劉芳

(新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院，新疆 烏魯木齊市 830000)

新疆科技檔案發(fā)展現(xiàn)狀及對策研究

劉芳

(新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院，新疆 烏魯木齊市 830000)

本文通過新疆科技檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀與北京、天津、江蘇等三省科技檔案發(fā)展情況進行對比分析研究，提出新疆科技檔案事業(yè)發(fā)展對策和建議。

新疆科技檔案；發(fā)展現(xiàn)狀；解決措施

科研檔案是科研單位檔案工作的重要組成部分，它的規(guī)模和質(zhì)量反映和記錄著不同歷史時期的科學研究水平，它是一個科研單位科研實力的重要憑證?？蒲袡n案管理的規(guī)范與否直接影響到科研管理的質(zhì)量、效率和水平，甚至在一定程度上影響著科研單位科研工作的發(fā)展。

國家檔案局印發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準，分級建設，安全保密的原則，加強科技檔案信息管理基礎設施、加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理、推動館藏科技檔案信息的數(shù)字化建設,在部分中心城市建設示范性數(shù)字科技檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢科技檔案信息服務，加快推進科技檔案信息管理標準體系、安全保障體系和隊伍建設。各省區(qū)市相繼啟動和實施了一批重大科技檔案信息化建設工程項目，北京市、上海市、浙江省、福建省、廣東省在全國各省區(qū)市中率先將科技檔案信息化建設列入本地區(qū)信息化建設規(guī)劃，青島、天津、江蘇、上海、浙江等省市科技檔案部門都相繼啟動了數(shù)字檔案館建設工程，開發(fā)應用形式多樣的科技檔案數(shù)字化信息化系統(tǒng)開展館藏及對社會各界的檔案文件的數(shù)字化處理與加工，取得了經(jīng)濟與社會效益的雙贏。

1 新疆科技檔案發(fā)展現(xiàn)狀

新疆科技檔案管理中心直屬于自治區(qū)科技廳，為公益型全民所有制事業(yè)單位，是永久保管新疆科技檔案的試點單位。負責統(tǒng)一管理自治區(qū)科技廳下達的各類科技計劃項目、科技成果登記項目、科技獎勵項目以及機關文書、會計、基建、聲像等檔案；負責科技檔案信息資源的開發(fā)利用和對外咨詢服務；配合自治區(qū)檔案局對自治區(qū)科技廳下達的重大科技項目的檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查；負責科技檔案的數(shù)字化加工和信息服務工作；負責指導和監(jiān)督我區(qū)各地（州）科技局所屬科研立項單位的科技檔案工作；負責對我區(qū)科技系統(tǒng)的檔案管理人員進行培訓等?，F(xiàn)有檔案用房面積330m2，其中檔案閱覽室50m2，檔案庫房面積200m2，機房占地80m2，已具有高質(zhì)量環(huán)境、電源系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等配套環(huán)境設施。擁有服務器30臺，網(wǎng)絡設備25臺，存儲設備9臺（共300TB存儲空間），互聯(lián)網(wǎng)帶寬100M，并與中科院新疆理化所簽署了“天山云協(xié)作共享協(xié)議”。網(wǎng)站安全測評達到國家等級保護二級，對外提供7×24h的WEB服務、MAIL服務、DATA服務、FTP服務等，實現(xiàn)對各門戶網(wǎng)站、各網(wǎng)絡服務平臺、數(shù)據(jù)庫、支撐系統(tǒng)及硬件設備要求的場地環(huán)境、動力環(huán)境、空氣環(huán)境、弱電系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等進行高效的管理。同時還具備遠程、實時、交互的多功能科技視頻會議中心（會議中心面積300m2）與3個遠程視頻會議答辯中心（每個答辯中心面積50m2），目前已建設完成了自治區(qū)、地州（13個地州）兩級科技視頻會議系統(tǒng)。通過視頻會議中心的建設有效加強科技系統(tǒng)內(nèi)的控制和管理、實現(xiàn)高效辦公、遠程培訓、遠程項目評審等。

目前，新疆科技檔案管理中心現(xiàn)館藏科技檔案近1.6萬項，主要來源于科技廳全疆項目檔案，其中一部分已形成全文數(shù)字化，大部分為原始的紙質(zhì)保存，此現(xiàn)象導致科技檔案沒有得到有效利用，因此無法實現(xiàn)全區(qū)科技檔案的共享和提供社會服務。

2 北京、天津、江蘇省科技檔案發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 北京檔案館

北京市從2003年就連同清華紫光研制出科委檔案管理工作系統(tǒng)，并和檔案局等相關單位共同制定了關于“檔案管理相關辦法”，積極對北京市科技檔案館的建設進行統(tǒng)籌，配置了檔案管理系統(tǒng)的相關軟件，并啟動了管理工作條例，進一步完善多個業(yè)務檔案管理工作制度。北京市檔案館現(xiàn)有館藏包括紙質(zhì)、錄音、錄像、影片、照片等各種載體，內(nèi)容十分豐富。檔案館通過網(wǎng)上利用、檔案閱覽、舉辦展覽、史料出版等多種途徑為社會提供檔案利用服務。

2.2 天津科技檔案館

天津市科技檔案館早在2004年便開始對 “天津市科技檔案信息系統(tǒng)”進行研究開發(fā)。他們結(jié)合科技檔案的獨特性，開發(fā)了“基于客體全宗的檔案跨門類檢索”功能，實現(xiàn)了對科技檔案信息中的案卷級信息、文件級信息，研究人員信息等內(nèi)容的一次性全方位檢索，從而提供給利用者較準確、快速、全面、便捷的利用方式。2005年天津市科技檔案館又按照國家《紙質(zhì)檔案字化技術規(guī)范的要求》。本著“利用優(yōu)先，分步實施”的原則。在對增量檔案進行數(shù)字化處理的基礎上，逐步向館藏檔案數(shù)字化推進為規(guī)范數(shù)據(jù)庫中條目信息的準確性.提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，方便日后統(tǒng)計、編研工作。根據(jù)天津市科技檔案四項地方標準。以及館藏實際情況，分別制定了科技計劃項目檔案、成果登記項目檔案、獎勵項目檔案的整理與著錄規(guī)范。到目前為止，完成館藏全部獎勵項目檔案數(shù)字化.部分科技計劃項目、成果登記項目檔案重要文件數(shù)字化。案卷級目錄達5萬余條，文件級目錄達17萬余條，掃描文件近70萬頁。

2.3 江蘇省科技成果檔案館

江蘇省科技成果檔案管理在實際管理過程中使用科學有效的管理方法，完成了省級地方標準的修訂、備案以及審定工作，并建立起授獎信息數(shù)據(jù)庫、省科技進步獎評審等專業(yè)性的政府管理網(wǎng)站，依托江蘇科技信息網(wǎng)強大的網(wǎng)絡支撐，借助工程文獻中心這一省重點平臺，已將館藏信息和科技信息整合在同一平臺上，以聯(lián)合目錄的方式一體化對外提供服務。江蘇科技成果檔案信息資源利用江蘇省科技信息網(wǎng)為網(wǎng)絡平臺，建立了檔案網(wǎng)站(www.jsinf.gov.cn)，鏈接在江蘇科技信息網(wǎng)上發(fā)布，可以實現(xiàn)在線檢索查詢。近年來還收藏了部分科技報告、省軟科學研究報告、江蘇省科技成果轉(zhuǎn)化項目可行性論證報告，還將收集攻關計劃、火炬計劃的項目課題檔案。按照統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分步建設、安全保密的原則，以特色檔案資源建設和開發(fā)利用為目標，推進檔案資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、信息管理標準化，信息服務網(wǎng)絡化的進程，并逐步建立科技報告制度。

3 新疆科技檔案發(fā)展存在問題及對比分析

1）科技檔案信息缺乏有機整合。科技檔案工作和階段性檢查、科技計劃、成果評審之間出現(xiàn)脫節(jié)，在制度以及條例上面對于科技檔案的職責、任務、權(quán)限、工作程序、現(xiàn)代化、標準化、對外服務等相關工作都沒有作出相應的規(guī)定；新疆科技檔案大部分分別保管在各大廳局（如教育廳、建設廳等）、科研部門、高等院校、及其他各地州科技局、企業(yè)專業(yè)技術部門等地，沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，大量檔案材料還處于分散保管狀態(tài)，無法實現(xiàn)對外一體化的檔案服務，從而使得科技檔案信息化大打折扣，不能滿足網(wǎng)絡條件下社會公眾對檔案信息的需求。科技檔案管理工作還處在初期進行階段，雖然部分單位設置了相應的管理工作機構(gòu)，也選擇了科學有效的管理方法，但是，和發(fā)達地區(qū)相比較還存在一定的差異。

2）沒有獨立的科技檔案網(wǎng)站。檔案信息管理工作在實施過程中要能夠形成以“滿足相關部門以及工作人員需求”的指導理念，但是，目前科技檔案發(fā)展過程中，這種服務水平相對較低，有關部門在使用相關檔案以及信息時，要能夠從紛繁復雜的信息和數(shù)據(jù)中調(diào)取自己需要的部分，這就導致整個調(diào)取和選擇工作難以順利進行，新疆科技檔案管理中心在自治區(qū)科技廳的網(wǎng)站中有介紹基本情況的網(wǎng)頁，沒有建立自己獨有的科技檔案網(wǎng)站，不能提供科技檔案詳細信息查詢，無法成為科技檔案中心與利用者之間交流的系統(tǒng)。因此，研發(fā)新疆科技檔案信息服務共享平臺，集合新疆科技檔案信息資源，形成各方互相學習、交流經(jīng)驗、服務用戶的系統(tǒng)勢在必行。

3）條件限制了數(shù)字化科技檔案建設。新疆科技檔案數(shù)字化建設起步相對滯后，其一是許多單位對檔案工作不重視、不了解，使檔案工作停留在原始的紙質(zhì)檔案階段，檔案資料丟失也是常有的事情。其二是新疆有12個地州，每個地州情況不同，經(jīng)濟狀況也有差異，要進行數(shù)字化、信息化不是一個簡單的問題，購置軟硬件來進行科技檔案工作數(shù)字化有一定的難度。這也是我們科技檔案數(shù)字化進程緩慢的原因。

4）科技檔案的服務利用?？萍紮n案利用率相對較低，難以從根本上發(fā)揮出其應用的社會價值以及經(jīng)濟價值，在為有關部門和工作人員提供相關信息服務時相對被動，也就是需要利用者主動上門進行查找、收集和篩選，降低檔案使用水平?？萍紮n案工作還沒有很好地使用網(wǎng)絡載體，導致檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化水平先對較低，讓利用者無法便捷、方便地使用科技檔案相關信息。一方面由于我們的檔案多數(shù)還是原始的紙質(zhì)檔案，沒有進行數(shù)字化，為社會提供利用的方式非常單一，只能利用傳統(tǒng)的檔案檢索方法來查閱，效率很低。另一方面沒有對公眾進行過大量的科技檔案知識宣傳，許多的人不知道如何利用檔案，更不知道檔案會給我們提供什么幫助。不能充分發(fā)揮科技檔案應有的經(jīng)濟和社會價值；服務方式的被動性，即利用者需要主動上門查找利用?？萍紮n案工作還沒有充分利用網(wǎng)絡這一載體，沒有實現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化，因而利用者難以方便、快捷地利用科技檔案信息。

4 新疆科技檔案工作對策建議

4.1 加強我區(qū)科技檔案數(shù)字化建設

要想能夠從根本上提升科技檔案管理工作水平，檔案管理部門要能夠從根本上轉(zhuǎn)變過去的管理理念以及管理方法，突破傳統(tǒng)檔案管理工作手段帶來的不變，做好數(shù)字化建設工作。首先是加快科技檔案數(shù)字化的步伐，即增加硬件設備的投入，先將新疆科技檔案數(shù)字化完成，再以新疆科技檔案管理中心為依托，借助新疆科技信息服務平臺，在各個地州的科技局建立科技檔案數(shù)字化試點，投入資金購置軟硬件設備，將各個地州的科技檔案進行數(shù)字化并統(tǒng)一保存在各地州科技局，再通過互聯(lián)網(wǎng)與新疆科技檔案管理中心對接，方便科研技術人員對科技檔案的利用，使我們的科技檔案信息不再閉塞，對推進新疆的快速發(fā)展起到應有的作用。

4.2 加強科技檔案室基礎設施條件建設

進一步加強檔案基礎條件建設，尤其是加快配備檔案數(shù)字化、信息化建設的必備的相關設備，促進檔案的開發(fā)和利用。完善新疆科技檔案貯藏環(huán)境建設，有效解決科技檔案分散保管中存在的安全性低、成本高等問題，實現(xiàn)檔案貯藏環(huán)境達標、檔案管理專用設施達標、信息化設備齊全的目標。通過對原有及新增檔案庫建筑的隔熱、防水、防火、負荷、高度及布局等進行改造和加強，使檔案貯藏及數(shù)字化工作場地達到國家檔案庫建設的相關要求。同時，按照國家現(xiàn)有檔案管理標準增設空氣調(diào)節(jié)裝置、消防設備、滅火裝置、安全（視頻）監(jiān)視系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，同時增加活動式密集架、檔案柜數(shù)量以及包裝檔案的卷皮、卷盒、卷夾等設備設施等。

4.3 新疆科技檔案信息共享服務平臺

檔案網(wǎng)建設是科技檔案信息化建設的重要內(nèi)容，也是實現(xiàn)快速、及時的提供給用戶最有利的解決辦法。目前，科技檔案管理中心在自治區(qū)科技廳的網(wǎng)站中有介紹基本情況的網(wǎng)頁，沒有建立自己獨立的科技檔案網(wǎng)站，不能為用戶提供科技項目檔案詳細信息查詢，無法提供科技檔案中心與利用者之間交流的平臺。研究和開發(fā)覆蓋全疆各地州的數(shù)字化信息化科技檔案服務平臺，目的在于應用先進的數(shù)字技術、網(wǎng)絡技術和計算機技術，利用現(xiàn)代化的管理手段，通過對科研過程中產(chǎn)生的各種文件、數(shù)據(jù)、圖紙、聲像等多媒體檔案資料進行數(shù)字一體化管理，促進科技檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，統(tǒng)一我區(qū)科技檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)全區(qū)科技檔案數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)和信息資源共享，促使科技檔案從封閉走向開放，為政府決策、企業(yè)經(jīng)營服務，促使科研檔案從保管和利用職能向信息采集、管理和信息服務方面職能轉(zhuǎn)變。因此，集合我區(qū)各地州的科技檔案資源，形成各方互相學習、交流經(jīng)驗、服務用戶的平臺勢在必行，具體方法如下：

首先，是新疆科技檔案數(shù)據(jù)庫建設?？萍紮n案的數(shù)字化信息化應以現(xiàn)實需要為前提，重點是利用率高的、有推廣利用價值的檔案，首先從目錄開始逐步向全文數(shù)字化推進，通過檔案數(shù)字化，加快全文數(shù)據(jù)庫建設進程，并逐步實現(xiàn)全區(qū)的科技檔案的全文信息查詢和網(wǎng)絡化服務。在科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設中，建成初具規(guī)模、組織架構(gòu)較完善的目錄

數(shù)據(jù)體系，并分層次、分批次地向社會提供科技檔案目錄數(shù)據(jù)查詢服務。在新疆科技檔案全文數(shù)據(jù)庫建設中。本著“利用優(yōu)先、分步實施”的原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。以點帶面，逐步擴大紙質(zhì)檔案電子復本網(wǎng)上接收工作。加快檔案全文數(shù)據(jù)庫建設，完成與自治區(qū)科技廳各類項目數(shù)據(jù)庫的接口轉(zhuǎn)換工作，實現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢互補和共享。

其次，是實現(xiàn)三網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)，外網(wǎng)和各單位檔案室、館局域網(wǎng)）分開形式。三網(wǎng)之間可在允許權(quán)限下交換數(shù)據(jù)，建立防火墻和高度保密保護，以防數(shù)據(jù)被竊取和網(wǎng)絡遭到破壞。網(wǎng)絡采用分布式數(shù)據(jù)庫形式，既相互連接，數(shù)據(jù)集合交換，共享資源，又要彼此獨立。如圖1所示。

圖1 科技檔案信息系統(tǒng)示意圖

1）開發(fā)“覆蓋全疆各地州的數(shù)字化信息化科技檔案服務平臺”，形成科技檔案管理與數(shù)據(jù)采集、查詢利用的信息化管理平臺。建立科技檔案數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫設計著重滿足科技檔案網(wǎng)的功能要求，充分分析業(yè)務處理流程和數(shù)據(jù)流，以及數(shù)據(jù)間的相互關系，設計合理的索引鍵和表結(jié)構(gòu)，保持數(shù)據(jù)的適當冗余。

2）開發(fā)基于B/S架構(gòu)，覆蓋檔案收集、歸檔、整編、利用、統(tǒng)計、銷毀等環(huán)節(jié)，具有權(quán)限設置系統(tǒng)模塊、數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)模塊、收集整編系統(tǒng)模塊、檔案檢索子系統(tǒng)模塊、借閱管理子系統(tǒng)模塊、統(tǒng)計報表系統(tǒng)模塊、鑒定銷毀系統(tǒng)模塊、光盤制作子系統(tǒng)模塊、系統(tǒng)設置子系統(tǒng)模塊、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)模塊、行政管理系統(tǒng)模塊、財務管理系統(tǒng)模塊的“覆蓋全疆各地州的數(shù)字化信息化科技檔案服務平臺”系統(tǒng)，實現(xiàn)科技檔案信息的“遠程在線移交”，加快檔案利用速度，節(jié)省檔案管理工作成本。并實現(xiàn)信息采集功能、信息管理功能、系統(tǒng)維護功能、信息利用功能等。

3）系統(tǒng)采用智能計算機技術和現(xiàn)代檔案標準化管理理念設計開發(fā)；基于分布式多層網(wǎng)絡架構(gòu)的開放性平臺，在數(shù)據(jù)的采集上采用文本特征識別技術，在對原文信息的存貯上采用流加密壓縮存貯技術，并預留擴展多種安全技術接口；在對數(shù)據(jù)的傳遞上采用XML技術，以及WEB SERVICE接口與其他服務系統(tǒng)對接。

4）建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)字化系統(tǒng)需要相應的網(wǎng)絡支持來實現(xiàn)與政務信息網(wǎng)、覆蓋全疆各地州的數(shù)字化信息化科技檔案服務平臺等各種網(wǎng)絡聯(lián)網(wǎng)，提供檔案在網(wǎng)上資源共享，所以在建立安全防范機制基礎上實現(xiàn)覆蓋全疆各地州的數(shù)字化信息化科技檔案服務平臺與各類公共信息平臺的連接，建立檔案信息社會共享通道。

5 加強宣傳力度，提高平臺利用率

檔案管理作為一項系統(tǒng)性的工程，很多相關部門和管理工作人員難以認識到檔案資料使用的重要性和必要性，工作人員要加大對檔案管理和使用的宣傳力度，通過文檔一體化管理，實現(xiàn)科技檔案信息的在線檢索、利用和共享，改變傳統(tǒng)的“你查我調(diào)”的模式，減少紙質(zhì)檔案重復復制，減少檔案工作人員的手工工作量和重復勞動，減少大量的人力、物力和財力，實現(xiàn)科技檔案信息管理的科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，辦公環(huán)境的網(wǎng)絡化、數(shù)字化、智能化。為科技檔案信息管理工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展提供了保障。通過研發(fā)新疆科技檔案信息服務平臺向社會提供科技檔案信息服務。其中科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫實行無償服務，全文科技檔案數(shù)據(jù)庫實行有償服務。

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[2]唐寶蓮.科技成果檔案信息資源融合利用探討[J].檔案與建設，2007(4)：24-25.

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