徐 健

（大連交通大學，遼寧 大連 116028）

公文Word排版的基本要求分析

徐 健

（大連交通大學，遼寧 大連 116028）

隨著辦公自動化水平的提高，計算機排版也廣泛應用于日常辦公中。市面上存在多種排版軟件，功能多樣，W ord排版速度更快，靈活性更強。當前使用最為廣泛的排版軟件有CorelDRAW、PageM aker、W ord、方正書板等，其中W ord的應用最為廣泛。W ord的功能隨著office版本的升級不斷強大，本文簡單分析了公文中W ord排版的基本要求。

公文；W ord排版；基本要求

Word排版具有簡單易學、智能化程度較高、操作界面友好的優(yōu)勢，在多數(shù)文件排版中均有運用。Word能夠減少排版錯誤，降低排版的工作難度與強度，實現(xiàn)編排校一體化。同時文檔轉(zhuǎn)化也相對容易，在期刊排版中也有應用。本文以作者多年的公文排版經(jīng)驗分析了公文Word排版的基本要求。

1　公文內(nèi)容與板式分析

公文是社會團體、黨政機關(guān)以及政府部門的事務(wù)性文書材料，應用于多種公務(wù)活動中，其內(nèi)容多為文字，含有很少的表格。公文的的排版相對簡單快捷，但是公文所要求的格式非常嚴格。通常情況下，公文沒有封面，首頁上的文頭替代了封面的作用。公文板式的特有特征就是文頭與文尾。由于各種文件都有相對固定的格式，因此同類文件中的格式是固定的。公文的板式一般分為三個部分，文頭、正文以及文尾。文頭中包括了版頭、文件的保密等級、文頭線、發(fā)文字號；正文主要有標題、行文日期、發(fā)文機關(guān)、附件及正文內(nèi)容、主送機關(guān)范圍和名稱等；文尾有印數(shù)、日期、引發(fā)機構(gòu)、抄送機關(guān)、發(fā)送范圍、主題詞等。

2　公文Word排版的基本要求分析

公文的排版要求非常嚴格，在國家行政機關(guān)公文格式文件中有明確且詳細的規(guī)定。公文的紙張、規(guī)格、裝訂要求、印制要求、要素順序、頁碼、標識規(guī)則、表格以及特定格式均有嚴格的固定。各級行政機關(guān)必須按照國家公文標準來執(zhí)行，排版人員需要熟悉計算機排版的相關(guān)技術(shù)，避免公文排版中出現(xiàn)任何細小問題。公文Word排版中，文頭線、版頭是根據(jù)固定的格式進行印制，其余內(nèi)容還有一定要求。

2.1字號、字距要求

發(fā)文字號采用四號仿宋；保密等級采用三號黑體；簽發(fā)人的名字使用四號楷體；公文文件的標題一般用二號宋體，若字數(shù)比較多可以使用小二宋體；公文正文中采用三號仿宋字體。一級標題用黑體；二級標題使用加粗楷體；三級標題用加粗仿宋?！爸黝}詞”這三個字使用三號黑體字；主題詞內(nèi)容使用三號加粗宋體，；印發(fā)日期和機關(guān)名稱使用四號仿宋體；“共印#份”使用放五號仿宋體。此外，公文文件通常采用單倍行距，必要時也可以按照內(nèi)容進行調(diào)整，最低是26磅。

2.2數(shù)字的使用要求

公文Word排版中的數(shù)字的使用要求：慣用語、詞組、詞語、部分序數(shù)、縮略語、詞素數(shù)字等使用漢字，其他通常運用阿拉伯數(shù)字。成文的日期一般使用阿拉伯數(shù)字；公文正文結(jié)構(gòu)序數(shù)中，第一層應使用“一”；第二層應使用“（一）”；第三層數(shù)字應使用“1.”；第四層數(shù)字應使用“（1）”。公文中的數(shù)字應該前后相一致，其中序號最好不用自動序號，而應手動輸入，防止影響刪改。

2.3標點的使用要求

根據(jù)標點符號用法，標點符號一般不應用于文件標題當中。公文正文中的標題，若獨段存在，在段尾也不使用冒號和句號等。附件的標題中也盡量不使用標點。

2.4頁碼也頁邊距

公文中的頁碼應該使用四號阿拉伯數(shù)字，標注在頁腳外側(cè)或者頁腳中間。同時，頁邊距也有嚴格要求。上下頁邊距分別是37 mm±1 mm和35 mm±1 mm；左右白邊訂口分別為28 mm±1 mm 和26 mm±1 mm。

2.5公文排印與裝訂要求

公文中的漢字采用的是橫排方式，從左至右排列。公文用紙使用的是規(guī)格為長297 mm、寬為210 mm的國際標準A4紙，左側(cè)裝訂。

3　公文Word排版中的其他要求

公文與一般性文字材料一樣，在每段的首行應該空出兩格，特殊板式除外。行首不應該排列標點符號，如分號、句號、逗號等，避免出現(xiàn)頂頭點。公文中也不能排用后半個括號、引號或者書名號等；同時在行末頁不應該排前半個括號、引號和書名號。年份、數(shù)字轉(zhuǎn)行時、連點、整個數(shù)字均不能采用分開拆排的方式。

若公文正文中含有表格，表格規(guī)格與風格都應該和公文相匹配。表格通常采用居中排的方式進行，若表格太長可以在停頓的地方轉(zhuǎn)行。轉(zhuǎn)行的文字居中，不加標點；換頁接排的時候，應該重新加標題，還應標出“續(xù)表”字樣。

4　結(jié) 語

隨著辦公自動化的深入應用，公文Word排版更加方便快捷，文字以及表格能夠按照用戶要求進行自由排列、變窄、縮小、加寬、放大、傾斜等處理，排版效率得到很大提高，也增加了排版的靈活性。不同文件有不同的排版要求，一般性文件的排版要求相對寬松，而公文排版比較嚴格，排版人員應該熟悉并掌握公文的排版要求，避免公文出現(xiàn)排版問題。

主要參考文獻

［1］黃慧娟.淺談公文Word排版的基本要求［J］.高校后勤研究，2013（3）.

［2］王華菊，陳竹，金丹，李潔.應用Word排版的經(jīng)驗技巧［J］.編輯學報，2011（z1）.

［3］吳雪梅.WORD排版中文本框與連續(xù)分節(jié)符的配合使用［J］.四川理工學院學報：社會科學版，2010（5）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.156

TP391.12

A

1673-0194（2016）20-0231-01

2016-09-20