王 亮

（大慶高新區(qū)行政服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163316）

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如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平

王 亮

（大慶高新區(qū)行政服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163316）

［摘 要］隨著知識時代與信息時代的到來，檔案的價值已經(jīng)越來越大，因此在事業(yè)單位的規(guī)范化管理中，檔案管理的作用愈發(fā)重要。事業(yè)單位只有不斷與時俱進，采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理，才能整合內(nèi)部資源，提升管理水平。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案；規(guī)范化

1　事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理存在的問題

規(guī)范化管理的含義是通過思考構(gòu)建出一套完善、可行性高的管理體系，并將其運用于管理實踐的過程，其重點在于這一套完善的體系的構(gòu)建。事業(yè)單位的檔案管理一般是指對于事業(yè)單位內(nèi)部的人員及事務(wù)的檔案進行收集、封存與整合，以期提升對于單位內(nèi)部人員及事務(wù)的管理水平。目前我國事業(yè)單位檔案管理情況仍然存在一定的不足，尤其體現(xiàn)在檔案管理的規(guī)范性方面。

首先，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員沒有認識到檔案管理的重要性，檔案管理的存在是為了提升單位內(nèi)部的運行效率，由于其工作性質(zhì)特殊，短期內(nèi)不會為事業(yè)單位帶來顯著收益，且耗資較大，投放人力、物力較多，因此很多單位為了節(jié)省成本，會忽視檔案管理工作的存在。其次，事業(yè)單位內(nèi)部配備的檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過必備培訓(xùn)，職業(yè)素質(zhì)有待提升，由于沒有意識到檔案管理工作的重要性，并且缺乏管理知識與經(jīng)驗，導(dǎo)致管理工作效率低下。最后，由于單位內(nèi)部對于檔案管理工作的不重視，難以形成規(guī)范化的管理體系，由于缺乏科學(xué)先進的管理方式，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。

2　提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化的具體辦法

為了提升事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性與完備性，單位必須結(jié)合自身具體情況從多個方面著手，對于檔案管理進行規(guī)劃，提升單位內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量，形成規(guī)范化的管理程序。具體工作可從以下幾個方面展開。

2.1提升對于檔案規(guī)范化工作的重視程度

首先，要向事業(yè)單位全員明確檔案規(guī)范化管理工作的重要性，為了使單位內(nèi)部的全體員工重視此項工作，首先，單位領(lǐng)導(dǎo)需要做好表率作用，每個單位領(lǐng)導(dǎo)的重視需要上級單位的指導(dǎo)，端正的態(tài)度是提升檔案規(guī)范化水平的基石。

其次，由于檔案規(guī)范化工作具有特殊性，該工作不會在短期內(nèi)為事業(yè)單位帶來明顯的利潤，因此易被忽視，但是作為管理者，要做到著眼長遠，及提升單位的綜合實力，所以管理層要加大經(jīng)費投入，對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)以提升員工素質(zhì)，完善檔案管理辦公室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，隨著現(xiàn)代化管理手段的推進，檔案管理的硬件設(shè)施必須滿足要求。

2.2完善檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)

檔案管理工作者是直接接觸檔案規(guī)范化管理工作的人員，因此管理工作是否規(guī)范順利，主要取決于工作人員的態(tài)度與素質(zhì)。首先，檔案管理人員的選拔應(yīng)嚴格，被選拔上的人員應(yīng)德才兼?zhèn)?，無私奉獻，具有責(zé)任感，并且對于檔案管理這種需具備較強條理性的工作具有耐心。其次，被選拔的人員應(yīng)擅長于歸檔及整理，并且熟悉整套檔案管理流程，主動積極參與單位所進行的培訓(xùn)課程中。最后，單位領(lǐng)導(dǎo)也需要對于檔案管理的工作人員給予一定的支持，例如保持經(jīng)常的溝通交流，實行一定的獎懲制度，讓檔案管理工作人員感受到來自上級對于工作的關(guān)注，在單位內(nèi)部形成良好的管理氛圍。

2.3完善檔案管理規(guī)范化制度

單位需形成一套完整的檔案管理制度供檔案管理人員參考與遵守，其中必須列明規(guī)范化與標準化的前提，強調(diào)其重要性，尤其是在細節(jié)方面也要做出相關(guān)規(guī)定，如檔案用紙、電子設(shè)備、歸檔方法等。并且管理制度本身應(yīng)保證格式規(guī)范，在制定過程中做長久考慮，樹立管理制度的權(quán)威性，避免漏洞。

在檔案規(guī)范化管理的制度中，應(yīng)強調(diào)檔案管理的安全性是管理的出發(fā)點。由于檔案具有可復(fù)制等特殊性，要做好保密工作，保證檔案安全。另外，還需保證檔案存放的時間，注意存放室內(nèi)的安全隱患與溫度濕度等的控制及檔案借閱與歸還的流程。規(guī)范化的管理制度需要對每一個細節(jié)做出明確規(guī)定，才能為檔案管理提供一套行之有效的制度標準。

2.4明確工作目的，推進規(guī)范化管理長足發(fā)展

檔案管理的目的是在實踐中進行開發(fā)與利用，在現(xiàn)代社會，我們要依托電子科技，加大對檔案的開發(fā)力度，針對不同群體的不同需求，開發(fā)多種服務(wù)方式和渠道，加快民生檔案的建立，努力提升檔案管理部門的創(chuàng)新力度，根據(jù)群眾需求進行檔案管理建設(shè)，在保證規(guī)范性的前提條件下開展群體差異性服務(wù)，既保證服務(wù)質(zhì)量也保證工作的規(guī)范性，從而形成合理有效的檔案管理機制。

有了明確的工作目的，檔案管理人員可根據(jù)目標設(shè)定來合理安排自身工作，避免人心渙散，明確的目標也是事業(yè)單位企業(yè)文化的表現(xiàn)，可在精神上給予員工鼓舞，凝聚人心，為工作的規(guī)范化打好基礎(chǔ)。

2.5建立科學(xué)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代科技逐漸在事業(yè)單位普及，檔案管理部門也應(yīng)解放勞動力，加快設(shè)備更新，現(xiàn)代科技在一定程度上可避免由于人為造成的某些錯誤，其次可提升管理效率，例如，單位可針對檔案借閱制定一個借閱系統(tǒng)，避免人工登記借閱造成的筆誤或口誤。

3　結(jié) 語

檔案管理工作要達到規(guī)范化，工作人員任重道遠。由于檔案管理工作起步晚，因此滯后于經(jīng)濟發(fā)展水平，同時它也是一項復(fù)雜的任務(wù)，因此提升其規(guī)范性刻不容緩。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作還面臨著各種挑戰(zhàn)，同時也面臨著各種機遇，事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化尤為突出。為了應(yīng)對各種機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理工作需要進行革新與完善，將檔案規(guī)范化水平作為考量規(guī)范化管理水平的重要內(nèi)容，提升檔案利用效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

主要參考文獻

［1］閆凱.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2015(10).

［2］丁峰.新時期事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的具體方法探討［J］.辦公室業(yè)務(wù),2014(7).

［3］李潔華.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對策研究［J］.黑龍江史志,2014(8).

［收稿日期］2015-11-10

［中圖分類號］G271

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194(2016)02-0174-01

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.135