劉 琦， 高培峰， 張繼霞， 蘭 山

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081)

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豐富管理手段 加強(qiáng)材料和低值易耗品管理

劉 琦， 高培峰， 張繼霞， 蘭 山

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081)

材料和低值易耗品批次眾多、種類(lèi)繁雜，尤其是在高校物資管理中，在倉(cāng)庫(kù)集中存儲(chǔ)領(lǐng)用制度不復(fù)存在和管理重心向?qū)W院傾斜的情況下，材料和低值易耗品在管理中面臨與固定資產(chǎn)截然不同的問(wèn)題。針對(duì)材料和低值易耗品管理中的特點(diǎn)，從學(xué)校層面優(yōu)化管理程序，借助信息技術(shù)豐富管理手段，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)“有帳可查、有物可尋”，實(shí)現(xiàn)材料和低值易耗品的集約化、精細(xì)化管理。

材料; 低值易耗物品; 管理

0 引 言

材料指一次性使用后即消耗, 或不能復(fù)原的物資[1]；在會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中，低值品和易耗品被定義為“不能作為固定資產(chǎn)的各種用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿、勞動(dòng)保護(hù)用品，以及在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中周轉(zhuǎn)使用的容器等”、且“具有單位價(jià)值較低，使用期限相對(duì)于固定資產(chǎn)較短，在使用過(guò)程中基本保持其原有實(shí)物形態(tài)不變”的特點(diǎn)[2]。材料和低值易耗品是實(shí)驗(yàn)室用于人才培養(yǎng)、科學(xué)研究的重要物資和物質(zhì)基礎(chǔ)[3]，近年來(lái)隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，材料和低值易耗品購(gòu)置量不斷增加，在倉(cāng)庫(kù)集中存儲(chǔ)領(lǐng)用制度不復(fù)存、實(shí)驗(yàn)室管理自由度不斷增大的情況下，如何規(guī)范材料和低值易耗品管理和使用、提高管理效率和水平、建設(shè)節(jié)約型實(shí)驗(yàn)室等方面面臨新的課題。

在此背景下，我校積極嘗試規(guī)范材料和低值易耗品管理，借助信息技術(shù)手段，優(yōu)化材料和低值易耗品建帳入庫(kù)管理程序，豐富管理手段，提高管理效率和效果，切實(shí)加強(qiáng)材料和低值易耗品管理，取得良好效果。

1 材料和低值易耗品管理存在的問(wèn)題

在帕累托分析法則中，材料和低值易耗品可以歸為C類(lèi)物品[4]，即數(shù)量眾多但普遍單位價(jià)值較低。對(duì)這類(lèi)物品的管理既不應(yīng)花費(fèi)大量時(shí)間又不能放任不管。但目前材料和低值易耗品管理中，對(duì)其管理認(rèn)識(shí)不到位，普遍存在以下問(wèn)題：

1.1 重視程度不夠，管理意識(shí)較低

通常來(lái)講，低值易耗品具有單位價(jià)值低、使用年限短等特征[5]，而材料具有消耗快、周轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)。加之在高校中采購(gòu)分散，多品種、多批次的材料和低值易耗品在一次采購(gòu)中數(shù)量少、金額低，在具體管理環(huán)節(jié)中無(wú)法得到充分重視。而且在財(cái)務(wù)管理中，材料和低值易耗品通常采用一次攤銷(xiāo)法進(jìn)行核算[6]，處理方式簡(jiǎn)單，在賬、物管理方面的意識(shí)不斷弱化。

另一方面，由于儀器設(shè)備在教學(xué)科研活動(dòng)中和整體資產(chǎn)結(jié)構(gòu)中的重要地位，高校普遍重視單位價(jià)值較高的固定資產(chǎn)，而輕視價(jià)值較低、管理難度較大的材料和低值易耗品管理。高校固定資產(chǎn)有相對(duì)完善的管理體系，而材料和低值易耗品管理隨意，客觀造成重視程度不高，相關(guān)制度不完善。

1.2 管理程序不規(guī)范，購(gòu)買(mǎi)處置隨意

目前，很多高校對(duì)材料和低值易耗品沒(méi)有形成規(guī)范的管理制度，沒(méi)有形成科學(xué)完整的管理程序[7]，采購(gòu)與管理以分散化的“自主管理”為主，報(bào)廢無(wú)需報(bào)批，購(gòu)買(mǎi)與處置較為隨意。由于普遍缺少校級(jí)層面的統(tǒng)籌管理，缺少管理的統(tǒng)一性和計(jì)劃性，加之低值易耗品的流動(dòng)頻率高，如沒(méi)有反饋、記載制度，容易造成“管理黑洞”[8]，導(dǎo)致丟失和重復(fù)購(gòu)置以及積壓和浪費(fèi)情況的發(fā)生。

1.3 管理效率低下，管理手段有限

通常材料和低值易耗品種類(lèi)多、批次多，價(jià)值和使用年限差距大，信息屬性相對(duì)復(fù)雜[9]。部分高校仍在使用手工登賬方式對(duì)材料和低值易耗品進(jìn)行入庫(kù)管理、賬目核對(duì)，管理效率十分低下；即使采用計(jì)算機(jī)作為輔助管理手段，在傳統(tǒng)的管理模式下仍舊無(wú)法做到對(duì)購(gòu)置物品詳細(xì)、準(zhǔn)確地登記，臺(tái)賬建立不完全，信息錯(cuò)填、漏填的問(wèn)題突出，查找信息不方便，無(wú)法真正掌采購(gòu)和使用情況，大大降低了臺(tái)賬的意義，制約了握材料和低值易耗品的精細(xì)化管理。因此有必要借助信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變管理思維和模式，提高材料和低值易耗品管理水平。

2 豐富管理手段，提升材料和低值易耗品管理水平

隨著學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展，材料和低值易耗品的采購(gòu)量快速增加，在舊的管理模式下暴露出上文提到的諸多問(wèn)題。因此我校積極完善材料和低值易耗品管理制度，豐富管理手段，優(yōu)化管理程序，取得不錯(cuò)管理效果。

2.1 專(zhuān)人專(zhuān)管，提高重視程度

管理人員是材料和低值易耗品管理體系中關(guān)鍵。通過(guò)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)，向各職能單位和在校教師傳遞提高管理意識(shí)、強(qiáng)化管理責(zé)任的重要信號(hào)，以點(diǎn)帶面，普遍提升材料和低值易耗品的重視程度和管理意識(shí)。

強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)和體系意識(shí)，專(zhuān)門(mén)管理人員不斷通過(guò)培訓(xùn)和研究，進(jìn)一步完善材料和低值易耗品管理體系和管理制度，提高管理水平。

同時(shí)，通過(guò)設(shè)置專(zhuān)管人員，明晰了材料和低值易耗品各入庫(kù)程序和環(huán)節(jié)，提高了服務(wù)水平和管理效果；在審核環(huán)節(jié)中有精力、有能力嚴(yán)格把關(guān)，防止危險(xiǎn)品未經(jīng)審核的隨意入庫(kù)以及辨別本應(yīng)屬于固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備，防止固定資產(chǎn)流失。

2.2 優(yōu)化管理程序，建立材料和低值易耗品管理體系

在深入分析目前材料和低值易耗品的類(lèi)別、范圍等屬性基礎(chǔ)上，建立覆蓋較全的管理體系，針對(duì)體系內(nèi)的各管理模塊，重新梳理管理流程，優(yōu)化管理程序。

普通材料和低值易耗品審核入庫(kù)。因皆具有易消耗的特性，將材料和低值品歸于一類(lèi)進(jìn)行審核管理，并建立對(duì)應(yīng)的“庫(kù)”；耐用品如一些儀器儀表等，盡管價(jià)值低，但使用年限相對(duì)較長(zhǎng)，對(duì)耐用品單獨(dú)審核入庫(kù)。通過(guò)分類(lèi)，不僅可以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，而且對(duì)于不同生命周期特點(diǎn)的物品實(shí)現(xiàn)不同方式進(jìn)行管理。

用于儀器設(shè)備自制的材料和低值易耗品則比較特殊，這些物品不僅作為材料消耗和應(yīng)用，而且作為自制儀器設(shè)備的一部分劃歸到學(xué)校固定資產(chǎn)范疇。這些材料和低值易耗品的價(jià)值也是衡量自制儀器設(shè)備價(jià)值并入賬的主要依據(jù)之一。因此，單獨(dú)建立與自制儀器設(shè)備相關(guān)的審核程序，實(shí)行“先建立設(shè)備賬目，再進(jìn)行材料入庫(kù)”的方式，保證自制儀器設(shè)備與相關(guān)材料和低值易耗品一一對(duì)應(yīng)，簡(jiǎn)化管理程序，促進(jìn)自制儀器設(shè)備管理的提升，從而達(dá)到鼓勵(lì)在校人員進(jìn)行儀器設(shè)備自制的目的。

化學(xué)試劑和危險(xiǎn)品是材料和低值易耗品管理中的重點(diǎn)?；瘜W(xué)試劑和危險(xiǎn)品的判斷需要很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的經(jīng)驗(yàn)積累，需要對(duì)全校安全狀況有很深入的了解。出于此類(lèi)物品的特殊性，建立“雙審核”制，由長(zhǎng)期從事安全管理工作的人員輔助材料和低值易耗品專(zhuān)管人員共同管理和審核，防止涉危品游離于學(xué)校嚴(yán)格的監(jiān)督、管理之外。

2.3 豐富管理手段，建立信息化管理平臺(tái)

建立基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化管理的重要途徑[10-11]。在理順管理機(jī)制和流程的基礎(chǔ)上，從學(xué)校層面搭建了材料和低值易耗品管理平臺(tái)，將原本復(fù)雜的管理流程利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)將其簡(jiǎn)單化、扁平化，實(shí)現(xiàn)分散采購(gòu)，集中入庫(kù)。

縱向來(lái)看，材料和低值易耗品管理平臺(tái)包括在線驗(yàn)收申請(qǐng)、網(wǎng)上審核入庫(kù)、在線入庫(kù)單打印以及統(tǒng)計(jì)查詢等模塊。

圖1 材料和低值易耗品管理流程

①在線驗(yàn)收申請(qǐng)省去了過(guò)往手工錄入的繁瑣程序，同時(shí)編入更為強(qiáng)大和完善的分類(lèi)功能，將不同物品進(jìn)行申請(qǐng)，配合驗(yàn)收明細(xì)，保證材料和低值易耗品的精細(xì)化管理；

②網(wǎng)上審核通過(guò)簡(jiǎn)化流程，引多角色審核機(jī)制，不僅避免了采購(gòu)人在材料和低值易耗品驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)奔波多個(gè)職能機(jī)構(gòu)之苦，而且通過(guò)管理員之間的分工協(xié)作，保證特殊物品、危險(xiǎn)化學(xué)品等按學(xué)校相關(guān)程序嚴(yán)格把控，按要求入庫(kù)；

③在線入庫(kù)單打印模塊提升了一站式服務(wù)體驗(yàn)，用戶在入庫(kù)審核通過(guò)后，即可打印入庫(kù)單并辦理隨后的財(cái)務(wù)手續(xù)；

④統(tǒng)計(jì)查詢是材料和低值易耗品管理平臺(tái)的核心模塊，通過(guò)幾乎涵蓋所有字段的綜合查詢系統(tǒng)，建立相對(duì)清晰、準(zhǔn)確的材料和低值易耗品管理臺(tái)賬，做到采購(gòu)入庫(kù)有帳可查、有帳可依。通過(guò)電子臺(tái)賬的建立，可以幫助采購(gòu)人查詢材料和低值易耗品采購(gòu)和使用情況；同時(shí)通過(guò)柱狀圖、餅圖等形式對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析，協(xié)助管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題；

⑤預(yù)留系統(tǒng)接口，支持實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)建設(shè)，推動(dòng)材料和低值易耗品實(shí)現(xiàn)本地化、個(gè)性化管理，建立起全校范圍的材料和低值易耗品管理體系。

3 總結(jié)和展望

材料和低值易耗品是實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等活動(dòng)中的重要物資，同固定資產(chǎn)一樣，是作為資產(chǎn)的重要組成部分[12]。材料和低值易耗品本身的特點(diǎn)和高校資產(chǎn)管理工作的復(fù)雜性導(dǎo)致材料和低值易耗品在具體管理中面臨很多問(wèn)題。我校從實(shí)際出發(fā)，積極豐富管理手段，利用信息技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程，規(guī)范管理程序，解決了材料和低值易耗品管理中的部分問(wèn)題，提高了管理水平和效率，取得不錯(cuò)效果：①建立管理臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)有賬可查。通過(guò)建立學(xué)校材料和低值易耗品電子臺(tái)賬，清晰記錄每一筆購(gòu)置和入庫(kù)詳細(xì)情況，實(shí)現(xiàn)有賬可查和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，有助于減少重復(fù)購(gòu)置和浪費(fèi)情況的發(fā)生。②縮短審核時(shí)間，提高管理效率。通過(guò)建立網(wǎng)上審核平臺(tái)，消除了面對(duì)面審核的環(huán)節(jié)，減少了采購(gòu)人員和管理人員辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間，提高了辦事效率和服務(wù)水平。③規(guī)范管理程序，消除安全隱患。優(yōu)化并規(guī)范了材料和低值易耗品業(yè)務(wù)流程，不同性質(zhì)的物品按相應(yīng)程序?qū)徍巳霂?kù)，防止了資產(chǎn)流失，消除實(shí)驗(yàn)室安全隱患。

今后將在目前工作基礎(chǔ)上，完善材料和低值易耗品學(xué)校-學(xué)院-實(shí)驗(yàn)室三級(jí)管理體系，完善平臺(tái)中的使用、報(bào)廢等管理功能，進(jìn)一步做好材料和低值易耗品的管理工作。

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Enriching Administrative Means, Strengthening Management of Materials, Low-values and Consumable Goods

LIUQi,GAOPei-feng,ZHANGJi-xia,LANShan

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of Technology, Beijing 100081, China)

Materials, low-values and consumable goods are of big batch number and in an unexpected variety, especially in material management of colleges and universities. Due to the centralized storage the requisitioning syhstem of warehouse is no longer exists, the focus of management turns to the school, the management of materials, low-values and consumable goods are faced with distinct problems with assets in the management. For the characteristics of materials, low-values and consumable goods, it is practicable to optimize management procedures in the university level, with the help of information technology to enrich management means, and to improve the efficiency of management. And realize the intensive elaborate management of materials, low-values and consumable goods.

materials; low-value consumption goods; management

2015-07-18

劉 琦(1988-)，男，山東壽光人，碩士，研究實(shí)習(xí)員，主要從事實(shí)驗(yàn)室管理、設(shè)備管理等工作。

Tel.：010-68912610，15652368067；E-mail：ssclq@bit.edu.cn

G 647

A

1006-7167(2016)02-0283-03