孫麗茹哈爾濱市社會主義學院　黑龍江哈爾濱　150000

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試析如何做好電子檔案管理

孫麗茹
哈爾濱市社會主義學院黑龍江哈爾濱150000

【摘要】伴隨信息技術的飛速發(fā)展，在越來越多的領域里，紙質文件被電子文件所取代，電子文件的歸檔管理已成為檔案管理工作者必須面對的新課題，需要認真研究電子檔案的特點，分析電子檔案管理可能面臨的問題，探索如何在信息時代做好電子檔案的管理。

【關鍵詞】電子檔案；管理

一、引言

目前，我國的檔案管理還是以紙質的實體檔案為主，在一些領域里電子檔案與紙質檔案并存。雖然電子檔案在短時間內還不會完全取代實體檔案，但是隨著社會發(fā)展和信息技術的進步，檔案電子化已是必然趨勢，檔案工作者必需認真研究，如何針對電子檔案的特點，做好電子檔案的管理。

二、電子檔案管理概述

（一）電子檔案的定義。對于電子檔案的定義，有多種解釋，根據國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)［2012］7號）的定義，電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件需經歸檔處理之后成為電子檔案。通常我們說的電子檔案，是與紙質的實體檔案相對應的，是通過計算機磁盤等設備進行存儲的電子文件的集合。電子檔案包括檔案化的電子文件，也包括對原有實體檔案的電子化形成的檔案。電子檔案也要按照實體檔案的管理規(guī)范進行管理。

（二）電子檔案的保存。按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令 第6號）規(guī)定，歸檔的電子公文應存儲到符合保管要求的脫機載體上。目前電子文件歸檔主要用磁盤和光盤等設備進行存儲。電子檔案的保存主要是指對于硬件載體的安全保管。電子檔案一般存儲在磁、光介質載體上，這些介質對于磁和光的影響非常敏感，對保存環(huán)境要求較高。通常光盤的預計壽命僅有5年，磁盤為15年，磁光盤為30年，這與紙張1000年的壽命相比要短得多，因此必須對電子檔案載體進行定期檢查與及時更新。

（三）電子檔案的特點。電子檔案與實體檔案一樣具備檔案的屬性，具有原始記錄性和歷史再現(xiàn)性。但因電子檔案是應用電子技術存儲在介質載體上的，使其具備了與實體檔案不同的特點。

1、電子檔案對設備和軟件具有依賴性。電子檔案是以數(shù)字編碼的形式存在于電子元器件上，其產生、存儲、傳輸都依賴于電子設備和軟件系統(tǒng)，其信息的讀取也必須依靠電子設備和應用軟件。

2、電子檔案保存的內容可有多種形式。電子檔案可保存文字、圖形、聲音、影像等多種形式的內容，相比傳統(tǒng)的紙質檔案，可保存的資料更為廣泛。

3、電子檔案存儲的信息具有高密度性。相比實體檔案，電子檔案存儲體積小、容量大，可大大節(jié)省存儲空間。

4、電子檔案具有載體可分離性。傳統(tǒng)的紙質實體檔案，其中的內容信息與載體（紙張）是不可分離的，而電子檔案與其載體（存儲介質）可以分離，可通過移動介質和網絡非常方便地進行復制、共享、傳輸。1.3.5電子檔案的管理操作便捷，效率更高。紙質檔案的檢索需要翻閱存檔材料，復制需要一頁一頁復印，而電子檔案可通過計算機等設備進行檢索和讀取，復制更為方便且不失真，可大大節(jié)省時間，提高工作效率。

2、電子檔案管理應注意的問題

電子檔案因其應用信息技術存在于介質載體的特點，易于被復制、修改和傳輸，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，其管理上還應注意一些問題。

（一）原始性問題。原始性是傳統(tǒng)檔案的基本特性，紙質檔案保存的就是原始記錄，而電子檔案與存在于紙張上的傳統(tǒng)檔案不同，非常易于復制和修改，很難判斷其原始狀態(tài)。

（二）真實性和完整性的問題。電子檔案因其以數(shù)字編碼的形式存儲于介質中，在復制、傳輸過程中，容易被修改，也容易因存儲不當而缺失，其內容真實性和完整性也難以界定。

（三）安全保密的問題。與傳統(tǒng)的實體檔案相比，電子檔案易于復制、修改和傳輸?shù)奶攸c使其更容易被非法盜取或篡改，更容易失泄密，在安全保密方面難度更大。

（四）保存、更新和維護的問題。電子檔案因對設備和軟件具有依賴性，保存時間較久的電子檔案，需要及時更新存儲介質和存儲文件格式，或者保留早期的設備和軟件來讀取。而電子檔案所存儲的介質，與紙質檔案相比也更容易老化，保存壽命短，需要及時轉存、更新，對于保存環(huán)境的要求也更高。

3、做好電子檔案管理的措施建議

（一）健全管理制度體系。一是通過建立健全相關管理制度規(guī)范，維護電子檔案的原始性、真實性、完整性。二是統(tǒng)一電子檔案管理的相關技術標準和數(shù)據格式，對電子檔案產生、讀取、存儲、傳輸?shù)雀鳝h(huán)節(jié)的設備和軟件進行規(guī)范，盡量采用通用或標準化的數(shù)據格式，便于電子檔案在不同設備和軟件系統(tǒng)之間應用，有益于電子檔案的共享和開發(fā)利用。三是在保存、更新和維護等方面統(tǒng)一管理標準和要求，定期轉存、更新，保障電子檔案安全。四是規(guī)范電子檔案的管理流程，完善日常管理。

（二）完善保存環(huán)境。針對電子檔案載體材料的特性，除預防高溫、潮濕、粉塵、微生物、空氣和化學污染等方面外，還要注意防磁、防光、防電和防止機械損壞，保障電子檔案載體的安全，確保電子檔案的可讀、可用。

（三）加強安全保密管理。一是完善安全保密管理制度。在電子檔案歸檔管理的各個環(huán)節(jié)，以及電子檔案信息的共享、綜合開發(fā)利用等方面都要嚴格遵守安全保密制度。二是規(guī)范權限管理。電子檔案的讀取是通過計算機設備和軟件，在相應的設備和軟件中設置安全保密等級和管理權限，無權限者不能讀取檔案信息。三是通過技術手段，對歸檔的電子文件進行加密和只讀等技術處理，對管理電子檔案的信息系統(tǒng)采取防病毒、防入侵、漏洞掃描和監(jiān)控等安全防護措施，保障檔案資料不被盜取和篡改。

（四）強化人員隊伍素質。一是檔案工作者要加強對電子檔案管理的重視程度，提高對電子檔案的保護意識。二是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質，打造既懂檔案管理知識也懂信息技術的專業(yè)化隊伍。三是強化檔案管理人員職業(yè)道德和素養(yǎng)，培養(yǎng)道德素質良好、工作認真嚴謹?shù)娜藛T隊伍。

參考文獻

［1］李衛(wèi)育.電子檔案管理的幾個關鍵問題和對策［J］.《城建檔案》，2008（10）:50-52.