趙 斌
(中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所武漢430223)
淺析OA系統(tǒng)成功實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)*
趙 斌
(中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所武漢430223)
信息化時(shí)代,企事業(yè)單位信息化水平往往決定了管理水平,而管理水平的高低關(guān)乎企事業(yè)單位的興衰。在這種形勢(shì)下,OA系統(tǒng)的建設(shè)尤為重要。為了使OA系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期目標(biāo),有必要對(duì)OA系統(tǒng)成功實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行研究。根據(jù)過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)下信息化的發(fā)展水平,提出了四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),為OA系統(tǒng)的成功實(shí)施提供宏觀上的指導(dǎo)與參考。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 需求分析 溝通管理 系統(tǒng)培訓(xùn) 運(yùn)行保障
隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái),企事業(yè)單位要在信息化浪潮中謀求生存和發(fā)展,必須提高信息化水平,通過(guò)信息化提高管理水平,進(jìn)而促進(jìn)主體業(yè)務(wù)的前進(jìn)。2016年7月,中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》,將信息化提升到國(guó)家戰(zhàn)略層面,明確提出將信息化貫穿我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程始終,加快釋放信息化發(fā)展的巨大潛能,由此可見(jiàn)信息化的重要性。由近些年企事業(yè)單位的信息化進(jìn)程中可以看出,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成化、數(shù)據(jù)的共享化已經(jīng)成為趨勢(shì),OA系統(tǒng)的建設(shè)成為大多數(shù)企事業(yè)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合的選擇。OA系統(tǒng)的實(shí)施往往決定了OA系統(tǒng)能否達(dá)到預(yù)期目標(biāo),所以有必要關(guān)注OA系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
OA系統(tǒng)全稱辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(Office Automation System),在我國(guó)發(fā)展是在上世紀(jì)八十年代,迄今已有30年的歷史,而且已經(jīng)從最初的僅能提供單機(jī)輔助工作,發(fā)展到目前可以實(shí)現(xiàn)大型協(xié)作工作[1]。OA系統(tǒng)是借助現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)辦公流程信息化和網(wǎng)絡(luò)化,從而實(shí)現(xiàn)信息共享、高效辦公的系統(tǒng)。具體而言就是單位員工通過(guò)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)、手機(jī)等終端,在不同時(shí)間、地點(diǎn)可以充分共享信息,方便及時(shí)溝通,同時(shí)也可協(xié)同完成某些復(fù)雜的工作。
OA系統(tǒng)的應(yīng)用可以帶來(lái)許多益處,總結(jié)起來(lái)就是“四個(gè)提高”。首先,OA系統(tǒng)的應(yīng)用加快了信息流轉(zhuǎn)速度,規(guī)范了信息的傳遞流程,從而提高了單位內(nèi)部的溝通效率;其次,OA系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化移動(dòng)辦公,減少了過(guò)去集中式辦公復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),提高了辦公效率;再次,OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠規(guī)范辦公流程,便于監(jiān)督辦公程序,從而減少辦公差錯(cuò),提高了工作質(zhì)量;最后,OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi),有利于提高現(xiàn)代化管理水平。
OA系統(tǒng)實(shí)施的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)主要指需求分析環(huán)節(jié)。需求分析形象的說(shuō)就是確定要計(jì)算機(jī)“做什么”,要達(dá)到什么樣的效果[2],它作為軟件設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ),是軟件項(xiàng)目成功的關(guān)鍵[3]。每個(gè)企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)不同,對(duì)OA系統(tǒng)的功能需求也有所差異。雖然OA系統(tǒng)需求分析關(guān)注點(diǎn)較多,但主要有功能、技術(shù)、性能、安全這四個(gè)方面。
1、功能需求
功能需求主要描述開(kāi)發(fā)人員需要實(shí)現(xiàn)什么,是將用戶需求轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)的功能模塊。企事業(yè)單位日常管理中,建立了一系列規(guī)章制度,逐步形成了多項(xiàng)工作流程,如何將各項(xiàng)工作流程轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)的功能模塊即是功能需求分析。
企事業(yè)單位OA系統(tǒng)主要以處理公文和日常事務(wù)管理為核心,在此基礎(chǔ)上再進(jìn)一步與其他系統(tǒng)融合互通,達(dá)到協(xié)同辦公效果。所以,企事業(yè)單位OA系統(tǒng)的功能模塊主要分為三部分,如圖一OA系統(tǒng)的功能模塊,基礎(chǔ)模塊主要滿足個(gè)人辦公的需求,包括第一文件管理,文件的收取、發(fā)放和管理工作;第二公文管理,公文的流轉(zhuǎn);第三信息發(fā)布,對(duì)內(nèi)、對(duì)外信息的發(fā)布;第四通訊管理,即時(shí)通訊和電子郵件通訊。擴(kuò)展模塊主要滿足部門(mén)和單位級(jí)別的管理需求,包括第一會(huì)議管理;第二車(chē)輛管理,第三固定資產(chǎn)管理;第四日程管理;第五項(xiàng)目管理。附加模塊主要是一些輔助辦公小工具。
2、技術(shù)需求
語(yǔ)言是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ),架構(gòu)是系統(tǒng)的骨架,所以O(shè)A系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)在語(yǔ)言和架構(gòu)的選擇上至關(guān)重要。不同語(yǔ)言和架構(gòu)雖然可以實(shí)現(xiàn)同樣功能的OA系統(tǒng),但OA系統(tǒng)性能上和使用易用性上差別很大。OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言很多,常見(jiàn)的有C#/PHP/JAVA等,它們各具特色,在實(shí)際實(shí)施中都能滿足OA系統(tǒng)的建設(shè)需求。C#運(yùn)行在.NET平臺(tái)下,這決定了其開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)移植性不佳,因?yàn)?NET是微軟為敏捷商務(wù)構(gòu)建互聯(lián)互通的應(yīng)用系統(tǒng)推出的新一代技術(shù)平臺(tái),只能運(yùn)行在Windows系統(tǒng)下。目前,雖然在其他平臺(tái)上有類(lèi)似.NET的開(kāi)源項(xiàng)目支持C#開(kāi)發(fā)的系統(tǒng),但開(kāi)發(fā)中的技術(shù)支持顯然不夠,導(dǎo)致真正使用這些開(kāi)源項(xiàng)目的系統(tǒng)很少。所以對(duì)系統(tǒng)移植性要求較高的企事業(yè)單位不建議選擇基于.NET開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)。基于.NET開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)雖然移植性不好,但是其后期運(yùn)維較容易,.NET運(yùn)行于Windows平臺(tái),圖形操作界面對(duì)運(yùn)維人員的技術(shù)要求較低,這在中小型企事業(yè)單位運(yùn)維人員不足的條件下非常適合。
PHP是一種通用開(kāi)源腳本語(yǔ)言,跨平臺(tái)性強(qiáng)并且所有的軟件都是開(kāi)源免費(fèi)的,可以減少投入。PHP非常適合開(kāi)發(fā)中小型的WEB應(yīng)用,它的開(kāi)發(fā)速度比較快,最經(jīng)典的組合就是Linux+ Apache+MySQL+PHP,但是在Windows下也能很好運(yùn)行。PHP有強(qiáng)大社區(qū)的支持,發(fā)展迅速,據(jù)報(bào)道PHP全球使用率為70%,隨著PHP4和PHP5對(duì)面向?qū)ο蟮牧己弥С郑泻芏啻笮拖到y(tǒng)也轉(zhuǎn)而用PHP開(kāi)發(fā)?;赑HP開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)后期維護(hù)也較容易,現(xiàn)已成為很多企事業(yè)單位選擇的目標(biāo)。
JAVA是一門(mén)面向?qū)ο缶幊陶Z(yǔ)言,它有良好的商業(yè)公司支持,并且JAVA技術(shù)作為免費(fèi)軟件發(fā)布。JAVA語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)較流行,原因歸于JAVA語(yǔ)言各領(lǐng)域應(yīng)用成熟,并且JAVA語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的程序具有擴(kuò)展性、穩(wěn)定性和跨平臺(tái)性等優(yōu)點(diǎn)?;贘AVA開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)對(duì)于各種規(guī)模的企事業(yè)單位都是不錯(cuò)的選擇。
隨著以用戶為中心的軟件設(shè)計(jì)方法被廣泛應(yīng)用,軟件的易用性、界面友好性等越來(lái)越受重視。以往比較成熟的C/S架構(gòu)效率高、安全性好,但在OA系統(tǒng)的應(yīng)用中被逐漸拋棄,主要原因是用戶使用比較麻煩,需要安裝客戶端系統(tǒng),后期維護(hù)升級(jí)不方便,再有就是C/S架構(gòu)的系統(tǒng)難于與其他系統(tǒng)集成,不便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合。隨著B(niǎo)/S架構(gòu)的日益成熟,其在安全性、運(yùn)行效率和經(jīng)濟(jì)效益上展現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢(shì)[4]。OA系統(tǒng)在架構(gòu)的選擇上都趨于使用B/S架構(gòu),而且可以很好的應(yīng)對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的用戶需求,基于B/S架構(gòu)的OA系統(tǒng)也是今后發(fā)展的主流方向。
3、性能需求
性能可以說(shuō)是一種指標(biāo),一般情況下用時(shí)間和空間來(lái)衡量。不同的角色對(duì)OA系統(tǒng)性能有不同的需求,從用戶角度看,操作時(shí)系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間是用戶所關(guān)心的,低的響應(yīng)時(shí)間會(huì)帶來(lái)良好的用戶體驗(yàn);再?gòu)墓芾韱T角度看,除了關(guān)心系統(tǒng)的響應(yīng)時(shí)間外,與系統(tǒng)的擴(kuò)展性和系統(tǒng)狀態(tài)相關(guān)的信息更為關(guān)心;最后從開(kāi)發(fā)維護(hù)人員的角度看,除了關(guān)心系統(tǒng)的響應(yīng)時(shí)間和系統(tǒng)的擴(kuò)展性外,哪些地方是引起系統(tǒng)不良性能的根源才是他們更關(guān)心的[5]。
OA系統(tǒng)的性能一般與系統(tǒng)本身和系統(tǒng)運(yùn)行的平臺(tái)有關(guān),OA系統(tǒng)本身即程序員編寫(xiě)程序代碼的質(zhì)量,程序員編寫(xiě)的代碼質(zhì)量高,程序運(yùn)行效率就好,OA系統(tǒng)性能也會(huì)提升。企事業(yè)單位無(wú)法決定OA系統(tǒng)本身的好壞,但是可以通過(guò)選擇知名度高、信譽(yù)好的開(kāi)發(fā)公司規(guī)避差的OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行需要硬件和軟件兩部分密切配合,任何一部分性能不滿足實(shí)際需求,都會(huì)影響OA系統(tǒng)的運(yùn)行,使辦公效率大打折扣。硬件和軟件主要包括服務(wù)器、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。OA系統(tǒng)的實(shí)施中,企事業(yè)單位可以根據(jù)自己的實(shí)際情況,比如說(shuō)系統(tǒng)用戶數(shù)量、同時(shí)在線用戶數(shù)量等,來(lái)選擇適合的軟硬件。
4、安全需求
OA系統(tǒng)安全是為了保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行,防止非法用戶訪問(wèn)、防止正常用戶的非法操作、防止數(shù)據(jù)不被破壞等,所以本文從OA系統(tǒng)訪問(wèn)安全、操作安全、數(shù)據(jù)安全三方面進(jìn)行安全需求分析。
訪問(wèn)安全,主要是系統(tǒng)本身的安全功能模塊和系統(tǒng)之外安全防護(hù)手段一起保障OA系統(tǒng)的訪問(wèn)安全。在登錄OA系統(tǒng)時(shí),安全功能模塊主要是起到用戶身份認(rèn)證,對(duì)非法用戶拒之門(mén)外。但是由于用戶弱口令、網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)未加密或者黑客的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽(tīng)等存在,造成了安全功能模塊失效。因此,在對(duì)訪問(wèn)安全性進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí),應(yīng)當(dāng)采用多元化的系統(tǒng)驗(yàn)證方案[6],才能保障OA系統(tǒng)的訪問(wèn)安全性。首先,可以利用MD5等加密方式,對(duì)用戶的登陸信息進(jìn)行傳輸;其次,針對(duì)外網(wǎng)訪問(wèn)的用戶,可以采取VPN與用戶名與口令兩級(jí)方式進(jìn)行認(rèn)證登陸,這幾種方式聯(lián)合起來(lái)可以在很大程度上保障OA系統(tǒng)訪問(wèn)的安全性。
操作安全,合法的用戶如果在操作過(guò)程中誤操作,也會(huì)對(duì)系統(tǒng)帶來(lái)不可逆的破壞性,所以必須針對(duì)特定角色給予操作權(quán)限的控制,從而實(shí)現(xiàn)操作安全性的有效提升。一方面,可以使用基于角色的訪問(wèn)控制(RBAC)方法,根據(jù)用戶所處的角色對(duì)操作的內(nèi)容進(jìn)行分配和規(guī)劃,并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限,不同用戶所處角色不同,所具有的操作權(quán)限也不同。另一方面,可以設(shè)置操作管理模塊,將對(duì)信息的收發(fā)、瀏覽、添加等作為低級(jí)權(quán)限模塊,而對(duì)信息內(nèi)容的刪除、編輯等,則設(shè)置為高級(jí)權(quán)限模塊,并根據(jù)OA系統(tǒng)的管理者的定期監(jiān)管,實(shí)現(xiàn)對(duì)操作安全性的提升[6]。
數(shù)據(jù)安全,OA系統(tǒng)運(yùn)行中可能存在某些意外導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失,所以有必要采取措施對(duì)數(shù)據(jù)安全性進(jìn)行保障,可以從兩方面進(jìn)行控制。一方面,應(yīng)當(dāng)對(duì)用戶的操作進(jìn)行記錄,特別是增加、刪除等,并生成操作日志。有條件的情況下,應(yīng)對(duì)用戶的操作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄,這樣在OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失時(shí)可以據(jù)此恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)。另一方面,應(yīng)當(dāng)對(duì)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份,包括數(shù)據(jù)庫(kù)、圖片、文檔等,由于計(jì)算機(jī)屬于電子產(chǎn)品,不可能保證絕對(duì)的穩(wěn)定,所以為了避免受到外界因素影響,而造成數(shù)據(jù)的丟失,需要定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行備份。有條件的單位可以通過(guò)使用冗余服務(wù)器、磁盤(pán)陣列等技術(shù)手段保障數(shù)據(jù)安全。
系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的溝通環(huán)節(jié)即在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)與管理活動(dòng)中運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的知識(shí)、技能、工具和方法進(jìn)行有效的溝通,使項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠潤(rùn)滑和通暢,以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目設(shè)定的需求和期望[7]。因此,在OA系統(tǒng)實(shí)施中,良好的信息溝通是系統(tǒng)能否成功的決定性因素,這要求企事業(yè)單位在OA系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)人員與開(kāi)發(fā)公司定期溝通系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)事宜,發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)與預(yù)期目標(biāo)有偏差應(yīng)立刻指出。同時(shí),在與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司溝通過(guò)程中會(huì)得到一些新的啟示,修正單位對(duì)OA系統(tǒng)的錯(cuò)誤理解,保障系統(tǒng)實(shí)施后雙方滿意。溝通的內(nèi)容一般包括系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度,系統(tǒng)建設(shè)所使用的技術(shù),系統(tǒng)最終的效果圖等等。
OA系統(tǒng)上線后遇到的問(wèn)題多數(shù)為用戶使用問(wèn)題,而不是系統(tǒng)的程序問(wèn)題或技術(shù)上的其它問(wèn)題。一個(gè)安排得當(dāng)、有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃能預(yù)防許多問(wèn)題的出現(xiàn),系統(tǒng)使用培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)放在新用戶身上,特別是那些計(jì)算機(jī)操作水平薄弱的用戶。系統(tǒng)使用的培訓(xùn)可以通過(guò)多種途徑進(jìn)行,培訓(xùn)材料要做到通俗易懂,培訓(xùn)最好從單位領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始,這樣不但起到身先士卒的帶頭作用,更為他們管理下層工作人員奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
OA系統(tǒng)使用培訓(xùn)的對(duì)象不但包括最終用戶,而且還包括系統(tǒng)的運(yùn)維人員。所以,應(yīng)讓開(kāi)發(fā)公司對(duì)系統(tǒng)運(yùn)維人員做培訓(xùn),包括基本的OA系統(tǒng)知識(shí)、OA系統(tǒng)的服務(wù)器和客戶端的配置等。系統(tǒng)運(yùn)維人員在培訓(xùn)中首先應(yīng)將系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的相關(guān)文檔收集整理,這是理解系統(tǒng)運(yùn)行原理最直接的材料,更能方便后期系統(tǒng)的維護(hù);其次要與開(kāi)發(fā)公司配合編寫(xiě)符合企事業(yè)單位實(shí)際的系統(tǒng)使用說(shuō)明,系統(tǒng)運(yùn)維負(fù)責(zé)人對(duì)照使用說(shuō)明操作無(wú)誤后,將其分發(fā)給每個(gè)用戶,讓用戶先體驗(yàn)系統(tǒng)的使用;最后組織安排開(kāi)發(fā)公司分批培訓(xùn)最終用戶使用系統(tǒng)。OA系統(tǒng)日常使用中難免會(huì)遇到問(wèn)題,此時(shí)運(yùn)維人員的作用得以體現(xiàn),他們可以輔導(dǎo)用戶進(jìn)行相關(guān)操作,解決運(yùn)行中出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題。OA系統(tǒng)使用培訓(xùn)結(jié)束后會(huì)有一個(gè)磨合的過(guò)程,磨合期過(guò)后OA系統(tǒng)的效能就會(huì)逐步顯現(xiàn)。
多數(shù)企事業(yè)單位追求完美、追求速度,希望OA系統(tǒng)一上線就能解決問(wèn)題發(fā)揮效能。然而,系統(tǒng)的順利運(yùn)行缺少制度,缺少人員,缺少經(jīng)費(fèi)的保障是不可能的。制度指系統(tǒng)運(yùn)行保障具體管理制度,包括OA系統(tǒng)使用的制度,OA系統(tǒng)維護(hù)的制度等;人員是指系統(tǒng)運(yùn)行保障人員,包括管理人員、運(yùn)維人員,在系統(tǒng)使用的培訓(xùn)環(huán)節(jié)已經(jīng)介紹這兩類(lèi)人的作用;經(jīng)費(fèi)指系統(tǒng)運(yùn)行保障所需的各種費(fèi)用,包括人員經(jīng)費(fèi)、軟硬件使用費(fèi)、維護(hù)維修經(jīng)費(fèi)等。其中:人員、經(jīng)費(fèi)是OA系統(tǒng)運(yùn)行保障的前提,制度是OA系統(tǒng)運(yùn)行保障高效開(kāi)展的基礎(chǔ)。只有系統(tǒng)運(yùn)行的保障環(huán)節(jié)都具備,OA系統(tǒng)才能順利運(yùn)行。
事實(shí)證明,不抓住OA系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié),即使系統(tǒng)僥幸上線,也常會(huì)引起普遍排斥、使用率低、系統(tǒng)出錯(cuò)率高等狀況發(fā)生。只有重視OA系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié),才能使OA系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期目標(biāo),才能提高企事業(yè)單位的管理水平,才能促進(jìn)企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)向前發(fā)展。
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A Brief Analysis on the Key Aspects of OA System Implementation
Zhao Bin
(Yangtze River Fisheries Research Institute,Chinese Academy of Fishery Sciences Wuhan 430223)
In the information age,the informatization level of enterprises and institutions often determines management level,and the management level is related to the rise and fall of enterprises and institutions.In this situation,OA system construction is particularly important.In order to make the OA system to achieve the desired objective,it is necessary to carry out researchonthe key aspects of the successful implementation of OA system.Based on the past experience and the current development level of information technology,four key aspects are put forward to provide macroscopic guidance and reference for the successful implementation of OA system.
Office automation systemRequirement analysisCommunication management System trainingOperation guarantee
C931.4
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161108-7417
中央級(jí)公益性科研院所基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專(zhuān)項(xiàng)資金(中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院淡水漁業(yè)研究中心),項(xiàng)目名稱:長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所內(nèi)網(wǎng)信息平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn),長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所高效科研管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用。
趙斌(1988~),男,研究實(shí)習(xí)員,主要研究方向:漁業(yè)信息戰(zhàn)略。