董　剛河南省漯河市檔案館　河南漯河　462000

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檔案館的數(shù)字化管理體系的建設(shè)分析

董剛
河南省漯河市檔案館河南漯河462000

【摘要】城市檔案建設(shè)工作是從上世紀80年代開始，與經(jīng)濟發(fā)展一起生產(chǎn)和發(fā)展起來的，90年代已經(jīng)形成了一定的體系。當前社會經(jīng)濟快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案館的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展的實際需要，檔案管理開始實現(xiàn)信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展，與時代發(fā)展相適應(yīng)，充分發(fā)揮檔案管理在城市發(fā)展中的重要作用，為城市規(guī)劃建設(shè)提供依據(jù)，建立數(shù)字化的檔案館。本文就檔案館的數(shù)字化管理體系建設(shè)進行分析和研究。

【關(guān)鍵詞】檔案館；數(shù)字化管理體系；建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的快速法展，原有的檔案管理體系和管理模式實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍與發(fā)展，與當前的檔案管理工作需要難以滿足。檔案館的管理工作開始由傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展為計算機管理，實現(xiàn)科學(xué)的管理模式?，F(xiàn)代化的多媒體以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理體系中已經(jīng)得到了普遍的應(yīng)用，形成現(xiàn)代化的管理體系，也就是數(shù)字化管理體系。

一、數(shù)字化檔案管理體系分析

數(shù)字化檔案管理體系是將檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的相結(jié)合，檔案信息綜合管理系統(tǒng)的組成部分主要有數(shù)字化的處理、檔案信息管理以及信息服務(wù)和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)。而網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)是信息發(fā)布和Web管理子系統(tǒng)構(gòu)成。數(shù)字化檔案管理體系是以信息技術(shù)作為前提和基礎(chǔ)，檔案信息是其核心的內(nèi)容，利用高效、先進的模式，實現(xiàn)檔案信息資源管理系統(tǒng)的多層次建設(shè)。

二、檔案館數(shù)字化管理體系建設(shè)的原因

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進步要求檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，建立數(shù)字化的檔案管理體系能夠使用戶在任何時間地點都能夠進入到檔案管理系統(tǒng)，對自己需要的檔案信息進行查詢，不會受到時空的限制，數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)也能夠促進管理效率的提升。計算機的利用與發(fā)展使檔案館的檔案管理實現(xiàn)了新的發(fā)展，數(shù)字化的技術(shù)手段使檔案管理更加快捷、高效，保證檔案的科學(xué)有效管理和運用。市場經(jīng)濟快速發(fā)展，檔案的查詢?nèi)藛T逐漸增多，作為檔案館，如果只是利用計算機類的儲存與查找模式，與當前的管理是無法適應(yīng)的，也不能滿足檔案利用者的實際需要。當前很多配套的設(shè)備儀器已經(jīng)投入到檔案館的檔案管理工作中，使工作效率得到大幅度的提升，使檔案館的負擔減輕，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理資源的有效共享與利用。因此應(yīng)努力建設(shè)自動化的系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理體系建設(shè)。根據(jù)檔案部門自身需要，使用計算機管理檔案，形成了數(shù)字化的信息。利用計算機技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)進行科學(xué)的掃描與錄入，使檔案信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。很多檔案部門已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)，比將其與相同機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)有效連接，能夠為檔案管理提供良好的發(fā)展空間，人們在家里就可以了解和查詢國內(nèi)外的信息，實現(xiàn)資源有效共享。

三、檔案館數(shù)字化管理體系建設(shè)的有效策略

（一）完善領(lǐng)導(dǎo)管理，建立領(lǐng)導(dǎo)機制

數(shù)字化檔案管理體系中，領(lǐng)導(dǎo)干部需要明確自身的職責，實現(xiàn)系統(tǒng)性的素質(zhì)管理。對于檔案管理工作需要做好規(guī)范化的管理與指導(dǎo)，建立完善的具有可操作性的檔案管理制度，實現(xiàn)綜合性的檔案數(shù)字化管理，建立數(shù)字化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成系統(tǒng)，每一環(huán)都緊密相扣，使組織領(lǐng)導(dǎo)機制能夠得到全面的提升與優(yōu)化。

（二）對數(shù)字化檔案管理人才進行培訓(xùn)

當前檔案數(shù)字化快速發(fā)展，檔案管理人員要努力強化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及能力，做好教育培訓(xùn)工作，堅持與時俱進，對檔案知識進行更新，促進檔案管理數(shù)字化能力的全面提升。在教育培訓(xùn)方式上，檔案管理指導(dǎo)部門需要根據(jù)不同的對象進行科學(xué)的劃分，實現(xiàn)因材施教，滿足不同對象的不同需要，形成獨特的教育培訓(xùn)機制。定期組織檔案館的檔案管理人員進行檔案管理教育培訓(xùn)，建立數(shù)字化的檔案培訓(xùn)班，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力得到全面提升，更好的滿足檔案館檔案數(shù)字化管理的實際需要。

（三）建立完善的數(shù)字化檔案管理保障機制

要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)，需要有完善的保障機制，努力提高數(shù)字化檔案管理人員以及檔案管理隊伍的素質(zhì)水平，加大資金投入，更好的為檔案管理提供服務(wù)。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極支持數(shù)字化檔案管理工作的開展，做好宣傳教育工作，使檔案管理人員的知識得以更新，進一步充實檔案管理服務(wù)的力量，努力實現(xiàn)檔案館檔案管理數(shù)字化的建設(shè)。

（四）做好數(shù)字化檔案的安全管理工作

在檔案館的檔案管理工作中，需要注重其安全性，有效地防止病毒，避免惡意攻擊，能夠有效地解決信息的儲存以及傳輸問題，保證檔案系統(tǒng)的安全，做好數(shù)據(jù)的備份工作。在防止病毒方面，要根據(jù)檔案館的實際情況，將防毒軟件安裝在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、工作站上，做好多層次的防御。最主要的就是需要努力提高檔案管理人員的安全防御意識。對于惡意的攻擊，可以設(shè)置防火墻和安全島。防火墻技術(shù)使用比較普遍，也不會給檔案館造成較大的經(jīng)濟負擔。安全島其實安全性更強，但是價格比較高，如果檔案館的資金充足可以使用這種方法。在信息傳輸和儲存上，可以通過加密的方式進行，當前使用最好的一種加密體制就是公鑰基礎(chǔ)設(shè)施，在數(shù)字化檔案館的信息數(shù)據(jù)儲存以及傳輸中，對于安全性問題就可以使用這種技術(shù)，保證系統(tǒng)的安全性，能夠有效地防御問題。操作系統(tǒng)的安全可以通過身份的認證進行實現(xiàn)，能夠有效的防治安全。對于數(shù)據(jù)的備份以及恢復(fù)，任何安全措施都無法保證檔案館工作萬無一失，在數(shù)字化管理系統(tǒng)中，黑客病毒等會導(dǎo)致資料的丟失、被盜，數(shù)字檔案管理體系的建設(shè)與恢復(fù)可以通過靜態(tài)備份和同步備份的方式進行，避免出現(xiàn)信息丟失，影響工作的順利開展。

四、結(jié)束語

當今社會，計算機信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，人們已經(jīng)進入到了信息化的時代，數(shù)字化檔案信息資源已經(jīng)逐漸融入到社會生產(chǎn)生活的各個方面。檔案館是城市規(guī)劃發(fā)展的重要依據(jù)，實現(xiàn)數(shù)字化的管理體系建設(shè)能夠使檔案信息數(shù)據(jù)的管理與使用更加便利、高效，為各項工作的開展提供科學(xué)的依據(jù)，為人們提供便利優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

［1］孫寧寧.檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究［J］.黑龍江史志，2014，No.31603:121-122.

作者簡介

董剛，（1978-）男，河南省漯河市人，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。