劉紅梅

向成本宣戰(zhàn)
——商業(yè)銀行集中采購成本控制研究

劉紅梅

隨著互聯(lián)網(wǎng)金融及同業(yè)競爭日趨加劇，銀行業(yè)盈利增長進(jìn)入“拐點”，盈利空間減小，而激烈的競爭又需要投入大量資源維持和拓展市場，利潤對成本的敏感性日趨增強。面對這些考驗，商業(yè)銀行必須加強經(jīng)營管理，合理控制成本，將有限的資源投入到更能創(chuàng)造價值的地方。本文通過分析商業(yè)銀行集中采購管理中存在的問題，有針對性地提出相應(yīng)的優(yōu)化對策，從集中采購層面提出進(jìn)一步降低成本的建議。

集中采購管理 降低成本

一、商業(yè)銀行盈利現(xiàn)狀及進(jìn)一步加強集中采購管理的必要性

從國有四大行業(yè)績報表來看，2016年三季度末營業(yè)收入同比增幅均比二季度末增幅降低，其中農(nóng)業(yè)銀行、工商銀行同比負(fù)增長，國有商業(yè)銀行增收壓力不斷加大。除了積極拓展增收途徑之外，商業(yè)銀行應(yīng)樹立“節(jié)流”思想，減少不必要的支出。對于商業(yè)銀行來說，主要是指優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，降低管理成本；加強對銀行內(nèi)部人員的管理，提高業(yè)務(wù)處理能力，最大限度地降低人力資源損失；優(yōu)化物資管理結(jié)構(gòu)，降低物資管理費用，減少辦公物資耗損，減少對銀行利潤的自我損耗。

隨著商業(yè)銀行集中采購制度的不斷完善，集中采購力度不斷加大。以某行一級分行為例，2015年全省集中采購費用達(dá)到6.06億元人民幣，2016年上級行對集中采購覆蓋度等指標(biāo)提出了明確要求，集中采購金額將會進(jìn)一步增大。鑒于此，加強對采購環(huán)節(jié)的優(yōu)化處理和管控，降低管理成本，提高資金的有效使用率，將會成為未來管理體制優(yōu)化，效率改革的一個重要研究方向。

二、商業(yè)銀行集中采購管理中存在的問題

（一）采購任務(wù)繁重、質(zhì)量不高

在實際工作中，二級分行及以下機構(gòu)的采購人員多為兼職人員，既需要承擔(dān)財務(wù)管理、費用等方面的工作還需要承擔(dān)采購工作，導(dǎo)致采購人員在進(jìn)行各項工作時不能集中精力，無法將工作做細(xì)、做精，任務(wù)完成質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。

（二）采購工作推行不順暢

商業(yè)銀行其他部門對于集中采購工作存在著不全面、不準(zhǔn)確的認(rèn)識，致使采購工作的推行不順暢。在采購管理部門向其他部門推行相關(guān)的采購管理工作時，不能得到其他部門的積極主動地配合，更有甚者，會出現(xiàn)消極拖延的狀況，例如報送采購需求及計劃不主動，開展驗收工作不及時等。這對于采購管理部門及時、保質(zhì)地完成采購工作來說是一個較大的阻力。

（三）采購后續(xù)工作考慮不周

實行集中采購的主要目的就是為了節(jié)省資金，實現(xiàn)規(guī)模效益，但在實際的采購工作中，集中采購?fù)?dāng)時實現(xiàn)了這些目的，但從長遠(yuǎn)來說，可能因此付出的后續(xù)成本要大于實現(xiàn)的效益。例如，在某些網(wǎng)點裝修的采購項目中，通過集中采購的方式，即便在當(dāng)時供應(yīng)商報出了最低或較低的價格及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)承諾，但在實際操作中因為一些額外的因素會通過簽單增加裝修費用，導(dǎo)致最終結(jié)算金額增加。而且后續(xù)的維護(hù)、修補工作也會增加額外支出。因此在對某些使用時間長、使用頻率高、采購金額較大的項目進(jìn)行采購時，要將售后服務(wù)納入到考慮范圍中來。

（四）供應(yīng)商管理仍存缺陷

某些入圍供應(yīng)商會因零星采購或因提供維修服務(wù)成本過高而拒絕提供服務(wù)。雖然上級行每年會對供應(yīng)商進(jìn)行后評價，但更換供應(yīng)商直至采購新的供應(yīng)商需要相當(dāng)長時間，在這個時間段內(nèi)，采購單位無法獲得滿意服務(wù)。

三、原因分析

（一）采購效率仍需提高

目前采購工作存在的突出問題是規(guī)范操作與采購效率之間的矛盾。主要表現(xiàn)為以下三種情況：第一，某些使用需求部門對于采購項目缺乏計劃，隨意性、臨時性、應(yīng)急性的采購項目較多，并且對于這類非計劃內(nèi)的項目急用急報、即用即采，導(dǎo)致采購管理部門的任務(wù)繁雜。第二，使用部門所報的采購需求通常要交給業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行整合后，再向采購管理部門提出統(tǒng)一整體需求。但實際操作中業(yè)務(wù)主管部門并不能妥善完成同類采購事項的整合，導(dǎo)致采購事項出現(xiàn)分散、缺漏或者是重復(fù)采購的情況。第三，對于集中采購目錄范圍之外的采購項目，系統(tǒng)分行對其同類項目的整合力度不夠，導(dǎo)致缺乏完整的全體計劃，難以有效形成規(guī)模效應(yīng)。

（二）采購人才隊伍建設(shè)不足

由于存在人員、崗位配置等原因，大部分分行集中采購專職人員配備不足，采購崗位多為兼職操作，而大量的采購工作也使得采購人員的工作壓力比較大，最終導(dǎo)致采購項目的組織、評審、履約三崗分離的要求難以達(dá)到，流程制約的設(shè)計也無法達(dá)到預(yù)期效果。

采購管理部門不僅存在著人員不足的問題，采購人員的專業(yè)性不強也是一方面。商業(yè)銀行的集中采購涉及項目多、種類雜，大到土建工程、網(wǎng)點裝修、資產(chǎn)評估，小到辦公用品、耗材等。這就要求負(fù)責(zé)采購管理的工作人員具有一定深度和廣度的專業(yè)知識和相關(guān)技能。而目前的狀況是絕大多數(shù)二級分行通過兼職方式配備采購人員，采購人員存在專業(yè)素養(yǎng)不夠、工作經(jīng)驗缺乏、相關(guān)的談判及評審技能較弱等問題，對采購管理工作的執(zhí)行具有較大的負(fù)面影響。

四、商業(yè)銀行集中采購管理優(yōu)化的對策

（一）確定采購需求，完善采購計劃

理順集中采購項目相關(guān)部門職責(zé)，加強部門間協(xié)調(diào)，各采購項目做到事前介入、事中溝通、事后審核，保證采購工作按照全行業(yè)務(wù)發(fā)展需求及時、有效地實施，確保各項財務(wù)開支合規(guī)入賬。采購管理部門應(yīng)及時向各個業(yè)務(wù)主管部門下達(dá)采購目標(biāo)，確定采購計劃負(fù)責(zé)人，并向業(yè)務(wù)主管部門提供上年采購項目及采購目錄等輔助材料，設(shè)定采購申請上交期限，從而讓主管部門能充分及時的確定采購需求。

（二）完善供應(yīng)商動態(tài)管理及等級制度

加強供應(yīng)商及招標(biāo)代理機構(gòu)管理，建立良性準(zhǔn)入及退出機制。第一，嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入管理辦法，按分類逐級采購項目設(shè)立潛在供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻，從源頭保證采購質(zhì)量。第二，適度擴大項目供應(yīng)商準(zhǔn)入數(shù)量，建立供應(yīng)商良性發(fā)展機制。供應(yīng)商名單庫實行動態(tài)調(diào)整。加強對采購項目的監(jiān)管和檢查，建立供應(yīng)商對話協(xié)商機制。第三，建立供應(yīng)商項目后評價常設(shè)機制，按項目周期及實施結(jié)果督促各業(yè)務(wù)主管部門加強對供應(yīng)商的監(jiān)督考核，促進(jìn)各供應(yīng)商提高產(chǎn)品及服務(wù)水平。實行全行供應(yīng)商評價結(jié)果共享，對服務(wù)較差、評價分值較低的供應(yīng)商執(zhí)行退出機制，加大對不良供應(yīng)商的懲罰措施，禁止其參與我行后續(xù)采購項目，保證項目實施的規(guī)范、效益。第四，加強對招標(biāo)代理機構(gòu)的考核評價。制定招標(biāo)代理機構(gòu)后評價方案，建立良性的招標(biāo)代理機構(gòu)競爭機制，督促其不斷提高服務(wù)水平。

（三）建立非采購管理部門考評機制

監(jiān)督考評機制在商業(yè)銀行采購工作中的運用范圍主要集中于供應(yīng)商及采購部門，但是對于在采購工作中不可缺失的其他部門的監(jiān)督考核評價卻幾乎沒有涉及。例如，對業(yè)務(wù)需求及主管部門負(fù)責(zé)采購需求確定和采購項目驗收的監(jiān)督和考核將促進(jìn)采購需求更合理科學(xué)，項目驗收工作更全面完善；通過考評法律部門對相關(guān)采購信息及文件、合同文本的審查工作，促使采購工作更合法、合規(guī)。

（四）加強采購人員培訓(xùn)及任職資格管理

做好集中采購人員的專業(yè)培訓(xùn)，拓寬培訓(xùn)內(nèi)容，擴大參訓(xùn)人員范圍，提高采購相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)技能和管理水平，構(gòu)筑專業(yè)的培訓(xùn)體系。另外，應(yīng)逐步推行采購管理人員的任職資格管理，一方面促進(jìn)采購人員在職業(yè)資格的認(rèn)證過程中更加清楚地認(rèn)識到要依法依規(guī)執(zhí)行采購工作；另一方面也促進(jìn)銀行內(nèi)部采購管理人員采購工作及管理水平更加職業(yè)化和專業(yè)化。除了對員工的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)以外，商業(yè)銀行還應(yīng)同時加強對員工的職業(yè)道德教育，引導(dǎo)采購人員樹立起正確的人生觀和價值觀，提高采購人員的法律意識。

（作者單位為中國農(nóng)業(yè)銀行股份有限公司威海分行）

［1］ 楊引弟.基層央行集中釆購管理中存在的問題及建議［J］ .吉林金融研究，2011（6）.

［2］ 王穎.關(guān)于商業(yè)銀行集中采購前期準(zhǔn)備工作的幾點思考［J］.新經(jīng)濟，2013（26）.