溫正旺，劉維峰，董佳寧，陶日鑫，梁 鵬，王天珩

（河北省邯鄲市第一醫(yī)院藥劑科，河北 邯鄲 056002）

應(yīng)用E xcel函數(shù)優(yōu)化藥房盤(pán)點(diǎn)實(shí)踐

溫正旺，劉維峰，董佳寧，陶日鑫，梁 鵬，王天珩

（河北省邯鄲市第一醫(yī)院藥劑科，河北 邯鄲 056002）

目的 優(yōu)化藥房藥品盤(pán)點(diǎn)流程和數(shù)據(jù)的處理，提高盤(pán)點(diǎn)效率和準(zhǔn)確率。方法 利用Excel函數(shù)自動(dòng)運(yùn)算盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)，對(duì)盤(pán)點(diǎn)表進(jìn)行優(yōu)化。結(jié)果 可縮短盤(pán)點(diǎn)所需時(shí)間和提高盤(pán)點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。結(jié)論 該方法提高了盤(pán)點(diǎn)的效率，完善了盤(pán)點(diǎn)制度，可在藥房盤(pán)點(diǎn)中推廣使用。

藥房盤(pán)點(diǎn)；Excel；優(yōu)化；效率；準(zhǔn)確率

隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）在醫(yī)院藥品管理的普及和廣泛應(yīng)用，藥房的盤(pán)點(diǎn)工作、賬目管理更加智能化、簡(jiǎn)潔化[1]。我院應(yīng)用的 HIS系統(tǒng)是“創(chuàng)業(yè)醫(yī)院管理平臺(tái)”（BSHRP V2.7），由于版本較低，無(wú)法自動(dòng)導(dǎo)出盤(pán)點(diǎn)表，每次盤(pán)點(diǎn)前要花費(fèi)大量人力、物力做前期準(zhǔn)備工作。盤(pán)點(diǎn)表是整個(gè)盤(pán)點(diǎn)工作的核心工作，盤(pán)點(diǎn)表藥品目錄能否做到和庫(kù)存藥品目錄一致和不遺漏最為關(guān)鍵。以前盤(pán)點(diǎn)表上沒(méi)有HIS系統(tǒng)上的庫(kù)存為參考，即使漏盤(pán)錯(cuò)盤(pán)也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)，如果盤(pán)點(diǎn)表能提前顯示實(shí)時(shí)庫(kù)存（包括零包裝銷售換算成整盒的數(shù)目），以提示盤(pán)點(diǎn)是否準(zhǔn)確，及時(shí)復(fù)盤(pán)，將會(huì)大大降低錯(cuò)盤(pán)率和漏盤(pán)率。為了優(yōu)化藥房藥品盤(pán)點(diǎn)流程和盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)的處理，提高盤(pán)點(diǎn)效率和準(zhǔn)確率，筆者結(jié)合我院HIS系統(tǒng)，并應(yīng)用Excel函數(shù)就盤(pán)點(diǎn)表實(shí)時(shí)庫(kù)存引出，“粒”“片”自動(dòng)換算成盒和藥品目錄校對(duì)兩方面進(jìn)行優(yōu)化?，F(xiàn)報(bào)道如下。

1 資料與方法

采用創(chuàng)業(yè)醫(yī)院管理平臺(tái)(BSHRP V2.7)和 Excel 2007軟件，并選擇Index和Match函數(shù)。將HIS系統(tǒng)的藥品庫(kù)存以Excel形式導(dǎo)出，應(yīng)用Excel軟件計(jì)算公式化零為整，應(yīng)用Index和Match組合函數(shù)把藥品的實(shí)時(shí)庫(kù)存導(dǎo)入到盤(pán)點(diǎn)表的相應(yīng)列，最后對(duì)盤(pán)點(diǎn)藥品目錄進(jìn)行自動(dòng)校對(duì)，查漏補(bǔ)缺。

2 結(jié)果與分析

2.1 盤(pán)點(diǎn)表模型的建立

1）以Excel表格形式引出藥品庫(kù)存數(shù)據(jù)，保留藥品名稱、規(guī)格、單位、生產(chǎn)企業(yè)等內(nèi)容，并按藥位順序排列。2）在“盤(pán)點(diǎn)表”工作表的E1－J1之列分別添加“周轉(zhuǎn)庫(kù)數(shù)量”“藥位數(shù)量”“實(shí)數(shù)總數(shù)”“實(shí)時(shí)庫(kù)存”“換算成盒”“備注”內(nèi)容并對(duì)藥品名稱以藥位順序進(jìn)行排序。3）初步建立盤(pán)點(diǎn)表模型，然后新建“片劑換算”“實(shí)時(shí)庫(kù)存”“盤(pán)點(diǎn)表校對(duì)”3個(gè)工作表。盤(pán)點(diǎn)表見(jiàn)圖1。模型建立后，在下次盤(pán)點(diǎn)時(shí)可對(duì)藥品目錄校對(duì)后直接應(yīng)用，可節(jié)約大量的盤(pán)點(diǎn)前準(zhǔn)備工作。

2.2 盤(pán)點(diǎn)中引入電腦實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)

使用同樣方法導(dǎo)出藥品的實(shí)時(shí)庫(kù)存，只需保留藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量，并粘貼到“實(shí)時(shí)庫(kù)存”的表單中以備引用。

數(shù)據(jù)引用的關(guān)鍵和核心在于靈活應(yīng)用INDEX和MATCH函數(shù)[2]。在盤(pán)點(diǎn)表藥品目錄首行“維生素B12注射液”和“實(shí)時(shí)庫(kù)存”所對(duì)應(yīng)的位置H2輸入公式:＝INDEX（實(shí)時(shí)庫(kù)存！$C$2:$C$1000，MATCH(A2＆B2，實(shí)時(shí)庫(kù)存！$A$2:$A$1000＆實(shí)時(shí)庫(kù)存！$B$2:$B$1000，0))，同時(shí)輸入“Ctrl＋Shift＋Enter”鍵，下拉自動(dòng)填充，見(jiàn)圖2。

圖1 盤(pán)點(diǎn)表模型的建立

圖2 引入實(shí)時(shí)庫(kù)存

公式解釋：“實(shí)時(shí)庫(kù)存！$C$2:$C$1000”表示在數(shù)據(jù)引用源為“實(shí)時(shí)庫(kù)存”的表單中C2至C1000這個(gè)范圍的庫(kù)存數(shù)據(jù)。“A2＆B2，實(shí)時(shí)庫(kù)存！$A$2:$A$1000＆實(shí)時(shí)庫(kù)存！$B$2:$B$1000，0”表示在“盤(pán)點(diǎn)表”表單中A2＆B2藥品名稱和規(guī)格和“實(shí)時(shí)庫(kù)存”表單中的 A2＆B2至A1000＆B1000這個(gè)范圍的藥品名稱和規(guī)格精確匹配和絕對(duì)引用，2個(gè)信息同時(shí)符合就會(huì)引出相應(yīng)的庫(kù)存，否則返回錯(cuò)誤值“＃N／A”。

2.3 分包裝藥品轉(zhuǎn)化成整包裝

在很多醫(yī)院都配有自動(dòng)包藥機(jī)，盤(pán)點(diǎn)時(shí)筆者以盒為計(jì)數(shù)單位，盤(pán)點(diǎn)錄入時(shí)還需要換算成以“?！薄捌睘閱挝?，容易盤(pán)錯(cuò)或算錯(cuò)。筆者將庫(kù)存數(shù)量換算成以盒為單位，以方便核對(duì)盤(pán)點(diǎn)是否準(zhǔn)確。門(mén)診藥房有90余種口服制劑以“片”“?！睘閱挝唬瑢?duì)2015年前3季度的因片劑換算導(dǎo)致的盤(pán)點(diǎn)差錯(cuò)數(shù)據(jù)進(jìn)行回顧性分析，結(jié)果見(jiàn)表1。

可見(jiàn)，第3季度把片劑分包裝自動(dòng)轉(zhuǎn)換成“盒”為單位，與第1，2季度相比大大降低了差錯(cuò)率，其中1例差錯(cuò)是因?yàn)楣戒浫脲e(cuò)誤。具體方法如下：在“換算成盒”的工作表中建立分包裝藥品目錄。在“實(shí)時(shí)庫(kù)存”列，從“實(shí)時(shí)庫(kù)存”表單中把庫(kù)存數(shù)引用過(guò)來(lái)，隨后再將片劑換算成盒。換算方法：如阿法骨化醇軟膠囊20粒／盒，在C3輸入公式＝C3／20，并逐一輸入其他各分包裝換算公式，零包裝銷售的庫(kù)存數(shù)量就可以換算成以“盒”為單位的數(shù)量，再利用函數(shù)把C列換算好的庫(kù)存數(shù)量引到“盤(pán)點(diǎn)表”表單的I列，也就是“換算成盒”列，可直接參考換算成盒的數(shù)量，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)復(fù)盤(pán)。結(jié)果見(jiàn)圖3。

表1 片劑換算導(dǎo)致的盤(pán)點(diǎn)差錯(cuò)數(shù)據(jù)

圖3 片劑換算成盒

2.4 盤(pán)點(diǎn)表藥品目錄的校對(duì)

核對(duì)盤(pán)點(diǎn)表中藥品目錄是否全面是避免漏盤(pán)的必要手段，以往通過(guò)人工檢查貨架的方法特別容易遺漏，借以函數(shù)自動(dòng)核對(duì)就可以完全避免這一問(wèn)題。對(duì)2015年前3季度漏盤(pán)的情況數(shù)據(jù)進(jìn)行回顧性分析，在應(yīng)用盤(pán)點(diǎn)校對(duì)表后，漏盤(pán)率降低為零，結(jié)果見(jiàn)表2。

表2 2015年前3季度漏盤(pán)率比較

具體方法：在臨近盤(pán)點(diǎn)前，導(dǎo)出實(shí)時(shí)庫(kù)存，只保留藥品名稱和規(guī)格，保存到“盤(pán)點(diǎn)校對(duì)”的表單中，再以“盤(pán)點(diǎn)表”中的藥品庫(kù)存為數(shù)據(jù)源，反向把藥品庫(kù)存導(dǎo)入“盤(pán)點(diǎn)校對(duì)”表單。如有漏盤(pán)藥品將不顯示數(shù)據(jù)，可以通過(guò)自動(dòng)篩選工具選出“＃N／A”（實(shí)際有庫(kù)存需要盤(pán)點(diǎn)，但“盤(pán)點(diǎn)表”中沒(méi)有藥品）。數(shù)據(jù)引用邏輯示意圖見(jiàn)圖4。

圖4 數(shù)據(jù)引用邏輯

2.5 周轉(zhuǎn)庫(kù)的盤(pán)點(diǎn)與錄入

在盤(pán)點(diǎn)前劃分好周轉(zhuǎn)庫(kù)存和藥位庫(kù)存的范圍，以免漏盤(pán)和重盤(pán)，周轉(zhuǎn)庫(kù)的藥品數(shù)量盤(pán)點(diǎn)完畢后，應(yīng)用“Ctrl＋F”查找工具，在“盤(pán)點(diǎn)表”工作表的E列（周轉(zhuǎn)庫(kù)存列）錄入相應(yīng)藥品庫(kù)存數(shù)量，安排專人負(fù)責(zé)周轉(zhuǎn)庫(kù)調(diào)動(dòng)情況并及時(shí)登記，在盤(pán)點(diǎn)前把周轉(zhuǎn)庫(kù)的變動(dòng)情況及時(shí)更新。

2.6 調(diào)試并導(dǎo)入實(shí)時(shí)庫(kù)存后開(kāi)始盤(pán)點(diǎn)

為了確保數(shù)據(jù)引用無(wú)誤，在盤(pán)點(diǎn)開(kāi)始前需要對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)鏈條做以下調(diào)試。在“實(shí)時(shí)庫(kù)存”的工作表中隨意找3～5個(gè)品種，并改變庫(kù)存數(shù)據(jù)，確認(rèn)“片劑換算”“盤(pán)點(diǎn)表”工作表相應(yīng)藥品的庫(kù)存是否相應(yīng)變化。如無(wú)問(wèn)題，就可把HIS系統(tǒng)中的藥品庫(kù)存數(shù)據(jù)作為最后的有效數(shù)據(jù)復(fù)制到“實(shí)時(shí)庫(kù)存”工作表中，“盤(pán)點(diǎn)表”工作表中的庫(kù)存就會(huì)自動(dòng)更新。把盤(pán)點(diǎn)表表單的頁(yè)眉頁(yè)腳加上頁(yè)碼及盤(pán)點(diǎn)人、核對(duì)人、錄入人等相應(yīng)信息，打印盤(pán)點(diǎn)表，開(kāi)始盤(pán)點(diǎn)藥位數(shù)量，其中實(shí)數(shù)總數(shù)＝周轉(zhuǎn)庫(kù)庫(kù)存＋藥位庫(kù)存。在盤(pán)點(diǎn)時(shí)如有盈虧參照即時(shí)庫(kù)存和換算好的盒數(shù)及時(shí)復(fù)盤(pán)。盈虧情況備注在盤(pán)點(diǎn)表，以備后續(xù)數(shù)據(jù)分析，并把“實(shí)數(shù)總數(shù)”的數(shù)據(jù)錄入HIS系統(tǒng)，結(jié)束盤(pán)點(diǎn)。

3 討論

由于藥位順序，藥品目錄相對(duì)固定，這種盤(pán)點(diǎn)方法建立了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模板，下次盤(pán)點(diǎn)時(shí)只需要檢查下分包裝藥品目錄是否有變動(dòng)，并利用自動(dòng)校對(duì)功能對(duì)盤(pán)點(diǎn)藥品目錄查漏補(bǔ)缺，形成新的盤(pán)點(diǎn)表，在盤(pán)點(diǎn)前導(dǎo)入藥品庫(kù)存就可以啟動(dòng)盤(pán)點(diǎn)，簡(jiǎn)化盤(pán)點(diǎn)前的準(zhǔn)備工作。由于盤(pán)點(diǎn)時(shí)已經(jīng)有“正確”的藥品庫(kù)存作參考，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，提高了盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確率。對(duì)于分包裝藥品盤(pán)點(diǎn)的換算環(huán)節(jié)作出改進(jìn)，利用公式提前換算好，只核對(duì)盒數(shù)是否一致即可，避免了由于換算引起的差錯(cuò)。

第1季度的盤(pán)點(diǎn)表藥品排序不作處理（字母順序）；第2季度的盤(pán)點(diǎn)表藥品目錄以藥位排序并引入庫(kù)存參照；第3季度在2季度基礎(chǔ)上引入片劑換算和盤(pán)點(diǎn)表目錄自動(dòng)校對(duì)。通過(guò)對(duì)前3季度的盤(pán)點(diǎn)耗時(shí)和差錯(cuò)率的回顧性分析，盤(pán)點(diǎn)耗時(shí)從打印完盤(pán)點(diǎn)開(kāi)始計(jì)時(shí)，盤(pán)點(diǎn)完藥品計(jì)時(shí)結(jié)束，差錯(cuò)率＝盤(pán)點(diǎn)數(shù)量與實(shí)際數(shù)量不符的品規(guī)數(shù)量／藥品總數(shù)量。盤(pán)點(diǎn)時(shí)間和差錯(cuò)率前3個(gè)季度盤(pán)點(diǎn)耗時(shí)分別為160，120，100 min；差錯(cuò)率分別為2.10%，2.00%，0.43%。

通過(guò)前3個(gè)季度盤(pán)點(diǎn)方法的比較，第3季度的效率和準(zhǔn)確率明顯高于前2個(gè)季度。其實(shí)盤(pán)點(diǎn)前準(zhǔn)備工作的耗時(shí)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于盤(pán)點(diǎn)藥品本身，在第3季度已經(jīng)作好了盤(pán)點(diǎn)模板，第4季度盤(pán)點(diǎn)前準(zhǔn)備耗時(shí)從原來(lái)5 h降低到1 h，時(shí)間優(yōu)勢(shì)特別明顯。

藥房藥品的盤(pán)點(diǎn)是醫(yī)院藥房藥品管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，從側(cè)面反映了藥房藥品管理的質(zhì)量[3－4]。省會(huì)城市的三甲醫(yī)院80%以上可在操作系統(tǒng)上自動(dòng)導(dǎo)出盤(pán)點(diǎn)表而且和藥位順序相對(duì)應(yīng)，小部分地級(jí)城市以下的醫(yī)院，尤其是二甲以下醫(yī)院受政策、財(cái)政、技術(shù)、管理等因素影響，90%以上的HIS系統(tǒng)需要后期制作盤(pán)點(diǎn)表，而此盤(pán)點(diǎn)方法軟件要求低，只需導(dǎo)出藥品的庫(kù)存即可，明顯提高了盤(pán)點(diǎn)效率和準(zhǔn)確率，實(shí)用性和操作性強(qiáng)，可在醫(yī)院藥房推廣使用。

[1]周 彬.醫(yī)院醫(yī)藥管理中HIS系統(tǒng)的應(yīng)用探析[J].藥事管理，2015（3）:82－83.

[2]王寶玉.應(yīng)用Excel與Access解決信息匹配問(wèn)題[J].醫(yī)學(xué)信息，2005，18(4):296.

[3]何彩婷，廖麗文 .某院住院藥房盤(pán)點(diǎn)模式的改變與成效探討[J].中國(guó)處方藥，2016，14(1)：32－33.

[4]李文斌.醫(yī)院門(mén)診藥房藥品盤(pán)點(diǎn)存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施[J].中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥，2012，36(7):272－273.

Using Excel to Optimize Pharmacy Inventory

Wen Zhengwang,Liu Weifeng,Dong Jianing,Tao Rixin,Liang Peng,Wang Tianheng
(Department of Pharmacy,Handan First Hospital,Handan,Hebei,China 056002)

Objective To optimize the inventory process and the processing of inventory data,to increase the efficiency and accuracy of pharmacy inventory.Methods The automatic calculation function of Excel was used to process the inventory data and optimize the inventory list.Results The inventory time was shortened and the accuracy of inventory results was improved.Conclusion The method can improve the inventory efficiency and inventory system,which is worthy of promotion in pharmacy inventory.

pharmacy inventory processing;Excel;optimization;efficiency;accuracy

R952

A

1006－4931(2016)21－0065－04

溫正旺，大學(xué)本科，藥師，研究方向?yàn)獒t(yī)院藥學(xué)，（電話）0310－8635283（電子信箱）wenzhengwang888＠163.com。

2016－06－13)