章運洪

承德廣播電視臺

如何做好電視檔案的管理工作

章運洪

承德廣播電視臺

電視作為主要媒介，成為人們生活中必不可缺的一部分。在電視影響力不斷提升的情況下，檔案資料也在不斷增多。電視檔案在記錄黨和國家重大方針及其它社會重要問題方面起著重要作用。廣播電視檔案管理是一個領域很寬的專業(yè)技術行業(yè)，搞好廣播電視的檔案管理，不僅能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，而且能夠產(chǎn)生巨大的社會效益。無論是對于促進廣播電視事業(yè)發(fā)展，保障安全優(yōu)質播出，還是對于搞好黨和國家的新聞宣傳，都具有十分重要的意義。從目前我國廣播電視檔案管理和利用工作現(xiàn)狀來看，由于管理體制不健全、缺乏管理意識和檔案管理信息化程度不高等原因，使得廣播電視檔案管理工作沒有走上良好的發(fā)展道路，這直接影響了檔案的完整性和利用程度，阻礙了廣播電視事業(yè)發(fā)展進程。因此，廣播電視檔案的特殊性，要求電視從業(yè)者要站在對歷史負責的高度，具有較強的電視檔案意識，認真做好電視檔案各方面工作，充分發(fā)揮電視檔案信息作用，為推動廣播事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

一、了解電視檔案，強化檔案意識

（一）加強對領導的電視檔案法規(guī)宣傳。我國法制對檔案已經(jīng)有了系統(tǒng)的規(guī)范，相繼出臺了《檔案法》、《廣播電視宣傳檔案、資料管理辦法》等法規(guī)，電視檔案專業(yè)人員要不定期地將檔案法規(guī)政策提供給領導，同時以最簡要的語言闡述檔案法規(guī)，及時匯報資源優(yōu)勢情況和管理狀態(tài)，使領導掌握最新的檔案管理動態(tài)，認識到電視檔案管理的重要性，爭取重視和支持。

（二）加強員工的電視檔案意識教育。電視臺要做好電視檔案的管理工作，僅僅依賴于專業(yè)人員的檔案意識強是遠遠不夠的，還要依靠全臺員工，尤其是編輯記者的共同努力，他們的電視檔案意識強就會理解和支持檔案部門的工作，自覺注意電視檔案的形成，及時歸檔，充分保證電視檔案的完整與準確，做好利用和收集電視檔案的基礎工作。因此，指定各業(yè)務部門選派1-2名內勤人員進行檔案知識培訓，不定期地組織大家學習討論，交流經(jīng)驗，解決電視檔案管理中存在的問題，使電視檔案工作更加符合電視要求，為廣播電視事業(yè)的發(fā)展提供服務。

（三）加強對新近走上編輯記者崗位人員的檔案教育。從目前了解的情況來看，全國各新聞院系沒有將檔案教育作為學科教育，非新聞院系的畢業(yè)生從事編輯記者崗位的新人就更不可能在學校接受檔案教育，因此，做好新人人臺的檔案意識培養(yǎng)得尤為重要。因此在新人入臺時可以帶領他們參觀臺內的音像檔案管理室，讓專業(yè)人士介紹音像檔案管理的基本情況，了解電視檔案的資源和利用情況等等，通過這樣學習可以有效地避免他們在人行之后犯下不必要的錯誤。

二、建立檔案電子信息化的服務體系

作為一項業(yè)務性和技術性較強的信息管理工作，電子檔案的整個過程要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)、很多部門。從檔案的收集到檔案的歸檔，不僅依靠檔案管理人員的不懈努力，還要與各個部門進行聯(lián)系。為了保證檔案在移交過程中安全、完整，就要在檔案管理中建立一項完整的自上而下的服務體系，真正落實檔案規(guī)范管理。在建立這種自上而下的服務體系中，首先要在檔案管理人員中挑選出知識豐厚、技術熟練的檔案員，讓檔案員收集與整理資料，在整理的過程中，要把各個部門當年需要歸檔的文件進行整理，這些文件包括文字、圖片、錄像、錄音等，整理好文件后，再移交到檔案管理室進行歸檔。其次是要建立具有相互制約的管理體系，在進行檔案整理的時候，各個部門要相互監(jiān)督，相互牽制，從而保證了檔案能夠在短時間內完整歸檔。

三、發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢

（一）要增加電視檔案信息收集的廣泛性。不僅要收集國內的，還要注意收集國外的;既要大力收集本系統(tǒng)的，還要注意收集其它行業(yè)的。凡是具有一定價值的信息資料都要及時、完整、準確地收集起來，最大限度地豐富檔案資源，為我所用，為未來所用。

（二）建立靈活開放，資源共享的檔案使用機制。廣播電視檔案內容豐富，種類繁多，是一筆巨大的無形資產(chǎn)。靈活把握管理方式，全面對外開放、充分發(fā)揮其服務作用。

（三）增強服務意識，最大限度地提高服務水平。電視檔案工作者要主動征求領導和各業(yè)務部門的意見，不定期地向編輯、記者提供和介紹各類電視資料，滿足大家對各類電視素材的需求，實現(xiàn)電視檔案信息資源共享，使電視檔案成為本部門本系統(tǒng)新聞宣傳和事業(yè)建設發(fā)展得參謀部和廣大電視工作者熱愛廣電事業(yè)、愛崗敬業(yè)的教育園地。

四、建立完善科學的廣播電視檔案管理和利用機制

科學完善的管理機制是一切檔案管理工作順利展開的基礎。單位領導層面的人員要轉變觀念，從自身做起，明確單位領導者是進行檔案管理和利用的第一責任人，加強對單位的領導力度。結合單位檔案管理的實際和需求，制定適用于本單位的檔案管理制度，規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門的領導要經(jīng)常性地對本單位的檔案管理工作進行審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并更正問題。建立檔案管理責任制，將管理責任落到實處。并依照檔案管理相關規(guī)定和規(guī)范標準，對單位內的檔案進行歸檔范圍和管理職責的劃分，將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點，對日常檔案管理和利用工作進行嚴格的監(jiān)督指導。針對比較有專業(yè)特色的檔案資料構建按照專業(yè)劃分的歸檔管理制度，這為及時歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強對廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓，培養(yǎng)出同時掌握廣播電視業(yè)務知識和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中，從點滴積累起來，使檔案管理設施和技術越來越完善。

五、加強對檔案人員的管理

隨著科技的發(fā)展，檔案管理人員的素質提高變得非常重要，只有不斷提高自身素質，才能把檔案管理工作做得更好。首先，要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識。網(wǎng)絡的出現(xiàn)，使得電視檔案管理逐漸實現(xiàn)電子信息化，改變了傳統(tǒng)的檔案管理，促進了檔案管理模式的變革，在這一理念下，檔案管理人員要加強對計算機的學習，改變傳統(tǒng)檔案管理的理念，適應電子信息管理模式。其次是豐富檔案管理人員的知識。檔案管理人員在對專業(yè)知識學習的同時，也要加大對電視相關知識的學習，只有這樣，才能使檔案分類科學，管理科學，從而使得檔案更具完整性與可利用性。最后，要對檔案管理人員進行培訓。要定期對管理人員進行相關培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務技能，掌握正確的檔案處理方式，還要提高檔案咨詢的技能。只有加大對檔案管理人員的培訓，才能使檔案管理科學、系統(tǒng)。