蔡玉臣

(中國石化銷售有限公司 天津石油分公司，天津 300100)

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證照管理系統(tǒng)在油品銷售企業(yè)中的建設(shè)與應(yīng)用

蔡玉臣

(中國石化銷售有限公司 天津石油分公司，天津 300100)

證照管理系統(tǒng)可將分散于各營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及各部門的證照文件、資源、文檔采用統(tǒng)一格式進(jìn)行拍攝，按規(guī)范命名，歸集到證照管理系統(tǒng)平臺，進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，形成證照文檔的數(shù)據(jù)源頭，通過分類、歸檔入庫、檢索利用、過程跟蹤監(jiān)控、安全審計(jì)等，加強(qiáng)文檔的生命周期的全方位管理。通過數(shù)據(jù)接口與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，使企業(yè)各部門信息得以實(shí)時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體資源的協(xié)同性。

證照系統(tǒng) 油品銷售 信息化建設(shè)

1 建設(shè)目標(biāo)與可行性分析

1.1 建設(shè)目標(biāo)

通過證照管理系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

1) 建立證照管理系統(tǒng)，采用統(tǒng)一格式收集、管理證照資料等其他相關(guān)電子文檔。

2) 與OA系統(tǒng)、加油卡系統(tǒng)、增值稅開票系統(tǒng)集成，提取客戶的證照資料至證照管理系統(tǒng)，根據(jù)發(fā)卡信息關(guān)聯(lián)出相關(guān)申請單、掃描的證照等信息。

3) 對證照資料進(jìn)行版本管理，更新后的文件留存為新版本，查詢和預(yù)覽時(shí)提取最新版本。

4) 對企業(yè)內(nèi)部證照進(jìn)行到期時(shí)間的信息提取，設(shè)置提醒前置期，提醒消息下達(dá)到責(zé)任人，有效監(jiān)督責(zé)任人對證照資料做相關(guān)處理。

1.2 技術(shù)可行性

1) 文檔資料采集。包括在線創(chuàng)建、掃描儀獲取、批量傳輸、業(yè)務(wù)系統(tǒng)讀取。

2) 集中式存儲(chǔ)模式。加油站網(wǎng)點(diǎn)掃描獲取的證件資料，上傳至服務(wù)器保存，本地電腦不可以留存。業(yè)務(wù)文檔可通過在線創(chuàng)建或者批量傳輸至服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)。

3) 資料分類、檢索?？筛鶕?jù)管理部門、文檔類別、目錄、內(nèi)容、關(guān)鍵字等分類檢索，方便用戶查找，做到人性化應(yīng)用。

4) 文檔控制流程。通過文檔的新增、修改、刪除、歸檔、借用流程，加強(qiáng)文檔的管理，文檔使用周期可以一目了然。

5) 權(quán)限設(shè)置。用戶未授權(quán)的情況下，文檔防拷貝、防拷屏、放拖拽、防打印，加強(qiáng)安全管理。

6) 同步管理。終端電腦的固定文件夾和服務(wù)器固定文件夾按照一定的時(shí)間策略進(jìn)行同步管理，無需人工干預(yù)。

7) 系統(tǒng)集成。與加油卡系統(tǒng)、增值稅開票系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、MDM標(biāo)準(zhǔn)代碼網(wǎng)站、OA系統(tǒng)、身份證讀卡器等集成。

2 證照管理需求分析

2.1 加油卡客戶證照需求分析

1) 采用高拍儀設(shè)備對客戶資料進(jìn)行掃描，網(wǎng)點(diǎn)本地不留存文件，生成的證照信息直接傳送至網(wǎng)點(diǎn)證照管理系統(tǒng)，避免人為因素造成的文檔流失風(fēng)險(xiǎn)。

2) 建立審批流程，做到權(quán)限最小化，杜絕誤操作的可能性，杜絕惡意拷貝客戶信息，避免客戶私人信息的泄漏。

3) 證照信息的版本控制，貫穿了采集、存儲(chǔ)、組織、流轉(zhuǎn)、歸檔、跟蹤和銷毀的整個(gè)生命周期的管理過程。

4) 建立與加油卡系統(tǒng)的接口集成，可確?？蛻糍Y料的連貫性、完整性，有效管理證照文檔，提高查詢效率，避免文件損壞甚至丟失的狀況。

5) 通過證照管理系統(tǒng)可將增值稅開票客戶信息整合共享。

2.2 成品油客戶證照需求分析

證照系統(tǒng)與OA系統(tǒng)做接口，OA系統(tǒng)錄入直批發(fā)客戶結(jié)構(gòu)化信息，證照文件保存至證照系統(tǒng)，便于證照文件的統(tǒng)一存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用。

2.3 內(nèi)部單位證照需求分析

通過系統(tǒng)集中存儲(chǔ)，便于查找管理；通過系統(tǒng)提示在有效期內(nèi)更換證照，并做好相關(guān)的資料準(zhǔn)備。

3 技術(shù)方案及實(shí)施

3.1 證照管理系統(tǒng)技術(shù)方案

3.1.1 加油卡客戶證照

加油卡客戶證照主要是新開卡客戶的證照與增值稅開票客戶的證照，采集的證照種類有：客戶身份、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織結(jié)構(gòu)代碼、委托人授權(quán)書等。管理目標(biāo)是對這些證照文件掃描生成電子文件，并對這些電子文件建立分類、統(tǒng)一命名規(guī)則，集中存儲(chǔ)到服務(wù)器中所對應(yīng)的加油站網(wǎng)點(diǎn)目錄下，技術(shù)方案如圖1所示。

如圖1所示，建立統(tǒng)一平臺后，在各加油站網(wǎng)點(diǎn)部署高拍儀，將高拍儀保存的路徑配置到指定的共享文件夾。對于加油站的終端用戶來說，只需要選擇發(fā)票開票類型(普通發(fā)票/增值稅發(fā)票)，選擇業(yè)務(wù)類型(新開戶/信息變更/掛失或壞卡/清戶)，填寫文件名，然后執(zhí)行拍攝、預(yù)覽、確認(rèn)保存。拍攝的文件在加油站本地不留任何副本，拍攝文件和選擇的參數(shù)直接上傳到服務(wù)器共享文件夾。

客戶在開具發(fā)票時(shí)，在增值稅發(fā)票系統(tǒng)中記錄結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，但是采集的證照信息以復(fù)印件的形式留存，造成系統(tǒng)內(nèi)客戶信息不連貫、有缺失。網(wǎng)點(diǎn)證照管理系統(tǒng)與增值稅發(fā)票系統(tǒng)做接口集成，增值稅發(fā)票系統(tǒng)中創(chuàng)建或者修改增票信息時(shí)傳遞給證照管理系統(tǒng)參數(shù)，在證照管理系統(tǒng)中創(chuàng)建該客戶的增值稅客戶證照文件夾，同時(shí)掃描營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、身份證、申明-委托書等證照文件，保存到該客戶的增值稅客戶證照文件夾內(nèi)，系統(tǒng)間互動(dòng)，確?？蛻粜畔⒌耐暾?。

圖1 加油卡客戶技術(shù)方案示意

3.1.2 成品油客戶證照

成品油客戶證照信息和證照文件已錄入OA系統(tǒng)。將證照管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成，OA系統(tǒng)存儲(chǔ)成品油客戶信息的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，所有證照文件通過數(shù)據(jù)接口存儲(chǔ)到證照管理系統(tǒng)中，對證照文件建立命名規(guī)范、文件夾分類，便于全公司證照文件的統(tǒng)一管理和利用。

3.1.3 內(nèi)部單位證照

內(nèi)部單位證照部分已電子化留存，但沒有系統(tǒng)存儲(chǔ)內(nèi)部單位證照文件。針對上述情況，在證照管理系統(tǒng)中建立內(nèi)部單位證照的文件夾，分別存放不同公司的內(nèi)部證照文件。同時(shí)，在證照管理系統(tǒng)中建立文件命名規(guī)范，例如：單位名稱+證照類型，便于檢索時(shí)精準(zhǔn)定位到文件。

3.2 技術(shù)詳述

3.2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

針對功能需求，采用成熟產(chǎn)品作為系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺，通過集成開發(fā)，實(shí)現(xiàn)用戶與用戶間溝通順暢，系統(tǒng)架構(gòu)如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)架構(gòu)部署示意

1) 將Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件服務(wù)器、索引服務(wù)器、轉(zhuǎn)檔服務(wù)器等分離部署，保障服務(wù)器的分布獨(dú)立運(yùn)行，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。

2) 索引服務(wù)器獨(dú)立部署，大幅分解了主Web服務(wù)器的運(yùn)行壓力，該運(yùn)行架構(gòu)可保證主Web服務(wù)器的持續(xù)穩(wěn)定高效運(yùn)行，極大提高檢索速度。

3.2.2 管理流程

系統(tǒng)從文檔的創(chuàng)建/獲取、基本的管理應(yīng)用、全面的存儲(chǔ)機(jī)制、展現(xiàn)傳遞直到歸檔/銷毀等全生命周期的過程，有以下三方面的特點(diǎn)：整合大量的離散的文檔數(shù)據(jù)；兼容不同的文檔格式，并且能同時(shí)支持多格式的文檔內(nèi)容；易于訪問，易于管理，形成有效的統(tǒng)一信息平臺。管理流程如圖3所示。

3.3 功能架構(gòu)

針對各部門對證照系統(tǒng)的需求，采用成熟產(chǎn)品加接口定制開發(fā)的方式進(jìn)行，如圖4所示，證照管理平臺作為系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺，通過集成開發(fā)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與系統(tǒng)互通，用戶與用戶間溝通順暢。

圖3 管理流程示意

圖4 功能架構(gòu)示意

3.4 系統(tǒng)集成

證照管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的Web service接口，可快捷地與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，打通各個(gè)系統(tǒng)的信息孤島，高效傳遞參數(shù)和文件，保障了系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的有效交互。

可采用與OA系統(tǒng)集成的方式，將消息推送到OA待辦事項(xiàng)，用戶統(tǒng)一在OA待辦事項(xiàng)里接收消息提醒，點(diǎn)擊消息，可直接鏈入證照管理系統(tǒng)。

基于業(yè)務(wù)部門提出的身份證有效性驗(yàn)證及關(guān)鍵屬性提取的需求，系統(tǒng)可與身份證讀卡器集成，調(diào)用身份證讀卡器的接口獲取身份證真?zhèn)螛?biāo)識，對假身份證系統(tǒng)彈出信息提示；同時(shí)還可以通過接口方式獲取信息提取，例如：姓名、身份證號、有效期等。

4 結(jié)束語

文中首先介紹了證照管理系統(tǒng)對加油站管理發(fā)展的意義。在認(rèn)真研究銷售企業(yè)證照管理工作現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，根據(jù)需求分析對證照系統(tǒng)進(jìn)行了功能設(shè)計(jì)，軟件對于計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境要求低，方便用戶使用，方便系統(tǒng)管理，更符合加油站的實(shí)際應(yīng)用。

搭建證照管理系統(tǒng)后，會(huì)形成證照文件的管理平臺，系統(tǒng)中保留整套的證照文件存儲(chǔ)目錄，各部門管理自己的證照，并可向下二次授權(quán)。證照文件

由傳統(tǒng)的復(fù)印文件改為掃描儀拍攝文件，系統(tǒng)自動(dòng)命名上傳到證照管理系統(tǒng)對應(yīng)的目錄，極大地提高了證照管理人員的工作效率，同時(shí)也對各類證照進(jìn)行了有效的管理，防止遺失。

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Construction and Application of Certificate Management System in Oil Sales Enterprises

Cai Yucheng

(Tianjin Branch Company, Sinopec Chemical Commercial Holding Company Ltd., Tianjin,3001400, China)

s：Certificate management system can be used to take pictures with unified format, name according to specification for all certificates, resources and documents scattered at each individual outlet and department. They are collected ,stored and managed uniformly to form a certificate data source. Comprehensive document management is constructed through classification, pigeonhole, retrieval, use, process tracking monitoring, security audit to strengthen life cycle of documentation. Each individual department information can be shared to realize collaboration for enterprises’ overall resource through linkage of data interface and business system.

certificate management system; oil sales; informatization construction

蔡玉臣(1974—)，女，天津人，1996年畢業(yè)于重慶建筑大學(xué)計(jì)算機(jī)及應(yīng)用專業(yè)，2015年獲南京大學(xué)軟件工程碩士學(xué)位，現(xiàn)就職于中國石化銷售有限公司天津石油分公司，負(fù)責(zé)天津石油分公司信息化項(xiàng)目建設(shè)應(yīng)用及維護(hù)工作，任信息管理處處長助理，高級工程師。

TP273

B

1007-7324(2016)05-0047-04

稿件收到日期：2016-06-29，修改稿收到日期：2016-07-28。