柳寧

（江蘇省水利廳檔案室，江蘇 南京，21002910029）

水利工程檔案管理存在的問題與對(duì)策

柳寧

（江蘇省水利廳檔案室，江蘇 南京，21002910029）

江蘇省淮河入海水道淮安水利樞紐

水利檔案是在水利工程施工建設(shè)過程中所形成的具有一定價(jià)值的文字圖片、報(bào)表文件、聲像數(shù)據(jù)等客觀記錄，同時(shí)也是水利工程進(jìn)行勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工監(jiān)管、竣工驗(yàn)收以及后期維護(hù)等工作中的主要依據(jù)［1］?，F(xiàn)階段，我國(guó)水利工程檔案在管理工作上逐漸規(guī)范化，并且在檔案管理方式上也在不斷更新，使水利工程檔案管理效率有了質(zhì)的提升。但同時(shí)，在水利工程檔案管理中還存在著未建立完善的檔案管理制度、檔案管理制度落實(shí)程度不夠、對(duì)檔案的收集及歸檔未按時(shí)、未健全檔案管理的信息化、投入不足以及管理人員素質(zhì)較低等問題，因而提升水利工程檔案的管理水平對(duì)加快水利工程建設(shè)來說具有重要意義。

一、水利工程檔案的重要意義和特殊性

（一）水利工程檔案的重要意義

水利工程檔案管理作為水利工程建設(shè)中的關(guān)鍵工作，可以有效確保水利建設(shè)工程的高效性和高質(zhì)量，并且通過擴(kuò)大水利檔案工作領(lǐng)域，更好地為工程建設(shè)及社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。提升水利工程檔案管理工作的質(zhì)量水平，既是當(dāng)前水利工程建設(shè)工作所必不可少的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是各級(jí)政府以及水利部門的基本要求。

首先，在水利工程計(jì)劃擬定、工程進(jìn)程總結(jié)、水利設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)中，水利工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┗A(chǔ)依據(jù)，并且在防汛搶險(xiǎn)的關(guān)鍵時(shí)刻，決策人能夠通過查閱以往檔案資料全面掌握該地域雨水情況及水利工程實(shí)況，進(jìn)而作出正確決策。其次，水利工程檔案還能夠?yàn)樗こ炭茖W(xué)研究及改造擴(kuò)建等提供精確數(shù)據(jù)和歷史資料，避免工程設(shè)計(jì)與施工的盲目性，減少水利建設(shè)施工成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。并且，水利工程檔案在工程建設(shè)中還可以為工程質(zhì)量評(píng)估、事故責(zé)任追究提供憑據(jù)。

（二）水利工程檔案的特殊性

1.復(fù)雜性。由于水利工程在建設(shè)中涉及的領(lǐng)域十分廣泛，主要涉及工業(yè)、建筑業(yè)、農(nóng)業(yè)及運(yùn)輸?shù)雀鱾€(gè)不同方面，并且水利工程還對(duì)電力、機(jī)械等產(chǎn)業(yè)造成一定影響，這些復(fù)雜的客觀因素也就導(dǎo)致了水利工程檔案的多樣性和復(fù)雜性，使水利檔案形成了以水利為核心，涵蓋多領(lǐng)域的發(fā)展方式。

2.不確定性。由于水利工程在實(shí)際施工中容易受自然環(huán)境、社會(huì)環(huán)境以及人力資源等多方面因素影響，因而其施工周期也常常產(chǎn)生變動(dòng)。建設(shè)施工場(chǎng)地、工程效益、資金投入以及地質(zhì)條件等各方面因素的變化，都會(huì)對(duì)水利工程整個(gè)施工進(jìn)程產(chǎn)生影響，造成工程項(xiàng)目施工時(shí)間無法確定，這也就間接決定了水利檔案的不確定性。

3.周期差異性。一般情況下，一些鄉(xiāng)村河道、小型河堤及閘站、小型水電站等，在施工建設(shè)中能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生影響的因素不多，其施工周期也相對(duì)較短。而一些大型庫壩施工和河道工程建設(shè)中，由于涉及的環(huán)節(jié)相對(duì)于小型水利工程來說較為復(fù)雜多樣，施工周期則較長(zhǎng)。因而，水利工程檔案也受水利施工進(jìn)程的影響，呈現(xiàn)出周期差異性的特點(diǎn)。

二、水利工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

與其他行業(yè)相比，水利工程開展檔案管理的時(shí)間相對(duì)較短，自20世紀(jì)80年代末，水利工程才開始借助各種行政或經(jīng)濟(jì)方式正式展開檔案管理［2］。因而，雖說國(guó)家及政府相關(guān)部門針對(duì)水利工程檔案管理制定了不少法律法規(guī)及管理制度，但相對(duì)其他行業(yè)來說，其在法規(guī)制度建設(shè)上還明顯跟不上發(fā)展進(jìn)度，并且也只是針對(duì)一些國(guó)家重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)檔案管理制度。到目前為止，我國(guó)在基層水利工程檔案管理上仍舊未建立一套全面性、系統(tǒng)性、操作性的檔案管理制度，造成相關(guān)檔案管理人員在實(shí)際管理工作中缺乏相應(yīng)的制度約束，致使檔案管理工作執(zhí)法力度不夠，無法有效對(duì)管理工作進(jìn)行約束。

（二）檔案管理制度未能有效落實(shí)

省水利廳檔案人員在啟東指導(dǎo)水利普查檔案工作

現(xiàn)階段水利工程建設(shè)中，雖說國(guó)家及檔案監(jiān)管部門針對(duì)一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，一些基層水利工程也照此實(shí)行了一些檔案管理措施，也在其中投入了人力和物力，但在實(shí)際檔案管理中這些制度通常流于形式，并未真正落到實(shí)處。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)水利工程檔案管理的工作都側(cè)重于滿足水利建設(shè)施工的實(shí)際需求，而在對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中，由于水利建設(shè)施工時(shí)間較長(zhǎng)、檔案資料銜接不到位，致使檔案管理工作深入程度不能符合相關(guān)制度的具體要求，制度落實(shí)程度不夠。另外，由于監(jiān)督制度的欠缺，導(dǎo)致相關(guān)部門對(duì)水利工程檔案的管理工作沒有明確的考核制度，無法有效落實(shí)檔案管理制度。

（三）檔案收集歸檔未按時(shí)開展

在小型水利工程建設(shè)中，由于通常施工周期較短、項(xiàng)目建設(shè)迫切，其相關(guān)檔案資料數(shù)量不大且繁瑣程度較低，不易引起檔案管理人員的重視，造成檔案收集不全。而在大型水利工程建設(shè)中，由于檔案牽連面較廣、涉及領(lǐng)域多，文件資料繁多復(fù)雜，檔案管理人員容易因疏忽而造成檔案資料收集不齊全。另外，現(xiàn)階段我國(guó)大部分水利工程建設(shè)單位都是將工程建設(shè)檔案擱置在工程完工后再著手收集、整理和歸檔，檔案資料收集不及時(shí)容易造成資源信息的遺漏，導(dǎo)致檔案原件少、原件缺失等現(xiàn)象的發(fā)生。我國(guó)相關(guān)政策明確規(guī)定，歸檔時(shí)間需在工程完工后3個(gè)月之內(nèi)完成［3］。但在實(shí)際管理工作中，許多水利建設(shè)工程并未嚴(yán)格依照規(guī)定執(zhí)行，大多數(shù)施工單位在檔案移交上都是勉強(qiáng)達(dá)到要求。

（四）檔案信息化建設(shè)滯后

水利工程建設(shè)規(guī)模、性質(zhì)和地域上的不同，其檔案資料的復(fù)雜程度也相應(yīng)不同，企事業(yè)單位常用的檔案管理軟件在水利檔案管理中往往不適用，也很難開發(fā)出一套能夠適用于所有大大小小的水利工程建設(shè)的相關(guān)管理軟件，而且開發(fā)適用于不同需求的管理軟件也需要耗費(fèi)大量的資金成本?，F(xiàn)階段大多數(shù)水利工程施工單位，在檔案管理上僅僅是內(nèi)部使用一些小規(guī)模的管理軟件，對(duì)外仍然采用紙質(zhì)文檔，一些建設(shè)單位所謂的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，也僅僅是將紙質(zhì)文檔掃描轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。

（五）在人才隊(duì)伍建設(shè)上投入不夠

水利工程檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，倘若施工單位對(duì)檔案管理工作投入資金不足，將會(huì)造成檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和人員素質(zhì)無法滿足檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的需求。檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，許多檔案管理人員并未經(jīng)受過專業(yè)的培訓(xùn)，人員管理能力和素質(zhì)水平的欠缺，嚴(yán)重影響了水利工程檔案工作的質(zhì)量和效率。

三、提升水利工程檔案管理水平的對(duì)策

（一）完善檔案管理制度

各級(jí)政府、水利部門以及相關(guān)部門要積極推動(dòng)，及早建立一套完善的水利工程檔案管理法規(guī)制度，健全水利工程檔案管理的工作體系。另外，水利工程建設(shè)單位要積極主動(dòng)地適應(yīng)相關(guān)規(guī)定和政策，在其內(nèi)部建立健全水利工程檔案管理具體制度，堅(jiān)持依法管檔，在最大程度上確保檔案管理工作的高質(zhì)高效。

南水北調(diào)東線大汕子水利樞紐工程

（二）明確檔案管理工作職責(zé)，實(shí)施責(zé)任化管理

首先，要明確水利工程檔案管理工作的主管者和領(lǐng)導(dǎo)者，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，落實(shí)水利工程檔案管理的相關(guān)項(xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制及合同制［4］。將管理工作歸入到施工建設(shè)的整體項(xiàng)目中，確保每一項(xiàng)管理都能找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，明確每個(gè)管理人員的責(zé)任。其次，每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都要配備專門的檔案管理人員，讓每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目在管理上都能落實(shí)到具體檔案人員，實(shí)現(xiàn)層層有人管理、層層有人負(fù)責(zé)，同時(shí)管理領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的督促。最后，水利工程檔案管理人員還要在第一時(shí)間將相關(guān)的工程檔案資料進(jìn)行整理歸檔，尤其是一些新型技術(shù)類檔案資料。水利檔案資料的收集整理要同時(shí)納入水利工程監(jiān)理內(nèi)，將竣工后水利檔案的相關(guān)交接工作納入工程監(jiān)理的合同管理，最大程度上確保檔案資料的萬無一失。唯有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)加大重視、落實(shí)責(zé)任，下層檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，水利工程檔案管理工作才能真正實(shí)現(xiàn)責(zé)任化管理。

（三）強(qiáng)化規(guī)范化管理，實(shí)施分類收集

許多水利工程建設(shè)項(xiàng)目工程巨大，繁瑣復(fù)雜，且常常出現(xiàn)跨年度建設(shè)的現(xiàn)象。由于工程建設(shè)周期較長(zhǎng)，在施工期間往往會(huì)出現(xiàn)較大的人員波動(dòng)，導(dǎo)致工程檔案資料管理混亂。因此，為了實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類收集，具體可分為以下幾類：1.施工前期檔案資料，主要包括項(xiàng)目建議書、工程建設(shè)可行性報(bào)告等；2.相關(guān)設(shè)計(jì)檔案資料，包括工程整體設(shè)計(jì)、具體設(shè)計(jì)圖紙等；3.施工過程檔案資料，包括施工方案、施工日志及相關(guān)項(xiàng)目報(bào)告等；4.施工后期和竣工后檔案資料，包括項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。對(duì)水利工程檔案管理進(jìn)行分類管理，能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作的規(guī)范化，使文件材料歸檔更加及時(shí)、更加明細(xì)、更加完整，不僅可以提高管理工作效率和質(zhì)量，還能夠?yàn)槿蘸蟮臋n案運(yùn)用提供便捷。

（四）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

當(dāng)前信息化已經(jīng)滲入社會(huì)各行各業(yè)，水利工程檔案的信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前管理發(fā)展的必然趨勢(shì)［5］。水利工程檔案資料規(guī)模較大，以往的紙質(zhì)文檔不僅占據(jù)了較大的儲(chǔ)存空間，還極易受環(huán)境影響導(dǎo)致?lián)p壞，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。水利工程檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效解決上述問題。借助信息化管理手段、電子化管理模式以及高效率儲(chǔ)存方法，可以有效提升檔案資料的完整性和安全性，減少管理成本，促進(jìn)水利工程檔案管理工作的信息化與科學(xué)化。

（五）提升隊(duì)伍素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)高效管理

水利工程的檔案管理工作是水利工程管理的重要基礎(chǔ)，而加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)則是夯實(shí)這一基礎(chǔ)的關(guān)鍵。因此要重視加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，既要提升管理人員的專業(yè)技能，還要全力培養(yǎng)其責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，同時(shí)還需緊跟時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代管理手段，全方位提升管理工作質(zhì)量，為推動(dòng)我國(guó)水利工程建設(shè)事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

［1］劉偉.論如何加強(qiáng)水利工程檔案管理［J］.科技資訊，2015（16）：115-116.

［2］羅偉玲.水利工程檔案管理工作的優(yōu)化措施［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2015（20）：267.

［3］陳群.對(duì)于水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)［J］.中國(guó)管理信息化，2014（13）：101-102.

［4］王曉娟，孫樹清，王煥芳.水利工程檔案管理問題及解決措施探討［J］.科技資訊，2015（17）：109-110.

［5］宋丹.水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考［J］.信息系統(tǒng)工程，2015（05）：44.