張慶利

檔案工作現(xiàn)代化在和諧社會(huì)中的重要作用

張慶利

在國家機(jī)關(guān)和社會(huì)組織以及公眾個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)發(fā)展和形成中，檔案是極具保存價(jià)值的歷史記錄，是在社會(huì)活動(dòng)的建設(shè)中所形成的附加產(chǎn)品，自身有一定的依據(jù)憑證作用和原始記錄性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和建設(shè)下，將檔案的社會(huì)教育功能、資政決策功能、文化傳播功能等實(shí)現(xiàn)整體有效的發(fā)揮，并在現(xiàn)今的社會(huì)狀態(tài)下發(fā)揮出切實(shí)有效的整體作用，為社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建貢獻(xiàn)自己的力量，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中擺在檔案部門面前的重要課題。

一、檔案工作現(xiàn)代化的概述

檔案工作的現(xiàn)代化是指通過科學(xué)的組織手段、方式、思想等對(duì)檔案工作進(jìn)行行之有效的管理，以使其能夠適應(yīng)整體的社會(huì)發(fā)展建設(shè)和環(huán)境要求，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和工作效率以及社會(huì)效益的最大化，就整體而言，其屬于一種全新的工作方式。在具體實(shí)踐中，其包括基本建設(shè)中所采用的設(shè)備和技術(shù)，所建立的現(xiàn)代化的科學(xué)管理機(jī)構(gòu)，并在整體性的科學(xué)化建設(shè)下運(yùn)用相應(yīng)的管理方式對(duì)檔案工作的具體實(shí)施進(jìn)行制度化和規(guī)范化以及程序化的管理。

在現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)和環(huán)境要求下，檔案工作的現(xiàn)代化不僅僅體現(xiàn)在現(xiàn)代化技術(shù)的基本應(yīng)用方面，還包括檔案組織管理化和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化及檔案工作人員專業(yè)化等現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)要求。在現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)下，如果沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化，就難以將其在社會(huì)發(fā)展中的作用得到最大的發(fā)揮，一定程度上影響到和諧社會(huì)的發(fā)展建設(shè)，進(jìn)而難以科學(xué)有效的實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、進(jìn)行檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)不僅能夠在具體活動(dòng)中使檔案信息的傳遞和加工的速度及效率得到有效提升，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體的效益最大化。就現(xiàn)今社會(huì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)而言，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化是整體社會(huì)發(fā)展和建設(shè)環(huán)境的要求。

（一）是現(xiàn)代化環(huán)境下檔案工作的需要

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案的數(shù)量和種類也在不斷地增加，這在一定程度上使得檔案的管理和收集工作趨于復(fù)雜化，并且在信息逐漸還量化的發(fā)展建設(shè)下，進(jìn)行針對(duì)性強(qiáng)、急需的檔案資料和具有較強(qiáng)參考價(jià)值的檔案信息獲取時(shí)，如果缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備以及先進(jìn)的檢索方法應(yīng)用時(shí)，就并不能實(shí)現(xiàn)有效的信息獲取。尤其是科技類的檔案資料，在進(jìn)行信息獲取時(shí)，所存在的查詢不準(zhǔn)確以及難以有效查詢的現(xiàn)象會(huì)導(dǎo)致科研工作的延期和重復(fù)，一定程度上會(huì)造成不必要的浪費(fèi)現(xiàn)象。所以，為了在現(xiàn)代化的建設(shè)環(huán)境下加快科研人員的研究速度，有效縮短研究周期，使工作效率得到整體提升，使檔案工作的作用得到最大的發(fā)揮，就需要同現(xiàn)代化的發(fā)展環(huán)境相適應(yīng)，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和應(yīng)用設(shè)備在檔案部門的裝備和建設(shè)，以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求。

（二）是現(xiàn)代化環(huán)境下檔案藏體多樣化的要求

在時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)下，檔案工作對(duì)于科學(xué)技術(shù)手段和物質(zhì)條件的以來愈發(fā)明顯，比如在進(jìn)行檔案資料的保管時(shí)，要想最大限度的將紙張檔案的使用壽命進(jìn)行延長，就必須采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，可以通過現(xiàn)代化的化學(xué)、物理、生物學(xué)的方法來實(shí)現(xiàn)防潮、防霉變、防蟲、防光等，進(jìn)而達(dá)到對(duì)有價(jià)值和珍貴檔案實(shí)體保護(hù)的目的，或者，也可以通過照相、復(fù)印、微縮、靜電等現(xiàn)代化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的復(fù)制件建設(shè)和利用，以實(shí)現(xiàn)對(duì)原件信息的保護(hù)。

（三）是現(xiàn)代化環(huán)境下社會(huì)發(fā)展的需求

檔案生成設(shè)備和書寫方式及信息載體的先進(jìn)性體現(xiàn)，一定程度上表明了其對(duì)于科學(xué)技術(shù)和物質(zhì)條件的整體依賴性。在進(jìn)行檔案信息資源的利用時(shí)，現(xiàn)代化的應(yīng)用建設(shè)下，磁帶和膠卷等是檔案信息的主要載體，所以，為了更好地滿足用戶對(duì)于信息獲取的要求，就需要通過現(xiàn)代化的設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息檢索的需求，或者通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索系統(tǒng)的建立。但是，如果沒有實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，就無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的科學(xué)有效管理。

當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展下，科學(xué)技術(shù)呈現(xiàn)飛速發(fā)展的趨勢，產(chǎn)生的過多的信息資源，且大多應(yīng)用分散，基于此種現(xiàn)狀，如果科技人員不能有效的進(jìn)行信息的掌握，就會(huì)造成工作效率低下，且浪費(fèi)了一定的財(cái)力、人力和物力。由此可見，在現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)下，通過傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)下各行各業(yè)對(duì)于信息資源的需求，而且，在社會(huì)發(fā)展中，檔案信息資源發(fā)揮著一定的特殊作用，這就需要在實(shí)際應(yīng)用中順應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展環(huán)境，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理方法的應(yīng)用下，確保檔案工作的整體質(zhì)量和效率，進(jìn)而為社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展和建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、檔案工作現(xiàn)代化在和諧社會(huì)中發(fā)揮重要的作用

社會(huì)主義和諧社會(huì)是公平正義、充滿活力、人與自然和諧相處、民主法治、誠信友愛、安定有序的社會(huì)，進(jìn)行社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建是一項(xiàng)涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等眾多領(lǐng)域，且需要依靠全黨全社會(huì)的共同努力去發(fā)展和建設(shè)的活動(dòng)。就檔案工作整體而言，其本身具有極強(qiáng)的基礎(chǔ)性，在具體工作中，檔案是檔案工作的主體，而在進(jìn)行社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建時(shí)，其離不開檔案事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，在具體建設(shè)中起著輔助和間接的推動(dòng)作用，其形成是社會(huì)組織和國家機(jī)構(gòu)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中所直接形成的形式不同且具有保存價(jià)值的歷史記錄，具有參考作用和憑證作用。

在社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)中，檔案對(duì)其具體的實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行了真實(shí)的記錄，就基本應(yīng)用而言，檔案工作現(xiàn)代化在和諧社會(huì)中所發(fā)揮重要的作用有五個(gè)方面的體現(xiàn)：為機(jī)關(guān)的考察工作提供基本依據(jù)、是進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)的基本資料、是科學(xué)研究的條件和基礎(chǔ)、是政治斗爭活動(dòng)中的必要手段、進(jìn)行宣傳教育時(shí)是生動(dòng)的應(yīng)用素材。整體而言，檔案工作在社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建中體現(xiàn)著極強(qiáng)的服務(wù)性。

在現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)下，檔案管理不僅需要實(shí)現(xiàn)技術(shù)手段的現(xiàn)代化，還需要在整體管理模式上體現(xiàn)出人格化、集約化、社會(huì)化、信息化的開放式管理。比如在進(jìn)行人事檔案的管理時(shí)，在檔案資料的信息化要求下，需要從根本環(huán)節(jié)將以前傳統(tǒng)的手工管理模式進(jìn)行改善和更新，在短時(shí)間內(nèi)有效的將周期性較長的工作能夠高質(zhì)量高效率的完成，而考核表和個(gè)人簡歷等常用資料可以在系統(tǒng)化的建設(shè)下實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的生成，以最大化的減輕手工作業(yè)，確保工作效率和完成準(zhǔn)確性。另外，還可以在網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)下實(shí)現(xiàn)資源的合理有效共享，在部門將進(jìn)行文件和信函的電子傳遞，整體化的有效保障工作效率，避免部門間的信息重復(fù)記錄，在確保勞動(dòng)有效性的基礎(chǔ)上，使信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性得到有效提升。此外，在完成信息資源的共享建設(shè)之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面實(shí)現(xiàn)對(duì)資源信息的全面有效掌握，而避免部門專業(yè)化的局限和制約，強(qiáng)化認(rèn)知的廣度和深度，以更好地為社會(huì)和個(gè)人進(jìn)行服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)勢的合理及充分應(yīng)用和建設(shè)，進(jìn)而為個(gè)人能力的施展和社會(huì)的進(jìn)步發(fā)揮重要且良好的作用。

在實(shí)踐活動(dòng)中，檔案體現(xiàn)了對(duì)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史記錄，承載著大量的人類優(yōu)秀文明成果，實(shí)現(xiàn)了對(duì)現(xiàn)代發(fā)展所需的重要信息資源的建設(shè)及真實(shí)歷史面貌的維護(hù)。所以，為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，就需要檔案部門積極主動(dòng)的進(jìn)行文化建設(shè)活動(dòng)，以為人民群眾的生活提供更加先進(jìn)且科學(xué)的整體建設(shè)，在整體良好文化氣氛的建設(shè)下，為促進(jìn)誠信友愛、公平正義的和諧社會(huì)構(gòu)建提供良好的環(huán)境保障[6]。在進(jìn)行基本建設(shè)時(shí)，需要實(shí)現(xiàn)陣地的有效依托，將愛國主義教育基地的作用實(shí)現(xiàn)最大化的發(fā)揮，通過集教育性、史料性、時(shí)效性為一體的檔案展覽、陳列、出版等形式的應(yīng)用，最大化的實(shí)現(xiàn)以改革開放為核心的時(shí)代精神的體現(xiàn)以及愛國主義核心民族精神和價(jià)值觀的體現(xiàn)，有效豐富社會(huì)主義文化服務(wù)。另外，在現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)下，還需要在實(shí)現(xiàn)載體創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化整體的文化建設(shè)，為人們的生活創(chuàng)造良好的環(huán)境，在此過程中檔案部門需要將自身的優(yōu)勢進(jìn)行最大化的發(fā)揮和利用，在進(jìn)行載體創(chuàng)新的過程中，以社區(qū)檔案建設(shè)為基本出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)化社區(qū)文化的建設(shè)，以為社區(qū)居民的現(xiàn)代化生活發(fā)揮有效的引導(dǎo)和服務(wù)作用。

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)下，想要實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化在和諧社會(huì)中重要作用的發(fā)揮，就需要認(rèn)清整體的發(fā)展趨勢，并對(duì)檔案管理工作不斷進(jìn)行改善和強(qiáng)化，以有效推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，將具體應(yīng)用中的制約因素進(jìn)行管理和改善，使檔案工作體現(xiàn)出社會(huì)化和人性化的服務(wù)和建設(shè)活動(dòng)，并在現(xiàn)代化的信息技術(shù)支持下，完善整體組織的集約化發(fā)展和建設(shè)，擴(kuò)大整體交流管理的開放式，進(jìn)而有效推動(dòng)和諧社會(huì)的構(gòu)建和發(fā)展。

[1]曲波.檔案工作現(xiàn)代化在和諧社會(huì)中發(fā)揮重要的作用 [J].黑龍江科技信息, 2011,17：88.

[2]肇麗鳳.淺談企業(yè)檔案工作在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用[J].蘭臺(tái)世界,2011,S2：89-90.

[3]魏思宏.檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究[D].黑龍江大學(xué),2014.

[4]侯榮.檔案信息化對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)的作用分析[J].忻州師范學(xué)院學(xué)報(bào),2009,v. 25；No.9205：129-130.

[5]李更發(fā),張錫玲.檔案工作在構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)中的作用[J].黑龍江檔案, 2006,02：15-16.

[6]沈文玉,方芳.積極發(fā)揮檔案工作在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用 [A].中國檔案學(xué)會(huì)、浙江省檔案局館.實(shí)踐·創(chuàng)新·發(fā)展——全國地（市）縣（市）檔案局館長論壇文集[C].中國檔案學(xué)會(huì)、浙江省檔案局館：,2007：5.

（作者單位：福州廣播電視臺(tái)）