朱　偉臨沂濱河景區(qū)書法城管理辦公室 山東臨沂 276000

對(duì)城市園林綠化檔案工作有效管理的思考

朱偉
臨沂濱河景區(qū)書法城管理辦公室 山東臨沂 276000

近年來(lái)，隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化進(jìn)程的逐步深入，園林綠化的實(shí)踐也在如火如荼的發(fā)展，園林綠化檔案管理的作用也日益凸顯，成為社會(huì)各界廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)。如何能夠做好園林綠化檔案管理工作，使園林綠化檔案更好地為城市建設(shè)及各項(xiàng)工作服務(wù)是值得進(jìn)一步思考的問(wèn)題。在此，筆者通過(guò)分析園林綠化檔案的管理問(wèn)題，探討加強(qiáng)園林綠化檔案管理的措施。

城市園林綠化；檔案工作；有效管理

一、前言

園林綠化檔案是城建檔案的一部分，是記錄或反映某一單位或個(gè)人在園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，它為城市發(fā)展建設(shè)和改造提供了寶貴的參考依據(jù)。園林綠化檔案內(nèi)容博雜，大致包括以下幾類檔案：園林基礎(chǔ)資料如園林史料、園林建筑圖及文字資料等；風(fēng)景園林建設(shè)材料，如園林新建、擴(kuò)建、改建工程項(xiàng)目資料房產(chǎn)、地產(chǎn)權(quán)證相關(guān)審批資料等；城市綠化建設(shè)資料，如居民區(qū)綠地、生產(chǎn)綠地的檔案資料等，以及各類綜合管理資料，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)變更情況檔案資料，重大活動(dòng)和實(shí)踐的記錄資料等。

二、園林綠化檔案的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）園林綠化檔案管理意識(shí)薄弱。隨著人們的生活水平不斷提高，對(duì)園林綠化工程質(zhì)量的要求越來(lái)越高。但是在實(shí)際園林綠化工程實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)部門對(duì)園林綠化檔案工作的管理意識(shí)十分淡薄，這就導(dǎo)致很多部門對(duì)園林綠化的經(jīng)濟(jì)效益、環(huán)境效益和社會(huì)效益的認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)園林綠化檔案的成套管理造成了一定的阻礙作用。再者，園林綠化工程相關(guān)管理部門管理責(zé)任交叉、模糊，檔案管理分散、保存條件差，只有會(huì)議紀(jì)要形式代替檔案移交的交接手續(xù)，使得大量園林綠化檔案沒(méi)有移交、移交不及時(shí)、不完整甚至是無(wú)人收集，導(dǎo)致檔案遺失、收集歸納質(zhì)量差，對(duì)后期園林綠化工程管理的相關(guān)評(píng)價(jià)、借鑒、管理和改造工作帶來(lái)諸多不便。

（二）園林綠化檔案管理體制不完善。目前我國(guó)園林綠化工程建設(shè)過(guò)程中，在投資、建設(shè)和管理方面，涉及到的部門和人員較多，使得園林綠化檔案收集歸納工作程序復(fù)雜，環(huán)節(jié)多，施工單位和項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作難度大，導(dǎo)致園林綠化檔案難以進(jìn)行統(tǒng)一的成套管理，具有一定的分散性。再加上園林綠化工程建設(shè)完成后，有的部門對(duì)檔案不會(huì)進(jìn)行管理和保存，不能及時(shí)歸檔，使得園林綠化檔案遺漏缺失，對(duì)園林綠化檔案的實(shí)際利用造成了不利影響。

（三）園林綠化檔案管理支持薄弱。由于缺乏對(duì)綠化檔案的足夠認(rèn)識(shí)，相應(yīng)的檔案管理支持系統(tǒng)也沒(méi)有及時(shí)跟上，導(dǎo)致我國(guó)對(duì)綠化檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足。由于缺少足夠的經(jīng)費(fèi)支持，導(dǎo)致綠化檔案管理的硬件設(shè)備系統(tǒng)也無(wú)法及時(shí)更新，管理模式及方法也依然停留在傳統(tǒng)的方式上，再加上專業(yè)技術(shù)人才稀缺，使得單位綠化檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上發(fā)展的需要。

（四）園林綠化檔案管理渠道不暢。由于綠化檔案收集與管理工作涉及到的部門多，檔案搜集環(huán)節(jié)多，而很多部門缺乏專門的檔案管理人員，使得在檔案管理過(guò)程中信息的收集、更新、完善等會(huì)由于銜接不暢受到阻礙，導(dǎo)致檔案管理渠道不夠暢通，難以進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。同時(shí)，由于單位部分管理人員沒(méi)有按照城市建設(shè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，檔案資料不實(shí)或者與描述不清，直接影響到檔案的真實(shí)性和有效性

三、加強(qiáng)園林綠化檔案管理的思路與策略

（一）健全制度。為了更好地保證園林綠化工程的檔案管理工作的有序進(jìn)行，園林部門應(yīng)以目前的檔案管理為基礎(chǔ)，進(jìn)一步在制度建設(shè)上創(chuàng)新，可以對(duì)檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作加強(qiáng)制度建設(shè)，如《檔案的入庫(kù)管理制度》、《檔案借閱制度》和《檔案的開發(fā)利用制度》，以及《檔案的收集管理及工作細(xì)則》和《檔案員工的工作責(zé)任》等。只有各個(gè)工作環(huán)節(jié)的制度建全，并采取相應(yīng)的監(jiān)督和考核措施，才能更好地保證檔案管理工作落實(shí)到位，真正發(fā)其應(yīng)有的價(jià)值。

（二）確定檔案收集的渠道及內(nèi)容。園林綠化檔案管理必須要同生產(chǎn)計(jì)劃部門相配合，歸檔前將文件材料組成保管單位，并進(jìn)行編目。整理的內(nèi)容按照施工過(guò)程可以包括幾個(gè)環(huán)節(jié)，首先，施工之前，園林綠化檔案要記錄現(xiàn)場(chǎng)踏勘測(cè)量，核對(duì)核實(shí)有可能產(chǎn)生和設(shè)計(jì)的變更、收錄施工許可證和開工報(bào)告。施工中，園林綠化工程檔案要對(duì)土方登記單、標(biāo)高復(fù)核記錄、苗木出圃單等一系列情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。對(duì)施工圖分布、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、操作記錄等都要隨時(shí)隨地的收集信息并及時(shí)納入檔案。竣工之后，則需要記錄竣工報(bào)告、工程決算、竣工驗(yàn)收所產(chǎn)生的一系列會(huì)議記錄、音像資料、文件及文件變更的記錄等。對(duì)保管單位進(jìn)行科學(xué)分類、排列和編檔案號(hào)，并根據(jù)一定的原則標(biāo)準(zhǔn)來(lái)鑒別其檔案的利用價(jià)值，積極妥善的保存。

（三）規(guī)范整理。園林工程由于其工作的隨意性和多樣性的影響，往往收集到的資料都是零散的，因此，檔案管理人員要對(duì)原始的資料進(jìn)行細(xì)致歸類、整理，以保證資料之間的聯(lián)系和系統(tǒng)性，具體要做到如下幾點(diǎn)：第一，歸檔前，對(duì)文件材料進(jìn)行編排。第二，歸檔后，對(duì)材料進(jìn)行分類、排序。第三，鑒別，對(duì)尚未歸檔的資料進(jìn)行鑒定，確保其價(jià)值并做好保存工作，并對(duì)所有信息資料進(jìn)行整合處理。

（四）注重開發(fā)利用。做好檔案管理工作的目的是為了利用和開發(fā)，因此，做好園林綠化工程檔案管理工作一方面是為了對(duì)工程的施工情況進(jìn)行記錄，以便為以后的維護(hù)和修改的提供參考或經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，也是向社會(huì)提供服務(wù)，讓檔案的價(jià)值得到更好的呈現(xiàn)。所以，檔案管理工作也必須運(yùn)用科學(xué)的管理方法和手段，有效提升其工作效果。而且，作為園林綠化部門的管理人員要將檔案資料的開發(fā)工作給予高度重視，并對(duì)如何有效開發(fā)檔案資料上開拓思路、尋找方法。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著城市建設(shè)如火如荼地展開，園林綠化建設(shè)也日益發(fā)展起來(lái)，園林綠化檔案是園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，對(duì)于促進(jìn)園林綠化工作的進(jìn)一步開展有重要作用。園林綠化檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理資料的重視，解決檔案工作中存在的問(wèn)題，做好檔案管理工作，促進(jìn)城市建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

[1]董金紅.“城市園林綠化檔案管理”存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代商業(yè),2013(33).

[2]劉紅云.試論園林綠化工程檔案的管理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2013,09:89.