李 炎 / 新疆醫(yī)科大學第五附屬醫(yī)院黨院辦

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健全完善設備儀器檔案管理促進我院衛(wèi)生檢測質量提高

李 炎 / 新疆醫(yī)科大學第五附屬醫(yī)院黨院辦

【摘 要】有效加強設備儀器檔案管理，可以其實反映設備儀器從購置、使用到報廢的整個過程原始記錄，使其在醫(yī)療診斷和治療工作中發(fā)揮最大作用，確保設備儀器各項檢測數(shù)據(jù)的準確性和有效性，達到及時提供具有證明作用的數(shù)據(jù)和結果的目的。筆者針對我院醫(yī)療設備儀器檔案管理存在的問題，就健全和完善設備儀器檔案管理模式，確保設備儀器檔案能夠真實反映設備儀器使用過程的完整資料個人見解。

【關鍵詞】設備儀器；檔案管理

醫(yī)療設備儀器是醫(yī)院建設的物質基礎，是進行臨床診斷和治療的必備條件。保持醫(yī)療器械經(jīng)常處于良好的狀態(tài)，提高利用率，減少故障率， 延長使用壽命，是醫(yī)療單位提高社會效益和經(jīng)濟效益的需要。隨著科技的髙速發(fā)展，設備儀器的增量，設備儀器的實力已成為反映一個醫(yī)院醫(yī)療的水平重要條件之一。醫(yī)療設備儀器檔案屬于醫(yī)院科技檔案的范疇， 是醫(yī)院室藏檔案中不可或缺的重要組成部分之一。醫(yī)療設備儀器檔案是指醫(yī)療設備儀器在使用過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體材料。其對臨床醫(yī)生出具的具有法律憑證作用的病情最終診斷、治療及檢測報告是否準確都具有重要的影響。為此，三級甲等醫(yī)院評審準則中對醫(yī)療設備儀器檔案的管理，也都做出了明確規(guī)定和要求。

一、我院醫(yī)療設備檔案管理存在的主要問題

1.雖建有制度，但形同虛設。醫(yī)院根據(jù)管理要求，制定了設備儀器檔案管理辦法，對歸檔范圍和歸檔內容都做了界定，但有些科室對檔案儀器管理工作的重要性認識不足，設備儀器在使用過程中形成的應歸檔資料，沒有人負責收集，更不注重歸檔，致使相關制度形同虛設。

2.缺乏對設備儀器檔案的常態(tài)管理和監(jiān)督。沒有將儀器設備建檔的緊迫性認識到位，對檔案管理工作存在著消極被動情緒，同時缺乏對儀器檔案的常態(tài)管理和監(jiān)督。儀器設備檔案內容中只包括儀器開箱驗收調試記錄，間或有儀器檢定、校準、自校準、期間核查、維護、修理等信息，多數(shù)存在年份不全、記錄方式不統(tǒng)一的問題。這使得作為儀器設備身份證明和性能變化晴雨表的儀器設備檔案難以發(fā)揮出應有的作用。

3.缺乏組織協(xié)調性。各部門之間各自為政，缺乏組織協(xié)調，這給醫(yī)療設備儀器檔案的管理工作帶來諸多困難，加之對科室及部門缺少獎懲機制，單單依靠檔案管理部門和儀器設備管理部門提出要求是遠遠不夠的。

4.兼職檔案員缺乏責任意識。由于科室設備使用人員的頻繁流動，造成設備儀器在使用和維修過程中形成的應歸檔文字材料無人收集、整理和歸檔，使大量有重要歸檔價值的設備儀器檔案資料流失，以致影響了儀器設備的正常使用。有些科室雖設立了兼職檔案員，但缺少獎懲激勵機制，多數(shù)兼職檔案員不能發(fā)揮應有的責任。

二、建立并完善檔案管理制度，促進設備儀器檔案科學化管理

1.建立獎懲激勵機制。從管理的基本職能看，激勵是管理的核心。只有調動起員工的積極性，獎優(yōu)罰劣，使他們在實現(xiàn)組織目標的同時實現(xiàn)自身的需要。設備儀器檔案管理往往采用一個部門主抓、多部門協(xié)助配合，我認為需要在單位職工中大力宣貫檔案工作重要性設備儀器檔案知識及其意義，使其深人到每一個工作人員和科室。同時制定相應的獎懲制度，納入到日常工作考核中。醫(yī)學工程科室設立兼職檔案管理員崗位，制定兼職檔案管理員職責，負責科室所用儀器設備活動資料的收集。并且在其調離時，落實接收人員交接，避免出現(xiàn)空檔。應定期將檔案移交到檔案管理部門保存，以免流失。因此，臨床科室和職能科室密切配合，健全完善儀器檔案管理，解決儀器檔案資料收集不完整、不全面的問題。

2.明確設備儀器歸檔范圍。凡是三級甲等醫(yī)院項目所用的儀器， 以及列入中華人民共和國強制檢定的工作計量器具目錄并直接用于臨床診斷、安全防護、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)境檢測、行政監(jiān)測等方面的工作計量器具，以及對檢測結果有影響的未列入強檢目錄的儀器和工作計量器具，均應歸入儀器設備檔案管理。

3.建立設備儀器管理臺賬。由單位設備管理部門建立儀器設備臺賬。內容主要包括設備名稱、申購單位提交的申購報告、集中采購招標書、合同文本、保修合同、隨機附帶的原始資料裝箱清單、產(chǎn)品合格證、使用說明書、操作手冊、儀器開箱驗收調試記錄、儀器準確性的保證記錄（檢定、校準、檢測證書、自校準結果或過程）、儀器使用記錄、儀器的維護維修檢修記錄、期間核査記錄等、儀器設備使用科室和地點以及保管科室、保管人等。強檢與非強檢儀器設備應分類登記，方便日后計量檢測工作的進行，以免發(fā)生強檢設備遺漏計量部門檢定的事件發(fā)生。儀器設備購置使用初期，由設備管理部門和使用科室密切配合， 不斷調試儀器設備，發(fā)現(xiàn)問題及時由設備管理部門聯(lián)系供貨商進行處理，使用科室及時與廠商人員一起處置問題，并將儀器現(xiàn)狀、處置過程、解決的問題及現(xiàn)象及時形成文字資料保留下來，交給設備管理部門保管。經(jīng)試運行，儀器設備滿足工作要求且性能穩(wěn)定后，將上述資料立檔，移交檔案管理部門存檔。

三、科學管理設備儀器檔案的目的和意義

儀器設備檔案能直接反映儀器設備性能初始、過程及動態(tài)變化情況；能幫助儀器使用者在檢測工作前全面掌握儀器性能，以便更好地開展檢驗活動，使得衛(wèi)生檢測結果更加準確，同時還能協(xié)助其他查閱人員迅速了解儀器狀況、提供解決問題的依據(jù)。根據(jù)儀器設備檔案提供的信息， 運用統(tǒng)計學方法，可以科學地分析出歷次計量檢測所出報告及其對應結果，從而確定儀器是否需要期間核查（自校準）、預計期間核查（自校準） 開展時間。實驗室檢測人員在査閱相關檢（監(jiān)）測儀器設備檔案時，能隨時回顧、跟蹤儀器設備的參數(shù)特性，及時發(fā)現(xiàn)不能允許的偏移，避免使用性能下降或不達標的儀器設備，使所用儀器設備處在可控范圍。同時，使用者可以了解到所用分析儀器的主要結構，熟悉分析儀器主要技術指標、物理意義及對檢測結果誤差的影響，全面掌握檢測儀器的技術指標現(xiàn)狀，保證儀器使用在最佳狀態(tài)，從而保證臨床診斷工作誤差最小， 得到可靠正確的診斷檢測結果。還能幫助新入職人員，通過儀器設備檔案盡快掌握儀器設備性能和參數(shù)要求，提高其工作效率和檢測能力。

根據(jù)儀器設備檔案的信息，如選型、使用狀況、維修及報廢記錄， 能為購買新儀器提供參考。同時，在依據(jù)既往使用范圍和滿足今后需求的情況下，選擇技術指標合理的設備，還能節(jié)約醫(yī)院的支出預箅， 為單位節(jié)約成本。

四、結論

加強設備儀器檔案的管理，建立和完善管理制度，使設備儀器在使用、維護中形成的動態(tài)技術資料及時被收集、整理、歸檔，不僅可以充分發(fā)揮其對設備儀器動態(tài)管理、動態(tài)跟蹤的作用，還能為衡量和評價設備儀器技術性能、核算儀器設備使用效益和經(jīng)濟效益提供依據(jù)。為此，一方面要確保從論證、購買、使用、維護到最終報廢的全過程形成的技術資料能夠齊全完整，避免由于設備儀器使用期限長，使用者或保管者頻繁更替而導致技術資料的散失；另一方面儀器設備檔案的重要參數(shù)信息，來源于檢測者驗證活動中動態(tài)提供，儀器設備檔案的詳盡準確的記載，又為今后的檢測者提供了反映儀器技術指標的真實數(shù)據(jù)，促進衛(wèi)生檢測質量提高。

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