◎易南冰

財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作研究

◎易南冰

會計是一個企業(yè)十分重要的職位，而在會計的日常工作當(dāng)中，檔案管理是關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)和社會的不斷進(jìn)步，財務(wù)共享模式成為目前較為常用的模式，也取得了非常好的效果。本文通過對財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作進(jìn)行了相關(guān)的論述，希望能夠拋磚引玉。

會計工作是企業(yè)的重中之重，是保證資金能夠順利運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，為了適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略管理的要求，并不斷推動財務(wù)職能的轉(zhuǎn)變。我們將會計的檔案管理工作與新的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)充分的結(jié)合了起來，推出了財務(wù)共享的模式，極大的促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)步。本文對相關(guān)問題進(jìn)行了探討。

財務(wù)轉(zhuǎn)型和財務(wù)共享模式的介紹

改革開放以來，我國確定了市場化經(jīng)濟(jì)為我國主要的經(jīng)濟(jì)模式，經(jīng)濟(jì)迅速增長，實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時，也意味著財務(wù)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。我國的財務(wù)工作從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務(wù)管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)的財務(wù)管理也有了升級和革新，企業(yè)的財務(wù)組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價值創(chuàng)造為基礎(chǔ)并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營提供服務(wù)支撐、優(yōu)化財務(wù)組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡的企業(yè)財務(wù)組織。而財務(wù)共享模式正式在財務(wù)轉(zhuǎn)型的指引下，形成的以信息技術(shù)為主要手段，實現(xiàn)財務(wù)信息共享的管理模式。

財務(wù)共享模式對企業(yè)會計檔案管理環(huán)境的影響

會計檔案管理工作是企業(yè)財務(wù)工作中非常重要的一部分，根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務(wù)報告等專業(yè)材料，記錄并反映了單位的經(jīng)濟(jì)狀況，一般來說，一個企業(yè)的會計檔案都要進(jìn)行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當(dāng)檔案已經(jīng)確定不再使用之后，我們要及時進(jìn)行銷毀。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理主要是依托于紙質(zhì)版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我們將計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步運(yùn)用到了會計檔案的管理當(dāng)中，形成了目前的財務(wù)共享模式，同時，企業(yè)的財務(wù)工作量變得越來越大，很多企業(yè)建立的了財務(wù)共享服務(wù)中心，這樣，大部分的財務(wù)職能就都集中到了一起，使財務(wù)工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理的不足。

財務(wù)共享模式的建立使企業(yè)的財務(wù)有了更加精細(xì)化的管理模式，為會計檔案管理環(huán)境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務(wù)管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱艘载攧?wù)服務(wù)中心為主體的新型管理模式，同時，傳統(tǒng)的會計檔案管理也由分散變?yōu)榱思泄芾?，并利用電子檔案的形式彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案的不足。其次，是支撐系統(tǒng)的變遷，目前，我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)形成了電子會計檔案的系統(tǒng)，將以往紙質(zhì)版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復(fù)雜。在財務(wù)共享的模式下，會計檔案的產(chǎn)生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經(jīng)營單位所在地延伸到了財務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，這就使檔案管理工作的過程變長，環(huán)節(jié)變多。第四，是責(zé)任主體的變更，從原來的單一財務(wù)部門的管理，到目前的財務(wù)共享服務(wù)中心的共同管理，使財務(wù)責(zé)任的主體發(fā)生了變更，也就對監(jiān)理工作提出了更高的要求。

財務(wù)共享模式下會計檔案管理的建議

針對目前的財務(wù)共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們要利用當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)手段，對關(guān)鍵的關(guān)節(jié)進(jìn)行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。

建立統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的處理平臺。財務(wù)的共享模式從根底上將就是要實現(xiàn)財務(wù)信息的統(tǒng)一化管理，并利用數(shù)字化和媒體化的技術(shù)實現(xiàn)更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。目前，我國的檔案管理工作已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業(yè)的要求不一，所以，標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的推進(jìn)并不夠深入。在接下來的工作當(dāng)中，我們要結(jié)合當(dāng)前的會計檔案管理規(guī)定，推動國家或者地區(qū)的檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，并將這一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字化的管理系統(tǒng)充分的結(jié)合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。

建立系統(tǒng)化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規(guī)定，對檔案管理進(jìn)行了統(tǒng)一的要求。但目前數(shù)字化的技術(shù)和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進(jìn)了管理制度體系的建立。是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔工作，并進(jìn)行記錄和副本的保存，防止出現(xiàn)丟失的問題；是要建立嚴(yán)格的使用手續(xù)制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴(yán)格的落實手續(xù)制度，保證安全；是要對檔案進(jìn)行定期的備份。

加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制與安全防范。隨著財務(wù)共享模式的不斷深入，我們最為關(guān)心的就是會計檔案的真實性和安全性，所以，我們在關(guān)鍵的環(huán)節(jié)上要采取合理的手段進(jìn)行防微杜漸。首先，我們要建立一個專門的監(jiān)理小組，對檔案在的真實性進(jìn)行排查，因為在紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案時，存在一定的差錯。第二，就是要長期建立安全保護(hù)的機(jī)制，設(shè)置專門的房間和責(zé)任人對會計檔案進(jìn)行負(fù)責(zé)，要查看的必須履行對應(yīng)的手續(xù)，并承擔(dān)出現(xiàn)問題而造成的損失。此外，就是要防止一些客觀的因素，比如病毒的入侵，以及防水、防火等等。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的財務(wù)共享模式已經(jīng)最大限度的應(yīng)用到會計檔案的管理當(dāng)中，我們要不斷完善電子化的管理系統(tǒng)，并嚴(yán)格落實檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，從而不斷提高企業(yè)財務(wù)工作的效率和水平，更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（工作單位：宜昌市夷陵區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會保險管理局）