李 炎 / 新疆醫(yī)科大學(xué)第五附屬醫(yī)院黨院辦

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健全完善設(shè)備儀器檔案管理促進(jìn)我院衛(wèi)生檢測(cè)質(zhì)量提高

李 炎 / 新疆醫(yī)科大學(xué)第五附屬醫(yī)院黨院辦

【摘 要】有效加強(qiáng)設(shè)備儀器檔案管理，可以其實(shí)反映設(shè)備儀器從購置、使用到報(bào)廢的整個(gè)過程原始記錄，使其在醫(yī)療診斷和治療工作中發(fā)揮最大作用，確保設(shè)備儀器各項(xiàng)檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性，達(dá)到及時(shí)提供具有證明作用的數(shù)據(jù)和結(jié)果的目的。筆者針對(duì)我院醫(yī)療設(shè)備儀器檔案管理存在的問題，就健全和完善設(shè)備儀器檔案管理模式，確保設(shè)備儀器檔案能夠真實(shí)反映設(shè)備儀器使用過程的完整資料個(gè)人見解。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備儀器；檔案管理

醫(yī)療設(shè)備儀器是醫(yī)院建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是進(jìn)行臨床診斷和治療的必備條件。保持醫(yī)療器械經(jīng)常處于良好的狀態(tài)，提高利用率，減少故障率， 延長(zhǎng)使用壽命，是醫(yī)療單位提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的需要。隨著科技的髙速發(fā)展，設(shè)備儀器的增量，設(shè)備儀器的實(shí)力已成為反映一個(gè)醫(yī)院醫(yī)療的水平重要條件之一。醫(yī)療設(shè)備儀器檔案屬于醫(yī)院科技檔案的范疇， 是醫(yī)院室藏檔案中不可或缺的重要組成部分之一。醫(yī)療設(shè)備儀器檔案是指醫(yī)療設(shè)備儀器在使用過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種載體材料。其對(duì)臨床醫(yī)生出具的具有法律憑證作用的病情最終診斷、治療及檢測(cè)報(bào)告是否準(zhǔn)確都具有重要的影響。為此，三級(jí)甲等醫(yī)院評(píng)審準(zhǔn)則中對(duì)醫(yī)療設(shè)備儀器檔案的管理，也都做出了明確規(guī)定和要求。

一、我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的主要問題

1.雖建有制度，但形同虛設(shè)。醫(yī)院根據(jù)管理要求，制定了設(shè)備儀器檔案管理辦法，對(duì)歸檔范圍和歸檔內(nèi)容都做了界定，但有些科室對(duì)檔案儀器管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，設(shè)備儀器在使用過程中形成的應(yīng)歸檔資料，沒有人負(fù)責(zé)收集，更不注重歸檔，致使相關(guān)制度形同虛設(shè)。

2.缺乏對(duì)設(shè)備儀器檔案的常態(tài)管理和監(jiān)督。沒有將儀器設(shè)備建檔的緊迫性認(rèn)識(shí)到位，對(duì)檔案管理工作存在著消極被動(dòng)情緒，同時(shí)缺乏對(duì)儀器檔案的常態(tài)管理和監(jiān)督。儀器設(shè)備檔案內(nèi)容中只包括儀器開箱驗(yàn)收調(diào)試記錄，間或有儀器檢定、校準(zhǔn)、自校準(zhǔn)、期間核查、維護(hù)、修理等信息，多數(shù)存在年份不全、記錄方式不統(tǒng)一的問題。這使得作為儀器設(shè)備身份證明和性能變化晴雨表的儀器設(shè)備檔案難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

3.缺乏組織協(xié)調(diào)性。各部門之間各自為政，缺乏組織協(xié)調(diào)，這給醫(yī)療設(shè)備儀器檔案的管理工作帶來諸多困難，加之對(duì)科室及部門缺少獎(jiǎng)懲機(jī)制，單單依靠檔案管理部門和儀器設(shè)備管理部門提出要求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

4.兼職檔案員缺乏責(zé)任意識(shí)。由于科室設(shè)備使用人員的頻繁流動(dòng)，造成設(shè)備儀器在使用和維修過程中形成的應(yīng)歸檔文字材料無人收集、整理和歸檔，使大量有重要?dú)w檔價(jià)值的設(shè)備儀器檔案資料流失，以致影響了儀器設(shè)備的正常使用。有些科室雖設(shè)立了兼職檔案員，但缺少獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，多數(shù)兼職檔案員不能發(fā)揮應(yīng)有的責(zé)任。

二、建立并完善檔案管理制度，促進(jìn)設(shè)備儀器檔案科學(xué)化管理

1.建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。從管理的基本職能看，激勵(lì)是管理的核心。只有調(diào)動(dòng)起員工的積極性，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，使他們?cè)趯?shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)自身的需要。設(shè)備儀器檔案管理往往采用一個(gè)部門主抓、多部門協(xié)助配合，我認(rèn)為需要在單位職工中大力宣貫檔案工作重要性設(shè)備儀器檔案知識(shí)及其意義，使其深人到每一個(gè)工作人員和科室。同時(shí)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，納入到日常工作考核中。醫(yī)學(xué)工程科室設(shè)立兼職檔案管理員崗位，制定兼職檔案管理員職責(zé)，負(fù)責(zé)科室所用儀器設(shè)備活動(dòng)資料的收集。并且在其調(diào)離時(shí)，落實(shí)接收人員交接，避免出現(xiàn)空檔。應(yīng)定期將檔案移交到檔案管理部門保存，以免流失。因此，臨床科室和職能科室密切配合，健全完善儀器檔案管理，解決儀器檔案資料收集不完整、不全面的問題。

2.明確設(shè)備儀器歸檔范圍。凡是三級(jí)甲等醫(yī)院項(xiàng)目所用的儀器， 以及列入中華人民共和國強(qiáng)制檢定的工作計(jì)量器具目錄并直接用于臨床診斷、安全防護(hù)、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)境檢測(cè)、行政監(jiān)測(cè)等方面的工作計(jì)量器具，以及對(duì)檢測(cè)結(jié)果有影響的未列入強(qiáng)檢目錄的儀器和工作計(jì)量器具，均應(yīng)歸入儀器設(shè)備檔案管理。

3.建立設(shè)備儀器管理臺(tái)賬。由單位設(shè)備管理部門建立儀器設(shè)備臺(tái)賬。內(nèi)容主要包括設(shè)備名稱、申購單位提交的申購報(bào)告、集中采購招標(biāo)書、合同文本、保修合同、隨機(jī)附帶的原始資料裝箱清單、產(chǎn)品合格證、使用說明書、操作手冊(cè)、儀器開箱驗(yàn)收調(diào)試記錄、儀器準(zhǔn)確性的保證記錄（檢定、校準(zhǔn)、檢測(cè)證書、自校準(zhǔn)結(jié)果或過程）、儀器使用記錄、儀器的維護(hù)維修檢修記錄、期間核査記錄等、儀器設(shè)備使用科室和地點(diǎn)以及保管科室、保管人等。強(qiáng)檢與非強(qiáng)檢儀器設(shè)備應(yīng)分類登記，方便日后計(jì)量檢測(cè)工作的進(jìn)行，以免發(fā)生強(qiáng)檢設(shè)備遺漏計(jì)量部門檢定的事件發(fā)生。儀器設(shè)備購置使用初期，由設(shè)備管理部門和使用科室密切配合， 不斷調(diào)試儀器設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)由設(shè)備管理部門聯(lián)系供貨商進(jìn)行處理，使用科室及時(shí)與廠商人員一起處置問題，并將儀器現(xiàn)狀、處置過程、解決的問題及現(xiàn)象及時(shí)形成文字資料保留下來，交給設(shè)備管理部門保管。經(jīng)試運(yùn)行，儀器設(shè)備滿足工作要求且性能穩(wěn)定后，將上述資料立檔，移交檔案管理部門存檔。

三、科學(xué)管理設(shè)備儀器檔案的目的和意義

儀器設(shè)備檔案能直接反映儀器設(shè)備性能初始、過程及動(dòng)態(tài)變化情況；能幫助儀器使用者在檢測(cè)工作前全面掌握儀器性能，以便更好地開展檢驗(yàn)活動(dòng)，使得衛(wèi)生檢測(cè)結(jié)果更加準(zhǔn)確，同時(shí)還能協(xié)助其他查閱人員迅速了解儀器狀況、提供解決問題的依據(jù)。根據(jù)儀器設(shè)備檔案提供的信息， 運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法，可以科學(xué)地分析出歷次計(jì)量檢測(cè)所出報(bào)告及其對(duì)應(yīng)結(jié)果，從而確定儀器是否需要期間核查（自校準(zhǔn)）、預(yù)計(jì)期間核查（自校準(zhǔn)） 開展時(shí)間。實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)人員在査閱相關(guān)檢（監(jiān)）測(cè)儀器設(shè)備檔案時(shí)，能隨時(shí)回顧、跟蹤儀器設(shè)備的參數(shù)特性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不能允許的偏移，避免使用性能下降或不達(dá)標(biāo)的儀器設(shè)備，使所用儀器設(shè)備處在可控范圍。同時(shí)，使用者可以了解到所用分析儀器的主要結(jié)構(gòu)，熟悉分析儀器主要技術(shù)指標(biāo)、物理意義及對(duì)檢測(cè)結(jié)果誤差的影響，全面掌握檢測(cè)儀器的技術(shù)指標(biāo)現(xiàn)狀，保證儀器使用在最佳狀態(tài)，從而保證臨床診斷工作誤差最小， 得到可靠正確的診斷檢測(cè)結(jié)果。還能幫助新入職人員，通過儀器設(shè)備檔案盡快掌握儀器設(shè)備性能和參數(shù)要求，提高其工作效率和檢測(cè)能力。

根據(jù)儀器設(shè)備檔案的信息，如選型、使用狀況、維修及報(bào)廢記錄， 能為購買新儀器提供參考。同時(shí)，在依據(jù)既往使用范圍和滿足今后需求的情況下，選擇技術(shù)指標(biāo)合理的設(shè)備，還能節(jié)約醫(yī)院的支出預(yù)箅， 為單位節(jié)約成本。

四、結(jié)論

加強(qiáng)設(shè)備儀器檔案的管理，建立和完善管理制度，使設(shè)備儀器在使用、維護(hù)中形成的動(dòng)態(tài)技術(shù)資料及時(shí)被收集、整理、歸檔，不僅可以充分發(fā)揮其對(duì)設(shè)備儀器動(dòng)態(tài)管理、動(dòng)態(tài)跟蹤的作用，還能為衡量和評(píng)價(jià)設(shè)備儀器技術(shù)性能、核算儀器設(shè)備使用效益和經(jīng)濟(jì)效益提供依據(jù)。為此，一方面要確保從論證、購買、使用、維護(hù)到最終報(bào)廢的全過程形成的技術(shù)資料能夠齊全完整，避免由于設(shè)備儀器使用期限長(zhǎng)，使用者或保管者頻繁更替而導(dǎo)致技術(shù)資料的散失；另一方面儀器設(shè)備檔案的重要參數(shù)信息，來源于檢測(cè)者驗(yàn)證活動(dòng)中動(dòng)態(tài)提供，儀器設(shè)備檔案的詳盡準(zhǔn)確的記載，又為今后的檢測(cè)者提供了反映儀器技術(shù)指標(biāo)的真實(shí)數(shù)據(jù)，促進(jìn)衛(wèi)生檢測(cè)質(zhì)量提高。

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