文/濟(jì)寧市疾病預(yù)防控制中心 孔祥錦

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新時(shí)期人事檔案管理存在的問題與對(duì)策研究

文/濟(jì)寧市疾病預(yù)防控制中心 孔祥錦

【摘要】本文就新時(shí)期人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出其管理中存在的問題并且給出合理化的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；存在問題；措施

人事檔案管理是我國人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要組成部分。人事檔案管理工作的有效運(yùn)行對(duì)于整個(gè)行政管理制度的改革和發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。隨著人事制度的不斷更新，對(duì)人事檔案管理工作也提出了更高的要求，為了進(jìn)一步深化人事檔案管理發(fā)展，拓寬人事檔案管理范疇，充實(shí)人事檔案管理內(nèi)容，使其向著科學(xué)化和制度化方向發(fā)展，我們需要做好新時(shí)期的人事檔案管理工作，改革目前人事檔案管理中存在的弊端，使人事檔案管理工作與檔案工作同步有效地健康發(fā)展。

一、人事檔案管理概念與基本內(nèi)容

（一）人事檔案管理概念。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。人事檔案在新的市場形勢(shì)下，由于社會(huì)治理及單位管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級(jí)和更新。

（二）人事檔案管理基本內(nèi)容。建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括5部分：材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。

1.材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。最后，將新材料放入檔案。

2.檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：①突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。②對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。③發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

3.轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的。

4.保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。②庫房備有必要的防火、防潮器材。③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

5.統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：①人事檔案的數(shù)量。②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)人事檔案管理重視程度不夠。由于受我國傳統(tǒng)觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個(gè)人的家庭出身、政治面貌、社會(huì)關(guān)系以及受教育程度等基本材料，這些都已經(jīng)很難跟上現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的步伐，更無法適應(yīng)社會(huì)化發(fā)展的需要。當(dāng)前一些單位對(duì)于人事檔案管理工作的重視度不高，普遍認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對(duì)于信息化的建設(shè)的重視程度低，這些都嚴(yán)重影響到了我國人事改革的進(jìn)度，無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

（二）檔案利用繁瑣、檢索困難，神秘性依然嚴(yán)重。我國人事檔案管理工作長期以來奉行的是內(nèi)向型的封閉式管理，過分強(qiáng)調(diào)檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會(huì)化作用。社會(huì)檔案管理意識(shí)淡薄，人事檔案管理工作思想保守，缺乏檔案管理的服務(wù)宣傳，無法給單位員工提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)檔案查閱困難的問題，因而單位員工對(duì)人事檔案充滿神秘感和敬畏感，無法便捷地接觸到個(gè)人的人事檔案。

（三）信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、信息共享性差。當(dāng)前，我國在人事檔案管理的信息化建設(shè)方面投入還不足，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中還存在著數(shù)據(jù)錄入不完整，數(shù)據(jù)更新及補(bǔ)充不及時(shí)，數(shù)據(jù)檢查不到位等問題。另外由于網(wǎng)絡(luò)安全不穩(wěn)定性因素的影響，一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。人事檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式還不統(tǒng)一，人事檔案信息管理的建設(shè)缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)重制約了人事檔案的共享性，造成檔案信息資源建設(shè)發(fā)展的滯后。

（四）人事檔案信息管理缺乏高素質(zhì)人員。在現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理逐步走向了信息化處理，這對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，人員專業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐操作等能力的培養(yǎng)還有待加強(qiáng)。由于缺乏大量的檔案管理復(fù)合型人才，加之檔案管理人員培訓(xùn)力度不大，造成了我國兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)技能的人才大量匱乏，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足新時(shí)期人事檔案信息化管理的需要。

三、解決人事檔案管理中存在問題的對(duì)策

（一）更新觀念是做好管理工作的前提。當(dāng)前，我國正處在改革全面開放和發(fā)展的新時(shí)期，傳統(tǒng)的以保密為管理手段的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理工作人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立開放主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新性，從簡單的收集歸檔觀念轉(zhuǎn)變成主動(dòng)開放和利用檔案的觀念。在實(shí)際人事檔案管理工作中，要堅(jiān)持以人為本的理念，發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性，改革檔案管理發(fā)展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步發(fā)展，開創(chuàng)人事工作發(fā)展的新局面。

（二）改革陳舊落后的管理方式與手段。當(dāng)前，人事檔案管理工作方式和手段落后，嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，因此要逐步改革落后的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。比如可以通過添置必要的復(fù)印設(shè)備和計(jì)算機(jī)設(shè)備來加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，建立有效的人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案資料能夠及時(shí)有效地進(jìn)行存檔，可以通過系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)輸入和輸出，提高檔案的檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。另外要加強(qiáng)人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉(zhuǎn)變，注重人員對(duì)于人事檔案信息化管理方法的掌握，有效提升管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性。加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性需要從三個(gè)方面入手。首先，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規(guī)，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案管理制度和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。其次，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全性教育培訓(xùn)，從思想上增強(qiáng)人事檔案管理人員的安全意識(shí)。最后，要加強(qiáng)人事檔案管理操作的規(guī)范化管理，制定嚴(yán)格的操作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，并且加強(qiáng)完善人事檔案信息化操作系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)的定期維護(hù)和更新。

（四）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)與保密性為一體。因此，各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作，把檔案管理隊(duì)伍建設(shè)作為工作的重點(diǎn)來對(duì)待。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檢查和監(jiān)督，從制度上規(guī)范檔案管理人員的工作。同時(shí)還要加強(qiáng)人事檔案管理人員的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)人事檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)，通過開展一系列活動(dòng)來增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍技能水平，用科學(xué)的思想來武裝檔案管理人員的頭腦，使其樹立正確的世界觀和價(jià)值觀，恪守檔案管理的工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》規(guī)定。通過不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，發(fā)揮人事檔案管理人員應(yīng)有的作用。

綜上所述，隨著新時(shí)期現(xiàn)代管理理念和實(shí)踐的不斷發(fā)展，對(duì)于當(dāng)前人事檔案管理工作的要求也不斷嚴(yán)格。因此，從人事檔案信息適度公開的角度探討改革的新突破，不僅可以加強(qiáng)和改善人事檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案的制度化、法制化和科學(xué)化，更好地服務(wù)民生，為和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)，還可以從新的角度和領(lǐng)域延伸和擴(kuò)展人事檔案的內(nèi)涵，豐富檔案學(xué)研究的內(nèi)容，進(jìn)而以更廣闊的視野認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)功能，提升人事檔案的社會(huì)價(jià)值。

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