劉春節(jié)青岡縣檔案局 黑龍江青岡 151600

檔案管理理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響分析

劉春節(jié)
青岡縣檔案局 黑龍江青岡 151600

對于檔案數(shù)據(jù)庫來說，它的基礎(chǔ)是檔案的本體管理。與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫還要滿足數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的需要和應(yīng)用發(fā)展的需要。它不僅包含了檔案實(shí)體信息和管理信息，還包含了管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)，是依據(jù)一定的模型進(jìn)行組織數(shù)據(jù)的集合。在長時(shí)間的發(fā)展中，數(shù)據(jù)庫憑借自身巨大優(yōu)勢證明其地位，在進(jìn)行信息資源的組織和管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享中，數(shù)據(jù)庫是最好的處理方法。文章具體分析了檔案管理理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響，為推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)展提供參考。

檔案管理理論；檔案數(shù)據(jù)庫；影響

在數(shù)據(jù)的冗余度和管理效率等方面，檔案數(shù)據(jù)庫都發(fā)揮著重要的作用，另外，在數(shù)據(jù)完整性上，檔案數(shù)據(jù)庫也扮演著重要角色。實(shí)際上，對于各種檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)來說，檔案數(shù)據(jù)庫都是其關(guān)鍵組件，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展的重要工作。

一、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

在管理學(xué)的層次上，管理活動(dòng)的基本目的都是實(shí)現(xiàn)管理對象的有序化。而對于檔案管理來說，它的基本目的就是實(shí)現(xiàn)檔案有序化。這種有序化不僅體現(xiàn)在檔案實(shí)體管理的有序化，還體現(xiàn)在信息管理的有序化。要把數(shù)量較多的，同時(shí)還有一定的復(fù)雜性的檔案實(shí)現(xiàn)有序化，最基本的方法就是分類的方法。在檔案理論界里，邏輯主義以及歷史主義的分類理論都被廣泛認(rèn)可。對于邏輯主義來說，其分類的思路是通過檔案的主要特征，進(jìn)行基礎(chǔ)分類。另外，要按照嚴(yán)格的形式邏輯來進(jìn)行劃分。

一般情況下，要加強(qiáng)對于檔案的實(shí)體管理，通常使用歷史主義的分類理論，依據(jù)全宗進(jìn)行分類整理。實(shí)施對于檔案內(nèi)容信息管理時(shí)，通常可以使用兩種途徑，不過一般情況下是以邏輯主義分類方法為主要方法。在進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，通常是在它的來源單位基礎(chǔ)上建立實(shí)體數(shù)據(jù)庫，事實(shí)上，這是把全總或者全宗群設(shè)置為建立數(shù)據(jù)庫的范圍，利用視圖和索引，實(shí)現(xiàn)對內(nèi)容的邏輯管理。這樣一來，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)里，檔案管理理論內(nèi)部的“二元主義”得到充分融合。

二、全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案的管理基本理論認(rèn)為，進(jìn)行檔案實(shí)體管理時(shí)，只有通過維護(hù)檔案的本質(zhì)，尊重檔案的本性才可以發(fā)揮其作用。通過歷史主義的途徑，做到對全宗原則的遵守，可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，具有一定的指導(dǎo)意義。事實(shí)上，全宗原則是進(jìn)行檔案實(shí)體分類的途徑，它也是人們經(jīng)過多年研究得出的經(jīng)驗(yàn)，具有一定的價(jià)值。在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，把全宗設(shè)置為它的基本單位，而對于數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容來說，它體現(xiàn)的是現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位中的歷史記錄。另外，方案數(shù)據(jù)庫可以保障檔案數(shù)據(jù)的可靠性，這些都是僅僅依賴邏輯分類方法難以實(shí)現(xiàn)的。除此之外，通過全宗原則，進(jìn)一步指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以保持檔案的原始性和記錄性。三、自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供理論基礎(chǔ)

在自由來源原則里，它認(rèn)為全宗一方面具有歷史性和客觀性的特點(diǎn)，還有邏輯性的特點(diǎn)，這是一種全宗理論的突破。在現(xiàn)在很多專業(yè)性較高的檔案里，逐漸打破了對于傳統(tǒng)的全宗范圍的約束，依據(jù)專業(yè)系統(tǒng)實(shí)行集中管理和統(tǒng)一管理。舉例來看，通過項(xiàng)目檔案和城建檔案等，一方面盡管打破了項(xiàng)目進(jìn)行參與組織全宗的完整程度，另一方面也有效保障了進(jìn)行項(xiàng)目檔案維護(hù)的完整程度。在很多情況里，要保障后者的完整性，因?yàn)樗耐暾愿哂鞋F(xiàn)實(shí)意義。

在這其中，工程項(xiàng)目就是邏輯上的全宗單位，所以，全宗理論自身的發(fā)展過程就是一個(gè)演化過程，并不受狹義上的全宗觀念所阻礙。自由來源原則理論的提出有重大意義，它不僅為城建方案數(shù)據(jù)庫提供理論基礎(chǔ)，還為項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫提供理論根基，通過把邏輯全宗設(shè)置為單位，可以符合管理層面的要求。

四、邏輯主義分類思路適合檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理

對于邏輯分類法來說，它在檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理工作中應(yīng)用型比較強(qiáng)。眾所周知，進(jìn)行檔案實(shí)體的管理時(shí)，只有按照原來的面貌實(shí)施管理才可以提高檔案管理有效性。不過，由于檔案內(nèi)容信息比較復(fù)雜，所以對于內(nèi)容的需求也存在多樣性。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，通常只有借助于有限的基本表來體現(xiàn)檔案實(shí)體紀(jì)錄內(nèi)容，而我們沒有必要按照不同用戶的不同需求來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫重建。在進(jìn)行邏輯需求層面的表達(dá)時(shí)，數(shù)據(jù)庫的管理手段比較強(qiáng)大，所以可以按照我們感興趣的相關(guān)特征，借助于索引和視圖等內(nèi)容實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的邏輯重組。這就好比魔方，它可以不斷變換，以此展示我們所需要的信息。另外，在計(jì)算機(jī)環(huán)境里，因?yàn)檐浖陀布餐l(fā)揮作用，屏蔽了很多對用戶沒有作用的內(nèi)容，所以用戶可以操縱視圖，就像對基本表的操縱一樣，好像真的實(shí)現(xiàn)按照特定特征進(jìn)行實(shí)體分類工作。

五、電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供營養(yǎng)

在現(xiàn)在的檔案信息化進(jìn)程里，電子文件管理已經(jīng)發(fā)展成必須面對的課題。在信息化環(huán)境里，電子文件實(shí)現(xiàn)了對業(yè)務(wù)全過程和結(jié)果的完整紀(jì)錄，所以可以保障電子文件的真實(shí)程度和完整程度，具有明顯的意義。另外，在電子文件的生命周期理論里，電子文件從出現(xiàn)到消失的過程是一個(gè)運(yùn)動(dòng)的過程，所以對于電子文件生命全程的管理中，要把它放在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)里，記錄其運(yùn)動(dòng)全過程。對于檔案數(shù)據(jù)庫來說，怎樣在電子文件管理環(huán)境里發(fā)揮其作用，需要電子文件的管理理論提供理論支撐。和傳統(tǒng)意義上的檔案事后管理不一樣，在現(xiàn)代電子文件管理中，要堅(jiān)持前端控制的原則，統(tǒng)籌分析文件管理過程的相關(guān)目標(biāo)和要求，進(jìn)一步分析文件管理的相關(guān)規(guī)則。因此，在對文件的相互數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，要充分考慮文件管理活動(dòng)內(nèi)需，及時(shí)收集進(jìn)行前期控制時(shí)所需要的數(shù)據(jù)，提高電子文件的真實(shí)性和可靠性，保障其完整程度和安全程度。

六、總結(jié)

在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，檔案管理理論作為其理論基礎(chǔ)發(fā)揮著指導(dǎo)作用，對于檔案分類理論來說，它在一定程度上對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用，對于全宗原則及其理論發(fā)展來說，它對于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用，而對于自由來源原則來說，它為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供理論基礎(chǔ)；另外，邏輯主義分類思路促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理；最后，.電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供營養(yǎng)。綜合來看，這些理論都在一定程度上推動(dòng)了數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)展。

[1]戴維?比爾曼著,王健等譯.《電子證據(jù)——當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》,北京:中國人民大學(xué)出版社,1999 年.