文 | 本刊記者 石菲

檔案管理開拓新藍(lán)海

文 | 本刊記者 石菲

上海東方明珠廣播電視塔是上海的標(biāo)志性文化景觀之一，塔高約468米。該建筑于1991年7月興建，1995年5月投入使用，承擔(dān)上海6套無線電視發(fā)射業(yè)務(wù)，地區(qū)覆蓋半徑80公里。這座上海第一幢超高層建筑在設(shè)計之初對于建設(shè)高度一致存在爭論，在調(diào)閱了大量氣象檔案，仔細(xì)判斷了風(fēng)級等因素后，最終確定了468米的建設(shè)高度。

除了提供數(shù)據(jù)參考，檔案還能發(fā)揮其他作用。

2009年6月27日清晨5時30分左右，上海閔行區(qū)蓮花南路、羅陽路口西側(cè)“蓮花河畔景苑”小區(qū)內(nèi)一棟在建的13層住宅樓全部倒塌。事故發(fā)生后，輿論普遍認(rèn)為是施工方偷工減料造成了此次事故。在聯(lián)合調(diào)查組對建筑商進(jìn)行的審計中，根據(jù)建筑商提供的檔案資料，證明了其進(jìn)貨材料和渠道的合法，排除了責(zé)任。

檔案一直存在于人們生活之中，但是似乎檔案只存在于老舊的檔案室里，離人們的生活比較遙遠(yuǎn)。近年來，隨著國家相關(guān)法律法規(guī)的相繼出臺，大數(shù)據(jù)的價值也讓人們對檔案的挖掘越來越重視，越來越多的人將目光投注到檔案管理市場。

用檔案創(chuàng)造價值

在國內(nèi)綜合檔案管理系統(tǒng)領(lǐng)域，歷時25周年，投資3個億，東軟一直處于先行者及領(lǐng)導(dǎo)者地位。

東軟集團(tuán)副總裁兼軟件產(chǎn)品事業(yè)部總經(jīng)理祖凌宇博士非常看好檔案管理市場。他表示，隨著2011年國家檔案局發(fā)布《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（9號令），2013年發(fā)布《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（10號令），標(biāo)志著國家對檔案管理的要求進(jìn)一步提高。不管是省級、市級、縣級的檔案館都要滿足檔案系統(tǒng)的合規(guī)性要求。另一方面，檔案變得越來越有價值，不少城市的限購政策需要在買房、買車前查閱檔案確保購買者符合資格，人們生活中對檔案的需求越來越大。而隨著大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的進(jìn)一步加強，從檔案中發(fā)掘新價值也成為很多企業(yè)的新需求。

自上世紀(jì)80年代以來，我國的檔案信息化事業(yè)經(jīng)歷了最初的計算機輔助檔案管理階段、雙套制下的檔案信息管理階段以及如今的電子文件管理階段，但無論是哪個階段的發(fā)展，檔案信息化事業(yè)都離不開管理軟件的開發(fā)與建設(shè)，數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與進(jìn)步。檔案信息資源管理軟件作為檔案信息化建設(shè)的鏈條，串聯(lián)起了檔案信息化建設(shè)生命周期的各個環(huán)節(jié)，成為檔案管理信息化的軸心。

據(jù)統(tǒng)計，我國“十一五”末館藏檔案已達(dá)到39264萬卷（件）。隨著社會活動快速加強、信息化日益普遍，移動互聯(lián)、社交網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)大大拓展了網(wǎng)絡(luò)的疆界和應(yīng)用領(lǐng)域。我國的檔案數(shù)據(jù)廣泛存在于政府、企業(yè)的各行各業(yè)。檔案大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。

檔案管理分為三個階段，第一階段是在2005年前后的數(shù)據(jù)檔案時代，2015年的信息檔案時代，現(xiàn)在則迎來了知識檔案時代。

為此，東軟特地提出了檔案管理系統(tǒng)的“大檔案”概念，其內(nèi)涵包括各種業(yè)務(wù)來源的數(shù)據(jù)和各種類型的電子文件，將這些檔案縱向進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，橫向進(jìn)行應(yīng)用集成。并將其與資產(chǎn)管理等其他信息系統(tǒng)相結(jié)合，形成多渠道知識利用，讓檔案大數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值。

安全是重中之重

祖凌宇表示，在檔案管理中安全是重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉(zhuǎn)手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴(yán)重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴(yán)峻的狀態(tài)。

而安全也是東軟綜合檔案管理系統(tǒng)最重視的方面。每當(dāng)檔案被瀏覽、打印、下載時，系統(tǒng)會根據(jù)不同時間、登錄的不同ID，為所查閱的圖片、文檔等添加動態(tài)水印，如果檔案發(fā)生泄密，可以很容易追溯到泄密的源頭。

此外，東軟綜合檔案管理系統(tǒng)還采用了OFD標(biāo)準(zhǔn)格式。OFD是由工業(yè)和信息化部軟件司牽頭中國電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院成立的版式編寫組制定的版式文檔國家標(biāo)準(zhǔn)，屬于中國的一種自主格式。

祖凌宇表示，東軟在檔案領(lǐng)域多年來在安全、規(guī)范方面做了很多的工作，并且通過先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化和轉(zhuǎn)型，引領(lǐng)檔案管理信息化的發(fā)展。未來，還將通過不斷的融合和跨越，為用戶量身打造適合企業(yè)自身檔案業(yè)務(wù)特點及未來業(yè)務(wù)擴展需要的卓越檔案管理軟件產(chǎn)品，堅持用軟件為客戶創(chuàng)造價值。

東軟綜合檔案管理系統(tǒng)最新版本SEAS8.0是凝聚東軟二十多年檔案信息資源管理研究與實踐成果的新一代檔案管理平臺，集安全、規(guī)范、智能與可擴展性等優(yōu)點于一身，擁有強大的跨平臺優(yōu)勢，不僅對檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全生命周期進(jìn)行實時管理，而且全面支撐檔案監(jiān)督指導(dǎo)評價等檔案管理工作；不僅支持所有主流的瀏覽器、中間件、數(shù)據(jù)庫,而且支持全面國產(chǎn)化的軟硬件；不僅可以實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案館的核心功能并建設(shè)檔案門戶，滿足檔案“收集、管理、保存、利用”的主線業(yè)務(wù)，而且保證檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，為日常檔案管理工作的質(zhì)量效率提升提供數(shù)字檔案一體化平臺支撐。

二十多年來，東軟在檔案信息化領(lǐng)域?qū)Ｗ⒏牛e極參與國家檔案局組織的“智慧檔案研討”、“數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南研討”、“電子檔案管理系統(tǒng)通用功能需求研討”等，研制了國家檔案局“國家電子文件支撐系統(tǒng)平臺”（一、二、三期），承擔(dān)了核高基課題“基于國產(chǎn)CPU/ OS的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用研究及示范工程”，協(xié)助編制了多個國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度，為檔案管理的安全性、規(guī)范化作出了重大的貢獻(xiàn)。

東軟在檔案領(lǐng)域的客戶遍布政府（檔案局館、社保、財稅、公檢法等）、央企國企、大型企業(yè)、能源電力、金融、軍工等多個領(lǐng)域，已經(jīng)累計為數(shù)千家客戶提供檔案信息化及咨詢類服務(wù)。東軟在國內(nèi)首家推出完全BS架構(gòu)的檔案管理產(chǎn)品，采用純JAVA技術(shù)開發(fā)，引領(lǐng)了檔案管理軟件的發(fā)展進(jìn)步潮流。SEAS8.0作為主打產(chǎn)品，更是一經(jīng)推出就快速在中國市場及廣大客戶群中取得積極的反饋和高度的行業(yè)認(rèn)可，為北京檔案局、華潤集團(tuán)、國藥集團(tuán)、南方電網(wǎng)、民生銀行等提供覆蓋全國的集中式、強管控檔案數(shù)據(jù)管理平臺，管理數(shù)百萬冊、數(shù)千萬頁的檔案。

此外，東軟的全智能檔案管理系統(tǒng)還加入了智能化元素，如可根據(jù)監(jiān)控自動調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，以及根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)、管理員、員工的不同興趣點和不同權(quán)限進(jìn)行定制推送等。