◎朱喬芙

探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

◎朱喬芙

在新的形勢(shì)下，日常生活以及各行業(yè)生產(chǎn)都不能缺少信息技術(shù)。作為一種重要資料，檔案記載了企事業(yè)單位日常工作的流程以及各階段成果，因而是不可缺少的珍貴資料。從檔案管理角度來講，新形勢(shì)下的各行業(yè)亟待探尋適合自身的檔案管理流程與模式。確保檔案管理流程的規(guī)范化，這樣做有利于企業(yè)明確檔案資料的現(xiàn)狀，從而便于檔案查找與檢索等。從現(xiàn)狀來看，很多單位都意識(shí)到檔案管理在新形勢(shì)下的重要意義，因而也致力于規(guī)范檔案管理。為此在信息化背景下，企事業(yè)單位有必要明確檔案管理的基本特征及內(nèi)容；結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀，探析規(guī)范化檔案管理的可行思路。

通常情況下，企事業(yè)單位的檔案信息都包含了較多內(nèi)容，與之相應(yīng)的檔案管理也相對(duì)繁瑣。從目前來看，多數(shù)單位都已經(jīng)意識(shí)到檔案規(guī)范化管理的必要價(jià)值，因而增加了檔案管理有關(guān)的機(jī)制和流程。然而不應(yīng)當(dāng)忽視，仍有某些單位經(jīng)常忽視現(xiàn)階段的檔案管理，沒有運(yùn)用新時(shí)期的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。由此可見，規(guī)范化的檔案管理工作有助于保證檔案管理的綜合質(zhì)量，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理流程。從單位的角度看，各行業(yè)有必要依照規(guī)范化的思路來完善新階段的檔案管理，確保各部門都能密切配合并且服務(wù)于檔案管理及檔案利用的規(guī)范化。

規(guī)范檔案管理的重要意義

對(duì)于企業(yè)或事業(yè)單位來講，檔案應(yīng)當(dāng)構(gòu)成重要的一種財(cái)產(chǎn)，這是因?yàn)闄n案保存著各階段的珍貴信息。在妥善保管檔案的基礎(chǔ)上，相關(guān)人員可以查閱并且調(diào)取檔案中的某些信息，從而為企業(yè)決策提供參照。在遇到繁雜的問題時(shí)，也可以通過查閱檔案來尋找決策支持，進(jìn)而保障決策的科學(xué)化。由此可見，檔案資源對(duì)于單位而言是尤其重要的。進(jìn)入新時(shí)期后，檔案管理領(lǐng)域逐步融入了信息技術(shù)和手段，可以借助網(wǎng)絡(luò)來保留檔案信息，這樣做就在根源上杜絕了信息遺失或被竊取的隱患。例如：企業(yè)可以選擇把現(xiàn)階段的檔案保存在云端，運(yùn)用永久性保存的方式來確保信息完整性。

但是截至目前，負(fù)責(zé)檔案管理的某些人員并沒有真正認(rèn)識(shí)到規(guī)范化對(duì)于檔案管理的必要意義，這種現(xiàn)狀不利于提升檔案管理的綜合水準(zhǔn)。某些單位負(fù)責(zé)管理檔案的人員仍依照傳統(tǒng)的手工流程來完成歸檔整理，忽視了現(xiàn)階段信息技術(shù)的重要價(jià)值。在這種情況下，一旦需要查找或者參閱某些檔案信息，那么還會(huì)耗費(fèi)較多時(shí)間用來查閱信息。面對(duì)信息化的新形勢(shì)，檔案的人工分類與保存已經(jīng)不再適用，因而亟待轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案保存與檔案管理模式。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)明確的是：確保規(guī)范化的檔案管理，這樣做有利于減少檔案管理中的誤差，同時(shí)也方便了實(shí)時(shí)性的檔案信息查閱。

探析完善思路

從現(xiàn)階段來看，檔案管理仍面臨某些難點(diǎn)，其中的關(guān)鍵難題就在于檔案缺損。企業(yè)或事業(yè)單位通常會(huì)保存瑣碎的檔案信息，因而很難徹底避免檔案缺損的發(fā)生。同時(shí)，某些單位并沒有給出明確的制度，這種狀況下檔案管理就會(huì)欠缺可操作性。由此可見，新形勢(shì)下做好規(guī)范性的檔案管理應(yīng)當(dāng)從根源入手，運(yùn)用信息化手段來彌補(bǔ)檔案管理流程的缺陷與漏洞。具體而言，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化應(yīng)當(dāng)落實(shí)如下措施：

運(yùn)用信息化的流程和手段。面對(duì)新的形勢(shì)，檔案管理不能缺少信息化作為基本支持。為完善規(guī)范化的檔案管理，檔案管理的負(fù)責(zé)人員有必要明確信息化的重要意義，在此基礎(chǔ)上運(yùn)用信息化方式來規(guī)范檔案信息收集、檔案存儲(chǔ)以及檔案查閱等。相比于傳統(tǒng)管理流程，信息化檔案管理在本質(zhì)上杜絕了繁瑣的手工操作，因而有利于檔案管理綜合實(shí)效的提高。具體的措施為：檔案管理人員先要構(gòu)建電子檔案，借助掃描儀來錄入各階段的存檔信息。在錄入信息的前提下，就可以擬定明確的檔案目錄。一旦構(gòu)建了專用性的電子檔案，那么將會(huì)節(jié)省查閱檔案消耗的時(shí)間，同時(shí)也在根本上方便了查閱各類檔案信息。

制定明確的流程。在規(guī)范化檔案管理的具體實(shí)踐中，完善檔案管理前提就在于設(shè)計(jì)制度，從而全面完善建立檔案與保存檔案的流程。為了改進(jìn)現(xiàn)狀，企事業(yè)單位有必要制定檔案管理的流程，詳細(xì)規(guī)定檔案保管的相關(guān)事項(xiàng)。只有完善了檔案管理流程，才能確保遵照現(xiàn)行的規(guī)定來保存檔案信息；一旦需要查閱信息，那么相關(guān)人員也應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定來查找檔案，不能破壞檔案或丟失數(shù)據(jù)信息。作為檔案管理者，也應(yīng)當(dāng)提升自身的綜合素養(yǎng)，積極參與企業(yè)或事業(yè)單位的相關(guān)培訓(xùn)?，F(xiàn)階段的檔案管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)具備更高層次的檔案專業(yè)知識(shí)，明確電子檔案的建立流程，從而運(yùn)用信息化手段來收集信息并且整理檔案。

加大信息化檔案管理的投入。各單位及其部門如果要建立新時(shí)期的信息化檔案，那么先要投入足夠資金用來購買信息化設(shè)備等。為此，在規(guī)范化檔案管理的實(shí)踐中有必要增加投入，及時(shí)更新現(xiàn)有的設(shè)備。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)有必要運(yùn)用高性能計(jì)算機(jī)來完善電子化的歸檔過程，同時(shí)也不能缺少查殺系統(tǒng)病毒的專用軟件。對(duì)于信息化設(shè)備而言，相關(guān)人員有必要予以經(jīng)常保養(yǎng)，確保發(fā)揮信息化設(shè)備的效能。

檔案包含了較多信息，面對(duì)新時(shí)期的形勢(shì)，檔案管理活動(dòng)也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)規(guī)范化的特征，通過設(shè)計(jì)明確的規(guī)定來約束檔案管理中的各項(xiàng)工作。近些年來，信息技術(shù)正在逐步融入各個(gè)行業(yè)，這種趨勢(shì)也給檔案管理提出了更高要求。作為檔案管理的負(fù)責(zé)人員，有必要借助新時(shí)期的信息技術(shù)來完善存檔工作與檔案信息調(diào)取工作，在歸檔整理的基礎(chǔ)上確保檔案完整性與信息真實(shí)性。然而截至目前，各行業(yè)在規(guī)范檔案管理的具體實(shí)踐中并沒有達(dá)到完善，仍有待長(zhǎng)期的提高與改進(jìn)。在未來的實(shí)踐中，檔案管理人員還需要摸索經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而保障檔案管理規(guī)范化的全面實(shí)現(xiàn)。

（作者單位：四平市人事考試中心）