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        事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

        2016-11-26 16:59:00趙光月雞東縣水務(wù)局黑龍江雞東158200
        決策與信息 2016年23期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        趙光月雞東縣水務(wù)局 黑龍江雞東 158200

        事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

        趙光月
        雞東縣水務(wù)局 黑龍江雞東 158200

        由于社會主義經(jīng)濟(jì)水平不斷提高,加上科學(xué)技術(shù)水平不斷提高,所以對于事業(yè)單位來說,檔案的數(shù)量不斷增多,同時(shí)也推動了事業(yè)單位檔案管理工作形式變化?,F(xiàn)在來看,事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)信息化,發(fā)展成新的管理方式與管理潮流。不過,對于現(xiàn)在的事業(yè)單位來說,其信息化建設(shè)里出現(xiàn)了一系列問題,文章針對這些問題提出了相關(guān)措施,以此來推動事業(yè)單位檔案管理信息化。

        事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);進(jìn)程

        在事業(yè)單位里,檔案管理信息化是進(jìn)行檔案保存的手段。對于事業(yè)單位來說,要利用高科技的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)物質(zhì)化信息資源轉(zhuǎn)換,然后保存檔案,建立起檔案的全文數(shù)據(jù)庫,同時(shí)建立起檔案目錄數(shù)據(jù)庫,使得事業(yè)單位里的每個(gè)人都可以享受檔案服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化可以和傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合,推動兩者共同促進(jìn)、共同發(fā)展。

        一、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的問題

        (一)合理開發(fā)檔案信息資源

        對于現(xiàn)在的事業(yè)單位來說,它們并沒有合理利用檔案信息資源,沒有對檔案信息資源進(jìn)行采集,除此以外,對于信息資源容易重復(fù)加工,綜合來看,對于檔案信息化資源來說,要不斷提高質(zhì)量。發(fā)展到現(xiàn)在來看,國內(nèi)的檔案資料開放程度并不高,檔案信息資源的利用率也比較低。

        (二)缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

        對于事業(yè)單位來說,其中的有些檔案資料和普通檔案的資料存在差異,事業(yè)單位中的資料會涉及國家機(jī)密,所以要處理文件資料必須注意其保密工作。對于各個(gè)事業(yè)單位來說,在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí),必須保障資料的保密性。不過,在具體的實(shí)踐里,很多單位都會忽略這一問題,所以導(dǎo)致檔案資料容易泄露。具體來看,事業(yè)單位在進(jìn)行審查時(shí)缺乏嚴(yán)格的程序,很容易使黑客侵入電腦,盜取機(jī)密性高的文件。所以,對于事業(yè)單位來說,必須依據(jù)相關(guān)規(guī)定,實(shí)行對事業(yè)的有效管理,充分保障機(jī)密資料的安全。

        (三)檔案檢索效率比較低

        依據(jù)不同的檢索方式,可以把檔案檢索分為計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索兩種檢索方式。在進(jìn)行檔案檢索時(shí),其效率高低是受檔案硬件設(shè)施影響的。由于科技不斷發(fā)展,所以在現(xiàn)在的全部檢索工具里,計(jì)算機(jī)是最有效率的工具。在很多部門里,由于要達(dá)到提高檔案檢索效率的目的,所以投入了大量的人力物力進(jìn)行對檢索工具的研發(fā),他們認(rèn)為,檢索工具多的話,檢索速度越高。他們的錯(cuò)誤思想導(dǎo)致了檢索效率變低,更嚴(yán)重的還會導(dǎo)致檔案重疊現(xiàn)象。

        二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

        (一)制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

        由于我國的基本國情,所以事業(yè)單位具有一定的特殊性。在事業(yè)單位里,檔案管理部門是一個(gè)邊緣化的機(jī)構(gòu)。在法律法規(guī)里明確規(guī)定了事業(yè)單位的檔案管理工作。所以,對于檔案管理工作來說,要實(shí)現(xiàn)其信息化就要以遵守法律法規(guī)為前提,使檔案管理的信息化受到法律規(guī)范,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。對于不同的事業(yè)單位來說,要按照自身的具體狀況,進(jìn)一步制定適合自身單位的相關(guān)制度,實(shí)現(xiàn)對于工作人員的培訓(xùn)。

        (二)合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

        對于事業(yè)單位來說,要按照自身企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo),進(jìn)一步制定合理進(jìn)程。在歷史階段里,盡管檔案管理工作在發(fā)展中必然會實(shí)現(xiàn)其信息化,但是不可以具有盲目性。在加強(qiáng)事業(yè)單位信息化發(fā)展中要實(shí)行科學(xué)的規(guī)劃,有序推進(jìn)工作開展。通過和實(shí)際狀況相結(jié)合,制定完善信息化管理的目標(biāo),有步驟的推進(jìn)工作展開,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

        (三)完善對事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

        通過實(shí)行強(qiáng)有力的監(jiān)督制度,進(jìn)一步保障事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展,逐步實(shí)現(xiàn)對檔案管理信息化的有效制約,使得在法律約束下有效開展工作。制定監(jiān)督制度促進(jìn)可以推動檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識,同時(shí)還可以提高檔案管理工作人員的工作熱情,最大化的保證檔案資料的安全。對于事業(yè)單位來說,要充分利用好內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩種方式,通過兩種方式有機(jī)結(jié)合,實(shí)現(xiàn)相互合作和發(fā)展,及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱藏在檔案管理信息化中的問題,糾正錯(cuò)誤觀點(diǎn)和做法,最大化保障檔案管理信息化高效、安全發(fā)展。

        (四)建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站

        在實(shí)行檔案管理信息化中,通過網(wǎng)頁的形式建立站點(diǎn),可以推動檔案管理信息化進(jìn)程。在實(shí)行信息化的過程中,網(wǎng)頁化服務(wù)是重要的方式,通過這一方式發(fā)展,可以實(shí)現(xiàn)信息資源高效傳遞,所以在不斷發(fā)展下,這一模式將逐漸變成實(shí)行檔案管理信息化的主要模式。要提高檔案管理信息化的效率,就要不斷更新網(wǎng)站的開發(fā)力度,提高其能力,滿足信息需求。

        (五)加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化

        在事業(yè)單位里,加強(qiáng)管理工作信息化就要緊跟潮流,通過先進(jìn)的科技和技術(shù),不斷增加檔案管理工作效率,提高檔案管理工作效率。通過計(jì)算機(jī)的輔助作用,相關(guān)檔案管理工作人員必須及時(shí)更新檔案的具體內(nèi)容,保存好檔案的信息,通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的設(shè)備,保存好重要的圖片資源和聲像等。這樣一來,檔案資料保存對紙的依賴性降低,一方面可以大量節(jié)省檔案管理工作資金,另一方面還可以節(jié)省空間。

        三、總結(jié)

        在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高的背景下,面對上面提及的對于事業(yè)單位檔案管理工作中的問題要積極處理。通過上文簡單論述,分析了相關(guān)解決措施,一方面可以加大對于事業(yè)單位檔案管理工作的了解,另一方面還和社會主義市場經(jīng)濟(jì)相符合,實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理工作有效展開。對于不同的事業(yè)單位來說,要實(shí)現(xiàn)對于信息化的科學(xué)規(guī)劃,通過合理的步驟規(guī)劃,保障信息安全工作開展,實(shí)施新的管理方法。除此之外,在進(jìn)行事業(yè)單位的改革中,要抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn),沉重應(yīng)對,實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。通過和傳統(tǒng)的檔案管理方式有機(jī)結(jié)合,做到單位事業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展,推動事業(yè)單位進(jìn)步。

        [1]王學(xué)利.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].華章,2013(02):321-322.

        [2]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊,2013,(09):214-216.

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