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        事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

        2016-11-26 16:59:00王月輝吉林省四平市政府辦公室機關(guān)房產(chǎn)管理維修處吉林四平136000
        決策與信息 2016年23期
        關(guān)鍵詞:素質(zhì)事業(yè)單位檔案管理

        王月輝吉林省四平市政府辦公室機關(guān)房產(chǎn)管理維修處 吉林四平 136000

        事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

        王月輝
        吉林省四平市政府辦公室機關(guān)房產(chǎn)管理維修處 吉林四平 136000

        隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展,事業(yè)單位在我們的社會生活中所扮演的角色也越發(fā)重要了。也正因為如此,事業(yè)單位的檔案管理問題成為我們越來越關(guān)注的問題。要知道,檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的高效運轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理中起著十分重要的作用,所以如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作更加成為人們關(guān)心的頭等大事,這不僅僅要求著檔案管理人員的能力,也要求著檔案管理人員的各項專業(yè)素質(zhì)。本文就事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行了分析和探討。

        事業(yè)單位;檔案管理;存在問題

        前言:事業(yè)單位的檔案管理工作一直是事業(yè)單位人事管理工作中的重要組成部分,也是我們事業(yè)單位用人管理中的重要環(huán)節(jié),不可忽視。事業(yè)單位工作人員的檔案包括著他們的基本信息、任職資歷、甚至是出身背景、社會關(guān)系等即十分私密又十分重要的信息。一旦這些檔案出現(xiàn)錯誤或丟失,都會對事業(yè)單位造成難以預(yù)料的損失。而在我們現(xiàn)今的檔案管理工作中,仍舊存在著像檔案造假、管理人員能力不足等諸多問題。下文是我們對事業(yè)單位檔案管理存在的問題的分析和探討。

        一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        (一)檔案管理信息化程度不高

        在我國現(xiàn)今的事業(yè)單位中,員工的檔案多為紙質(zhì)檔案存留在檔案館,不僅占地面積大占用人員多,而且隨著事件的推移,紙張和墨跡會漸漸氧化甚至消失,也很容易因為洪澇等自然災(zāi)害被毀壞至難以恢復(fù),所以這對檔案的保存工作提出很高的要求。而且當檔案數(shù)量越來越多時,檔案的查閱和檢查就成為一項執(zhí)行力很低的工作,往往查閱一個檔案需要大量的時間和精力。因此,實現(xiàn)檔案管理信息化科學化是形式所趨,也是事業(yè)單位不斷發(fā)展的必經(jīng)之路。我們現(xiàn)在的檔案管理技術(shù)水平過低,難以滿足事業(yè)單位日益發(fā)展的需要和要求。只有完成檔案管理的信息化和科學化,我們才能更好地對事業(yè)單位的檔案進行更好的保存和管理。

        (二)檔案造假問題嚴重

        由于我國的歷史背景和發(fā)展狀況的限制,事業(yè)單位現(xiàn)存的檔案多為紙質(zhì)檔案而且檔案的內(nèi)容大多為人為填寫,這就使得這些檔案的真實度有待商榷。另外,我國現(xiàn)存檔案館大部分為紙質(zhì)檔案儲存館,因此我們必須承認會有人出于自身利益或其他各種各樣的原因?qū)€人檔案進行更改和造假,這也極大的降低了檔案的真實性和可靠性。而我們事業(yè)單位在進行檔案管理的時候,也會因為自身能力的限制和單位發(fā)展的需要偶爾放任這樣行為的發(fā)生以保證自身的利益,這也是我國事業(yè)單位檔案管理中存在的重要問題之一。

        (三)管理人員素質(zhì)能力不足

        在我國的大部分事業(yè)單位中,進行檔案管理工作的員工大多為非專業(yè)人員。他們不具備檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識,也缺乏信息處理能力和檔案管理能力。檔案管理作為一項較為邊緣化的工作,不僅工作瑣碎而且繁雜,這導致更多的人對此采取一種不屑、不在乎的態(tài)度,當然,這些人也包括一些領(lǐng)導。這也就導致了我們在進行檔案管理工作的過程中,出現(xiàn)管理人員工作態(tài)度的不端正,工作能力不足,工作交接不及時不完善,檔案管理工作漏洞百出等現(xiàn)象的出現(xiàn)。當然,這也給了檔案造假行為一個很大的機會。所以,隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展,檔案管理人員的素質(zhì)和能力必須提高!

        二、針對存在問題的對策分析

        (一)積極建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)

        檔案管理技術(shù)的落后和信息化不足已經(jīng)極大的影響了我國事業(yè)單位的發(fā)展進程和發(fā)展速度,建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)勢在必行。我們必須改變現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)狀,將檔案信息進行專業(yè)的、科學的、信息化的處理,完善事業(yè)單位檔案管理制度和相關(guān)體制,建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理數(shù)據(jù)庫,充分利用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),這樣既能減少因保存紙質(zhì)檔案所花費的人力物力財力,也能保證檔案的安全性和可靠性,更能避免檔案因為各種自然災(zāi)害而毀壞無法恢復(fù)。我們要積極建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng),使得檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的高效運轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理作用發(fā)揮到極致,從而推動我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

        (二)大力排查打擊檔案造假行為

        檔案是我們每個人的基本信息和人生經(jīng)歷的整合,而檔案的真實性是檔案之所以存在的最主要原因。但檔案造假行為不僅是對檔案管理工作的不重視,也是對其他員工的不公平。造假檔案的大量流轉(zhuǎn)不僅會影響人才市場的正常秩序,也會影響我們事業(yè)單位的正常發(fā)展。因此,我們堅決抵制利用造假檔案謀取利益的行為,大力打擊檔案造假行為,一旦發(fā)現(xiàn)檔案造假行為立刻嚴懲不貸。我們只有加大檔案的監(jiān)管工作,才能保證最大程度的公平和公正,維護事業(yè)單位員工正常有序的工作環(huán)境和競爭環(huán)境。

        (三)提高檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)

        檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部的高效運轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理中十分重要的組成部分,而檔案管理人員的素質(zhì)和能力也是決定著檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展和信息化檔案管理系統(tǒng)的建立,我們對檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)的要求只會越來越高。只有具備極其專業(yè)和完備的專業(yè)知識的檔案管理人員才能滿足我們事業(yè)單位日益發(fā)展的需要。所以,我們必須提高檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì),糾正他們錯誤的工作態(tài)度,引導他們正確的認識檔案管理工作,激勵檔案管理人員以一個積極熱情而又細心專注的工作態(tài)度做好檔案材料的分類、登記、保存、管理等工作,努力將我們事業(yè)單位的檔案管理工作做到最好。

        三、結(jié)語

        雖然我國事業(yè)單位的檔案管理還存在著許多的問題,但是不可否認的是,在我國事業(yè)單位近10年的發(fā)展中,我們已經(jīng)取得了相當大的進步,形成了較為科學和完善的檔案管理體系。而現(xiàn)在我們要做的,不是追究事業(yè)單位檔案管理存在問題的原因,而是更加積極的找到應(yīng)對的解決辦法,建立起科學、民主、信息化、透明化、準確化的檔案管理體系,使得檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的高效運轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理中發(fā)揮更大更積極的作用,推動我國事業(yè)單位向更高更好的目標邁進,使我們的事業(yè)單位為我們的社會發(fā)展做出更大的貢獻!

        [1]彭瓊.事業(yè)單位檔案管理存在問題[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,17:90+93.

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