王劍

【摘 要】在現(xiàn)代高校人事活動(dòng)中，人事檔案管理工作是不可或缺的一部分，它能夠?yàn)槿耸禄顒?dòng)提供基礎(chǔ)材料，人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，有效促進(jìn)高校發(fā)現(xiàn)人才，激勵(lì)人才，做到對(duì)人的合理使用，在整體人事活動(dòng)中起著及其重要的作用。建設(shè)團(tuán)隊(duì)檔案管理，為高校專(zhuān)業(yè)人才團(tuán)隊(duì)與梯隊(duì)的搭建提供一種平臺(tái)支持，在整個(gè)學(xué)校科學(xué)管理中，在高校人事制度改革、資源重新配置中對(duì)提高高校的凝聚力和核心竟?fàn)幜哂猩钸h(yuǎn)的意義。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；地位；轉(zhuǎn)變

在人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，檔案起著不可或缺的作用，其中人事檔案的作用很多學(xué)者給予了內(nèi)涵一致的描述。著名學(xué)者陳譚從公共管理的角度這樣描述：“人事檔案作為一種公共管理工具，充分體現(xiàn)了國(guó)家安全與管理的有效性，它的存在為龐雜的公共事務(wù)管理和復(fù)雜的人事任免更替找到了依據(jù)，對(duì)中國(guó)幾十年來(lái)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家的安全穩(wěn)定起到了不可言喻的作用”。同樣在我國(guó)高校中，人事檔案對(duì)高校的自身發(fā)展和綜合竟?fàn)幜Φ奶嵘鹬豢晒懒康淖饔谩Ｎ覈?guó)一大批高素質(zhì)的優(yōu)秀人才集聚在高校，那么，如何管理好這些優(yōu)秀人才的人事檔案，讓檔案準(zhǔn)確有效的反應(yīng)這些優(yōu)秀人才的個(gè)人特點(diǎn)，把他們個(gè)人在教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中出色的表現(xiàn)，反映在人事檔案材料中，為學(xué)校發(fā)展提供寶貴的材料，如何通過(guò)對(duì)人事檔案的有效管理來(lái)助推高校教學(xué)、科研、管理隊(duì)伍建設(shè)，做到對(duì)人的合理使用，充分激勵(lì)教師的學(xué)術(shù)潛能，產(chǎn)出更多更高水平的高科技成果，都是非常值得探究的問(wèn)題，這對(duì)檔案管理人員以及檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)提出了新的要求。

1 高校人事檔案管理的重要性

高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分之一，人事檔案是對(duì)教師的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭背景、業(yè)務(wù)能力、科研水平、思想品德、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、工資水平以及健康狀況等方面的記載。記述和反映教職工個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，在高校的人事、組織等部門(mén)在選拔、培養(yǎng)、使用人才和引進(jìn)人才時(shí)，以備考察的基本材料。而高校人事檔案管理就是圍繞人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管和提供利用開(kāi)展的工作，這個(gè)工作盡管不直接參與學(xué)者的教學(xué)科研實(shí)踐，但在整個(gè)學(xué)?？茖W(xué)管理中，對(duì)提高學(xué)校的凝聚力和竟?fàn)幜?，確保高校健康、有序、良性運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。首先是在高校人事管理工作中，檔案材料能夠?yàn)榧ぐl(fā)教職員工的科研能力提供依據(jù)。隨著國(guó)家人事聘任制度的深化，高校學(xué)者作為學(xué)校重要的人力資源，其流動(dòng)性日益增強(qiáng)，學(xué)者與學(xué)校之間靈活配置的新機(jī)制日漸形成。只有將最優(yōu)秀的人才與最具挑戰(zhàn)性的職位搭配起來(lái)，高校學(xué)者的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)與潛能才可能得到充分地激勵(lì)與開(kāi)發(fā)。其次是高校人事檔案工作能夠推進(jìn)人才的高效流轉(zhuǎn)。在一切學(xué)校管理要素中，人，尤其是高層次知識(shí)分子、高精尖學(xué)者，是最具膨脹力、能動(dòng)性與發(fā)展后勁的管理要素，是將所有物資資源、信息資源、人力資源整合起來(lái)，使之發(fā)揮最優(yōu)化現(xiàn)實(shí)效能的重要要素。人事檔案管理作為高校管理的基礎(chǔ)工作，是學(xué)校比較競(jìng)爭(zhēng)力迅速提升的根本依托，。再次是通過(guò)對(duì)人事檔案信息化管理工作的有效開(kāi)展，科學(xué)完善人事檔案特別是教師檔案信息系統(tǒng)，讓人事檔案合理利用，為學(xué)校人事決策工作提供客觀、準(zhǔn)確的信息保障，推進(jìn)高校人才管理工作的高效能運(yùn)行?？梢哉f(shuō)，高校人事檔案管理工作是學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)。

2 人事檔案在高校管理中的地位決定了對(duì)人事檔案管理的新要求

隨著國(guó)家人事制度改革的深化，高校人事制度改革和人才資源的合理配置也在不斷深化和完善，人事檔案管理工作要適應(yīng)當(dāng)前的工作形式，要想在人事制度的改革中發(fā)揮自身職能，就必須改變思路，從以下三個(gè)方面改變?nèi)耸聶n案工作重點(diǎn)：

2.1 人事檔案管理材料的內(nèi)容從“人事檔案”向“人才檔案”的轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的人事檔案材料整理基礎(chǔ)上，由簡(jiǎn)單記錄高校教師的個(gè)人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、年度考核、職稱(chēng)、工資信息等，這種個(gè)人基本信息的匯集，增加高校教師的本科、碩士及博士學(xué)習(xí)研究?jī)?nèi)容、專(zhuān)業(yè)變更情況、在工作中的主要研究方向和教學(xué)專(zhuān)業(yè)方向、完成的科研教學(xué)工作及成就、發(fā)表論文和項(xiàng)目獲獎(jiǎng)等重要信息納入人事檔案之內(nèi)，增加對(duì)教師人才的特長(zhǎng)與優(yōu)勢(shì)方面的檔案信息，使之適合國(guó)家人才發(fā)展戰(zhàn)略的要求，充分發(fā)揮人事檔案對(duì)人才個(gè)人專(zhuān)業(yè)成長(zhǎng)的激勵(lì)功能的要求，使人才檔案成為輔助高校教師人才成長(zhǎng)規(guī)劃的重要輔助工具。

2.2 建設(shè)優(yōu)秀人才團(tuán)隊(duì)的檔案管理

在高校中有形形色色的團(tuán)隊(duì)，如教學(xué)團(tuán)隊(duì)、學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)、科研團(tuán)隊(duì)等，他們對(duì)知識(shí)生產(chǎn)與學(xué)術(shù)創(chuàng)新最具促進(jìn)效能，高校發(fā)展依靠的就是人才個(gè)體間的協(xié)作與協(xié)同功能的發(fā)揮，因此，高校人事檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)該由以“個(gè)人為主”向“團(tuán)隊(duì)為主”的方向轉(zhuǎn)變。在人事檔案建設(shè)中，建設(shè)校內(nèi)的學(xué)術(shù)組織或教學(xué)組織團(tuán)隊(duì)檔案，一方面能顯現(xiàn)各個(gè)團(tuán)隊(duì)的教學(xué)、科研能力，為各個(gè)團(tuán)隊(duì)的人才隊(duì)伍建設(shè)政策提供材料；另一方面通過(guò)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的檔案材料，顯現(xiàn)這些團(tuán)隊(duì)的人才梯隊(duì)狀況，為各個(gè)學(xué)術(shù)組織、教學(xué)組織的人才建設(shè)提供參考信息，促進(jìn)各團(tuán)隊(duì)的健康發(fā)展。

2.3 將人事檔案管理參與到高校人才管理工作中

長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理工作在高校中一直處于無(wú)人重視的地位，只能在教學(xué)、人事活動(dòng)發(fā)生后，做一些收集資料與信息記載等類(lèi)似“秘書(shū)”性質(zhì)的工作，它為學(xué)校人才資源的匯聚與人才內(nèi)力的釋放提供的數(shù)據(jù)與信息支持，以及它本身具有的先導(dǎo)功能不能在學(xué)校人事管理及發(fā)展中發(fā)揮。不能讓它為學(xué)校教師人才的合理、有序、正向流動(dòng)提供保駕護(hù)航的本職功能得到發(fā)揮。學(xué)校人才選聘與發(fā)展規(guī)劃，應(yīng)以人事檔案管理工作為基礎(chǔ)，讓“人事檔案”參與學(xué)校人才政策的制定，真正以現(xiàn)有人才隊(duì)伍為基礎(chǔ)，開(kāi)展學(xué)校人才引進(jìn)工作，也就是在以現(xiàn)有人才檔案為依據(jù)，編制與審核學(xué)校年度人才引進(jìn)計(jì)劃。這樣通過(guò)把現(xiàn)有人才檔案和團(tuán)隊(duì)人才檔案材料反饋給學(xué)校決策人員，使得學(xué)校人才建設(shè)工作基于校情之上，最大化地提升學(xué)校人才組合配置、人才選聘、引進(jìn)工作的效能。

3 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案科學(xué)管理的途徑

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視

在我國(guó)高校領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力和地位不可忽視，一個(gè)部門(mén)的地位和重要性除了自己的努力以外，更重要的是取絕于這個(gè)部門(mén)在學(xué)校整體工作布局中的位置，取絕于這個(gè)部門(mén)在學(xué)校整體工作中所處的次序。而學(xué)校工作整體上的布局是領(lǐng)導(dǎo)決定的。一個(gè)學(xué)校的人事活動(dòng)，人事檔案管理工作能否提供現(xiàn)有的人才資源情況，讓現(xiàn)有的人才檔案做為基礎(chǔ)，為學(xué)校引進(jìn)人才計(jì)劃的編制做參考和依據(jù)，這些不是人事檔案工作人員可以決定的，人事檔案工作人員只能提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定，因此，人事檔案管理的作用能否發(fā)揮，不僅取決于工作人員的工作態(tài)度和工作水平，更大程度取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視度。

3.2 資金投入

在高校中諸多工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化處理，人事檔案管理工作也急待于信息化建設(shè)，在高校整體工作的信息化平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)共同管理，讓人事檔案的利用更為便捷和科學(xué)，真正發(fā)揮人事檔案管理的作用，使得檔案不只是收集在檔案柜里，而是分級(jí)利用。這就需要將人事檔案管理在傳統(tǒng)的實(shí)物管理基礎(chǔ)上，進(jìn)行信息化處理，學(xué)校就要投入必要的設(shè)備，引進(jìn)《全國(guó)組織人事管理信息系統(tǒng)》，讓人事檔案工作人員有條件開(kāi)展信息化處理工作。通過(guò)收集、整理人事檔案信息，科學(xué)建立人事檔案電子檔案，準(zhǔn)確提供班干部電子檔案利用，讓人事檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作落到實(shí)處，為學(xué)校引進(jìn)人才、利用人才提供依據(jù)，讓學(xué)校的人才工作基于校情之上，最大化的提升現(xiàn)有的人才資源配置，切實(shí)有效的促進(jìn)學(xué)校綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

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[責(zé)任編輯：朱麗娜]