秦 臻

鄒城市就業(yè)服務局 山東濟寧 273500

事業(yè)單位文書檔案的信息化管理

秦 臻

鄒城市就業(yè)服務局 山東濟寧 273500

隨著社會的不斷進步，事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在一些問題，需要不斷地改革創(chuàng)新。如今已是信息化社會，數(shù)字化、信息化已經(jīng)是事業(yè)單位文書檔案管理的必然要求。對此，本文分析了事業(yè)單位文書檔案信息化管理存在的問題，提出了推動事業(yè)單位文書檔案信息化管理的有效策略。

事業(yè)單位；文書檔案；信息化管理

在新的歷史條件下，文書檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展至關重要。文書檔案管理人員要更新觀念，采用有效措施，積極探索文書檔案現(xiàn)代化管理的模式。為實現(xiàn)檔案管理工作的健康發(fā)展，我們必須要抓住當前有利時機，不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應事業(yè)單位文書檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)文書檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。

一、事業(yè)單位文書檔案信息化管理存在的問題

（一）對事業(yè)單位文書檔案信息化管理重視程度不夠。文書檔案在很多事業(yè)單位中不受重視，很多領導都意識不到文書檔案的重要性，等用到文書檔案的時候才發(fā)現(xiàn)，很多該歸檔的沒有歸檔，需要查找的文檔不齊全。還有很多人只重視人事檔案或者業(yè)務檔案，忽視了文書檔案的重要性。因為這項工作投入大，利用率卻不高，這直接影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案工作人員的工作積極性。除此之外，現(xiàn)在的檔案還存在著一定的安全隱患?，F(xiàn)如今雖然多數(shù)事業(yè)單位都實現(xiàn)了文書檔案管理信息化，但是卻忽視了檔案的安全問題。檔案中涉及到了很多的個人私密信息，但是很多事業(yè)單位中對于查看檔案信息等環(huán)節(jié)并沒有嚴格的把關。這樣就會容易造成信息的泄漏。

（二）事業(yè)單位中的文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還有待提高。隨著時代的發(fā)展，信息化的普及，文書檔案管理工作的方式與內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化，但是在這個工作崗位上的工作人員還延續(xù)著以前落后的工作方式和方法，他們對待新的管理方式并不是很熟悉，沒有及時更新知識結(jié)構(gòu)，很少參加檔案工作的繼續(xù)培訓。甚至很多檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，對檔案的分類、歸檔等工作也是一知半解。之所以會這樣，最重要的原因就是因為他們對文書檔案管理重視程度不夠，對檔案信息化還并不是特別的了解，在缺乏理論知識做支撐的同時也缺乏一定的實操經(jīng)驗。理論知識與實操能力對于文書檔案管理人員來講同樣重要，缺一不可。文書檔案管理人員技術(shù)與知識的缺乏就會導致文書檔案管理信息化的進程受阻。現(xiàn)在多數(shù)事業(yè)單位中文書檔案管理信息化的進程發(fā)展還比較緩慢，很大程度上都是與文書檔案管理人員的素質(zhì)有關的。

（三）檔案管理和實際業(yè)務工作脫節(jié)。文書檔案來源于各部門各科室形成的文書，檔案管理則是文書工作的繼續(xù)和延伸，兩者密不可分。但是在現(xiàn)實工作中，各部門和科室形成的文書工作人員沒有檔案管理意識，不注重檔案的歸檔和包村。檔案工作人員又不了解各部門和科室都形成了哪些文書，需要進行檔案管理。這樣就導致了檔案管理和實際業(yè)務工作的脫節(jié)，造成很多文書檔案的流失。

二、推動事業(yè)單位文書檔案信息化管理的有效策略

（一）提高事業(yè)單位文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。對于文書檔案管理工作而言，其對工作人員具有很高的要求：過硬的理論知識、扎實的專業(yè)技能、優(yōu)秀的業(yè)務能力等。為更好地開展文書檔案管理工作，事業(yè)單位可通過采取座談會、報告會、參觀學習、開設計算機培訓課程等方式以加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。此外，還需要固定專職人員，并且做好專職人員更替的銜接工作。如此，事業(yè)單位文書檔案管理工作人員才能做到與時俱進，對提升其的工作質(zhì)量、效率、滿足社會發(fā)展需求等頗有益處。

（二）增強事業(yè)單位文書檔案管理工作人員的信息化意識。當前，社會、信息化技術(shù)等取得了長足的進步，對國民經(jīng)濟、生活等產(chǎn)生了巨大的影響。以往的文書檔案管理模式已不符合時代發(fā)展的潮流，嚴重影響著檔案管理工作的效率。信息化背景下，文書檔案管理工作人員應積極轉(zhuǎn)變理念，并樹立正確的現(xiàn)代化意識，以各更好地開展工作。在管理檔案時，工作人員須充分利用計算機網(wǎng)絡資源，打破、創(chuàng)新以往的資料保存方式，以促使文書檔案管理更具安全性、完整性、可靠性等，從而實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的跨越式發(fā)展。與此同時，檔案人員應最大程度利用現(xiàn)存的文書檔案資料，以確保自身檔案管理思路適應社會發(fā)展要求，從而構(gòu)建出更多科學、高效的管理策略。

（三）制定事業(yè)單位文書檔案管理標準規(guī)范。1、規(guī)范文書檔案資料的錄入。由于計算機和網(wǎng)絡技術(shù)在工作中的普遍應用，工作中出現(xiàn)大量的電子文檔，這些文檔需要以一種規(guī)范的格式和編碼進行保存和錄入。2、規(guī)范文書檔案資料的儲存。規(guī)范文書檔案資料的儲存是實現(xiàn)檔案管理全面信息化建設的必要條件。因此，文書檔案管理工作人員在儲存資料時應統(tǒng)一、規(guī)范儲存方式，同時明晰儲存載體的容量、特點，進而加強資料存儲的標準性。3、規(guī)范文書檔案資料軟件的開發(fā)技術(shù)。此種規(guī)范，有利于達成計算機管理規(guī)范化建設目標、提高計算機系統(tǒng)應用能力，以推動事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的進程。

（四）完善事業(yè)單位文書檔案管理。事業(yè)單位應加大對文書檔案管理制度體系的重視、完善力度，以確保檔案管理工作平穩(wěn)、有序進行。文書檔案的工作人員需要經(jīng)常主動了解業(yè)務部門新開展了哪些工作，形成哪些重要的文書信息。各部門、科室也需要及時將業(yè)務文書交給檔案工作人員進行保存、歸檔。加強各部門之間的溝通和協(xié)作，保證檔案信息收集渠道的暢通。在收集、保管檔案資料時，管理制度體系對其具有很高的約束力，在順利開展、發(fā)展文書檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。此外，事業(yè)單位領導應注重文書檔案管理工作的法治化，使其有法可依。

綜上所述，隨著計算機應用技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，事業(yè)單位文書檔案管理信息化是其未來發(fā)展的大趨勢。因此，要加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，使事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案管理工作日趨規(guī)范、合理，從而建立一個健康的文書檔案管理體系，最終使事業(yè)單位的檔案資源得以最大限度地利用和保護。

[1]王華．對人事檔案信息化管理的探析[J]．中國管理信息化,2016(21)．

[2]梁靜．事業(yè)單位檔案信息化管理的推動思路及舉措分析[J]．黑龍江科技信息,2015(15)．