。檔案管理在企業(yè)之中不受重視,相關(guān)的檔案管理設施條件也較為簡陋,由于檔案管理投入較少,檔案資料出現(xiàn)了信息缺失的問題,同時,計算機在一些企業(yè)的檔案管理工作中,還處于簡單的操作層面,無法實現(xiàn)社會化媒體的功能。
檔案管理模式還有待提升。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式明顯出落后的劣勢,在網(wǎng)絡信息時代迅速發(fā)展的背景下,檔案管理要充分發(fā)揮出潛在的價值,就需要在網(wǎng)絡信息技術(shù)和社會化媒體的應用下,由純粹的紙質(zhì)介質(zhì)向電子介質(zhì)共存的模式轉(zhuǎn)變,從而提升檔案管理的數(shù)字化水平。
社會化媒體——博客在檔案管理中的應用。博客是在網(wǎng)絡信息時代下的產(chǎn)物,它具有顛覆性的意義,它的草根特性使不同階層可以自主表達自己的思想,徹底扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)傳媒的壟斷地位,開啟了自媒體新時代,在博客的平臺上,將靜止的文檔信息轉(zhuǎn)化為了動態(tài)的圖文并茂的信息媒介,將社會知識的生產(chǎn)和傳播由中心化過渡到社會化階段。
博客在檔案管理中的應用,成為了傳統(tǒng)檔案管理的有益補充,在金字塔式的檔案管理體系之下,可以長期、完整地保存檔案資料,在博客的社會化媒體應用之下,可以更為直接而全面地對檔案信息進行采集和管理,并推動檔案信息的宣傳和教育功能的實現(xiàn),使博客不僅成為檔案信息的重要而直接的來源,而且成為檔案管理的關(guān)鍵點。
社會化媒體——微博在檔案管理中的應用。微博也是一種新興的自媒體形式,它有強大的功能,可以實現(xiàn)用戶的自主和信息共享,在微博應用于檔案管理的過程中,可以增進檔案管理的透明化管理,在對檔案管理進行優(yōu)化的過程中,增強各部門之間的良性互動。
微博平臺可以追蹤社會熱點新聞,利用其開放性、交流性的特點,為檔案管理開辟全新的、通暢的渠道,微博也為檔案的全面采集提供了條件,實現(xiàn)了官方微博與網(wǎng)民之間的互動與交流。同時,政務微博還可以通過及時的參與體驗、新穎的互動方式,增加閱讀量和參與度,使檔案信息資料具有代表性和普適性。同時,還要對微博產(chǎn)生的原創(chuàng)內(nèi)容進行集中歸檔和存儲,要運用科學有效的方法,對微博原創(chuàng)信息進行管理和存儲,要使其具有可操作性。
社會化媒體——微信在檔案管理中的應用。社會化媒體——微信具有注冊簡便、可操作性強、信息精準的社交性能,在微信應用于檔案管理的過程中,可以為檔案管理提供良好的條件,由于微信用戶具有群體穩(wěn)定、社交粘性高、成本低的特點,因而,檔案管理中微信的運用可以實現(xiàn)檔案信息的廣泛傳播和服務,同時,在微信公眾號的支持環(huán)境下,檔案信息管理部門也可以利用微信發(fā)布新穎有趣而個性化的檔案信息,扭轉(zhuǎn)原有檔案管理的沉悶、神秘的形象,顯示出檔案管理的新穎而個性化的服務特點,構(gòu)建檔案資源的在線社交群,在檔案管理微信公眾號中通過視頻傳播檔案信息,從而增強檔案管理的互動性,提升用戶的忠誠度。
綜上所述,社會化媒體徹底扭轉(zhuǎn)了原有的信息采集、處理和存儲模式,在網(wǎng)絡信息技術(shù)的支撐下,傳統(tǒng)的檔案管理模式要加以改變,充分利用先進的微博、博客、微信等社會化媒體形式,收集檔案管理資源,在轉(zhuǎn)變檔案管理思路的前提下,建立與市場經(jīng)濟相契合的檔案管理體制,構(gòu)建數(shù)字化、服務型的檔案管理新模式。
(作者單位:浙江省第七地質(zhì)大隊)