尚新麗　李塽　趙一凡

（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院，河南　鄭州　450001）

機(jī)構(gòu)電子郵件管理研究

尚新麗李塽趙一凡

（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院，河南鄭州450001）

電子郵件已成為機(jī)構(gòu)信息交流的方式和信息資源的重要組成部分。本文首先闡述機(jī)構(gòu)電子郵件的含義特點(diǎn)及其管理的必要性，然后從文件生命周期角度，提出機(jī)構(gòu)電子郵件管理的對策和建議。

公務(wù)電子郵件；電子郵件管理；文件生命周期管理

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用，政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公自動化程度逐步提高，在機(jī)構(gòu)公務(wù)活動中已使用局域網(wǎng)或電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行公文傳輸和處理，并成為機(jī)構(gòu)內(nèi)外交流的主要方式。電子郵件具備文件的基本特征—原始記錄性，具有證據(jù)和情報價值，是機(jī)構(gòu)信息資源的重要組成部分。因此，研究機(jī)構(gòu)電子郵件的有效管理是十分必要的。

1　機(jī)構(gòu)電子郵件的含義與特點(diǎn)

電子郵件（Electronic mail）是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語，是指由計算機(jī)生成、處理，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)（elecctronic messaging system）進(jìn)行文本和多種類型附件的發(fā)送與接收的電子信息［1］。

機(jī)構(gòu)電子郵件是指國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中制作、發(fā)送和接收的電子郵件，具有法律證據(jù)價值和文件的保存價值［2］。

相比電話、傳真和紙質(zhì)郵件等通信方式，電子郵件有許多特點(diǎn)優(yōu)勢：操作方法簡單方便，不受時間和空間限制，信息傳輸速度快，可傳輸文本和多媒體信息，占用空間小，存儲信息量大，所需費(fèi)用低廉，可降低了機(jī)構(gòu)通訊成本等。作為在線網(wǎng)絡(luò)傳輸文件、協(xié)調(diào)工作和處理工作的主要形式，電子郵件已被很多組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動所使用。

2　機(jī)構(gòu)電子郵件管理的必要性

2.1機(jī)構(gòu)信息資源管理的需要

機(jī)構(gòu)電子郵件具備文件的基本特征，與紙質(zhì)郵件、傳真文件一樣，在公務(wù)活動中生成、傳輸，作為一種媒介，它所承載和傳遞的信息是機(jī)構(gòu)活動中產(chǎn)生的直接原始記錄，是機(jī)構(gòu)活動真實(shí)、可靠的證據(jù)，具有證據(jù)價值和重要的情報價值，已成為組織機(jī)構(gòu)重要的數(shù)字信息資源，有必要納入到文件信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。

2.2有利于提高工作效率和價值

機(jī)構(gòu)電子郵件管理可以提高機(jī)構(gòu)員工信息傳輸?shù)囊?guī)范化和處理業(yè)務(wù)工作的效率，對其管理還可以充分發(fā)掘其潛在價值。對于組織機(jī)構(gòu)而言，對以往電子郵件業(yè)務(wù)活動信息線程進(jìn)行研究，可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，對于科學(xué)決策也有十分重要的價值。

2.3保護(hù)信息安全

機(jī)構(gòu)公務(wù)活動中生成的電子郵件包含大量的機(jī)構(gòu)工作信息和敏感信息，其信息安全尤為重要。由于機(jī)構(gòu)電子郵件自身的特殊性，存在一定的安全隱患。一方面，機(jī)構(gòu)電子郵件的泄密是因?yàn)橐恍阂庑袨椋热绾诳偷墓?；另一方面，即使?yán)格按照工作章程在公務(wù)活動中正確使用電子郵件，也會因人工操作不當(dāng)導(dǎo)致泄密，比如錯發(fā)涉密信息，誤收帶有病毒的信息，使用的存儲服務(wù)器數(shù)據(jù)庫泄密，間接導(dǎo)致機(jī)構(gòu)電子郵件信息泄密等。因此，對機(jī)構(gòu)電子郵件進(jìn)行管理可以防止信息泄露、丟失，保護(hù)機(jī)構(gòu)信息安全。

2.4降低成本，帶來利益

與電話、傳真和傳統(tǒng)紙質(zhì)郵件相比，電子郵件通訊成本相對要低得多，只需花費(fèi)網(wǎng)時費(fèi)。對電子郵件進(jìn)行管理，能夠更好地發(fā)揮其高效和集裝箱式的數(shù)據(jù)傳輸功能，可以降低成本，帶來直接和間接的利益。

目前，世界發(fā)達(dá)國家政府部門、企事業(yè)單位，為了提高工作效率，普遍使用電子郵件系統(tǒng)。而且隨著傳統(tǒng)紙質(zhì)文件數(shù)量的不斷減少，電子郵件與日俱增，為了安全高效地管理機(jī)構(gòu)電子郵件，美國、加拿大、澳大利亞等國政府相繼出臺了有關(guān)機(jī)構(gòu)電子郵件管理的法規(guī)政策。

3　機(jī)構(gòu)電子郵件管理策略

機(jī)構(gòu)電子郵件管理是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工程，應(yīng)遵守機(jī)構(gòu)公務(wù)郵件管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)信息法律法規(guī)，結(jié)合機(jī)構(gòu)電子郵件管理涉及的各要素，從文件生命周期角度進(jìn)行流程管理。

3.1制定機(jī)構(gòu)電子郵件管理政策

在遵守政府和行業(yè)制定的相關(guān)信息法律法規(guī)（如《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32-2005）的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際制定本機(jī)構(gòu)的公務(wù)電子郵件管理政策，使之符合“法規(guī)遵從”原則［3］要求。同時在政策中對依據(jù)這些法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)而制定的政策加以詳細(xì)說明，以增強(qiáng)政策的指導(dǎo)性和執(zhí)行力，使機(jī)構(gòu)公務(wù)郵件管理規(guī)范化［4］。

3.2機(jī)構(gòu)電子郵箱管理

機(jī)構(gòu)電子郵箱是專為機(jī)構(gòu)公務(wù)活動設(shè)置，其設(shè)置和注銷要由機(jī)構(gòu)主管人員同意并備案。機(jī)構(gòu)公務(wù)電子郵箱有兩種類型：一是個人公務(wù)電子郵箱，是指授權(quán)工作中需要使用電子郵件的員工個人使用賬戶和使用權(quán)的郵箱；二是公共公務(wù)電子郵箱，是指機(jī)構(gòu)多人共同使用的郵箱。不管哪種類型，機(jī)構(gòu)電子郵箱只能收發(fā)公務(wù)電子郵件。機(jī)構(gòu)電子郵箱應(yīng)由專人進(jìn)行維護(hù)管理，其密碼應(yīng)由信息系統(tǒng)管理人員和公務(wù)電子郵箱使用者知曉，他們只有使用權(quán)，不能隨意更改密碼，密碼更改應(yīng)由機(jī)構(gòu)主管人員負(fù)責(zé)；公務(wù)電子郵箱負(fù)責(zé)人離職、離崗應(yīng)做好郵箱的交接工作，交接后應(yīng)及時修改密碼；公務(wù)電子郵箱的負(fù)責(zé)人要做好郵件的管理，因?yàn)猷]箱容量有限，需要及時對郵件進(jìn)行處理。此外，還要預(yù)防病毒，及時更新病毒防護(hù)軟件，做好安全工作?？梢哉f，電子郵箱管理是機(jī)構(gòu)電子郵件管理的基礎(chǔ)。

3.3機(jī)構(gòu)電子郵件形成階段管理

該階段的管理就是對機(jī)構(gòu)工作人員創(chuàng)建、發(fā)送和接收郵件應(yīng)遵守的基本管理要求。具體而言，首先，從主題、交流速度和收件人三方面考慮，使用電子郵件是否是最合適的信息交流方式？是否必要［5］？其次，正確撰寫電子郵件，包括擬定的主題標(biāo)題要符合公務(wù)性質(zhì)、簡潔明了；盡量在郵件正文中描述所要傳達(dá)的信息，避免過多地使用附件，如果攜帶附件，應(yīng)在正文中對附件內(nèi)容作簡單的介紹。再次，郵件尾部應(yīng)注明以下內(nèi)容：發(fā)件人姓名或機(jī)構(gòu)名稱、電話號碼、通訊地址、電子郵件地址等信息。同時，對于保密信息還應(yīng)加密，并附免責(zé)聲明，以確保文件不被泄露。這種“前端控制”管理，不僅有利于機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)處理和工作效率的提高，也便于以后電子郵件的歸檔管理。

3.4機(jī)構(gòu)電子郵件鑒定

所謂鑒定，就是從公務(wù)電子郵件中甄別、確定具有公文性質(zhì)和文件保存價值的電子郵件的活動過程。為使鑒定工作具有操作性和實(shí)際意義，首先要明確電子郵件鑒定的責(zé)任者，例如個人公務(wù)郵箱的郵件由郵箱的擁有者鑒定，公共郵箱的郵件由郵箱的責(zé)任人鑒定，機(jī)構(gòu)內(nèi)外發(fā)送的郵件由發(fā)送者鑒定，接收的外部郵件由接收者或相關(guān)的負(fù)責(zé)人鑒定。其次責(zé)任人在鑒定電子郵件時可根據(jù)以下問題進(jìn)行判斷：此郵件是否在工作中收發(fā)？內(nèi)容和附件是否與工作相關(guān)？理論上講，機(jī)構(gòu)工作人員在工作過程中發(fā)送和接收的電子郵件都可視為公務(wù)文件［6］。

3.5機(jī)構(gòu)電子郵件歸檔

3.5.1歸檔主體和時間。機(jī)構(gòu)電子郵件歸檔主體要明確，若是組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部創(chuàng)建的郵件，歸檔主體應(yīng)是涉及該業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)發(fā)件人；若是接收外部的，歸檔主體應(yīng)是收件人。國外一些國家的機(jī)構(gòu)電子郵件管理政策也有相關(guān)規(guī)定。關(guān)于郵件歸檔時間，一般在郵件發(fā)出或接收到郵件之后，被鑒定為有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)盡量即時歸檔。因?yàn)殡S著時間的推移，郵箱中的電子郵件數(shù)量會越來越多，不易查找，而且工作人員也可能會遺忘。但對于一些特殊組織機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)制定歸檔時間。

3.5.2歸檔方式。據(jù)相關(guān)研究得知，國內(nèi)外機(jī)構(gòu)電子郵件歸檔方式主要有：打印歸檔、歸檔至文件管理系統(tǒng)、歸檔至電子郵件系統(tǒng)、“雙套制”歸檔等。公務(wù)電子郵件在鑒定后，其歸檔方式可以根據(jù)價值的重要程度、所需保管日期的長短來選擇。

3.6機(jī)構(gòu)電子郵件的處置

3.6.1郵件保存。電子郵件的保存有三種方式：電子文件保存系統(tǒng)、含有文件保存職能的電子郵件系統(tǒng)和紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)［7］。對電子郵件的重要性進(jìn)行分級，將重要的、具有長期保存價值的電子郵件歸入電子文件保存系統(tǒng)，以相關(guān)事務(wù)主題建立文件夾，一般一事一夾，將電子郵件進(jìn)行標(biāo)識、分類和歸檔保存，這是國內(nèi)外較為認(rèn)可的電子郵件歸檔保存的首選方式，也是最佳方式；對于價值小、保存時間較短的電子郵件，保存至電子郵件管理系統(tǒng)的文件夾；對具有永久保存價值的電子郵件打印出紙質(zhì)版，放在紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)中保存，同時將電子版歸檔保存在專門的服務(wù)器上，以保證其安全性。

我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）規(guī)定，公務(wù)電子郵件歸檔時，郵件正文和附件作為整體歸檔保存［8］。

3.6.2郵件銷毀。按照組織機(jī)構(gòu)規(guī)定的郵件保管期限，對到期的、無用的公務(wù)電子郵件進(jìn)行處置，即從在線和非在線的存儲空間中銷毀。需要銷毀的公務(wù)電子郵件要得到上級主管人員的書面授權(quán)，紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)可參照公文檔案的銷毀規(guī)定，對文件進(jìn)行處置。

3.7機(jī)構(gòu)電子郵件管理相關(guān)人員

機(jī)構(gòu)電子郵件管理的相關(guān)人員是其管理的主體，發(fā)揮著非常重要的作用，是機(jī)構(gòu)電子郵件科學(xué)管理的關(guān)鍵。其中，行政管理人員是郵件管理政策的制定者、解釋者和指導(dǎo)者；郵件生成人員是電子郵件通訊方式的選擇者和內(nèi)容的撰寫者；文件管理人員是在公務(wù)電子郵件形成后對其進(jìn)行歸檔和管理，使各類公務(wù)電子郵件得到妥善處置，為組織機(jī)構(gòu)對歷史郵件的利用做好保證。此外，他們還需要根據(jù)新情況對管理政策、文件處理流程進(jìn)行改進(jìn)，為電子郵件系統(tǒng)的升級和維護(hù)提供建議，還要適時對員工開展電子郵件管理培訓(xùn)。信息技術(shù)人員主要負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)電子郵件系統(tǒng)的開發(fā)、設(shè)計和維護(hù)，使電子郵件系統(tǒng)符合組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動的需要，滿足文檔管理的要求。此外，還要負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)備的購置和維護(hù)，電子郵件郵箱的開設(shè)、備份、安全等工作。機(jī)構(gòu)電子郵件的有效管理，需要相關(guān)管理人員忠于職守，并且需要密切合作。

4　結(jié)語

目前，電子郵件已成為政府、企事業(yè)單位對內(nèi)對外進(jìn)行信息交流的重要方式，郵件文件已成為機(jī)構(gòu)數(shù)字信息資源的重要組成部分。從文件生命周期角度研究機(jī)構(gòu)電子郵件的管理，目的是對電子郵件從最初形成到最終銷毀或永久性保存的生命過程各階段提出相應(yīng)的管理策略，為政府、企事業(yè)單位科學(xué)管理和高效利用公務(wù)電子郵件提供參考。

［1］公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T32-2005）.［EB/ OL］.http://www.szai.com/office/show.asp？id=55，2008-09-5.

［2］毛慧芳.淺談電子郵件的檔案功能［J］.蘭臺世界，2009 （9）：20-21.

［3］卞咸杰.論電子郵件歸檔中的“法規(guī)遵從”原則［J］.浙江檔案，2012（8）：18-20.

［4］肖妍.議電子郵件管理政策的制定［J］.山西檔案，2005 （1）：32-34.

［5］［6］劉越男，周杰，李競誼，唐澤陽，蔡弘旸，王子騰.國外典型電子郵件管理政策比較研究［J］.檔案學(xué)研究，2013 （2）：70-79.

［7］張敏，王順，徐華，劉盼盼.我國電子郵件歸檔問題研究［J］.北京檔案，2013（12）：18-21.

［8］國家檔案局.中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則［J］.中國檔案，2006（1）：41-43.

Research on E-mail Management in Organizations

Shang Xinli Li Shuang Zhao Yifan
（School of Information Management，Zhengzhou University，Zhengzhou Henan，450001）

E-mail is acting as both an information communication way and an important part of the information resources in organizations.This paper first expoundedorganization e-mail’s implication，characteristics and the necessity of official email management.Then from the perspective of records lifecycle，this paper proposed some countermeasures and suggestions for organization e-mail management.

official-mail；e-mail management；records lifecycle management.

G250

A

1671-0037（2016）07-79-3

2016-6-18

尚新麗（1964-），女，博士，教授，研究方向：信息資源管理；李塽（1995-），女，在讀本科，研究方向：信息資源管理；趙一凡（1991-），男，碩士研究生，研究方向：信息資源管理。