楊江萍/新疆師范高等?？茖W(xué)校

高校人事檔案與業(yè)務(wù)考績(jī)檔案管理淺析

楊江萍/新疆師范高等專科學(xué)校

本文從高校人事檔案和業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的歸檔范圍、特點(diǎn)、作用及二者的區(qū)別與聯(lián)系，對(duì)高校人事檔案和業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的管理模式進(jìn)行了探討。

人事檔案；業(yè)務(wù)考績(jī)檔案；高校；管理

高校的人事檔案與業(yè)務(wù)考績(jī)檔案雖屬不同門類，相互獨(dú)立，各有特點(diǎn)，但都是以個(gè)人為立卷單位，從不同側(cè)面反映個(gè)人的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、品德修養(yǎng)、專業(yè)特長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力，工作情況及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面成長(zhǎng)的過程。因而造成了管理上的一些模糊認(rèn)識(shí)。有的認(rèn)為二者本為同根生，應(yīng)合二為一，由干部人事部門管理；有的認(rèn)為業(yè)務(wù)考績(jī)檔案主要是由教學(xué)業(yè)務(wù)部門利用、為教學(xué)業(yè)務(wù)部門服務(wù)，應(yīng)該由教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)；更有的認(rèn)為人事檔案與業(yè)務(wù)考績(jī)檔案都是高校檔案的重要組成部分應(yīng)歸于高校檔案部門管理。究竟哪種管理模式能夠更適合，更優(yōu)化，更好的為高校管理服務(wù)，這都是值得探討的問題。

一、高校人事檔案的管理體制、歸檔范圍和特點(diǎn)

人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)要性、保密性很強(qiáng)的工作，內(nèi)容涉及當(dāng)事人一生的經(jīng)歷，其中不乏一些個(gè)人隱私，這些個(gè)人信息只能由組織上掌握參考，不能隨意傳播交流其內(nèi)容，因此對(duì)人事檔案在保管和查閱使用方面都有嚴(yán)格的保密要求。

（一）管理體制

根據(jù)中組部、人事部等部門下發(fā)的文件規(guī)定，依據(jù)“管人管檔”原則，干部人事檔案由組織人事部門管理，因此高校也遵循、采取這種管理模式，人事檔案由組織人事部門管理。

（二）人事檔案的歸檔范圍

第一類履歷材料；第二類自傳材料；第三類鑒定、考核、考察材料；第四類學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；第五類政審材料；第六類黨團(tuán)材料；第七類獎(jiǎng)勵(lì)材料；第八類處分材料；第九類工資、任免、出國等材料；第十類其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

（三）人事檔案的特點(diǎn)

1.真實(shí)性。真實(shí)性是干部人事檔案的生命。如何來保證它的真實(shí)性，一定要做到三個(gè)必須，即：屬歸檔材料必須經(jīng)過組織審查和認(rèn)可；屬歸檔材料必須符合有關(guān)政策規(guī)定的要求；屬歸檔材料必須經(jīng)過認(rèn)真鑒別。

2.完整性。完整性是指干部人事檔案必須反映干部的全貌，干部人事檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)反映干部的全面情況的全部歷史。為了保證干部人事檔案的完整性，要及時(shí)地、經(jīng)常地將反映干部變化的干部人事檔案材料收集歸檔。做到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用。

3.動(dòng)態(tài)性。歷史在發(fā)展，社會(huì)在前進(jìn)，每個(gè)人的情況也在不斷變化，干部人事檔案特點(diǎn)之一是動(dòng)態(tài)性。由于干部人事檔案材料形成于不同的歷史時(shí)期，不可避免地帶有時(shí)代的色彩，特別是歷次運(yùn)動(dòng)中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是錯(cuò)誤的。為了保證干部人事檔案準(zhǔn)確可靠，必須根據(jù)情況變化和有關(guān)規(guī)定，將那些喪失價(jià)值或不準(zhǔn)確的材料進(jìn)行清理。這同樣是一種“動(dòng)態(tài)”。

4.機(jī)密性。“干部人事檔案是黨的機(jī)密”。這是因?yàn)楦刹咳耸聶n案記載著干部各個(gè)方面的情況，涉及到本人有關(guān)的工作和一些重大事件，反映干部的功績(jī)、過錯(cuò)和失誤。其中既有組織上的考核、考察材料，也有知情人為組織提供的旁證情況，以及本人撰寫的材料，有其“隱私”部分。它的絕大部分內(nèi)容只能限于組織掌握，不能向社會(huì)擴(kuò)散，也不得隨便公開。

二、高校業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的管理部門、內(nèi)容與作用

業(yè)務(wù)考績(jī)檔案以個(gè)人為立卷單位，是業(yè)務(wù)部門在了解使用有關(guān)人員過程中形成的各種材料以及個(gè)人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)表的論著等材料。

（一）管理部門

由于業(yè)務(wù)考績(jī)檔案具有鮮明的個(gè)人業(yè)務(wù)性質(zhì)，通常由業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一管理。

（二）高校業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的內(nèi)容

1.履歷類：本人基本情況、主要經(jīng)歷、學(xué)歷證明、進(jìn)修情況、參加重要學(xué)術(shù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)材料等。

2.論文、成果類：本人或與他人撰寫的，經(jīng)組織審查認(rèn)定發(fā)表、出版的論文、論著代表作及其鑒定評(píng)價(jià)意見。論文、論著的目錄、索引、創(chuàng)造發(fā)明、技術(shù)革新成果的評(píng)價(jià)材料等。

3.獎(jiǎng)懲類：各種獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件或批文，處分材料。（含：證書或文件）

4.考核類：德、能、勤、績(jī)四方面的考核材料

5.聘任（任命）類：一切有關(guān)聘任（任命）的材料（評(píng)審表、批文（任職文件）、聘約或任務(wù)書）

6.其他類：有關(guān)專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、考核的其他材料

（三）高校業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的作用

1.為專業(yè)技術(shù)人員晉升職稱提供了業(yè)績(jī)憑證。

2.為組織人事部門和教學(xué)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)干部的考核、考查和專業(yè)技術(shù)人員的隊(duì)伍建設(shè)提供了依據(jù)。

3.為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估提供了重要參考。

4.為高校的人才開發(fā)提供了條件。

三、人事檔案、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的區(qū)別與聯(lián)系

（一）區(qū)別

1.檔案歸口管理部門不同。

2.檔案材料歸檔內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)不同。

3.對(duì)檔案的機(jī)密性要求不同。

4.都不能全面地反映一個(gè)人的綜合情況。

（二）聯(lián)系

1.都是反映同一個(gè)人的各方面成長(zhǎng)的歷史過程；

2.都能從不同側(cè)面為組織人事部門和教學(xué)業(yè)務(wù)主管部門提供反映同一個(gè)人的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、品德修養(yǎng)、專業(yè)特長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力，工作情況及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面成長(zhǎng)過程的依據(jù)；

3.業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的建立，彌補(bǔ)了人事檔案存在的不足，二者在歸檔范圍上互有重疊，最終利用時(shí)又相互補(bǔ)充。

四、建立“大人事檔案”管理意識(shí)

所謂“大人事檔案”就是將業(yè)務(wù)考績(jī)檔案充實(shí)到人事檔案中，統(tǒng)一納入到高校檔案綜合管理。檔案工作中執(zhí)著追求的就是最大限度地發(fā)揮檔案信息的最優(yōu)功效，而“大人事檔案”意識(shí)的建立，使人事檔案信息更全面、更立體、更科學(xué)，但也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。

（一）“大人事檔案”“利”的方面

1.可以增大檔案信息的包容量；

2.可以用最小的投資，獲得最大的效率；

3.可以滿足利用檔案信息系統(tǒng)性和時(shí)效性的需要。

（二）“大人事檔案”“弊”的方面

1.違背了檔案分級(jí)管理原則；

2.造成交叉管理，權(quán)責(zé)不清；

3.鑒定困難加大，存在信息安全隱患；

4.對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求更高。

人事檔案與業(yè)務(wù)考績(jī)最終如何管理才能更適合、更優(yōu)化、更好的為高校管理服務(wù)，還需要我們?cè)趯?shí)際工作中不斷摸索，不斷改進(jìn)。

［1］干部人事檔案工作問題解答.2004年2月，上海金融學(xué)院人事處編.

［2］干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定.

［3］專業(yè)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的歸檔范圍及要求.

［4］王少苓.高校人事檔案與個(gè)人業(yè)務(wù)檔案一體化管理的構(gòu)想.浙江師大學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2000年第2期第25卷.