遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院 方 娜

醫(yī)療設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)的設(shè)計

遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院 方 娜

合同管理是采購工作中不可或缺的環(huán)節(jié),是規(guī)范采購管理工作的有效標(biāo)準(zhǔn)。本系統(tǒng)的使用提高了采購合同管理效率,有利于數(shù)據(jù)信息的共享,促進(jìn)了合同決策的準(zhǔn)確性,為醫(yī)療設(shè)備采購合同提供了電子化、信息化的管理平臺。

合同管理系統(tǒng);采購管理;醫(yī)療設(shè)備

隨著醫(yī)院信息建設(shè)越來越規(guī)范化,醫(yī)療設(shè)備的投入使用越來越多,其醫(yī)療設(shè)備的采購合同管理工作也隨之增加。在目前大多數(shù)的醫(yī)療領(lǐng)域采用的采購合同管理還是傳統(tǒng)中的手工管理與電子表格的結(jié)合。這樣舊的管理模式所存在的缺點有很多,比如有:數(shù)據(jù)的實時更新差、不容易管理人員的查詢、數(shù)據(jù)的保密性不強、與各部門的互動性弱、管理的效率不高、不利于高層管理的正確決策。現(xiàn)在應(yīng)該怎樣提高采購的管理水平、與醫(yī)療領(lǐng)域采購的其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行融合,就需要靠現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)個信息技術(shù)及其數(shù)據(jù)庫技術(shù)等來進(jìn)行電子化、數(shù)字化的管理,這將是我們面臨的一個重要的挑戰(zhàn)。

1.國內(nèi)外現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

21世紀(jì)以后,全球的科技和經(jīng)濟快速發(fā)展。在各領(lǐng)域中,項目管理往往受到很大的重視,尤其是在醫(yī)療領(lǐng)域。傳統(tǒng)意義上的合同管理方法,由于合同所接觸到的管理要素太大,所以就造成了合同信息的分散,實時效率底下,費時費力費財?shù)葐栴}。在文檔管理、進(jìn)度控制、信息匯總等方面都存在較大的困難和缺陷。而合同管理系統(tǒng)可以為醫(yī)療領(lǐng)域帶來較大的經(jīng)濟利益,其價值主要體現(xiàn)在:規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、提高管理效率、實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個性化管理的有機結(jié)合、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時廣泛的信息、為用戶提供全面合同管理解決方案。近些年來,合同管理越來越被人們重視,許多企業(yè)在提高采購合同的信息化管理上投入了較多的關(guān)注,國內(nèi)外軟件行業(yè)的快速發(fā)展為醫(yī)療設(shè)備采購合同信息化管理提供了技術(shù)支持。所以,開發(fā)完善的采購合同管理系統(tǒng),具有重要的理論意義和實踐意義。

2.采購合同管理系統(tǒng)需求分析

2.1 系統(tǒng)可行性分析

可行性分析主要是從經(jīng)濟、技術(shù)以及社會等層面上進(jìn)行探討該采購合同管理系統(tǒng)的可行。以采購合同管理系統(tǒng)為例,其開發(fā)費用支出主要有開發(fā)人員費、服務(wù)器硬件設(shè)備費、開發(fā)所需的軟件費,以及系統(tǒng)后期的維護(hù)費,這些總費用以約50萬來投入使用開發(fā)該系統(tǒng)。雖然該系統(tǒng)是醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)護(hù)人員所使用,其后期的經(jīng)濟效益難以用數(shù)字來表示。

由此可見,本系統(tǒng)的開發(fā)是存在經(jīng)濟效益的。技術(shù)可行性我們將采用成熟的技術(shù),要慎重引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。此外我們也將著眼于具體的系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境和開發(fā)人員能力。該系統(tǒng)開發(fā)和運行社會效益在于提高采購合同管理效率,節(jié)約醫(yī)護(hù)人員的工作時間。及時獲取合同信息,減少采購管理人員的決策失誤,促進(jìn)數(shù)據(jù)信息共享。

通過對以上三個層面的可行性分析,由此可以確定醫(yī)療設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)的開發(fā)完全是有必要,而且是可以執(zhí)行的,可以立項開發(fā)。

2.2 功能性需求分析

根據(jù)對采購合同辦理流程的分析,將系統(tǒng)的功能需求劃分為以下模塊:合同辦理、合同歸檔、合同索賠和合同付款。以下對各模塊需求功能進(jìn)行簡述分析。

2.2.1 合同辦理功能分析

第一需要建立采購合同,以及填出合同書(填寫合同名稱、項目分期、合同分類、合同格式、顯示樣式、合同金額、單價、付款約定、期限約定、保修款、其他說明等)里的相關(guān)的內(nèi)容,將合同進(jìn)行保存下來之后在進(jìn)入到復(fù)查的審批中去。如果已經(jīng)確定了合同的內(nèi)容填寫沒有如何問題,就可以將合同進(jìn)行審批;如果合同內(nèi)容填寫的存在問題,就需要將合同內(nèi)容進(jìn)行修改;提交到審批處后,進(jìn)入到審批的流程中,進(jìn)行審批合同的內(nèi)容。審批完成后,就完成了采購合同的辦理流程。

2.2.2 合同歸檔功能分析

第一是需要選擇進(jìn)行歸檔的合同,執(zhí)行合同的內(nèi)容進(jìn)行歸檔,并填寫合同歸檔的代號。如果同一份合同的需要好幾份的后補合同,其合同的代號就會按照順序進(jìn)行排序下去。采購合同歸檔的需求功能模塊主要有:查詢歸檔合同、修改合同、執(zhí)行歸檔的合同、確認(rèn)已經(jīng)歸檔合同完畢等等。

2.2.3 合同索賠功能分析

第一步是合同索賠的執(zhí)行操作,需要建立并且填寫出合同的索賠單據(jù),索賠但填寫完成并且保存之后,提交出審批索賠單,進(jìn)行審批程序后,管理人員就不能對索賠單的具體內(nèi)容進(jìn)行修改、撤銷及刪除等操作行為。在審批索賠單的時候,

如果審批的結(jié)果通過了,就可以結(jié)束完成審批的程序,索賠單審批完成后,只能作廢;如果在索賠單審批時存在問題部分,可以讓合同的起草者申請刪除其審批表;在將索賠單審批完成刪除之后,其合同內(nèi)容不能修改,可以在作廢后重新辦理新的審批單據(jù)或者是重新發(fā)起審批。如果索賠單被給拒絕了,則索賠單就會直接廢除。只要索賠單已經(jīng)填寫完成之后,審批程序也告一段落后,才可以辦理合同的付款單據(jù)。

2.2.4 合同付款功能分析

在執(zhí)行采購合同付款程序的基礎(chǔ)上,需要建立并且填寫付款申請單等信息,填寫好全部的付款信息后,保存付款單據(jù)信息。要是付款單不走審批程序,其保存成功之后,就可以直接打印付款單了;若發(fā)起審批程序,就需要提交審批的請求,然后由審批人員審批通過后,在打印付款單信息。

2.3 非功能性需求分析

本醫(yī)療設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)的非功能性需求關(guān)鍵在于用戶不同設(shè)置其不同的角色,賦予不同的權(quán)限,以確保數(shù)據(jù)的安全性。在系統(tǒng)故障處理的要求方面更加人性化,在網(wǎng)絡(luò)通信的速度更加快速。該系統(tǒng)的具有安全的、可擴展性以及可維護(hù)性。

3.采購合同管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計

以醫(yī)療設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)為例,該系統(tǒng)將采用B/S三層架構(gòu),采用VB。NET技術(shù)和Microsoft SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫技術(shù)。在此模式下的系統(tǒng)最大的優(yōu)點就是操作簡便,易用性、可擴展性強。

3.1 系統(tǒng)各功能模塊設(shè)計

3.1.1 合同辦理功能設(shè)計

系統(tǒng)用戶或者合同辦理人員,選擇新建合同,發(fā)送新建合同信息請求;系統(tǒng)接受請求,調(diào)用采購合同辦理控制類中初始化新建采購合同信息頁面方法,顯示新建合同信息頁面,系統(tǒng)用戶填寫采購合同信息后,發(fā)送保存請求;系統(tǒng)接受請求,首先調(diào)用合同辦理控制類中的相關(guān)方法封裝頁面表單數(shù)據(jù),然后調(diào)用采購合同辦理業(yè)務(wù)邏輯類中的保存方法,保存新建的采購合同信息,并返回顯示保存結(jié)果。

3.1.2 合同歸檔功能設(shè)計

系統(tǒng)用戶或者合同辦理人員,需要選擇執(zhí)行歸檔的采購合同信息的記錄,在發(fā)送出執(zhí)行合同的強求,當(dāng)系統(tǒng)接受了請求。調(diào)用該采購合同的歸檔管理控制類中的執(zhí)行合同的方法。第一是要通過合同的歸檔業(yè)務(wù)邏輯類查找數(shù)據(jù)庫中的合同有關(guān)信息記錄,其次是顯示出操作頁面來自執(zhí)行合同歸檔,合同的辦理人員執(zhí)行合同歸檔的操作。

3.1.3 合同索賠功能設(shè)計

系統(tǒng)用戶或者合同索賠辦理人員,選擇需要修改的索賠單信息記錄,發(fā)送修改請求;系統(tǒng)接受請求,調(diào)用合同索賠管理控制類中修改索賠單方法。首先通過合同索賠管理業(yè)務(wù)邏輯類,查找該索賠單信息記錄,然后顯示修改該索賠單信息頁面,系統(tǒng)用戶修改索賠單信息后,發(fā)送保存請求;系統(tǒng)接受請求,調(diào)用合同索賠管理控制類中保存方法,通過合同索賠管理業(yè)務(wù)邏輯類中的保存方法,保存修改的合同索賠信息記錄,并返回修改結(jié)果。

3.1.4 合同付款功能設(shè)計

系統(tǒng)用戶或者合同付款辦理人員,選擇查詢條件,發(fā)送查詢要辦理的付款合同請求;系統(tǒng)接收請求,調(diào)用合同付款管理控制類中查詢付款合同方法,通過合同付款管理業(yè)務(wù)邏輯類中的查詢方法,查詢數(shù)據(jù)庫中符合條件的付款合同,并顯示查詢出的付款合同結(jié)果記錄。

3.2 數(shù)據(jù)庫技術(shù)

本醫(yī)療設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)采用的是Microsoft SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)具有的特性有:提升開發(fā)人員的工作效率,更具智能化的商業(yè)解決方案,是一種更安全可靠和更高效的數(shù)據(jù)平臺。在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計中第一點就是需要將實際業(yè)務(wù)中所接觸到的相關(guān)數(shù)據(jù)項以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)類型定義等進(jìn)行轉(zhuǎn)化,得到能夠在SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中進(jìn)行表達(dá)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)類型。數(shù)據(jù)庫技術(shù)保證了合同管理系統(tǒng)的可靠性、適用性及其共享性,從而實現(xiàn)系統(tǒng)客戶在每個方面提出的功能需求,使系統(tǒng)達(dá)到意想不到的結(jié)果。

部分?jǐn)?shù)據(jù)庫表的設(shè)計如下所示:

(1)采購合同管理系統(tǒng)合同信息表數(shù)據(jù)如表1所示:

表1 Contract

(2)采購合同管理系統(tǒng)供應(yīng)商表數(shù)據(jù)如表2所示:

表2 Provider

(3)采購合同管理系統(tǒng)付款明細(xì)表數(shù)據(jù)如表3所示:

表3 Payment_Details

(4)產(chǎn)品表:由于醫(yī)療設(shè)備的多樣性,需要單獨的設(shè)置一張表格來存儲數(shù)據(jù)信息,其中的字段有產(chǎn)品編碼,產(chǎn)品名稱,產(chǎn)品類別型號,產(chǎn)品單價,備注等。

(5)收貨表:當(dāng)財務(wù)人員依據(jù)采購合同的內(nèi)容支付完成供應(yīng)商的款項,就會收到采購的醫(yī)療設(shè)備,這就需要一張表格來記錄收到貨款的單據(jù)。

(6)維修記錄表:維修記錄表以維修記錄編碼為主鍵,記錄維修的日期,單位名稱,消耗醫(yī)療設(shè)備的型號,維修人員和記錄設(shè)備故障情況,這樣采購管理可以通過表對比維修情況,以便下次采購更好的設(shè)備。

3.3 系統(tǒng)前端設(shè)計

在采購合同管理系統(tǒng)軟件的前端設(shè)計中,我們會有基本的登錄注冊功能,體現(xiàn)在帳號,密碼和驗證碼。該功能的使用主要是系統(tǒng)管理員登錄和普通用戶登錄。系統(tǒng)管理員的主要有增加、刪除、修改、查詢采購合同數(shù)據(jù)的功能,而普通用戶登錄只開放查詢功能。對于個別用戶的權(quán)限,視情況而定。

4.總結(jié)

合同管理是多態(tài)的,合同內(nèi)容必須是準(zhǔn)確的,清晰的。在現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟快速發(fā)展的時代下,采購合同管理系統(tǒng)的必要性不可否認(rèn)。它可以為采購管理人員提供決策幫助,可以系統(tǒng)化的管理合同,有效的提高了采購管理工作的效率,簡化了合同管理的工作流程,實現(xiàn)了"無紙化辦公"理念,也達(dá)到了各部門之間數(shù)據(jù)共享,能夠?qū)贤芾磉M(jìn)行實時跟蹤、監(jiān)控。該系統(tǒng)的開發(fā)實用會使采購管理工作變得更加有序性、高效性以及科學(xué)性。

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