楊楊

［摘要］ 幾十年來(lái)高校的畢業(yè)生學(xué)歷信息管理一直以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料為主，近幾年隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，數(shù)字化管理開(kāi)始大范圍的運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，越來(lái)越多的高校開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)歷信息存儲(chǔ)管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)歷信息檢索不僅可以提高工作效率，還能從根本上對(duì)原始資料進(jìn)行保護(hù)。

［關(guān)鍵詞］ 學(xué)歷信息；檔案；數(shù)字化

［中圖分類號(hào)］ G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］ A ［文章編號(hào)］ 1008-2549(2016) 11-0036-02

我國(guó)很多高校的辦學(xué)時(shí)間較長(zhǎng)，積累的原始學(xué)歷信息資料很多，大部分高校都有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，但由于很多高校存在辦學(xué)形式多元化、高校合并、高校拆分、遷址等情況，使得學(xué)歷信息資料數(shù)量大、類別復(fù)雜，再加上了解學(xué)校歷史的人越來(lái)越少，更加凸顯學(xué)歷信息資料的重要性。招生人數(shù)和畢業(yè)生人數(shù)持續(xù)激增，但管理人員卻始終保持人數(shù)未變已經(jīng)成為各高校普遍存在的現(xiàn)象。學(xué)歷信息是職稱評(píng)定、升學(xué)、出國(guó)留學(xué)的重要憑證，查閱學(xué)歷信息資料和辦理各種證明的人越來(lái)越多。傳統(tǒng)的學(xué)歷信息管理延續(xù)著分年份、資料類別等排序管理，出具證明材料需要管理人員對(duì)學(xué)生身份進(jìn)行確認(rèn)然后手工查詢，不僅需要大量人力更加浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)于異地學(xué)生辦理相關(guān)證明大大提高了時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本。

一學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)的開(kāi)發(fā)

（一）學(xué)歷信息資料的收集歸檔

學(xué)歷信息資料的收集歸檔作為數(shù)字化開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，關(guān)系到整個(gè)數(shù)字化平臺(tái)今后是否能準(zhǔn)確地使用。在近幾十年的辦學(xué)過(guò)程中學(xué)校積累下包括錄取三聯(lián)單、入學(xué)名冊(cè)、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等大量的學(xué)歷信息資料，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，這些資料保存難度大，因此在收集整理歸檔相關(guān)資料時(shí)，有必要邀請(qǐng)相關(guān)的專家及以往從事過(guò)學(xué)籍工作的教師參與。應(yīng)本著優(yōu)先搶救年限久遠(yuǎn)的紙質(zhì)學(xué)歷信息資料，并且分批逐步將所有紙質(zhì)學(xué)歷信息資料進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換成電子文件。然后將掃描文件進(jìn)行索引錄入，完成數(shù)據(jù)對(duì)接，每個(gè)學(xué)生都生成一條索引數(shù)據(jù)，可根據(jù)學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、考生號(hào)、電子注冊(cè)號(hào)、身份證號(hào)等信息進(jìn)行查詢。

在具體實(shí)施數(shù)字化時(shí)，嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求制定電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件格式，同時(shí)也要充分考慮與現(xiàn)有其他相關(guān)電子文件格式的統(tǒng)一及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)造成的資源浪費(fèi)。還要確保轉(zhuǎn)換過(guò)程要保證電子文件數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，由于學(xué)歷信息資料的特殊性，在資料的收集歸檔過(guò)程中，需要重視保密性及安全性。做好這項(xiàng)工作可以促進(jìn)后續(xù)各環(huán)節(jié)良好地運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展，也是學(xué)歷信息數(shù)字化的重要基礎(chǔ)。

（二）學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)的開(kāi)發(fā)過(guò)程

1技術(shù)支持，軟硬兼顧

學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)開(kāi)發(fā)針對(duì)特定用戶，既要兼顧安全性又要利于發(fā)展，同時(shí)由于高校均有自己的教務(wù)管理平臺(tái)，學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)的開(kāi)發(fā)還要考慮到未來(lái)有可能將兩個(gè)平臺(tái)甚至更多平臺(tái)資源進(jìn)行整合。為了開(kāi)發(fā)出符合學(xué)校自身特點(diǎn)的數(shù)字化平臺(tái)，在校專業(yè)技術(shù)人員中選擇適合的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，以方便學(xué)歷信息數(shù)字化的后續(xù)發(fā)展建設(shè)。平臺(tái)開(kāi)發(fā)采用java技術(shù)的B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)框架，Java語(yǔ)言具有功能強(qiáng)大和簡(jiǎn)單易用兩個(gè)特征，同時(shí)兼具安全性、穩(wěn)健性、平臺(tái)獨(dú)立與可移植性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，符合學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)開(kāi)發(fā)的要求。

學(xué)歷信息數(shù)據(jù)量較大、種類較多、部分具有保密性，為此在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)要考慮存儲(chǔ)空間的大小以及安全，同時(shí)需要配備專門(mén)的硬件設(shè)備，采用 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)以滿足數(shù)據(jù)量不斷增容擴(kuò)充。b/s的最大優(yōu)點(diǎn)在于可以在任何地方進(jìn)行操作而無(wú)需安裝任何專門(mén)的軟件，只要電腦能上網(wǎng)就可以使用，管理人員可以在B/S模式下的網(wǎng)絡(luò)端進(jìn)行學(xué)歷信息的審核上傳操作，服務(wù)器端將滿足用戶對(duì)學(xué)歷信息的查詢、打印、申請(qǐng)協(xié)助、統(tǒng)計(jì)等工作。

2數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，確保質(zhì)量

學(xué)歷信息資源作為學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，關(guān)系到今后數(shù)字化平臺(tái)是否能正常使用、準(zhǔn)確運(yùn)行，因此在上傳信息前要對(duì)其進(jìn)行校對(duì)、審核和檢驗(yàn)，以保證今后平臺(tái)的運(yùn)行質(zhì)量。將現(xiàn)有的畢業(yè)生姓名、性別、學(xué)號(hào)、考生號(hào)、身份證號(hào)碼、電子注冊(cè)號(hào)等全部上傳平臺(tái)，確保每個(gè)學(xué)生的信息都能準(zhǔn)確對(duì)接。在信息歸檔及上傳過(guò)程中，難免出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整現(xiàn)象，從而影響運(yùn)行質(zhì)量。在信息不完整的情況下，可以進(jìn)行上傳，平臺(tái)應(yīng)用時(shí)可采取模糊處理方法，但如果信息不準(zhǔn)確絕對(duì)不可進(jìn)入下一步驟的操作程序，待信息核實(shí)無(wú)誤后再進(jìn)行后續(xù)操作。

3注意安全，多重保護(hù)

學(xué)歷信息具有高度保密性，關(guān)系到學(xué)生切身權(quán)益和學(xué)校名譽(yù)，要小心提防不法分子利用有關(guān)信息制假販假。加強(qiáng)設(shè)備和信息的安全保護(hù)，要安裝并及時(shí)更新殺毒軟件和防火墻，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，采取多重保護(hù)措施確保數(shù)字化信息即使遭遇攻擊破壞也能很快恢復(fù)工作。從源頭杜絕有安全隱患的信息流入，在信息的上傳過(guò)程中需要保證信息的機(jī)密性和可用性，提供隱私保護(hù)和信息恢復(fù)技術(shù)；在信息發(fā)布階段需要進(jìn)行安全審核；在用戶使用階段，嚴(yán)格執(zhí)行身份核實(shí)準(zhǔn)入制度，只有被確認(rèn)身份的用戶才能夠在平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)操作。

4多重身份，便于管理

開(kāi)發(fā)中要有管理員、操作員、學(xué)生等三層次用戶，學(xué)生可以使用有效證件登錄，等待管理員對(duì)其身份進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)信息后，學(xué)生可進(jìn)行相關(guān)信息查詢下載打印等操作；操作員負(fù)責(zé)對(duì)信息進(jìn)行上傳、修改、查詢等日常管理工作；管理員負(fù)責(zé)平臺(tái)的維護(hù)以及數(shù)據(jù)分析工作，管理員需為研發(fā)團(tuán)隊(duì)的成員，保證后續(xù)信息資源更新。

5以人為本，重視實(shí)用

任何一個(gè)系統(tǒng)、平臺(tái)、軟件的開(kāi)發(fā)都是以用戶需求為前提，學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)開(kāi)發(fā)要堅(jiān)持以學(xué)生為中心的服務(wù)理念，根據(jù)學(xué)生和具體操作員的需求提供有效、便捷的信息服務(wù)。在數(shù)字環(huán)境下，學(xué)生和具體操作員的需求是信息資源服務(wù)的風(fēng)向標(biāo)和指南。數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，因此在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要多聽(tīng)取包括學(xué)生、具體操作員在內(nèi)的使用者的訴求，加強(qiáng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)人員與學(xué)歷信息管理人員的溝通。有必要時(shí)開(kāi)發(fā)人員可以參與一段時(shí)間的學(xué)歷管理工作，以便能熟悉學(xué)歷信息管理的基本工作流程。具體操作員結(jié)合日常學(xué)歷信息查詢頻率、開(kāi)具相關(guān)證明、易出現(xiàn)問(wèn)題等經(jīng)驗(yàn)，為平臺(tái)研發(fā)者開(kāi)發(fā)平臺(tái)提供參考以便在開(kāi)發(fā)過(guò)程中做到有錯(cuò)誤及時(shí)更改。

二學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)的利用

促進(jìn)學(xué)歷信息的充分利用是數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的根本目的。充分發(fā)揮好學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)的作用，提高資源的利用率，才能更好地服務(wù)于各項(xiàng)工作并有利于推動(dòng)學(xué)籍工作的發(fā)展。學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)包括業(yè)務(wù)咨詢、申請(qǐng)受理、進(jìn)度查詢、審核校驗(yàn)等功能，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生足不出戶即可查詢、申請(qǐng)學(xué)歷信息等相關(guān)資料。

（一）學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)利用的特點(diǎn)

1學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)利用的共享性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的數(shù)字化平臺(tái)，可以將平臺(tái)上的信息供有需要的人員共享使用，只要有網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)都可同時(shí)查詢信息，相同的信息資料再也不會(huì)出現(xiàn)只能一人獨(dú)享的局面，而是多人同時(shí)分享一份或者更多份信息資料。從根本上跨越地域限制，學(xué)生無(wú)需來(lái)到學(xué)校進(jìn)行學(xué)歷信息的查詢，完全可以在平臺(tái)上進(jìn)行自主操作，免去了舟車(chē)勞頓、奔波之苦。打破時(shí)間局限，學(xué)生再也不用受到只用工作日才能獲取學(xué)歷信息的時(shí)間限制，借助平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查詢到自己的學(xué)歷信息資料。

2學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)利用的重復(fù)性

數(shù)字化信息資料具有很好的重復(fù)性，重復(fù)利用不會(huì)使寶貴的學(xué)歷信息原始材料繼續(xù)老化、破損。一份數(shù)字化信息資料無(wú)論多少次被查詢、下載、打印都不會(huì)使其受到損害而減少信息使用壽命，只能讓它更好地發(fā)揮作用，為更多的使用者服務(wù)。

3學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)利用的靈活性

如果學(xué)生因信息不完整，不能查詢到相關(guān)信息，也可在平臺(tái)上上傳畢業(yè)證掃描件、身份證掃描件等申請(qǐng)協(xié)助查詢。操作員在平臺(tái)上看到協(xié)助查詢申請(qǐng)信息后進(jìn)行查詢，整個(gè)受理過(guò)程學(xué)生可以在平臺(tái)進(jìn)行跟蹤，操作員查詢結(jié)束后會(huì)將查詢結(jié)果反饋給學(xué)生。管理員可以定期利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)平臺(tái)近期包括查詢、打印、下載、申請(qǐng)協(xié)助等所有操作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，將結(jié)果轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員，為平臺(tái)的繼續(xù)升級(jí)建設(shè)提供有力依據(jù)。操作人員可以就統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果提出增加平臺(tái)功能的要求，管理員根據(jù)要求按照一定的類別對(duì)數(shù)字化信息進(jìn)行編輯，形成特定內(nèi)容的信息專輯，滿足操作人員和學(xué)生的各種需求。一份數(shù)字化信息不僅僅是一個(gè)整體，同時(shí)也是一個(gè)信息集合，其中的每條信息都可以被操作人員和學(xué)生靈活使用。

4學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)利用大大提高了工作效率

學(xué)歷信息資料在未進(jìn)行數(shù)字化之前，如果學(xué)生需要查詢學(xué)歷相關(guān)資料，需要大量的人力翻閱大量的紙質(zhì)材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)于年限較遠(yuǎn)的甚至?xí)◣仔r(shí)的時(shí)間，工作效率極其低下。數(shù)字化平臺(tái)運(yùn)行后，可以在極短的時(shí)間內(nèi)快速獲取想要的信息并且下載打印，對(duì)于操作人員來(lái)說(shuō)，工作效率大幅提升；對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，查詢更加方便，使用更加便捷。

（二）加強(qiáng)學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)利用的措施

1加大學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)力度

學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)是對(duì)所有學(xué)歷信息資料進(jìn)行存儲(chǔ)、處理、使用和維護(hù)的系統(tǒng)平臺(tái)。建設(shè)具有大容量、高速度、安全的數(shù)字化平臺(tái)，是開(kāi)發(fā)利用信息資源的重要手段，要本著規(guī)范性原則、安全性原則、合法性原則，做好傳統(tǒng)學(xué)歷信息數(shù)字化工作，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集、管理、使用。

2加強(qiáng)學(xué)歷信息數(shù)字化平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，學(xué)歷信息數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)學(xué)歷信息數(shù)字化的發(fā)展方向。網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展使得信息的傳播超越了時(shí)空的限制，因此，為了讓使用者更快更便捷的查詢到學(xué)歷信息，滿足各方面的需求，應(yīng)積極進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高學(xué)歷信息的傳播速度。

3提高管理人員素質(zhì)，建立穩(wěn)定的管理隊(duì)伍

數(shù)字化信息時(shí)代，信息服務(wù)工作在提供信息、用戶需求以及信息服務(wù)技術(shù)等方面對(duì)信息管理人員提出更高的要求。管理人員不僅要了解學(xué)歷信息管理方面專業(yè)知識(shí)，還要掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)也要兼顧其他領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，因此管理人員的素質(zhì)高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的成敗。對(duì)現(xiàn)有人員加強(qiáng)培訓(xùn)，引進(jìn)相關(guān)人才，從而建立一支較為穩(wěn)定的管理隊(duì)伍，這是這項(xiàng)工作發(fā)展的必然要求。

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