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        如何做好新時期檔案的規(guī)范化管理

        2016-11-27 11:16:48佟沈賀
        決策與信息 2016年33期
        關鍵詞:規(guī)范化檔案管理制度

        佟沈賀

        鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

        如何做好新時期檔案的規(guī)范化管理

        佟沈賀

        鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

        隨著科學技術的快速發(fā)展,計算機技術、網絡技術和信息技術開始在檔案管理工作中廣泛應用。這也對檔案管理工作規(guī)范化、合理化及有效化提出了更高的要求。當前檔案管理工作中還存在許多不足之處,檔案管理工作還不規(guī)范,因此需要采取有效措施來提升檔案規(guī)范化管理的水平,為檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展奠定良好的基礎。文中分析了檔案規(guī)范化管理的重要性,并進一步對新時期提高檔案規(guī)范化管理水平的措施進行了具體闡述。

        檔案規(guī)范化管理;檔案管理體系;檔案管理制度;信息化建設

        在傳統(tǒng)檔案管理工作中手工操作需要大量的人力和物力,但并不能取得較好的效果。這種傳統(tǒng)檔案管理模式越來越無法與當前社會發(fā)展需求相適應,因此需要對檔案管理工作進行優(yōu)化,強化檔案管理的規(guī)范化,充分的應用新技術和先進的方法,使檔案能夠更好的發(fā)揮出重要作用,加快促進檔案合理化、規(guī)范化和標準化的發(fā)展進程。

        一、檔案規(guī)范化管理的重要性

        檔案是對社會、企事業(yè)及個體發(fā)展及成長進行記錄,具有重要的保存價值。當前隨著社會和經濟的快速發(fā)展,檔案的重要性越來越突顯出來,檔案管理工作已成為各單位及部門日常工作中十分重要的部分。在這種新形勢下,需要重視檔案管理工作,有效的提高檔案規(guī)范化管理的水平,針對社會及企事業(yè)發(fā)展的實際情況來做好檔案歸檔、整理、分類及利用等工作,更好的發(fā)揮出檔案的重要價值,使其能夠更好的服務于社會、企事業(yè)及個人的發(fā)展,這也充分說明了檔案規(guī)范化管理的重要性。因此在檔案日常管理工作中,需要從多方面來做好檔案規(guī)范化管理工作,使檔案工作能夠為社會和經濟的發(fā)展提供信息支持。

        二、新時期提高檔案規(guī)范化管理水平的措施

        (一)提高領導對檔案規(guī)范化管理的重視度

        新時期要想做好檔案規(guī)范化管理工作,需要各行業(yè)領導要對檔案管理工作給予充分重視,意識到檔案管理作用的發(fā)揮需要通過加強檔案規(guī)范化管理來實現(xiàn)。特別是在當前經濟全球化發(fā)展的大背景下,各行業(yè)之間競爭越發(fā)激烈,在這種情況下,作為行業(yè)的領導者,更要意識到檔案在行業(yè)競爭中的重要性,加大力度要強化檔案管理的規(guī)范化,提高檔案管理效率,做好檔案規(guī)范化管理的落實工作,使檔案工作能夠為領導者各項決策提供重要依據,加強人才資源,從而有效的提升行業(yè)在市場中的核心競爭力。

        (二)完善檔案管理體系

        在新形勢下檔案管理工作中,各行各業(yè)的領導為了落實檔案管理的規(guī)范化,就應該先認識到檔案管理中存在缺陷的體系,認識到檔案管理工作無法得到有效落實的原因,從而采取針對性的措施,并且將檔案管理體系和制度實現(xiàn)進一步的完善。在檔案管理工作中,檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進行收集、整理、記錄、存儲,并將已有資料的真實性、可靠性進行核對,以便后期的查證。與此同時,在企業(yè)的檔案管理工作中,一定要將人力資源檔案、儀器設備檔案、物資管理檔案等各種類型的檔案進行分類管理,將這些檔案管理進行分類、集中處理,從而有效的實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、合理性、科學性,但是值得注意的是一定要根據我國相關的法律法規(guī)制定相關的檔案管理體系,從而不斷的提升檔案管理工作的效率,減輕檔案管理工作人員的工作量,從而使得檔案管理工作滿足新形勢。

        (三)健全檔案管理制度,提升檔案管理規(guī)范化水平

        檔案形式多樣、種類繁多,對其進行合理規(guī)劃、處理、監(jiān)督與控制,需要制定健全的檔案管理制度,以便在其約束下設定統(tǒng)一的、標準的檔案管理形式,進而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化,保證檔案完整,充分發(fā)揮出檔案的重要作用。在檔案管理制度制定過程中,需要以國家相關檔案法律法規(guī)為基礎,并與各單位實際情況有效結合,確保所制定的檔案管理制度的科學性和合理性。在檔案管理制度中,需要對檔案管理流程、檔案管理工作中的注意事項、檔案管理人員及檔案管理責任等內容進行詳細說明,加強制度的適用性,從而保證其能夠徹底的貫徹執(zhí)行,更好的約束檔案管理人員的行為,為檔案規(guī)范化管理的實施起到制度保障。

        (四)加強檔案管理信息化建設

        當前計算機技術、網絡技術、通信技術和信息技術等都開始在檔案管理工和中進行應用,這對檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)打下了良好的基礎。在檔案管理工作中,需要充分的依托于先進技術的支持,構建檔案管理信息平臺,做好檔案信息的收集、整理、分類和保存等工作,努力提高檔案管理的信息化水平,使檔案工作能夠與時俱進。在實際工作中,還需要各行業(yè)與自己的特點有效結合來進一步完善檔案信息管理系統(tǒng),充分的借鑒國外先進的檔案管理系統(tǒng)成功經驗,并使用其與我國國情有效結合,從而構建一套適合我國國情,并與各行業(yè)特點相吻合的檔案管理信息系統(tǒng),加快推動檔案管理信息化建設,為檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)奠定良好的基礎。

        (五)提升檔案管理人員的整體素質

        檔案的管理工作,對檔案管理人員的專業(yè)水平也有較高的要求,這就需要各行業(yè)在發(fā)展過程中需要重視檔案管理人員的培訓和再教育。在日常工作中,可以采取多種形式來對檔案管理人員進行培訓,更新檔案管理人員自身的知識結構,努力提高其專業(yè)技能。同時在實踐工作中,檔案管理人員還要重視日常工作經驗的積極,將理論與實踐有效結合,從而使自身的專業(yè)素質和綜合素質得到全面提升,在檔案管理工作中進行不斷創(chuàng)新,為檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)起到積極的促進作用。

        三、結束語

        當前我國部分行業(yè)在檔案管理工作中還存在許多問題,如管理模式落后、觀念陳舊、檔案管理人員素質不高等,這對檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)起到了一定的制約作用。因此各行業(yè)都需要重視檔案管理工作,充分的認識到檔案在行業(yè)發(fā)展中的重要性,進一步完善檔案管理制度,提高檔案信息化水平,加快推進檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化的實現(xiàn),更好的發(fā)揮出檔案的重要價值。

        [1]梁曉龍,裴向前,魏勵等.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探索[J].科技展望,2016,26(22).

        [2]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].辦公室業(yè)務,2015(7).

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