【摘 要】隨著科技不斷提高，學(xué)籍管理系統(tǒng)發(fā)揮著越來越重要的作用。本文針對由廣東開放大學(xué)附屬職業(yè)技術(shù)學(xué)校統(tǒng)籌管理下的全省各分校中職學(xué)生學(xué)籍信息管理過程中所產(chǎn)生的各類學(xué)籍問題，并在思考的基礎(chǔ)上提出幾點對策。有利于加強我校學(xué)生學(xué)籍管理，不斷提高分校的教學(xué)質(zhì)量，實現(xiàn)我校的辦學(xué)宗旨，推進中等職業(yè)教育持續(xù)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍管理；中職；系統(tǒng)化管理；問題；對策

所謂學(xué)籍是指一個學(xué)生屬于某所學(xué)校的一種法律上的身份或者資格，專指作為某校學(xué)生的資格。學(xué)籍具有唯一性、依附性（依附學(xué)生和學(xué)校）、流動性（隨學(xué)生流動）等特點。而學(xué)籍管理是指學(xué)校根據(jù)國家有關(guān)政策、法規(guī)對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間實施培養(yǎng)過程的管理，是學(xué)校教務(wù)管理的重要組成部分。學(xué)籍管理系統(tǒng)是一個教育單位不可缺少的部分，它能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案存在著諸如效率低、保密性差、不易查找、更新和維護等缺點。隨著科技不斷提高，計算機科學(xué)日漸成熟，學(xué)籍管理系統(tǒng)發(fā)揮著越來越重要的作用。2013年9月1日起，全國已經(jīng)初步建立了小中大學(xué)籍的信息管理系統(tǒng)。

廣東開放大學(xué)附屬職業(yè)技術(shù)學(xué)校（以下簡稱為省校）是一所依托于廣東開放大學(xué)系統(tǒng)辦學(xué)的中職學(xué)校，采用統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學(xué)和分級管理的辦學(xué)模式，充分利用了廣東開放大學(xué)系統(tǒng)的教學(xué)設(shè)備、場地、師資等資源。目前統(tǒng)管廣東省各地市（縣）范圍內(nèi)的三十多所分校。本文所研究和探討的主要是針對由我校統(tǒng)籌管理下的全省各分校中職學(xué)生學(xué)籍信息管理過程中所產(chǎn)生的各類學(xué)籍問題，并在思考的基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的對策。通過研究，有利于進一步加強我校學(xué)生學(xué)籍管理，不斷提高分校的教學(xué)質(zhì)量，實現(xiàn)我校的辦學(xué)宗旨，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)高、操作技能強的應(yīng)用型人才，推進中等職業(yè)教育持續(xù)健康發(fā)展。

因為我校屬于省屬公辦學(xué)校，下轄分校眾多，采用系統(tǒng)化管理的方式來進行管理，表面上看是一所中職學(xué)校，但實際上相當(dāng)于一個“小型的教育局”，處理的學(xué)籍問題直接涉及到所管的各個分校，所以管理起來相對比較困難。我校在學(xué)籍管理工作過程中存在部分問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法同步。由于中職招生錄取平臺隸屬于省考試院，學(xué)籍管理平臺則隸屬于省教育廳，所以兩個平臺均有不同的系統(tǒng)開放和數(shù)據(jù)上報截止日期，這樣就直接影響到中職新生的注冊數(shù)據(jù)。我校實行一年春秋兩季招生，其中春季新生學(xué)籍電子注冊的截止日期為四月底，然而春季新生錄取平臺的系統(tǒng)開放時間要到五月份。在此期間，已辦理電子注冊的新生可能會出現(xiàn)退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等流失，這種先注冊后錄取的操作方式，極易導(dǎo)致招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不吻合，進而影響到中職資助系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護。

第二，學(xué)生學(xué)籍異動與信息變更沒有及時上報。學(xué)籍異動包括轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級、休學(xué)、退學(xué)、注銷及復(fù)學(xué)。信息變更是指變更姓名、身份證號碼及戶籍等。全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)僅分配給我校一個登錄賬號，學(xué)生是在各分校就讀的，因此學(xué)籍異動與信息變更都由分校學(xué)籍管理員上報給省校統(tǒng)一操作。然而，由于各分校上報數(shù)據(jù)不及時和不細(xì)心，導(dǎo)致出現(xiàn)個別學(xué)生在籍不在?；蛳到y(tǒng)信息有誤的情況。這種滯后的學(xué)籍異動與信息變更，將給后續(xù)的學(xué)生資助工作帶來一定程度的影響。

第三，系統(tǒng)問題學(xué)籍的處理顯得有些被動。所謂問題學(xué)籍主要是指在學(xué)籍管理系統(tǒng)中的“雙重學(xué)籍”和“已畢業(yè)未處理學(xué)籍”等。對于“雙重學(xué)籍”情況，由于各分校學(xué)籍管理員沒有及時核實該生是否在校，沒有積極聯(lián)系對方學(xué)校退出學(xué)籍，從而影響到免學(xué)費助學(xué)金的正常發(fā)放。對于“已畢業(yè)未處理學(xué)籍”情況，由于一方面學(xué)籍管理系統(tǒng)還不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)無法正常登陸的情況；另一方面是由于時間緊任務(wù)重，加上我校學(xué)生人數(shù)基數(shù)大，處理畢業(yè)申請的日期很短，所以導(dǎo)致了部分畢業(yè)生數(shù)據(jù)未能正常進行畢業(yè)申請。此外，經(jīng)常有其他學(xué)校讓學(xué)生本人直接致電省校，要求幫其取消學(xué)籍或恢復(fù)學(xué)籍，犯了越級上報的錯誤。

第四，學(xué)生畢業(yè)與結(jié)業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)不夠嚴(yán)格。根據(jù)我校2015年修訂的學(xué)籍管理辦法中第33條中規(guī)定，三年制專業(yè)學(xué)生畢業(yè)應(yīng)修滿的總學(xué)分不少于170分。第36條中規(guī)定，對于在規(guī)定的學(xué)習(xí)年限內(nèi)，考核成績（含實習(xí)）仍有不及格且未達到留級規(guī)定，或思想品德評價不合格者，以及未修滿規(guī)定學(xué)分的學(xué)生，發(fā)給結(jié)業(yè)證書。同樣是因為學(xué)生是在各分校就讀，成績考核、紀(jì)律與考勤、獎勵與處分等環(huán)節(jié)都由分校在負(fù)責(zé)管理。省校除了統(tǒng)籌管理及定期實地檢查以外，給予了他們更大的辦學(xué)管理自主權(quán)。這種抓大放小的管理方式，也在一定程度上放寬了對學(xué)生畢（結(jié)）業(yè)資格審查，從而無法排除個別分校有虛報非省管課程的學(xué)生畢業(yè)成績和相應(yīng)科目所對應(yīng)的畢業(yè)總學(xué)分。

第五，分校學(xué)籍管理員責(zé)任心不夠，辦事效率較低且穩(wěn)定性不高。對于省校交辦的有明確截止日期的工作任務(wù)，存在拖拉作風(fēng)或抱有僥幸心理，不按文件要求準(zhǔn)確上報學(xué)籍相關(guān)信息，總是存在格式或內(nèi)容不齊全等問題。例如：無故超過某項任務(wù)應(yīng)完成的截止日期；新生注冊上報數(shù)據(jù)的表格內(nèi)容填寫不全；上傳學(xué)籍系統(tǒng)的相片規(guī)格不符；上報未經(jīng)核對的畢業(yè)生籍貫和性別信息導(dǎo)致畢業(yè)證書內(nèi)容有誤等。學(xué)籍管理工作任務(wù)繁重，需要相對穩(wěn)定的人員負(fù)責(zé)此項工作。但各分校的學(xué)籍管理員出現(xiàn)經(jīng)常更換的情況，這樣給省校管理帶來不少困難。

筆者作為一名省校學(xué)籍管理員，在多年的實際工作經(jīng)歷中，針對學(xué)生學(xué)籍信息管理過程中所產(chǎn)生的各類學(xué)籍問題，基于思考的前提下，提出以下幾點對策（建議）作為參考：

一、制訂學(xué)籍管理制度，完善相關(guān)實施細(xì)則

為了使學(xué)籍管理工作能夠有法可依、有章可循，必須制訂出一套靈活有效的管理制度。不斷簡化和完善學(xué)籍管理文件，修訂和補充學(xué)籍管理的工作流程和操作步驟。細(xì)化學(xué)籍管理規(guī)定，用制度促進學(xué)籍管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。另外，還要建立學(xué)籍管理工作的目標(biāo)考核制度，包括省校對各分校學(xué)籍管理工作的考核和對學(xué)籍管理員的績效考核制度，以激發(fā)各分校學(xué)籍管理員的工作積極性。按照實事求是和嚴(yán)寬適度的要求，結(jié)合本校的具體情況，制訂并完善學(xué)籍管理實施辦法（細(xì)則）。我校于2015年印發(fā)了《廣東開放大學(xué)附屬職業(yè)技術(shù)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法（修訂）》，明確入學(xué)與注冊、學(xué)習(xí)形式與修業(yè)年限、學(xué)籍異動與信息變更、成績考核、工學(xué)交替與頂崗實習(xí)、獎勵與處分、畢業(yè)與結(jié)業(yè)等一系列相應(yīng)的管理制度。后續(xù)應(yīng)當(dāng)研究并制訂出更多有關(guān)規(guī)范分校管理的規(guī)章制度，比如類似《某某分校學(xué)籍管理人員工作條例》、《某某分校學(xué)籍檔案管理規(guī)范》等，進一步加強學(xué)生學(xué)籍管理，保障基本工作條件，落實分校管理責(zé)任，增強各分校學(xué)籍管理員的責(zé)任心，使學(xué)籍管理能夠順利高效地進行。

二、完善學(xué)籍管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)管理效率

針對目前招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法同步的情況，建議將招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠合二為一，即考慮在省考試院和省教育廳層面，將以上兩個管理系統(tǒng)適當(dāng)?shù)卣夏承┕δ?，減少不必要的重復(fù)勞動。例如從招生管理系統(tǒng)里導(dǎo)出的表格數(shù)據(jù)，經(jīng)檢查無誤后，可直接導(dǎo)入學(xué)籍管理系統(tǒng)作為學(xué)生入學(xué)的電子注冊數(shù)據(jù)。此外，必須改變以往“先電子注冊后錄取”的操作方式，改為“先錄取后電子注冊”，因此應(yīng)當(dāng)調(diào)整新生錄取平臺的系統(tǒng)開放時間。這樣才能保證招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。針對學(xué)籍系統(tǒng)的“雙重學(xué)籍”問題，建議放開與技工學(xué)校及高中學(xué)籍查重的權(quán)限，即在當(dāng)前的學(xué)籍管理系統(tǒng)中，除了能夠查詢到與全國其他中職學(xué)校是否學(xué)籍重復(fù)，還能夠查詢到與其他技工學(xué)校及高中是否學(xué)籍重復(fù)。最后，建議省教育廳多向教育部反映各類在系統(tǒng)操作過程中出現(xiàn)的提交數(shù)據(jù)無故消失及系統(tǒng)滯后等故障問題，學(xué)籍管理系統(tǒng)還應(yīng)不斷完善技術(shù)服務(wù)，增強系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高系統(tǒng)管理的效率。

三、加強學(xué)籍管理意識，促進學(xué)籍管理有序運行

為了維護教育的嚴(yán)肅權(quán)威性和確保數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)無誤，必須高度重視學(xué)籍管理工作，必須加強自上而下的學(xué)籍管理意識。認(rèn)真貫徹執(zhí)行教育部和省教育廳的各項工作規(guī)范和政策法規(guī)，堅持原則、按章管理、嚴(yán)守工作職責(zé)、嚴(yán)肅工作紀(jì)律、嚴(yán)明管理程序、嚴(yán)格自我約束、強化服務(wù)理念、自覺履行制度約束。省校學(xué)籍管理員、分校學(xué)籍管理員、教務(wù)科、學(xué)生科和班主任要層層把關(guān)，各司其職，強化各部門之間的聯(lián)系，明確各部門的職責(zé)和上下級之間的關(guān)系，形成良好的管理運行機制，保障學(xué)籍管理工作正常有序運行。省校在給予分校一定管理自主權(quán)的同時，也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)加強對學(xué)生學(xué)籍異動、信息變更、畢（結(jié)）業(yè)資格等的審查，保證學(xué)籍和畢業(yè)數(shù)據(jù)的有效性。分校要配備作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、業(yè)務(wù)精準(zhǔn)、吃苦耐勞、敢于堅持原則、樂于服務(wù)學(xué)生和社會的高素質(zhì)專職人員從事學(xué)籍管理工作。新任學(xué)籍管理員應(yīng)參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉學(xué)籍管理政策工作程序和加強信息化素質(zhì)培養(yǎng)后方能上崗，應(yīng)保持學(xué)籍管理隊伍相對穩(wěn)定，如無特殊原因，不應(yīng)頻繁更換學(xué)籍管理人員，促進學(xué)籍管理有序運行。

總之，隨著教育改革的不斷深入，中職學(xué)籍管理也將面臨更多新內(nèi)容，此項管理工作也將變得更復(fù)雜。作為一所統(tǒng)管全省各市（縣）分校的省校，在學(xué)籍管理這塊業(yè)務(wù)上，應(yīng)該不斷推陳出新、與時俱進，使學(xué)籍信息系統(tǒng)化管理水平更上一層樓。

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作者簡介：

李蘇（1984.10-），女，漢族，廣東梅州人，大學(xué)本科學(xué)歷，教育學(xué)碩士學(xué)位。廣東開放大學(xué)直屬學(xué)院（附屬職業(yè)技術(shù)學(xué)校合署），高教研究研究實習(xí)員。主要研究方向：行政管理、職業(yè)技術(shù)教育學(xué)。