李芳

（寧德古田縣圖書(shū)館，福建寧德 352200）

淺析信息化時(shí)代提升縣級(jí)圖書(shū)館檔案管理的重要性

李芳

（寧德古田縣圖書(shū)館，福建寧德 352200）

圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，它與圖書(shū)館服務(wù)工作是一脈相連、相輔相成的，它記錄了圖書(shū)館的發(fā)展過(guò)程和演變歷史。隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，作為信息存儲(chǔ)并提供利用的檔案工作其重要性日益突顯出來(lái)。因此，如何加強(qiáng)檔案管理工作，適應(yīng)新形勢(shì)的要求，已經(jīng)成為當(dāng)前的一個(gè)重要課題。本文淺析了信息化時(shí)代提升公共圖書(shū)館檔案管理工作的重要性。

信息化時(shí)代 檔案管理 重要性

檔案管理是圖書(shū)館工作與服務(wù)的基礎(chǔ)和保證。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，圖書(shū)館檔案數(shù)量的不斷增加，如何優(yōu)化檔案管理，解決圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題，是各級(jí)圖書(shū)館必須認(rèn)真對(duì)待的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1　圖書(shū)館檔案的特點(diǎn)

圖書(shū)館的檔案主要分為三大類(lèi)： 文件檔案、文獻(xiàn)檔案、文書(shū)檔案。首先是文件檔案的特點(diǎn)，文件檔案主要是指，由上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的關(guān)于圖書(shū)館的日常事務(wù)以及管理方面的相關(guān)政策性的文件，這些文件具有相當(dāng)?shù)闹匾?、針?duì)性，一定的保密性。

第二類(lèi)是文獻(xiàn)檔案，包括文獻(xiàn)典籍、地方文獻(xiàn)等，這些檔案保留的時(shí)間較長(zhǎng)，是圖書(shū)館價(jià)值珍貴性的永久保存的檔案。第三是文書(shū)檔案的特點(diǎn)，文書(shū)檔案來(lái)源于圖書(shū)館自身的一種文件。是圖書(shū)館長(zhǎng)期開(kāi)展的各項(xiàng)工作和各種活動(dòng)中形成的文字記錄，由于一定的目的需要保存下來(lái)的，內(nèi)容比較豐富，涉及圖書(shū)館工作的方方面面，比如會(huì)議的記錄、人事方面的材料、財(cái)產(chǎn)的相關(guān)記錄、借閱登記的記錄及收發(fā)的文集、照片錄音等各種具有保留價(jià)值的文件等等。

2　縣級(jí)圖書(shū)館檔案管理存在的問(wèn)題

目前階段，我國(guó)的縣級(jí)圖書(shū)館檔案管理在數(shù)字化建設(shè)方面還有很多工作需要改進(jìn)。主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面；（1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，各級(jí)圖書(shū)館對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，業(yè)務(wù)檔案管理工作中除了文獻(xiàn)檔案管理外其他項(xiàng)目檔案沒(méi)有從根本上得到重視。沒(méi)有完善的檔案管理制度，業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范，隨意性強(qiáng)；缺乏搜集檔案的主動(dòng)性，建檔不及時(shí)；有的工作檔案沒(méi)有文字記錄。由此，導(dǎo)致難以做好圖書(shū)館檔案管理工作。（2）檔案管理的設(shè)備和技術(shù)落后。圖書(shū)館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，普遍落后于本館其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案從收集到利用得不到應(yīng)有的基本保障。有礙于提高圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理水平。（3）檔案建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展緩慢。不少公共圖書(shū)館檔案管理工作還停留在紙質(zhì)化階段。很多的資料沒(méi)有進(jìn)行電子化的處理，也沒(méi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。這樣就容易造成數(shù)據(jù)的丟失，不利于資料的保存和查找。（4）經(jīng)費(fèi)和專(zhuān)業(yè)人員緊缺?？h級(jí)圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)和專(zhuān)業(yè)人員不足，檔案的管理大多是兼職，很少有專(zhuān)門(mén)設(shè)崗，使圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有充分利用起來(lái)，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，同時(shí)人員素質(zhì)難以跟上數(shù)字化系統(tǒng)的發(fā)展，人員與系統(tǒng)管理不相配。這些方面的問(wèn)題對(duì)信息化時(shí)代的縣級(jí)圖書(shū)館檔案管理工作都是極為不利的，大大影響了圖書(shū)館檔案管理工作的順利進(jìn)行。（5）檔案數(shù)字化資源沒(méi)有得到充分的利用和開(kāi)發(fā)。有些縣級(jí)圖書(shū)館檔案進(jìn)行了數(shù)字化的建設(shè)，資源是極其豐富和寶貴的，但由于圖書(shū)館檔案數(shù)字化資源沒(méi)有得到充分的利用和開(kāi)發(fā)，這樣也造成了很大的資源浪費(fèi)。

3　信息化時(shí)代縣級(jí)圖書(shū)館檔案管理工作的創(chuàng)新措施

在數(shù)字化的信息時(shí)代，根據(jù)縣級(jí)圖書(shū)館檔案的這些特點(diǎn)，改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作是十分必要的。主要從以下以下幾方面入手；（1）加速縣級(jí)圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。努力完善圖書(shū)館檔案管理的信息化系統(tǒng)，這是對(duì)圖書(shū)館進(jìn)行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有這個(gè)圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，就無(wú)從談起對(duì)圖書(shū)館檔案的信息化管理。我館已建立了一個(gè)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)，開(kāi)啟了“萬(wàn)方數(shù)據(jù)庫(kù)、”“維普中文數(shù)據(jù)庫(kù)”，讓讀者較容易地學(xué)會(huì)了使用本館的數(shù)據(jù)文獻(xiàn)和檢索資料，在圖書(shū)采編、文獻(xiàn)分類(lèi)、編目、目錄體系、館藏文獻(xiàn)狀態(tài)、流通狀況做到一目了然。并將這些資料定期整理、刻錄、歸檔。（2）加強(qiáng)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的專(zhuān)業(yè)人員配備。隨著圖書(shū)館自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化水平不斷提高，以及軟硬件配備和整體系統(tǒng)的完善，對(duì)于專(zhuān)業(yè)工作人員的整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的要求顯得更為重要，要有與系統(tǒng)相匹配的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)對(duì)圖書(shū)館檔案系統(tǒng)進(jìn)行良好的管理，這樣才能充分發(fā)揮圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)的作用，為社會(huì)提供更多更好的服務(wù)。今后， 應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的在職檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識(shí)、新技術(shù)的培訓(xùn)和再教育，積極引進(jìn)復(fù)合型人才，為檔案信息化管理注入新的活力，提升綜合管理能力，應(yīng)對(duì)工作中可能發(fā)生的意外事故，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行，避免數(shù)據(jù)信息的流失，確保檔案信息的完整性。（3）建立和健全檔案管理規(guī)范化制度。檔案管理工作在進(jìn)行時(shí)一定要有相應(yīng)的制度，這樣才能使檔案管理工作形成規(guī)范化，要完善檢索體系，編制案卷目錄、案卷文件目錄、專(zhuān)題目錄等，避免在工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，才能在服務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。 因此我們就可以依據(jù)檔案室提供的各閱覽室月報(bào)表，及時(shí)調(diào)整多媒體閱覽室空間，添置計(jì)算機(jī)，增加讀者座位等。（4）實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理。圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理可以充分發(fā)掘和綜合利用圖書(shū)、檔案、情報(bào)信息資源，發(fā)揮系統(tǒng)整體的功能優(yōu)勢(shì)。這樣便于在圖書(shū)館內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一管理，有效實(shí)行圖書(shū)、情報(bào)、檔案的一體化管理。（5）加強(qiáng)檔案信息安全管理。在信息化時(shí)代，信息的安全工作要引起足夠重視。隨著檔案信息化進(jìn)程的深入，必須要有嚴(yán)格的管理制度、負(fù)責(zé)的管理人員和實(shí)施到位的管理程序，同時(shí)應(yīng)該建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，管理好內(nèi)外網(wǎng)通道，管理好軟件資產(chǎn)，以防引入潛在的安全漏洞，運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。（6）積極探索檔案利用工作的新途徑、新方法。 檔案利用工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展的要求，積極探索新的途徑，采用新的方法，滿足新形勢(shì)的要求。如積極采用互聯(lián)網(wǎng)這一新技術(shù)，提高檔案利用的及時(shí)性、廣泛性。充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過(guò)各種形式的應(yīng)用展示，突出檔案利用的實(shí)效性。

4　結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代的圖書(shū)館檔案管理是一個(gè)新的命題，隨著信息時(shí)代的發(fā)展縣級(jí)圖書(shū)館面臨著日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)，加強(qiáng)縣級(jí)圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)也是必然的趨勢(shì) ，因此信息化時(shí)代提升縣級(jí)圖書(shū)館檔案的管理工作就尤為重要。

［1］王寶霞.檔案信息化管理中安全問(wèn)題的解決途徑［J］.學(xué)理論，2009（14）.

［32］郭海嵐，做好圖書(shū)館檔案管理工作之淺見(jiàn)［J］.黑龍江檔案，2014. 03期.

李芳（1965—），女，福建寧德人，大學(xué)本科，檔案館員，是福建省檔案學(xué)會(huì)會(huì)員。