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        人事檔案的數(shù)字化管理模式研究

        2016-11-26 16:59:00穎鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局274600
        決策與信息 2016年23期
        關(guān)鍵詞:標(biāo)準(zhǔn)化事業(yè)單位管理工作

        宋 穎鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局 274600

        人事檔案的數(shù)字化管理模式研究

        宋穎
        鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局 274600

        隨著我國(guó)事業(yè)單位聘用制改革的不斷深入,事業(yè)單位自身的人事檔案管理工作面臨著許多新情況與新需求,而在這種需求與情況下如何保證事業(yè)單位自身人事檔案管理工作的較好進(jìn)行,已經(jīng)成為我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理工作中必須解決的問(wèn)題之一,本文就事業(yè)單位人事檔案的數(shù)字化管理模式進(jìn)行了具體研究,希望能夠以此推動(dòng)我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

        事業(yè)單位;人事檔案;數(shù)字化管理模式

        一、前言

        在我國(guó)事業(yè)單位的人事管理工作中,人事檔案管理是其重要的組成工作之一,但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展,我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理卻開(kāi)始出現(xiàn)了很多方面的問(wèn)題,在這種大背景環(huán)境下,為了保證我國(guó)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行,對(duì)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行具體研究,就有著很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

        二、我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

        (一)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作不能適應(yīng)人事制度改革需要

        在我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位的人事檔案管理工作中,由于我國(guó)事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始普遍施行了聘用制改革,這就使得事業(yè)單位的人員流動(dòng)開(kāi)始變得頻繁起來(lái),而伴隨著人員流動(dòng)的頻繁,大量“廢檔”、“死檔”、“人檔脫節(jié)”、“虛假檔案”等問(wèn)題也開(kāi)始大量出現(xiàn),這些問(wèn)題對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來(lái)了較大的麻煩。由于很多事業(yè)單位人事檔案管理工作還是按照《干部檔案工作條例》的規(guī)定進(jìn)行,沒(méi)有在事業(yè)單位聘用制改革后進(jìn)行人事制度的改革,這就使得事業(yè)單位的人事檔案管理工作已經(jīng)不能滿(mǎn)足單位自身發(fā)展的需要。

        (二)人事檔案管理人員的管理方法落后

        由于人事檔案信息化管理工作是一項(xiàng)操作性較強(qiáng)的工作,這就使得檔案管理人員在進(jìn)行人事檔案信息化管理時(shí),必須具備較強(qiáng)的信息化平臺(tái)操作能力。但由于我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作常年處于紙質(zhì)檔案管理模式,這就使得事業(yè)單位的一些老員工不并不具備較高的信息化操作能力,這一問(wèn)題的出現(xiàn)直接導(dǎo)致了人事檔案數(shù)字化管理工作展開(kāi)的不順利。

        (三)事業(yè)單位對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知錯(cuò)誤

        除了上文中提到的兩點(diǎn)外,一些事業(yè)單位中存在的對(duì)人事檔案數(shù)字化管理工作的認(rèn)知錯(cuò)誤問(wèn)題,同樣制約著其自身檔案管理工作的高效發(fā)展。具體來(lái)說(shuō),由于很多事業(yè)單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案數(shù)字化管理工作所具備的高效、共享等功能,這就造成了事業(yè)單位在檔案信息化管理工作中投入經(jīng)費(fèi)與必要指導(dǎo)的缺乏,在這種情況之下,事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理工作就很有可能陷入設(shè)備缺乏的問(wèn)題之中,這些問(wèn)題的出現(xiàn)都會(huì)影響事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)。

        三、具體的事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理模式

        上文中我們了解了我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理工作中存在的問(wèn)題,筆者將在下文中對(duì)具體的人事檔案數(shù)字化管理的模式進(jìn)行具體論述,希望能夠以此推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

        (一)人事檔案信息系統(tǒng)模式

        為了能夠滿(mǎn)足事業(yè)單位聘用制改革后對(duì)人事檔案管理的需要,事業(yè)單位就可需要建立起人事檔案的信息系統(tǒng)模式,通過(guò)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行高科技的人事檔案管理工作,這樣不僅能夠通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的準(zhǔn)確、科學(xué)管理,還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位中各部門(mén)提供快捷的人事信息查詢(xún)手段,這種功能的出現(xiàn)使得事業(yè)單位的人事檔案管理具備了高效利用的優(yōu)點(diǎn)。由于事業(yè)單位的特殊性,為了保證事業(yè)單位的人事檔案安全管理,事業(yè)單位還需要保證自身使用的人事檔案信息系統(tǒng)的安安全性,這樣才能夠真正較好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理。

        (二)電子人事檔案管理模式

        為了能夠保證事業(yè)單位能夠高效的進(jìn)行人事檔案的管理與利用,事業(yè)單位還需要通過(guò)電子人事檔案管理模式的創(chuàng)建,保證自身人事檔案數(shù)字化管理工作的較好展開(kāi)。具體來(lái)說(shuō),事業(yè)單位需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,使其本身的變?yōu)殡娮尤耸聶n案,這樣就可以保證事業(yè)單位中各部門(mén)進(jìn)行高效、及時(shí)的檔案資源共享。在電子人是檔案中,其本身需要對(duì)員工的個(gè)人情況、學(xué)歷、職稱(chēng)、崗位、工資、獲獎(jiǎng)等信息進(jìn)行匯總,這種匯總使得電子人事檔案除了能夠發(fā)揮與普通人事檔案一樣的功能外,還具備的高速檢索、高效存儲(chǔ)、自動(dòng)更新、高效共享的優(yōu)點(diǎn),大大推動(dòng)了事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

        (三)標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案材料管理模式

        除了上文中提到的兩種人事檔案數(shù)字化管理模式外,事業(yè)單位還需要在自身的人事管理工作中,建立標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案材料管理模式,這一模式的創(chuàng)建能夠?qū)崿F(xiàn)結(jié)構(gòu)合理、要素優(yōu)化、整體性能較強(qiáng)以及系統(tǒng)效應(yīng)最佳的人事檔案數(shù)字化管理,大大促進(jìn)事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展。在具體的標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案材料管理模式的建立中,事業(yè)單位需要對(duì)自身的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)等有序化控制,并在具體的數(shù)字化檔案管理工作中,建立完善、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化人事檔案管理術(shù)語(yǔ)、代碼、分類(lèi)、計(jì)量、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)建立和完善檔案收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。此外,事業(yè)單位還需要保證自身的檔案材料歸類(lèi)、借閱和保護(hù)制度符合國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),這樣才能夠保證事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理工作的順利展開(kāi)。

        在具體的標(biāo)準(zhǔn)化材料檔案管理工作中,事業(yè)單位還需要進(jìn)行組織管理標(biāo)準(zhǔn)化和工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的創(chuàng)建。在具體的組織管理標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建中,事業(yè)單位需要在人事檔案數(shù)字化管理中,精確管理職責(zé)、優(yōu)化人員配置、完善管理制度并健全檢查考核制度;而在具體的工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的創(chuàng)建中,事業(yè)單位需要通過(guò)規(guī)范檔案整理、規(guī)范借閱流程、規(guī)范轉(zhuǎn)遞手續(xù)、規(guī)范檔案保管等四個(gè)步驟,保證標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案材料管理模式的成功建立,并以此保證事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

        四、結(jié)論

        在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中,人事檔案管理的效率與質(zhì)量決定著單位對(duì)人才的評(píng)價(jià)與調(diào)動(dòng),為此事業(yè)單位必須通過(guò)人事檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用,推動(dòng)自身人事檔案管理工作的發(fā)展,保證人事檔案管理工作能夠切實(shí)為事業(yè)單位提供較好服務(wù)。

        [1]冷書(shū)君.高校人事代理制度實(shí)施效能的實(shí)證研究[D].沈陽(yáng)師范大學(xué),2014.

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