張笑天

黑龍江省紅旗農(nóng)場

計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用分析

張笑天

黑龍江省紅旗農(nóng)場

隨著信息時代的到來，計算機技術(shù)在社會各領(lǐng)域內(nèi)均得到廣泛應(yīng)用，在檔案信息管理中也扮演著重要的角色，受到社會的高度重視。為保證檔案信息資源安全可靠，本文就如何在檔案信息管理中對計算機技術(shù)加以合理應(yīng)用，以促進(jìn)檔案信息管理自動化的順利實現(xiàn)，全面提高檔案信息管理效率，僅供相關(guān)人員參考。

計算機技術(shù)；檔案信息管理；應(yīng)用

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計算機技術(shù)逐漸滲透于社會生產(chǎn)生活的各個角落中，并扮演著重要的角色，社會群體對計算機技術(shù)的依賴程度也明顯加大。檔案信息管理工作具有一定復(fù)雜性，為切實保證檔案信息安全，提高管理效果，應(yīng)當(dāng)對計算機技術(shù)加以合理應(yīng)用，從而推進(jìn)檔案管理工作的高效開展，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。

一、計算機技術(shù)對檔案信息管理的重要性

（一）計算機技術(shù)有利于檔案信息的檢索和儲存。檔案信息管理是指，通過一些技術(shù)或手段對一些重要的、不得泄露任何檔案信息而進(jìn)行的一種安全管理的過程。在對檔案信息的檢索、搜集和保存方面，計算機技術(shù)體現(xiàn)出了重要的作用：在運用計算機技術(shù)來管理檔案信息與之前的人力管理檔案信息時相比，計算機技術(shù)所展現(xiàn)出來的，是無限大的優(yōu)勢，無論是查找時的精準(zhǔn)度、存儲條件、檢索速度、搜集過程、還是儲存容量，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人力管理。例如，在檔案信息管理過程中，信息量過大是一個不易解決的難題，而計算機技術(shù)能夠很好的解決這個問題。計算機技術(shù)的應(yīng)用主要是通過掃描來輸入信息，并且輸入信息后計算機可以進(jìn)行自動處理，并將有用的信息壓縮并刻錄，以此來實現(xiàn)信息的存儲。這樣不僅節(jié)約了時間和空間，還可以提高工作效率。

（二）計算機技術(shù)為檔案信息管理提供技術(shù)支持。計算機技術(shù)在許多的處理方面有著很強大的技術(shù)支持，而這種成熟的技術(shù)支持足夠支撐去減少檔案信息整理時的工作量，還可以優(yōu)化檔案信息管理的結(jié)構(gòu)，使其實現(xiàn)無需人力的自動化的整理和統(tǒng)計，方便辦公；還能將不同類別的檔案自動的分類整理，進(jìn)行統(tǒng)一的管理，既節(jié)約人力物力和成本，還提高工作效率。

二、計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

（一）實現(xiàn)檔案信息管理自動化。在檔案信息管理過程中，計算機技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠為檔案信息管理工作提供可靠的技術(shù)支持。尤其是信息時代的到來，計算機技術(shù)也經(jīng)歷了較大的發(fā)展變革，日漸完善成熟，在信息處理上的效率較高，能夠?qū)n案信息進(jìn)行規(guī)范的掃描、編排、整理與輸出，從而保證檔案信息管理工作的有序開展。通過研究可知，計算機技術(shù)在檔案信息管理中的合理應(yīng)用，能夠在提高檔案信息管理效率的同時，合理控制成本，實現(xiàn)檔案信息管理中人力物力資源的優(yōu)化配置，保證檔案信息管理的實效性。

（二）促進(jìn)檔案信息向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換。計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，是基于數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上得以實現(xiàn)的，能夠促進(jìn)檔案信息向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，從而更好的滿足社會對檔案信息資源的利用需要，提高檔案信息管理的有效性與靈活性?；谟嬎銠C技術(shù)之上促進(jìn)電子檔案的形成，并對此類信息進(jìn)行有效分類、篩選、整理與加工，使得檔案管理工作更具便捷性和高效性，檔案信息易于存儲、閱讀和傳遞，降低了檔案信息安全風(fēng)險，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)和利用打下良好的基礎(chǔ)。

（三）加強檔案信息的管理與健全。計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，一定程度上拓寬了檔案信息管理空間，尤其是在當(dāng)前社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的整體環(huán)境下，檔案信息管理工作面臨著復(fù)雜的形勢，而計算機技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠規(guī)范檔案信息管理環(huán)節(jié)，提高檔案信息管理的有效性，從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案信息管理主要包含總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、系統(tǒng)管理以及安全措施等諸多環(huán)節(jié)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，兼具硬件與軟件。由于檔案信息具有隱私性，因此檔案信息管理工作也具有一定特殊性，在應(yīng)用計算機技術(shù)的過程中應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握檔案信息管理的具體情況以及相關(guān)要求，加強檔案信息的管理與健全，推進(jìn)檔案信息管理工作的高效開展，確保計算機技術(shù)的實際應(yīng)用價值得到最大化發(fā)揮。

（四）保障檔案信息安全。檔案信息管理是一項重要的工作，尤其體現(xiàn)在安全性，如果信息泄露會造成嚴(yán)重的后果，甚至?xí)址纲Y料當(dāng)事人的隱私權(quán)。所以，要做好檔案信息的安全保障是管理工作的重中之重。信息安全重在管理，首先要建立一整套完整的安全保障制度，利用計算機技術(shù)制作、完善防病毒軟件，對檔案信息進(jìn)行防病毒保護(hù)，還要防止黑客等隊檔案信息進(jìn)行攻擊，其次，要對重要信息做好保密工作，例如對涉及到重要秘密的信息要進(jìn)行雙重加密設(shè)置，將加密檔案放在加密計算機中，并設(shè)置密碼，進(jìn)行身份權(quán)限的設(shè)定，并指定專業(yè)的、經(jīng)過培訓(xùn)的人員進(jìn)行管理。

三、計算機技術(shù)在檔案信息管理中的優(yōu)點

其一，計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理中能夠保證檔案信息的時效性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要定期整理與分類，檔案管理人員的工作任務(wù)量較大，并且極易存在失誤而影響檔案管理效率。而計算機技術(shù)的應(yīng)用能夠在系統(tǒng)內(nèi)對檔案信息進(jìn)行掃描、整理、分類等，并基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸，完成歸檔等工作，保證檔案信息管理的時效性與實用性，切實提高檔案信息管理工作效率。

其二，基于計算機技術(shù)實現(xiàn)資源共享。在檔案信息管理過程中，基于計算機技術(shù)可以建立專屬檔案信息庫，錄入開放式信息，便于檔案信息查詢與調(diào)取，并且能夠最大程度上節(jié)約時間與空間，提高檔案信息管理效率，真正實現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)束語

總而言之，計算機技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，為社會群體生產(chǎn)生活帶來極大的便利，對于檔案信息管理工作來說，計算機技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息管理工作中的整理、分類、查詢以及輸出等環(huán)節(jié)提供了可靠的技術(shù)支持，使得檔案信息管理工作效率明顯提升，檔案服務(wù)范圍逐步拓寬，檔案信息服務(wù)質(zhì)量與效果也得到明顯改善。因此在社會發(fā)展新形勢下，檔案信息管理工作中應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際對計算機技術(shù)加以合理應(yīng)用，堅持與時俱進(jìn)，加大力度開發(fā)系統(tǒng)，建立具有良好應(yīng)用價值的檔案信息管理系統(tǒng)，從而為檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

[1]劉文慶．檔案信息管理中計算機技術(shù)應(yīng)用分析[J]．?dāng)?shù)字通信世界,2016(7)．

[2]王磊．計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用[J]．中國管理信息化,2015, 18(5):244-245．