王 勇

高校二級教學(xué)單位教學(xué)檔案管理研究

王 勇

教學(xué)檔案管理是高校教學(xué)管理活動中十分重要的一個環(huán)節(jié)。教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和實(shí)用性為學(xué)校和二級教學(xué)單位提供了重要的基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)支持，也是高校開展各項(xiàng)改革和發(fā)展的重要保障。

二級教學(xué)單位 教學(xué)檔案管理

高校二級教學(xué)單位教學(xué)檔案是在教學(xué)、科研、學(xué)生管理等活動中形成的，對學(xué)校和社會具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的原始記錄。這些教學(xué)檔案是隨著學(xué)校發(fā)展不斷積累起來的，記錄了學(xué)校和二級教學(xué)單位的真實(shí)發(fā)展歷程。

一、教學(xué)檔案管理工作的意義

隨著高校內(nèi)部管理體制改革的深入，二級教學(xué)單位有了更大的辦學(xué)自主權(quán)和行政管理權(quán)，這其中一項(xiàng)重要的管理工作就是教學(xué)檔案的管理。由于權(quán)力的下放，二級教學(xué)單位作為基層的管理組織，做好相關(guān)教學(xué)資料的收集整理對保障學(xué)校教學(xué)運(yùn)行，提供數(shù)據(jù)信息支持具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

教學(xué)檔案包含二級教學(xué)單位在教學(xué)實(shí)踐和科學(xué)研究中積累下來的眾多信息資料，具有重要的憑證和參考作用。紙質(zhì)檔案管理、手工方式收集表現(xiàn)出的滯后性和低效率嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)進(jìn)行教學(xué)檔案的管理已經(jīng)迫在眉睫。很多高校已經(jīng)在教學(xué)質(zhì)量測評、學(xué)生選課、成績查詢等方面實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，對于教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化也正處于開發(fā)和初步利用的階段。

二、高校二級教學(xué)單位教學(xué)檔案管理中存在的主要問題

高校管理者非常清楚教學(xué)檔案管理工作的重要性，然而在實(shí)際運(yùn)行中依然存在不健全的情況。主要問題有：制度不健全，管理人員不專業(yè)，管理行為不規(guī)范，資金投入少，管理手段落后等。

很多二級教學(xué)單位沒有配備專門的檔案管理人員，材料的收集、整理、移交都由教學(xué)干事來負(fù)責(zé)。然而教學(xué)干事日常工作繁雜，很多都沒有受過檔案的專業(yè)知識培訓(xùn)，沒有充足的時(shí)間和精力再進(jìn)行教學(xué)檔案的管理工作。另外，很多二級教學(xué)單位在教學(xué)檔案管理方面沒有具體的要求和標(biāo)準(zhǔn)，管理制度不健全，管理人員不專業(yè)是比較常見的問題。由此也必然導(dǎo)致檔案管理行為的不規(guī)范。

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，很多高校將大量資金用于校舍建設(shè)、教學(xué)設(shè)備、圖書資料等方面，在教學(xué)檔案方面的投入甚少，不要說檔案管理信息化數(shù)字化，很多部門甚至連最基本的檔案室、檔案柜、檔案盒都沒有，這樣即使教學(xué)檔案收集齊全了，也沒有合適的空間保存。高校教學(xué)管理的現(xiàn)代化應(yīng)該是全面的，無死角的覆蓋，在在教學(xué)檔案歸檔方面要改變以手工操作為主，計(jì)算機(jī)操作為輔的落后的管理手段。

三、高校二級教學(xué)單位教學(xué)檔案管理規(guī)范化措施

首先，增強(qiáng)檔案意識，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)的提高是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)和根本。二級教學(xué)單位應(yīng)該盡量配備專門的檔案管理人員，如有困難，也要對負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)知識的專門學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。同時(shí)，要全面提高管理人員工作積極性和組織協(xié)調(diào)能力，使他們能夠樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心和檔案意識，增強(qiáng)為教學(xué)、科研服務(wù)的意識，積極有效的開展工作。

規(guī)范完善檔案管理制度，確立教學(xué)檔案管理的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)。教學(xué)檔案的管理和收集應(yīng)該有一個完整的管理體系，建立系統(tǒng)的管理體制，落實(shí)人員責(zé)任制。二級教學(xué)單位可以將教學(xué)檔案的管理分為院系和教研室兩級，讓教研室承擔(dān)一定的責(zé)任，將檔案管理工作細(xì)化，有利于教學(xué)檔案的歸檔。同時(shí)，二級教學(xué)單位要就教學(xué)檔案的門類、范圍、保管期限、借閱制度等內(nèi)容制定完善的規(guī)章制度和具體的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性有可行的判定標(biāo)準(zhǔn)，使教學(xué)檔案管理人員能夠管理有序，有章可循。

加大資金投入，注重教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。高校很多部門都實(shí)現(xiàn)了管理的信息化和數(shù)字化，在教學(xué)檔案管理方面也要注重信息資源的開發(fā)利用，努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理人員充分高效地利用現(xiàn)代化手段，減輕勞動強(qiáng)度，縮短勞動時(shí)間，提高工作效率，使教學(xué)檔案能夠更好地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)學(xué)校整體發(fā)展。

教學(xué)檔案的生命力在于它的實(shí)用性。要使教學(xué)檔案更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展全局需要學(xué)校從全校到二級教學(xué)單位不同層面做出積極的努力。學(xué)校高層管理者要充分意識到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要作用，加大資金和技術(shù)投入；二級教學(xué)單位的管理者和具體的檔案管理人員也要積極主動參與管理活動，開展更多的調(diào)查研究，借鑒外來經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)了解和掌握本院系、教研室的教學(xué)活動情況，為教學(xué)科研工作服好務(wù)，為深化學(xué)校的各項(xiàng)改革提供有效信息。

高校在辦學(xué)過程中要重視二級教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理工作，正確分析這項(xiàng)管理工作中存在的問題，并提出有針對性的解決對策。只有這樣才能不斷提高學(xué)校整體的教學(xué)管理水平和服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)改革和發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。通過深層次的挖掘?qū)W校教學(xué)檔案資源，為學(xué)校發(fā)展和學(xué)校形象價(jià)值建設(shè)服好務(wù)，為學(xué)校文化建設(shè)提供有力支持。

［1］張敏，姜波.高校二級教學(xué)單位教學(xué)檔案規(guī)范化管理研究［J］.吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，29（11）：68～69.

［2］邵雪梅.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化研究［J］.中小企業(yè)管理與科技旬刊，2014（4）：45～46.

（作者單位：長春工程學(xué)院外語學(xué)院）

王勇（1982-），男，山東濟(jì)寧人，長春工程學(xué)院外語學(xué)院助理研究員，碩士，研究方向：外語教學(xué)、教育管理。