董青竹 / 白山市渾江區(qū)商務局

關于加強事業(yè)單位人事檔案工作的建議和思考

董青竹 / 白山市渾江區(qū)商務局

人事部門檔案管理必須與其他檔案實行一體化管理，建立健全各項規(guī)章制度，不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設一支強有力的人事檔案工作隊伍，努力更新檔案的管理方式，重視人事檔案材料的收集和檔案信息的開發(fā)，使人事檔案在改革開放的新形勢下，更好地為培養(yǎng)、使用人才服務。

事業(yè)單位；人事檔案；工作建議

人事檔案是在社會實踐中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管起來的文字材料。事業(yè)單位如機關、學校、醫(yī)院等人事檔案，是指那里的職工在單位工作、管理過程中形成的文字材料，它反映了職工的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績、科研水平等方面的情況。人事檔案作為一種信息資源，為人事部門及黨委選拔、考察和使用干部發(fā)揮了重要作用。在新形勢下，為使人事檔案工作更好地為培養(yǎng)、使用人才服務，科學地管理人事檔案是非常重要和必要的。

一、有些事業(yè)單位人事檔案管理有待加強

1.有的單位領導重視不夠，人事檔案管理落后。比如，在組織、人事部門是利用人事檔案最頻繁的部門，但在人事檔案管理上卻存在著一些偏見，加之長期以來人事檔案始終被蒙上一種神秘的色彩，使之在人員的選用上過于偏重人事檔案人員的政治思想素質(zhì)，忽視了人事檔案人員的技術性和專業(yè)性，使檔案人員變成了純粹的保密員和保管員。在人員培訓方面，人事檔案人員也常常是被遺忘的角落，這就導致了人事檔案管理難以形成科學化、系統(tǒng)化、標準化的管理。人事檔案存貯、檢索手段也比較落后，加之過于神秘，檔案材料存入檔案室后就一鎖了之，檔案的利用率極低，不能及時有效地為選才、用人提供信息，為人才開發(fā)服務。

2.有的人事檔案與檔案部門脫離，業(yè)務上失去監(jiān)督指導。人事檔案作為檔案的一個門類，理應有自己的“家”。人事檔案在作用、管理、利用和保護等方面和其他檔案有著相同或相近之處。但由于種種原因，人事檔案長期脫離檔案“家族”，處于一種有“家”無法歸“家”的狀態(tài)，因此，在業(yè)務上容易失去檔案部門應有的指導，使其不能準確、全面地被利用。

3.人事檔案信息的單一性和不完整性。人事檔案既然是全面記述個人經(jīng)歷的文字材料，就必須反映各方面的全貌，而目前人事檔案材料有的存在著下面一些問題：（1）政治術語多，全面評價少，充滿套話、空話的材料較多，對個人德、能、勤、績四個方面的記載及反映個人個性特征的材料卻很少。（2）“定性”描述結(jié)論多，“定量”考核分析少。目前的人事檔案中，在評價某人時，多采用的是一些諸如“服從分配，熱愛本職工作，認真鉆研業(yè)務，積極肯干，成績顯著”的淡化模式，缺少“動態(tài)”的經(jīng)常性的實際考核與數(shù)據(jù)的材料，不能及時、準確地反映出一個人各方面真實的面貌。（3）“死”材料多，“活”材料少。目前的人事檔案中，一般多是反映本人過去歷史、家庭出身和社會關系的材料，而反映個人愛好、業(yè)務專長、創(chuàng)造能力、進修培訓的成績以及工作成就的材料很少。

二、關于事業(yè)單位加強人事檔案管理的幾點建議

1.建立健全各項規(guī)章制度，明確人事檔案工作人員的工作職責，完善人事檔案管理制度。各級領導要提高認識，要在調(diào)查研究的基礎上，從本單位的實際出發(fā)，逐步建立健全人事檔案管理的各項規(guī)章制度，把握人事檔案工作者的職責，明確人事檔案歸檔范圍，并形成規(guī)范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法。在此基礎上，做到及時地做好人事檔案材料的收集、整理、審查與歸檔工作，經(jīng)常進行檔案材料的鑒定、清理，迅速方便地為組織、人事部門查閱提供服務。

2.不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設一支強有力的人事檔案工作隊伍。人事檔案隊伍的政治素質(zhì)的優(yōu)劣，科學文化和專業(yè)素質(zhì)的高低，對于提高工作水平、加快改革步伐起著極為重要的作用。要逐步地對檔案工作者進行業(yè)務培訓，使他們不但熟悉本單位人員狀況、工作動態(tài)，還要懂得檔案管理知識，掌握計算機應用等有關技術和現(xiàn)代管理科學知識。同時還要加強檔案人員的思想作風和組織建設，提高他們的政治素養(yǎng)，努力把他們培養(yǎng)成一支擁護黨的路線，了解人事工作方針、政策，熟悉檔案業(yè)務，遵守組織紀律和熱愛本職工作的檔案工作隊伍。

3.改善人事檔案工作的組織體系。人事檔案是在高校人事管理過程中形成的，它不應該游離于“檔案”之外，應回到檔案家族中，由檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一管理。這樣既可以解決人力、物力和財力，更重要的是可以與其他姊妹門類如業(yè)務檔案、人物檔案等攜手合作，相互補充，增加信息的包容量，變?nèi)耸聶n案的“死”檔案為“活”信息。實行一體化管理不僅有利于穩(wěn)定隊伍，提高工作人員素質(zhì)，消除過去那種人事檔案管理人員不被檔案家族承認的冷落感，能夠增強檔案專業(yè)人員的責任感和使命感，使他們更熱愛和安心自己的工作，努力提高自己的業(yè)務水平，同時還可以充分發(fā)揮人事檔案的生命力，更好地為人才開發(fā)提供信息資源。

4.重視人事檔案材料的收集和檔案信息開發(fā)。所謂收集開發(fā)，就是根據(jù)人事工作的開展，努力開發(fā)信息資源．廣泛收集人事檔案材料，不斷充實檔案內(nèi)容。我們感到，前些年形成的人事檔案材料內(nèi)容貧乏，缺少反映德、能、勤、績的具體材料。因此，人事檔案要經(jīng)常補充新材料，完整反映每個人的情況，減少時間差造成的信息老化。除了反映歷史記載外，還必須有現(xiàn)時的“動態(tài)”材料，為考察、選拔、培養(yǎng)和使用干部提供可靠的依據(jù)。

5.努力更新檔案管理方式，充分發(fā)揮檔案的作用。目前人事檔案主要是手工查找，利用者帶著問題查閱檔案，“取其所需”，這對解決某個問題起到了一定的作用，但速度慢、效率低。隨著現(xiàn)代化建設和改革開放的發(fā)展，此種原始的檔案管理和利用方式已不適應形勢的需要。為改變此種狀態(tài)，積極有效地利用檔案，用計算機管理檔案，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理已勢在必行。此外，還應建立人事檔案綜合管理體系，把封閉半封閉的檔案“資料庫”變成適應人事工作需要的“服務部”。

總之，人事部門檔案管理必須與其他檔案實行一體化管理，建立健全各項規(guī)章制度，不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設一支強有力的人事檔案工作隊伍，努力更新檔案的管理方式，重視人事檔案材料的收集和檔案信息的開發(fā)，使人事檔案在改革開放的新形勢下，更好地為培養(yǎng)、使用人才服務。

[1]陳國英機關人事檔案管理中存在的問題與對策[J]．紹興文理學報，2002，(12)．

[2]侯曉薇，淺淡人事檔案管理的發(fā)展趨向[J]．貴州教育學報，2004，(6)．

[3]黃曉良機關學校人事檔案的現(xiàn)狀與改革[J]長沙大學學報，1999，(3)．