王紫諾

黑龍江省大慶市肇州縣民政局

試論新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

王紫諾

黑龍江省大慶市肇州縣民政局

現代社會經濟不斷發(fā)展，推進了檔案事業(yè)的發(fā)展進步，傳統的檔案管理方式已經無法滿足新形勢下檔案管理工作的綜合需求，此種情況下應當加強檔案的規(guī)范化管理，從而為社會提供更加優(yōu)質的檔案資源服務。本文就此進行簡要分析，僅供相關人員參考。

新形勢；檔案管理；規(guī)范化；策略

檔案管理工作的高效開展，能夠為社會發(fā)展提供可靠的檔案資源，并且在一定程度上影響著單位的管理制度、人才利用等多項工作，與單位的整體發(fā)展存在密切的聯系。社會發(fā)展新形勢下，對檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。為切實提高檔案管理的有效性，應當加強檔案規(guī)范化管理，堅持與時俱進，更好的適應當前社會發(fā)展需求。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作對于任何一個單位而言都有著重要的意義，雖然在平時的工作中，檔案管理工作很容易被人們所忽略，但是檔案管理工作的發(fā)展也要與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理的工作方法，提升檔案管理的規(guī)范化制度化水平。

從組織發(fā)展的角度來講，做好檔案管理工作對于組織的發(fā)展具有重要意義。檔案記錄了組織的發(fā)展歷史，檔案中不僅包含著組織過去發(fā)展的很多重要節(jié)點，同時也蘊含著企業(yè)發(fā)展的文化，所謂“忘記歷史就意味著背叛”，可見，銘記歷史對于人以及組織的發(fā)展是多么的重要。而組織檔案中收錄了組織歷史的重要發(fā)展內容，通過強化對檔案的管理，能夠提升組織成員對組織發(fā)展的歷史的認識水平。從組織未來的發(fā)展角度來講，做好組織檔案的管理工作，對于組織管理者而言也是一種借鑒。組織管理者做出各項管理工作決策，都離不開組織的歷史數據，這些數據就記錄在組織檔案中，組織的發(fā)展，依賴組織檔案信息中的很多內容，所以，從這個角度來講，做好組織檔案管理，提高檔案管理工作規(guī)范化，對于組織管理者做出切合組織發(fā)展的決策，是有幫助的。

二、新形勢下檔案管理工作中存在的問題

現階段，隨著信息技術以及網絡的不斷普及，檔案管理作為一項傳統的工作，已經越來越不受到人們的重視，致使許多人對檔案的管理工作沒有足夠的了解，更無法得知其的重要性。存在這一現象的主要原因就是絕大多數的人對此項工作的不理解以及檔案管理人員自身也沒有較高的專業(yè)素質、職業(yè)素養(yǎng)，對檔案管理工作沒有一定的責任性以及職業(yè)道德素質，沒有充分掌握相關的專業(yè)知識，致使檔案沒有被有效的利用，也就使其的積極作用無處發(fā)揮。所以，在檔案的管理工作中，領導階層不僅要給予一定的重視，還應加大改革力度，使管理模式更具科學性，使管理制度更加完善化。也應該對管理人員進行相應的培訓，使其能夠對檔案管理工作有一定的認識，避免檔案管理的觀念繼續(xù)減弱。

三、新形勢下檔案規(guī)范化管理的具體策略

（一）加大對檔案管理工作的重視程度。為促進檔案規(guī)范化管理的順利實現，相關領導階層應當加大對檔案管理工作的重視程度，充分認識到檔案管理對于單位發(fā)展的重要意義，自覺端正檔案管理工作態(tài)度，并強化檔案管理意識，以促進檔案規(guī)范化管理工作順利高效開展。

（二）完善檔案管理相關規(guī)章制度。為促進檔案規(guī)范化管理的順利實現，應當結合檔案管理的實際情況，對檔案管理相關規(guī)章制度進行完善，以切實提高檔案管理制度的嚴謹性和有效性。尤其是現代社會發(fā)展形勢下，對檔案管理工作提出了新到要求。為全面提高檔案管理水平，實現檔案規(guī)范化管理，應當明確檔案管理過程中的檔案整理及歸檔原則、檔案鑒定及銷毀原則等，將檔案管理制度不斷完善，減少漏洞，從而為檔案規(guī)范化管理提供可靠的制度依據。在檔案管理具體工作中，應當明確任務分配，嚴格落實責任制度，以保證檔案管理工作的高效開展。

（三）開展檔案普查工作。在檔案管理工作中，相關工作人員應當明確工作職責，在完成緊要任務的基礎上，定期對儲存時間較長、檔案混亂、標題不標準甚至缺乏參考價值的檔案進行檢查和規(guī)范整理，切實做好檔案清查工作，將沒有利用價值的檔案資源進行妥善處理，進一步提高檔案管理的規(guī)范性和實效性。

（四）對現代科學技術加以優(yōu)化利用。新形勢下檔案規(guī)范化管理工作中，應當對現代信息技術與科學技術加以優(yōu)化利用，建立規(guī)范化的計算機信息系統，并合理應用于檔案管理工作中，促進檔案信息存儲、編目、檢索以及查閱等的順利實現，在提高檔案管理規(guī)范性和有效性的同時，減輕檔案管理人員的工作量，切實提高檔案管理工作效率。在后續(xù)檔案資源利用過程中，能夠為使用者帶來極大便利，檔案信息資源的查閱和調取效率更高。

（五）全面提高檔案管理工作人員的素質與能力。為促進檔案規(guī)范化管理的順利實現，應當從檔案管理人員這一角度入手，定期組織開展培訓和教育，強化檔案管理工作人員的責任意識和崗位意識，促使其自覺端正工作態(tài)度，以最大的熱情投入到檔案管理工作中，確保其充分認識到檔案規(guī)范化管理的重要意義。應當加強檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和綜合素質教育，促進其檔案管理水平的不斷提升，從而真正實現檔案規(guī)范化管理。

（六）加大依法管理力度。能夠使檔案管理工作得到一定保證的措施就是加強法制化建設，其同時也能夠促使檔案管理工作更具科學性、合理性以及規(guī)范性，更好的服務于經濟的發(fā)展。社會是在不斷的發(fā)展進步中的，這就需要檔案的管理工作同樣要發(fā)展進步，并進行創(chuàng)新。在檔案的管理中，應堅持走法律的道路，使檔案的管理工作更有可靠性，使檔案的社會作用得到有效的發(fā)揮。

四、結束語

總而言之，檔案規(guī)范化管理的順利實現，能夠在提高檔案管理整體水平的同時，為檔案信息資源的優(yōu)化利用提供可靠保證，確保檔案管理人員的個人價值得到最大程度發(fā)揮，并且對于社會的和諧健康發(fā)展也具有重要意義。因此在檔案管理工作中，應當針對新形勢下檔案管理工作中的不足，積極采取有效措施，保證檔案規(guī)范化管理的順利實現。

[1]富靖蘋．淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J]．黑龍江科技信息,2012,(25)．

王紫諾：檔案管理專業(yè)。