王成琴

摘要：本文基于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的理念，改革檔案信息供給中存在的不足，建立和完善以需求為導(dǎo)向的檔案信息供給決策機(jī)制，以人為本的檔案信息需求表達(dá)機(jī)制，方便快捷的檔案信息獲取利用機(jī)制，從而優(yōu)化檔案信息的供給機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效供給。

關(guān)鍵詞：供給側(cè)檔案信息供給機(jī)制

在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中，供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革是指減少無效和低端供給，擴(kuò)大有效和中高端供給，增強(qiáng)供給結(jié)構(gòu)對(duì)需求變化的適應(yīng)性和靈活性，進(jìn)而提高供給的效能。學(xué)者覃兆劌在其“檔案雙元價(jià)值觀”中提出，檔案是工具價(jià)值和信息價(jià)值的統(tǒng)一體。檔案信息價(jià)值強(qiáng)調(diào)為社會(huì)服務(wù)，這種價(jià)值的發(fā)揮有賴于檔案信息的有效供給，影響檔案信息的有效供給有著諸多因素，如何通過因素控制及其優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息供給效能的最大化，是檔案工作者必須要思考的問題。鑒于此，本文基于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革理念，對(duì)檔案信息供給機(jī)制的優(yōu)化進(jìn)行探討。

一、檔案信息供給機(jī)制的基本內(nèi)涵

在社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域，“機(jī)制”用來闡述社會(huì)生活中某些領(lǐng)域的功能、結(jié)構(gòu)及其動(dòng)態(tài)變化，可以概括為一定社會(huì)機(jī)構(gòu)或組織的機(jī)能，以及這個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)或組織與其機(jī)能之間相互影響、相互作用的關(guān)系。曾有研究者提出，公共信息服務(wù)供給機(jī)制是指公共信息服務(wù)供給過程的具體實(shí)現(xiàn)流程，以及流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系和相互影響。它的基本構(gòu)成要素主要包括需求表達(dá)機(jī)制、決策機(jī)制、保障機(jī)制、獲取利用機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制等五個(gè)方面。本文所述的檔案信息主要是指已經(jīng)公開的檔案信息，也就是檔案公共信息，它從屬于公共信息，具有公共信息的一般屬性。因此，檔案信息供給機(jī)制構(gòu)成要素也就與公共信息服務(wù)供給機(jī)制具有一致性。同時(shí)，鑒于檔案自身的屬性，筆者在這里僅就與供給側(cè)關(guān)系密切的檔案信息供給決策機(jī)制、檔案信息需求表達(dá)機(jī)制、檔案信息獲取利用機(jī)制這三個(gè)要素進(jìn)行探討。信息供給決策機(jī)制體現(xiàn)為檔案信息提供者根據(jù)大多數(shù)公眾的信息需求，決定應(yīng)該提供何種檔案信息產(chǎn)品，然后選擇何種方式提供符合公眾需求的信息服務(wù)，并且規(guī)定供給主體在供給過程中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)。信息需求表達(dá)機(jī)制就是為了讓社會(huì)對(duì)檔案信息的需求能夠準(zhǔn)確有效地得以表達(dá)，讓檔案機(jī)構(gòu)了解社會(huì)信息需求，提供的檔案信息“適銷對(duì)路”。信息獲取利用機(jī)制就是要做好人員、技術(shù)平臺(tái)、設(shè)施設(shè)備、管理手段和運(yùn)行機(jī)制等方面的保障工作，讓檔案信息需求者方便快捷地獲取所需信息。檔案信息供給決策機(jī)制在檔案信息供給過程中起主導(dǎo)作用，檔案信息需求表達(dá)機(jī)制在提高檔案信息供給有效性中起關(guān)鍵作用，檔案信息獲取利用機(jī)制在檔案信息供給中起保障作用。

二、目前檔案信息供給機(jī)制存在的問題

對(duì)檔案信息供給機(jī)制中的三個(gè)要素進(jìn)行分析，目前主要存在以下問題：

（一）檔案信息供給決策不完善

檔案信息供給決策不完善主要體現(xiàn)在：檔案機(jī)構(gòu)提供檔案信息存在隨意性，缺乏有效的依據(jù)。往往提供的信息類型、內(nèi)容不是社會(huì)公眾所需要的，而需要的信息檔案機(jī)構(gòu)又沒有提供，供需脫節(jié)。檔案信息供給主體和信息供給決策的實(shí)現(xiàn)途徑單一，檔案信息供給過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)基本上由檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員負(fù)責(zé)，沒有發(fā)揮諸如圖情博等社會(huì)力量的作用。

（二）檔案信息需求表達(dá)不暢通

從檔案信息利用互動(dòng)反饋來說，存在這樣的問題：一是公眾的信息需求缺乏表達(dá)通道。公眾利用檔案的需求，對(duì)檔案信息產(chǎn)品的要求，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)信息供給方式方法的建議缺少有效的溝通渠道，造成檔案信息供給效益低下。二是公眾參與的意識(shí)不強(qiáng)。大多數(shù)公眾受傳統(tǒng)觀念的影響，不了解檔案部門的信息利用工作，缺乏社會(huì)檔案意識(shí)，當(dāng)他們有了解政策、落實(shí)待遇和維護(hù)權(quán)益等方面的檔案信息利用需求時(shí)，卻不知道用何種方式去積極地利用，更不會(huì)主動(dòng)地向檔案部門表達(dá)他們的意愿。

（三）檔案信息獲取利用不便捷

當(dāng)前，公眾獲取檔案信息方面還有很多需要改進(jìn)的地方，一是獲取的途徑不多。檔案機(jī)構(gòu)提供的信息獲取方法較少，不能適應(yīng)不同類型公眾的方便利用。檔案信息整合不夠，存在信息孤島現(xiàn)象。檔案信息遠(yuǎn)程查詢不方便，不能做到一站式查詢。二是信息的利用價(jià)值不高。盡管檔案機(jī)構(gòu)提供了大量信息，但是利用者仍難以找到所需信息。

三、檔案信息供給機(jī)制優(yōu)化的對(duì)策

（一）以需求為導(dǎo)向，完善檔案信息供給決策機(jī)制

檔案機(jī)構(gòu)對(duì)不同時(shí)期不同群體的社會(huì)需求進(jìn)行研判分析，通過與社會(huì)公眾互動(dòng)等形式及時(shí)了解公眾需要何種檔案信息。以需求為導(dǎo)向，通過對(duì)信息供給決策程序、方法的優(yōu)化，使信息供給與信息需求相協(xié)調(diào)。目前，由于檔案機(jī)構(gòu)的人力較為緊張，加之檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的局限性，完全依靠檔案工作者開發(fā)、提供檔案信息是不能適應(yīng)社會(huì)需求的。如美國檔案信息開發(fā)不僅政府部門會(huì)參與，而且還鼓勵(lì)私營機(jī)構(gòu)、非私營機(jī)構(gòu)和個(gè)人共同開發(fā)利用。檔案信息供給決策者應(yīng)該積極尋求政策支持，發(fā)揮社會(huì)力量，參與檔案信息的開發(fā)和供給。比如，根據(jù)社會(huì)信息需求，確定需要向社會(huì)提供檔案信息編研的主題，按照項(xiàng)目的形式以一定的條件向社會(huì)組織或個(gè)人招標(biāo)，或者可以采用政府主導(dǎo)，信息企業(yè)、圖情博機(jī)構(gòu)、公眾等參與協(xié)作的方式開發(fā)檔案信息。

（二）堅(jiān)持以人為本，完善檔案信息需求表達(dá)機(jī)制

1.構(gòu)建公眾信息需求表達(dá)渠道。一是主動(dòng)征詢社會(huì)需求。檔案信息供給決策者、生產(chǎn)者在確定供給信息前要廣泛聽取社會(huì)意見，征求公眾和組織意見。尊重公眾的自由表達(dá)權(quán)，尊重不同群體的信息表達(dá)方式，鼓勵(lì)他們積極參與到檔案信息論證、決策的過程中來。二是建立公眾需求傳送通道。檔案機(jī)構(gòu)可以采取各種方式和載體暢通公眾需求傳送通道，促進(jìn)公眾、組織與檔案機(jī)構(gòu)的有效溝通，從而防止檔案信息服務(wù)供給與需求的錯(cuò)位和失衡，避免檔案信息供給機(jī)制的失調(diào)和資源的浪費(fèi)。如美國國家檔案局網(wǎng)站不僅在線提供豐富的信息資源，而且還設(shè)有有關(guān)“檔案博客/分享/聯(lián)系我們”之類的欄目來及時(shí)了解公眾信息需求。如點(diǎn)擊“聯(lián)系我們”，就會(huì)出現(xiàn)“美國國家檔案館歡迎你的提問、意見、建議和投訴，這作為不斷提高我們服務(wù)的一個(gè)重要方式”。

2.加大宣傳，擴(kuò)大公眾參與度。加大宣傳力度，通過各種形式的宣傳，讓更多的公眾了解檔案，知道檔案信息利用的權(quán)利，構(gòu)建良好的檔案信息供需關(guān)系?？梢圆欢ㄆ谂e辦檔案館開放日活動(dòng)，舉辦檔案與社會(huì)、檔案與公眾等方面的講座，召開座談會(huì)等，加強(qiáng)檔案館與社會(huì)的互動(dòng)，拉近檔案與公眾的距離，讓更多的公眾走進(jìn)檔案工作，從而使檔案信息供給機(jī)制更有社會(huì)基礎(chǔ)。

（三）以便快捷為目標(biāo)，完善檔案信息獲取利用機(jī)制

1.豐富信息發(fā)布載體和內(nèi)容。通過不斷豐富信息供給的載體和渠道，讓檔案信息供給機(jī)制更便民。一是積極開發(fā)微信、微博、APP等新載體以適應(yīng)不同層次的利用需求。需要強(qiáng)調(diào)的是，在給公眾提供的信息范圍方面要廣覆蓋，要消除數(shù)據(jù)孤島，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)之間數(shù)據(jù)共享，讓公眾不受地域限制方便地“百度”到所需的檔案信息。二是檔案信息的獲取方法要簡單便捷。首先，公眾得到檔案信息手續(xù)簡單，不需要花費(fèi)多長時(shí)間。其次，公眾獲取檔案信息便捷，比如網(wǎng)站頁面友好，查找工具便于使用，下載、打印等服務(wù)周到等。再次，檔案機(jī)構(gòu)不定期地在適當(dāng)?shù)男畔⑤d體上主動(dòng)推送檔案最新信息動(dòng)態(tài)，促進(jìn)信息消費(fèi)。

2.開展信息利用效益評(píng)估。在檔案信息供給過程中，要適時(shí)進(jìn)行利用效益評(píng)估，并對(duì)信息獲取利用機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，保持其良好的運(yùn)行狀態(tài)。通過對(duì)檔案信息獲取利用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，及時(shí)修正信息供給中的相關(guān)流程，使檔案信息更加順暢地為公眾獲取利用，進(jìn)而使檔案信息供給機(jī)制的使用價(jià)值更高。一是進(jìn)行檔案信息服務(wù)價(jià)值評(píng)估。有研究者認(rèn)為，信息價(jià)值可以通過兩個(gè)方面加以估算，即從信息數(shù)量、質(zhì)量和對(duì)需求者的滿足程度等方面進(jìn)行評(píng)估。二是對(duì)信息服務(wù)的行為進(jìn)行評(píng)估，包括人員組織、服務(wù)態(tài)度及效率、信息獲取的渠道、載體和信息量等。

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