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        文書檔案信息開發(fā)存在問題與改進(jìn)對(duì)策

        2016-11-26 16:59:00文哈爾濱市巴彥縣疾控中心黑龍江哈爾濱151800
        決策與信息 2016年23期
        關(guān)鍵詞:編研文書檔案管理

        程 文哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

        文書檔案信息開發(fā)存在問題與改進(jìn)對(duì)策

        程文
        哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

        文書檔案信息開發(fā)和利用是關(guān)系到檔案能否直接服務(wù)于人民的關(guān)鍵,本文從文書檔案之間的關(guān)系引申出我國文書檔案信息開發(fā)工作中存在的一些問題和不足,從而從幾方面探討相應(yīng)的對(duì)策建議,以期為檔案信息開發(fā)利用提供參考。

        文書檔案;存在問題;改進(jìn)對(duì)策

        一、文書與檔案之間的聯(lián)系

        文書與檔案從歷史淵源來看,就是文書學(xué)與檔案學(xué)交叉在一起產(chǎn)生的學(xué)科,早在20世紀(jì)80年代前,文書學(xué)一直被視為檔案學(xué)的一分支,后來,隨著文件、檔案工作一體化的發(fā)展,檔案與文書關(guān)系更為密切,才產(chǎn)生了文書檔案這一名詞。文書檔案主要是政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值是文件的總稱。文書檔案作為信息開發(fā)的基礎(chǔ),信息是否充分利用,直接決定著檔案的利用及普及,當(dāng)前,在我國無論是政府機(jī)關(guān)、還是企事業(yè)單位在文書檔案的開發(fā)和利用上都存在或多或少的問題。因此,分析這些實(shí)際工作中問題所在,并尋找相應(yīng)的解決方案具有重要的意義。本文重點(diǎn)論述文書檔案在信息開發(fā)中存在問題及針對(duì)這些問題改進(jìn)對(duì)策。

        二、檔案信息開發(fā)工作中存在的問題

        (一)檔案編研工作滯后

        編研工作需要有大量第一手的資料,但是現(xiàn)在的檔案材料中存在著這樣的現(xiàn)象,文書檔案大家比較看重、科技相比較看輕,歷史檔案看重,科研檔案看輕,致使編研材料檔次低,適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的編研成果少,編研成果利用率低等問題。

        (二)管理結(jié)構(gòu)單調(diào)

        在現(xiàn)有檔案中,文書檔案數(shù)量較多,而科技類、專業(yè)性強(qiáng)的檔案在館藏中所占比例較少。專業(yè)性強(qiáng)的檔案大多數(shù)散在各專業(yè)單位中,沒有統(tǒng)一、有效的管理,館藏文件中結(jié)構(gòu)相對(duì)單一,這樣的文書結(jié)構(gòu),從開發(fā)檔案信息資源的角度分析,首先內(nèi)容不夠全面,形式不夠靈活,適用范圍狹窄,對(duì)檔案信息資源的開發(fā)不利。因?yàn)樯鐣?huì)對(duì)檔案信息的需求量大、面全、是多方面的,而現(xiàn)有的文書檔案中涉及經(jīng)濟(jì)的內(nèi)容不夠全面,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更是前后連接不上,因而使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè),存在著較大的難度。

        (三)檔案工作者服務(wù)意識(shí)不足,服務(wù)手段單一

        檔案管理人員向社會(huì)各界宣傳檔案知識(shí)很少,也沒有國家確定的宣傳日,所以處于封閉階段,大眾對(duì)文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容更是知之甚少,而檔案工作者卻不主動(dòng)服務(wù),基本是被動(dòng)服務(wù)方式,在思想觀念上也認(rèn)識(shí)不到檔案信息對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)的重要性,更沒有發(fā)現(xiàn)檔案信息處于隱蔽的、潛在的、深層次的作用,致使檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)不同步。

        (四)檔案信息開發(fā)兩級(jí)管理分化嚴(yán)重

        檔案信息開發(fā)需要各部門合作、配合,相互提供有價(jià)值的檔案信息,為生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動(dòng)提供憑證、依據(jù)和信息。但是現(xiàn)在的檔案信息開發(fā)工作,沒有把重要的信息資源合理利用,相互銜接存在著很大的不足。通常是業(yè)務(wù)檔案和行政檔案沒有有效的融合,很多文件檔案、行政檔案由檔案局統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)檔案大多由業(yè)務(wù)部門管理,這樣利用開發(fā)起來存在很多的弊端。

        三、要改進(jìn)這些不足現(xiàn)象,針對(duì)問題具體解決

        (一)做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,為檔案信息資源的開發(fā)利用提供必要的前提保障

        要做好檔案信息開發(fā)利用最首要任務(wù)就是要存儲(chǔ)檔案信息,從各方面收集檔案信息、以增加檔案信息存儲(chǔ)量,更要持續(xù)的從數(shù)量上和內(nèi)容上豐富館藏檔案,多層次、多渠道征集檔案資料,還要將散在各業(yè)務(wù)單位大量的有專業(yè)性強(qiáng)的業(yè)務(wù)文件、數(shù)據(jù)、分析、總結(jié)、報(bào)告、化驗(yàn)數(shù)據(jù)等材料和大量的文件、匯編統(tǒng)一起來,以利于查找開發(fā),去粗取精,去偽存真,保障最大限度得以利用。

        (二)注重編研工作、全面的提供檔案信息,是搞好檔案信息開發(fā)利用的有效手段

        檔案編研就是利用現(xiàn)有檔案信息,從中提取有意義的、有利用價(jià)值的信息進(jìn)行系統(tǒng)化、精煉化,它是一個(gè)加工,提取的過程,主要是把龐雜的、零散的檔案信息進(jìn)行重新組合,找出規(guī)律,找出對(duì)生產(chǎn)生活有價(jià)值信息加以考訂、加工 使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、專業(yè),形成從內(nèi)容到實(shí)體信息化的深化,還要系統(tǒng)的發(fā)掘檔案的信息資源,為各項(xiàng)工作服務(wù)。

        (三)建立檔案系統(tǒng)部門計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)現(xiàn)資源共享、加大信息資源的開發(fā)利用

        隨著電子時(shí)代的到來,我們的生活和計(jì)算機(jī)密不可分,當(dāng)然檔案管理也逐漸升級(jí),趨于電子化,這樣極大地簡(jiǎn)化了檔案管理程度 ,加快了檔案檢索查詢速度,為檔案信息資源的開發(fā)利用提供有利契機(jī),單一的,地區(qū)性信息資源畢竟有限,因此,建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)、實(shí)現(xiàn)信息共享,必將大大促進(jìn)檔案的開發(fā)利用,促進(jìn)我國各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

        (四)更新觀念。強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

        觀念的問題就是思想認(rèn)識(shí)問題,要進(jìn)一步更新思想,不能沉溺于過去的條條框框,更新觀念,牢固樹立信息就是服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的中心思想,破除“等待觀望、紙上談兵”的消極觀念,爭(zhēng)取主動(dòng)服務(wù),主動(dòng)參與,以新世紀(jì)新主人的姿態(tài)積極投入到檔案信息資源開發(fā)工作中來,我們要服務(wù)的形式有很多種,如“電話預(yù)約”“上門服務(wù)”“全天候上網(wǎng)服務(wù)”等新的方式,建立健全相關(guān)制度,以滿足社會(huì)各界的實(shí)際需要。

        (五)加強(qiáng)對(duì)檔案用戶的宣傳

        要想檔案信息更好的服務(wù)人民,首先主要的就是讓用戶知道文書檔案的內(nèi)容、構(gòu)成和價(jià)值狀況及國家各個(gè)歷史階段經(jīng)濟(jì)開發(fā)建設(shè)的檔案種類、特點(diǎn)、形成過程,檔案用戶知曉了檔案價(jià)值才能利用檔案,利用檔案才能發(fā)揮信息的服務(wù)作用。其次,檔案檢索工具及其使用方法很多用戶不掌握,不同檢索工具的適用范圍、作用、特點(diǎn)及其使用方法很多用戶更是一頭霧水,通過宣傳使他們掌握和使用檢索工具,能夠及時(shí)準(zhǔn)確地查找到所需檔案。再次,檔案編研成果要及時(shí)通報(bào),擴(kuò)大宣傳面,為政府決策、編輯各項(xiàng)開發(fā)建設(shè)的檔案史料匯集等提供依據(jù)。

        四、結(jié)束語

        文書檔案管理工作是各個(gè)單位都不可缺少的工作要素,除了切實(shí)的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)外,還要加強(qiáng)文書檔案管理工作與現(xiàn)代化管理手段及信息技術(shù)相融合,實(shí)現(xiàn)科學(xué)化文書檔案管理,從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

        [1]張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通訊,2008(6)67-73.

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