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企業(yè)印章規(guī)范管理與日常問題思考

◎?qū)O靜

印章是企業(yè)單位行使權力并擔負法律責任的一種憑證，具有合法性和權威性。印章具有確認法律行為的作用，識別行為主體的作用，區(qū)別主體身份的作用，代表代理權限的作用。企業(yè)文本資料及合同協(xié)議等材料一旦用印，就代表著文書材料的合法性和權威性，印章管理責任重大。

在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作中，印章代表著企業(yè)的意志，具有相應的法律效應。我國相關法律法規(guī)已經(jīng)明確將印章標志作為是否具有法律效力的關鍵因素，在具體的糾紛案件中用以裁斷相應的權利和義務的歸屬。印章管理疏忽，不僅影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營，嚴重時會卷入復雜的法律案件和糾紛當中，并且造成巨大的經(jīng)濟損失。因此，企業(yè)印章的規(guī)范管理和日常使用日趨重要，如何規(guī)范管理使用印章成為企業(yè)管理中一個重要的環(huán)節(jié)，是管理者需要認真思考的命題，在當今形勢下，企業(yè)必須出臺有效規(guī)范的管理制度勢在必行。

印章的規(guī)范管理

規(guī)范建立建全企業(yè)印章管理制度的意義。印章制度源于封建社會的官印文化，從產(chǎn)生之日起就具有表征效力，歷經(jīng)朝代，延續(xù)至今，印章始終具有其應有的效力，并衍生出印章的公信力、證明力與約束力。當今社會，企業(yè)的印章管理尤為重要，因此企業(yè)印章的管理必須有規(guī)可依，有章可循。這就要求企業(yè)必須建立建全一系列的規(guī)范嚴謹?shù)挠≌轮贫?。印章制度包括，《印章刻制管理制度》、《印章啟用管理制度》、《印章使用審批管理制度》、《廢舊印章作廢管理制度》、《印章保管制度》等。各類印章制度的建立與完善，一方面促進企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作的有序進行；一方面防患印章濫用、印章盜用、印章偽造等事件發(fā)生。

企業(yè)印章的分類。企業(yè)印章分類有企業(yè)公章、部門章、財務章、合同專用章、業(yè)務專用章等等。印章級別不同，用處不同。企業(yè)公章，用于公司內(nèi)部管理以及對外事務處置如工商、稅務、銀行等。部門章，是企業(yè)內(nèi)部各個部門的印章，具有其部門職能的效力。財務章，用于公司財務經(jīng)營業(yè)務的往來，出具票據(jù)時加蓋。合同專用章，公司在簽署合同時需求加蓋，具有法定效應。業(yè)務專用章，是指企業(yè)內(nèi)部具體業(yè)務，在日常工作中，為滿足實際工作需要而刻制的印章。

建立建全印章基礎表單。企業(yè)在進行公章使用管理時，應建立建全印章的基礎表單。從一枚印章的申請刻制直到最終的作廢歸檔，都應有相應的基礎表單，如：刻制印章草圖；啟用印章登記表；頒發(fā)、停用印章登記表；移交印章登記表；作廢印章登記表；印章使用審批單。

印章刻制管理制度。印章刻制工作，首先由使用部門提出書面申請，逐級審批完成后，由印章管理人報送具有當?shù)毓膊块T授予刻制資格的印章刻制公司進行刻制。印章管理人報送時，應當持有編制或人事等相關部門正式批準文件的原件和復印件、單位介紹信、印章管理人的身份證復印件以及待刻制印章的模版、字樣、規(guī)定尺寸?？讨仆瓿珊?，印章刻制公司應及時到公安部門將印章備案。

印章啟用管理制度。印章刻制完成后，印章管理人應進行啟用程序，按照規(guī)定做好戳記備案，草擬企業(yè)的紅頭文件發(fā)布啟用通知，通知中注明印章使用范圍，啟用時間應為紅頭文件的發(fā)布時間。印章發(fā)放至使用部門，應有與印章刻制人有交接手續(xù)，并確定印章專人保管。

印章使用審批管理制度。印章管理最為重要的是日常使用，必須堅決執(zhí)行印章使用審批制度。建立規(guī)范的基礎表單《印章使用審批單》，表單應設用章事由、印章名稱、用印單位、用印名稱、使用份數(shù)、部門審批人、用印人、簽批人以及蓋章人等條目，登記清晰，簽批人應為企業(yè)的主管領導，重大事件時應由企業(yè)主要領導簽批。

廢舊印章作廢管理制度。因機構、職能變化或者撤消的印章（包括更名及因使用而磨損嚴重的印章）應執(zhí)行廢舊印章作廢管理制度，工作流程為，收回、登記、發(fā)布企業(yè)紅頭文件宣布此印章作廢，作廢時間應為紅頭文件發(fā)布的時間。印章作廢后，應由管理人進行年度歸檔，存放在企業(yè)的檔案部門，按照檔案部門的年限要求進行印章銷毀。

印章保管制度。印章保管，專人專管，確定責任人，確定領導負責人。印章保管人員應認真負責，遵守紀律，外出時需要印章上鎖，不能隨意移交他人。長期離崗期間，應提交主管領導，由主管領導交派他人。節(jié)假日期間，印章應放置專用保險柜存安全存放。印章散失、損毀、被盜時，印章保管人應在第一時間向公司提交書面報告，在公開聲明作廢后，申請重新刻制啟用。

印章管理日常工作中的問題思考

在實際的印章管理工作中，如何規(guī)避風險，杜絕隱患，是值得管理者思考的命題。印章管理人應奉行印章的管理原則，保證其安全性、嚴肅性、規(guī)范性，這樣才能為企業(yè)的蓬勃發(fā)展保駕護航。下面是印章日常管理中應注意的幾個問題：

印章需設專人管理。管理印章人員應選用自身綜合素質(zhì)較高，工作認真負責人員擔任，這樣才能確保在日常管理中規(guī)范有序，嚴格辦事程序，杜絕違紀印、人情印。

確定領導責任人。應確定直接領導負責人，對印章管理崗位進行督察，實行領導責任制。

堅決執(zhí)行審批制度。印章審批制度的建立，貴在執(zhí)行，不能因手續(xù)繁瑣，制度形同虛設。

禁止加蓋空章。不能因為任何理由，在未填寫資料的空白文本上加蓋公章。

避免印章外帶。盡量避免印章攜帶外出使用，如遇特殊需要，使用人需要提出申請，領導同意后由專人攜帶，并且用印時管理人員不得離開。

印章安全存放。節(jié)假日安全存放專用保險柜，防止被濫用或盜用，確保印章安全。

保養(yǎng)與清潔。印章及時清洗，確保印痕清晰。

印章是企業(yè)權利、責任的象征，具有憑信作用和法律效應。只有加強規(guī)范企業(yè)印章的管理，維護印章的嚴肅性，確保印章安全使用，才能實現(xiàn)企業(yè)管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化、法制化，才能為各項生產(chǎn)經(jīng)營任務保駕護航。

（作者單位：中國石油大港油田灘海開發(fā)公司）