韓宇歆

中車青島四方車輛研究所有限公司 山東青島 266031

企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究

韓宇歆

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現(xiàn)如今正是信息大爆炸時期，企業(yè)單位都處于信息時代的背景之下，其中保存的檔案和文件都是以電子文件為載體，大部分的企業(yè)都設(shè)立了專門的檔案管理部門，并且在其中建立了數(shù)據(jù)庫，但是在實際的工作之中，檔案的查找仍然具有單一性的特征，單機(jī)和手工查找仍舊在生產(chǎn)工作中使用，時常出現(xiàn)查找信息不全等情況，在企業(yè)的發(fā)展過程中無法發(fā)揮出有利的作用，因此本文研究了在信息時代背景下的企業(yè)檔案管理，促進(jìn)其創(chuàng)新發(fā)展。

信息時代；檔案管理；現(xiàn)狀研究

一、前言

目前信息技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，不僅無法促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，還弱化了檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。企業(yè)的檔案管理工作存在的問題越來越突出，同時也面臨著較大的挑戰(zhàn)。但是在信息技術(shù)發(fā)展的過程中，為企業(yè)的檔案管理工作提供技術(shù)上的支持，在企業(yè)的各個層級中融入企業(yè)檔案管理，逐漸成為企業(yè)發(fā)展的靈魂，為企業(yè)內(nèi)部的各個部門和員工服務(wù)。

二、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）觀念上的落后。從企業(yè)的決策部門角度進(jìn)行分析，在整個企業(yè)當(dāng)中無法明確檔案部門的地位，在觀念上對其認(rèn)識不足，只是將檔案工作簡單的定義為資料整理工作，無法直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)和社會上的效益，因此大多數(shù)企業(yè)都沒有將企業(yè)資金投入到檔案部門當(dāng)中進(jìn)行建設(shè)。

（二）職能不斷弱化。從檔案部門為出發(fā)點進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其部分職能更偏向于檔案收藏，忽視了檔案的利用，大部分業(yè)務(wù)都集中在收集檔案、鑒定檔案以及整理和保管檔案上，沒有積極的為企業(yè)的工作進(jìn)行服務(wù)，起不到現(xiàn)實的作用。

（三）硬件管理水平低下。信息時代下，信息化技術(shù)的應(yīng)用涉及到社會的方方面面，在企業(yè)部門當(dāng)中也涌現(xiàn)了大量的電子文件，因此在檔案工作的信息化逐漸降低的基礎(chǔ)上，檔案管理部門的職能逐漸弱化，企業(yè)對檔案管理部門的依賴性逐漸降低，以至于大量的電子文件在歸檔以及管理中存在較大的問題，企業(yè)的各個部門之間缺少溝通和交流，導(dǎo)致企業(yè)人員凝聚力不強(qiáng)。

（四）技術(shù)上的落后。企業(yè)在檔案管理當(dāng)中，更加注重信息化的管理方式，也就離不開科學(xué)技術(shù)的支持，雖然我國企業(yè)都有專門的設(shè)置電子信息檔案管理系統(tǒng)，但是技術(shù)手段相對比較落后，更有部分企業(yè)的檔案管理模式仍然依賴于傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理和人工管理，不利于發(fā)揮檔案的優(yōu)勢，限制了未來企業(yè)的發(fā)展。

三、信息時代背景下檔案管理工作的新思路

（一）工作重心從實體轉(zhuǎn)移到信息。在檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成理論的基礎(chǔ)之上，我們可以將檔案管理活動分為兩個部分：其一是檔案實體管理；其二是檔案信息整理，將這兩部分整合在一起就形成了二元檔案實踐體系。檔案實體整理在傳統(tǒng)檔案整理實踐之中占據(jù)著較大的比重，其主要是對檔案的物流控制過程，在以往的條件下只能進(jìn)行傳統(tǒng)手工的紙質(zhì)檔案整理，通過對文件實體的排序來記錄文件之間的歷史關(guān)系，這種技術(shù)實踐在傳統(tǒng)的檔案實體整理實踐之中，將文件之間的歷史關(guān)系、信息處理與檔案實體整理、檔案歷史聯(lián)系的信息整理結(jié)合在一起，同步形成，沒有辦法針對某一項單獨剝離出來。所以在傳統(tǒng)的檔案實體管理之中，歷史信息的整理比一般信息的整理地位更高。在現(xiàn)如今的電子信息時代，傳統(tǒng)的檔案思想已經(jīng)跟不上檔案數(shù)字化的發(fā)展，無法解決相關(guān)的數(shù)字化問題，但是利用檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成理論就能夠?qū)n案歷史聯(lián)系記錄與文件實體集合相互分離，成為相對獨立的個體歷史信息，并且檔案歷史聯(lián)系的信息不再包含于實體管理活動之中，將實體管理的地位逐漸弱化。在信息時代的檔案管理工作當(dāng)中，檔案的實體管理工作更加簡單化，只需要考慮到文件幾何的完整性和真實性特點，為企業(yè)今后的工作提供更加真實可靠的原始憑證。

（二）整理原則從一維來源原則轉(zhuǎn)化為多維歷史發(fā)展原則。

隨著現(xiàn)代檔案實踐的不斷快速發(fā)展，檔案的歷史聯(lián)系整理原則內(nèi)涵也在不斷的變化，由原先的來源原則發(fā)展成為歷史原則。

首先，在傳統(tǒng)的檔案整理當(dāng)中，實體整理是最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，但是其受到文件實體排序的約束，文件實體排序的根據(jù)范圍過于狹小，只能利用來源特征來維持文件之間的歷史聯(lián)系，這就稱為“來源原則”，但是在這種原則的基礎(chǔ)之上形成的檔案，不能夠?qū)v史完整的記錄下來，具有較大的局限性。時代的發(fā)展促進(jìn)著電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用，針對電子文件的實體排序不具備任何的意義，因此虛擬整理技術(shù)應(yīng)人們的需求產(chǎn)生。在檔案的歷史聯(lián)系虛擬整理中，與文件實體排序沒有直接的聯(lián)系，而是單獨的利用檔案歷史聯(lián)系信息系統(tǒng)來進(jìn)行檔案記錄，使用者可以根據(jù)文件之間的歷史關(guān)系特征來形成相關(guān)記錄，不斷的固化和揭示檔案之間的歷史聯(lián)系，由一維逐漸發(fā)展為多維歷史原則。

（三）檔案的價值從憑證價值發(fā)展為記錄歷史的文化價值。

檔案中最基本的特點就是其憑證價值，通過這個特點能夠?qū)⑵渑c其他各種資料區(qū)分開來，在以往的檔案利用工作當(dāng)中，檔案是最為常見的歷史事實依據(jù)，發(fā)揮出檔案的憑證作用。在檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成理論當(dāng)中，獲得事件的內(nèi)容可以通過文件實體的集合進(jìn)行，檔案歷史聯(lián)系整理則是起到關(guān)聯(lián)文件實體事件的作用，而在信息時代的背景下，文件實體集合與歷史聯(lián)系記錄相互分離開，并且展開了多維歷史聯(lián)系整理，從而產(chǎn)生多維的歷史聯(lián)系記錄，有利于在閱讀檔案的過程中，幫助閱讀者依照檔案人員記錄檔案中的歷史聯(lián)系，將不同文件中的內(nèi)容相結(jié)合，最終形成完整的歷史，將檔案的價值由傳統(tǒng)的憑證價值發(fā)展成為歷史文化價值。

四、結(jié)束語

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理活動已經(jīng)逐漸的融入到企業(yè)的核心活動當(dāng)中，主動為企業(yè)創(chuàng)造有利于企業(yè)發(fā)展的價值，促進(jìn)企業(yè)利潤最大化，不斷提高企業(yè)的核心競爭力，所以企業(yè)需要重視企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用。本文主要研究了在信息時代背景下的企業(yè)檔案管理，從長遠(yuǎn)的角度來定位檔案部門的地位，發(fā)揮其作用，將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入其中，更加凸顯檔案部門在企業(yè)的作用。

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