安鷹

（南京市建鄴區(qū)檔案局，江蘇 南京，21001710017）

大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案室建設初探
——以南京市建鄴區(qū)為例

安鷹

（南京市建鄴區(qū)檔案局，江蘇 南京，21001710017）

大數(shù)據(jù)（BIG DATA）已成為當下最流行的一個詞匯，在這個流行詞匯的背后蘊含了一次顛覆性的革命，這一切可以從以下四個方面得以體現(xiàn)：一是大數(shù)據(jù)技術是繼分布式云計算、全流程物聯(lián)網(wǎng)技術之后互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術進步和應用的變革；二是大數(shù)據(jù)的收集、積累、數(shù)據(jù)發(fā)掘和應用對國家的政策決策、公共治理模式、技術創(chuàng)新、一路一帶的具體實施戰(zhàn)略都具有根本的、不可替代性的作用；三是大數(shù)據(jù)的發(fā)掘應用為企業(yè)的業(yè)務方向、創(chuàng)新方向、運作模式、組織和業(yè)務體系架構流程指明了方向；四是大數(shù)據(jù)的發(fā)掘和應用必將對每個人的生活都將產(chǎn)生巨大的、顛覆性的影響。

具體到檔案管理工作，從其專業(yè)性和技術實現(xiàn)性的特點上來分析，大數(shù)據(jù)時代必將給檔案管理工作帶來翻天覆地的變化。

一、大數(shù)據(jù)的概念及其與檔案管理工作的關系

最早提出“大數(shù)據(jù)時代”到來的是麥肯錫公司。隨著計算機和存儲技術的成熟與發(fā)展，特別是數(shù)據(jù)庫技術、搜索引擎和算法技術的發(fā)展，自2012年開始，大數(shù)據(jù)一詞越來越多地被提及。

從美國開始，各個國家開始建設IDC中心，用它來滿足信息爆炸時代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)的存儲和應用，并且用大數(shù)據(jù)這個概念來描述和定義并命名與之相關的技術發(fā)展與創(chuàng)新。

大數(shù)據(jù)指的是隨著智能設備和智能終端廣泛性的應用，廣泛性的貌似無序的數(shù)據(jù)成幾何級數(shù)地快速增長，且由于其特殊性、分散性、無序性、爆炸性，已不能使用傳統(tǒng)的技術對這類數(shù)據(jù)進行管理和分析。

對這類數(shù)據(jù)進行分析和處理的最大困難是由于各類型數(shù)據(jù)的量增長過快，連續(xù)性和關聯(lián)性差，分布性和離散性高，變化速度快，數(shù)據(jù)格式種類繁多。因此大數(shù)據(jù)不僅僅是指數(shù)據(jù)的量，同時還具有多樣性、巨量化、高速率、價值密度低等特征。

檔案在本質上就具備了以上所說的大數(shù)據(jù)的這些特征。檔案本質是各類型的原始性符號的記錄，它包含著文本、數(shù)字、圖形、聲音和影像等各種格式和類型的記錄信息，同時也包含了這些記錄信息變化的過程記錄。雖說隨著計算機和存儲技術的發(fā)展和不斷地成熟，現(xiàn)在檔案資料已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化，以數(shù)字形式存儲，同時也實現(xiàn)了信息化和互聯(lián)網(wǎng)化，檔案資料可以使用戶很方便進行檢索和查閱，但是由于檔案本身就具有大數(shù)據(jù)根本特征，所以隨著各類型電子檔案存儲數(shù)據(jù)量逐年地爆發(fā)性增加，就必須使用新的技術與手段來實現(xiàn)檔案信息的管理。

二、大數(shù)據(jù)時代，南京市建鄴區(qū)檔案工作的現(xiàn)狀以及面臨的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)

1.建鄴區(qū)檔案工作現(xiàn)狀

（1）全區(qū)檔案室建設情況

截至2015年12月31日，全區(qū)檔案立檔單位共有231家。其中機關部門單位共計65家（57家進館序列部門），其他11個系統(tǒng)單位（即教育、衛(wèi)計、人社、社管、房產(chǎn)、建設、交通、城管、文化旅游、民族宗教、社區(qū)等）共計166家。

（2）“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”運用情況

2004年，區(qū)檔案局與區(qū)信息中心聯(lián)合建設“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”，一期建設已完成，并在全區(qū)機關各部門單位推廣應用。

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2005年，區(qū)檔案局依托區(qū)政務網(wǎng)絡平臺和區(qū)政府協(xié)同辦公系統(tǒng)，與相關軟件開發(fā)企業(yè)共同研制了“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”。該項目通過了南京市科技局市科技成果鑒定并獲得“省檔案局優(yōu)秀科技成果四等獎”。

2007年，“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”在全區(qū)全面使用。檔案應用系統(tǒng)采用B/S架構，系統(tǒng)架設在建鄴區(qū)政務網(wǎng)上運行。該系統(tǒng)部署于區(qū)信息中心，由區(qū)信息中心統(tǒng)一維護。實現(xiàn)了區(qū)辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)對接，實現(xiàn)電子文件目錄和原文從辦公自動化系統(tǒng)流轉到數(shù)字檔案室系統(tǒng)的目標。

2009年，配合建鄴電子印章的推廣和應用，建鄴區(qū)對“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”進行了二期升級。引入電子印章功能，集網(wǎng)上收集、整理、編目、統(tǒng)計、原文掛接、電子印章于一體，符合國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的要求和江蘇省《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫交換格式》的技術標準，具備了電子文件歸檔和管理功能，實現(xiàn)在線接收、查看、打印加蓋電子印章電子公文的功能（可在線驗證電子印章的真?zhèn)危?。將檔案應用系統(tǒng)納入到建鄴區(qū)統(tǒng)一身份認證平臺，實現(xiàn)基于CA的身份認證體系。

2014年，建鄴區(qū)對“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”第三次升級。依據(jù)《江蘇省A級數(shù)字檔案室（館）建設規(guī)程》《江蘇省電子檔案基礎元數(shù)據(jù)庫結構和封裝格式》和《江蘇省檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程》，在繼承原有系統(tǒng)功能優(yōu)點的基礎上，新增了“電子文件數(shù)據(jù)封包、文件封包數(shù)字簽名和數(shù)字認證、規(guī)范元數(shù)據(jù)”等功能，升級了導入、原文批量上傳掛接、多媒體檔案管理、數(shù)據(jù)批量處理、跨類檢索和跨字段檢索等功能，能夠較好滿足現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理要求。實現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)上采集和在線封裝功能，同時實現(xiàn)基于江蘇省CA證書的電子文件封裝包數(shù)字簽名和基于電子文件封裝包的檔案在線移交與接收。

依托現(xiàn)有的政務網(wǎng)環(huán)境，2016年“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”又在原來江蘇省5A級數(shù)字檔案室建設基礎上，通過進一步的硬件、軟件、資源及組織制度建設，力爭建設成首批國家級數(shù)字檔案室，以實現(xiàn)加強元數(shù)據(jù)捕獲支持、完善電子文件可用性支持、檔案四性檢測支持、智能化檔案管理的四項目標。

截至2015年12月31日，全區(qū)各部門單位室藏檔案數(shù)字化工作納入“十二五”智慧建鄴信息化專項規(guī)劃中，完成了全區(qū)65個部門單位檔案的掃描和掛接任務，為檔案數(shù)字化、信息化管理提供基礎保障，檔案數(shù)字化成果及時為各部門單位資料長編等工作提供了數(shù)字化服務，得到了很好的反響，也更好地為全區(qū)經(jīng)濟和社會發(fā)展提供服務。全區(qū)共通過省A級數(shù)字檔案室測評31家。其中區(qū)信息中心、區(qū)檔案館成功通過省5A級數(shù)字檔案室（館），其余全部通過省4A級數(shù)字檔案室，成為全市完成數(shù)字檔案室數(shù)量最多的區(qū)，為全區(qū)數(shù)字檔案室建設開了好頭、做了表率，在全市起到了引領和示范作用。

2.大數(shù)據(jù)時代，建鄴區(qū)檔案工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)

（1）大數(shù)據(jù)技術的應用必將給現(xiàn)有的檔案管理應用和相關性數(shù)據(jù)挖掘帶來根本性的改變。

傳統(tǒng)的檔案管理以文檔管理為主，檔案基本處于模式單一的被動利用。沉淀下來的檔案由于數(shù)量巨大、種類繁多、關聯(lián)性差，沒有相應的技術手段，根本無法實現(xiàn)人工有效管理和相關性分析。

在大數(shù)據(jù)時代，檔案系統(tǒng)中除保存了大量的實物文檔之外，還具有海量的、結構化的各類型數(shù)據(jù)文檔，在應用了大數(shù)據(jù)技術后必將大大地提高檔案的利用效果。

建鄴區(qū)檔案部門在收集大數(shù)據(jù)之后，通過主動調查利用者的需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，對海量數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關性分析，找到數(shù)據(jù)之間的關系，提高檔案價值，將原來的“死檔案”變成“活信息”，為高層決策提供參考。

（2）大數(shù)據(jù)技術的應用也必將給檔案管理系統(tǒng)可擴展性帶來了機遇。

隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)與其他的管理系統(tǒng)一樣，會在根本上受到各種技術裝備和技術手段的制約，無法進行連續(xù)性的無縫動態(tài)擴展，大大地制約了檔案管理系統(tǒng)的更新和發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代產(chǎn)生的IDC中心，分布式數(shù)據(jù)庫技術的應用，最終到云平臺的產(chǎn)生，都必將給檔案管理系統(tǒng)帶來革命性的變化。以IDC中心為基礎，運用云平臺技術手段，就可以實現(xiàn)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的需要對計算資源、存儲資源進行動態(tài)擴展、按需分配，與此同時也實現(xiàn)連續(xù)性的無縫動態(tài)擴展。

對于“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”，如果是應用大數(shù)據(jù)的技術，基于云計算的技術架構概念，進行整體的框架性設計，就可以實現(xiàn)根據(jù)檔案室數(shù)量和檔案門類動態(tài)變化去調整計算資源、存儲資源，滿足檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)關聯(lián)性、連續(xù)性等幾個方面快速變化的需求，同時大幅降低IT系統(tǒng)投資及維護成本。

（3）大數(shù)據(jù)技術的應用也必將使檔案信息安全受到威脅。

當前檔案管理系統(tǒng)中所應用的數(shù)據(jù)庫，一般為相對封閉的關系型數(shù)據(jù)庫。從計算機技術的角度來看，這類檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)的存儲上為本地化，使用的智能化終端設備為專屬化，同時在保證數(shù)據(jù)安全方面也設置嚴格的訪問控制和隱私管理工具。因此可以說，無論是在管理系統(tǒng)的硬件上還是在軟件上，都是相對安全和可控的。

而大數(shù)據(jù)技術的應用，卻完全打破現(xiàn)在依托的硬件和軟件技術基礎，在成熟度和可控性方面都不如現(xiàn)在的系統(tǒng)可控性高，因此對檔案信息安全管理提出了更高的要求。

三、大數(shù)據(jù)時代，建鄴區(qū)數(shù)字檔案室建設初探

目前大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展和應用，已經(jīng)滲透到當今社會的各個方面，今天的人們已經(jīng)無法想象沒有大數(shù)據(jù)技術的存在和應用會給人們帶來怎樣的情景，它已成為一個社會不可缺少的、重要的組成部分。檔案管理系統(tǒng)的建立也不會置身事外，毋庸置疑，未來檔案館建設的核心競爭力很大程度上取決于大數(shù)據(jù)技術的應用，也就是說將檔案數(shù)據(jù)轉化為信息和知識的速度與能力。建鄴區(qū)檔案部門作為全區(qū)存儲信息、提供信息服務的數(shù)據(jù)中心，必須主動創(chuàng)新，推動檔案工作向“知識化、信息化、技術化、市場化”變革，利用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展以滿足未來需求。

1.數(shù)字檔案室試點先行。為做好試點工作，建鄴區(qū)檔案局與區(qū)信息中心專門成立了項目組，多次召開會議研究方法和相關要求，制定下發(fā)了《建鄴區(qū)數(shù)字檔案室試點實施方案》，并設立了業(yè)務指導和技術服務兩個組，全程跟蹤為試點部門單位提供指導和服務。

2.加強數(shù)字檔案室的規(guī)范化管理。目前建鄴區(qū)65家數(shù)字檔案室在基礎設施、技術力量和管理水平上都存在一定的差距，為盡快整體推進和全面提高全區(qū)數(shù)字檔案室建設的工作水平，要找準與“國家數(shù)字檔案室建設試點”工作差距的短板，對照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設指南》，盡快出臺《數(shù)字檔案室考評標準細則》。下一步我們將采取示范引路、全面提高的工作方式來整體推進試點工作。

3.全面升級“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”。為保障建鄴區(qū)“國家數(shù)字檔案室建設試點”工作的開展，今年6—8月間全面升級“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”，充分發(fā)揮計算機管理檔案的功能，以保證此系統(tǒng)在全區(qū)政務網(wǎng)環(huán)境和全區(qū)各機關部門單位檔案室的高效運行，為各部門單位提供檔案維護利用支持。同時在檔案專業(yè)培訓、技術指導、制度建設、安全防范方面提供更有力的保障。

4.數(shù)字化檔案的“收”要做到全流程控制。建鄴區(qū)檔案管理工作從前端進行控制，確保檔案管理的規(guī)范，將檔案管理融入到辦公系統(tǒng)、科技創(chuàng)新管理、網(wǎng)絡支撐等管理系統(tǒng)中，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入發(fā)文環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)等，抓好文檔的前端控制。針對不同數(shù)據(jù)采取不同處理方法，各業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)建立實時接口，實現(xiàn)電子文件自動采集。

5.加強檔案工作考核。“建鄴區(qū)歸檔文件整理綜合檢查評分標準”是以百分制的形式，從組織管理、業(yè)務建設、信息化建設及開發(fā)利用四個方面列出具體的檢查內容，并逐條對照確定標準分和評分細則，通過5次修改，檢查內容從原先的20條增至30條。特別是“十二五”期間，根據(jù)檔案工作形勢任務的需要，建鄴區(qū)檔案局將檔案信息化要求作為對各部門單位檔案工作考核重點。在每年的檔案年度檢查之前，根據(jù)前一年的檢查情況重新制定年度檢查打分表，使紙質檔案的質量逐年提高，保障了檔案數(shù)字化加工的基礎。

6.加強數(shù)字檔案室資源集群建設，打造數(shù)據(jù)資源平臺。大數(shù)據(jù)時代，各檔案室之間互聯(lián)互通，實現(xiàn)室藏資源共享，打造集群檔案資源和數(shù)據(jù)平臺意義重大。尤其在當前，許多檔案室本身室藏數(shù)據(jù)都分散在互不聯(lián)通的數(shù)據(jù)庫中，如何將這些數(shù)據(jù)庫打通，實現(xiàn)各數(shù)據(jù)庫乃至各檔案室間資源共享，這是建鄴區(qū)檔案局需要下大力氣思考與解決的問題。唯有如此，才能提升檔案工作的大數(shù)據(jù)水平，才能充分體現(xiàn)出館藏室藏數(shù)據(jù)的價值。

四、大數(shù)據(jù)時代，建鄴區(qū)數(shù)字檔案室應用優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)的發(fā)展給數(shù)字檔案室建設帶來了新的機遇，充分利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢能夠解決許多數(shù)字檔案室建設中存在的問題。建鄴區(qū)作為全國首批低碳、生態(tài)、智慧新城的南京河西新城的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)成果應用方面具備先天基礎和優(yōu)勢。

1.依托建鄴區(qū)打造的智慧新城平臺，可以實現(xiàn)檔案基礎信息資源共享。以前相當一段時間，全區(qū)各檔案室所保管的檔案資源具有獨特性，在沒有特殊備份的情況下，不存在第二份相同的檔案，這就需要想辦法使得檔案信息資源在保證安全的前提下，實現(xiàn)全區(qū)資源共享。依托區(qū)信息中心強大的技術支持力量，未來可以共享硬件設施、共享信息資源、共享計算，并生成新的知識資源，組建“檔案云”，實現(xiàn)“一站式檢索”，更大程度上實現(xiàn)跨時間、跨空間的檔案信息資源共享。

2.智慧新城平臺能夠保障檔案信息資源的安全。大數(shù)據(jù)是一種安全性比較高的技術，它采取數(shù)據(jù)集中存儲，同時提供一整套數(shù)據(jù)備份恢復體系和訪問控制體系，因而更有效地保障數(shù)據(jù)的安全。建鄴區(qū)信息中心構建的智慧城市集成平臺，將公安部門的網(wǎng)監(jiān)力量納入其中，集中發(fā)揮多部門技術優(yōu)勢。信息中心有專業(yè)的管理團隊對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理、資源分配、安全控制，并進行可靠的實時監(jiān)測。使用數(shù)據(jù)多副本容錯、計算機節(jié)點同構可更換等措施，保障信息服務的高可靠性。

3.依托智慧城市建設，建鄴區(qū)數(shù)字檔案室可以提供更加個性化的檔案信息服務。智慧城市構建的大數(shù)據(jù)涵蓋全區(qū)各行各業(yè)，形成的云計算模式在提高檔案信息資源個性化服務方面具有很大的優(yōu)勢。在智慧城市云計算模式下，運用云網(wǎng)超強的計算能力和幾乎無限的寬帶，可以為檔案信息資源共享提供一個良好的交互環(huán)境，可以整合各類傳播手段，實現(xiàn)以客戶為中心的服務理念，滿足廣大檔案利用者的個性化需求，從而實現(xiàn)檔案信息資源個性化服務。

大數(shù)據(jù)時代檔案管理將朝著知識管理、信息集約化服務的方向發(fā)展。新的形勢需要我們以創(chuàng)新開放的互聯(lián)網(wǎng)思維，充分運用新技術，推動建鄴區(qū)檔案事業(yè)的跨越式“數(shù)字崛起”，力爭早日建成全國首批國家級數(shù)字檔案室。

［1］施永利.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務探討［J］.商，2012（11）：145.

［2］樊偉紅，李晨暉等.圖書館需要怎樣的“大數(shù)據(jù)”［J］.圖書館雜志，2012（11）：66.

［3］張欣.解讀大數(shù)據(jù)下檔案管理的價值提升［J］.理論觀察，2014（5）：31-33.